Asjaajamise korraldamine
vormistatakse kahes eksemplaris.
Lepingute ja aktide puhul kirjutatakse alla vajalik hulk eksemplare, näidates eksemplaride arvu ja nende jaotuse ära
dokumendis.
Väljasaadetavate kirjade asutusse jäävad ärakirjad peavad olema alla kirjutatud. Alused lubavad kirja asutusse jäävat
ärakirja tõestada ka allakirjutaja allkirja faksiimilega. Siiski ei ole tohiks sellist praktikat väga laialdaselt rakendada.
Allkirjatempliga dokumendile pandavat faksimiilset allkirja võiks kasutada ainult väga kõrgete ametiisikute puhul, kelle
allakirjutamiskoormus on väga suur. Riigikantseleis on näiteks välja töötatud pitsatite ja allkirjatemplite kasutamise kord,
kus on loetletud ametnikud, kes võivad kasutada allkirjatemplit (peaminister, Riigikantselei teenindamisel olevad ministrid,
riigisekretär, peadirektor ja koordinatsioonidirektor) ning kehtestatud, et allkirjatempliga võib tõestada ainult kirjade ja
annaabi.ee 
