ASJAAJAMINE
individuaalsega, jne. Dokumentide säilitamise käigus tuleb teatud hetkel teha otsus,
lähtudes dokumendi säilitusvajadusest ja väärtusest, ning kooskõlas säilitamise
ajakavaga, kas eraldada praktilise väärtuse kaotanud dokumendid hävitamiseks, anda
arhiiviväärtust omavad arhivaalid üle avalikku arhiivi või korraldada dokumentide
edasine säilitamine asutuses või nt. vahearhiivis. Dokumendisüsteemis peavad
eraldustoimingud olema rangelt kontrollitud ning nendega seotud otsuseid tuleb
dokumenteerida.
Dokumentide hävitamine
Dokumentide hävitamine on kriitiline toiming, sest see on pöördumatu. Seetõttu saavad
avalikud asutused dokumente hävitada vaid avaliku arhiivi loal ja hävitamine tuleb
dokumenteerida. Reeglina kehtib nõue, et hävitatud dokumentidest jäetakse tõendusena alles
teatav osa metaandmeid. Digitaaldokumentide hävitamist teostatakse kustutamise või
annaabi.ee 
