Arhivaalide säilitamine passiivse elutsükli ajal
Viide arhivaalide üleandmise aluseks olevale seadusesättele.
Arhiivimoodustaja tegevuse lõpetamisel tuleb viidata lõpetamise aluseks olevale õigusaktile;
Näide: Seoses Männikase Kooli tegevuse lõpetamisega (Linnavalitsuse 01. veebruari 2008.a
korraldus nr 25) soovime Pärnu Maaarhiivile üle anda järgmised arhivaalid
...
- Arhiivimoodustaja nimi (viimane ametlik nimi);
- Arhivaalide tüüp ja liik (paberalusel, elektrooniline, filmi või fonodokument);
- Säilikute arv koos piirdaatumitega
- Kehtivad juurdepääsupiirangud
Näide: Arhiivimoodustaja Männikase Kool
1. Paberalusel arhiiviväärtusega arhivaalid
2. Hulk 50 säilikut
3. Aastad 2005 2007
4. Juurdepääsupiirangud puuduvad
5. Arhivaalide kohta on koostatud arhiiviskeem
6. Kooli tegevuse kohta on koostatud ajalooõiend
7. Arhivaalid on korrastatud vatstavalt arhiivieeskirja nõuetele.
Taotlusele lisatakse
- Arhiiviskeem
annaabi.ee 
