"eraldamistoiming" - 1 õppematerjal

Dokumendi halduse eksamiks

Asukoha jälgimine tagamaks ainese asukoha kindlaks tegemise võimalus. Eraldamine (hävitamine või arhiivi andmine) EDHS-ides määratakse dokumendi eraldamistingimused ja säilitustähtaeg juba dokumendi hõlmamisel ja registreerimisel. Eraldamistingimuste teostamiseks: teha kindlaks, kas toiming või tegevus on dokumenteeritud; paigutada saadud dokument vastavalt eraldusotsuse liigitusele; määrata sobiv säilitustähtaeg ja näidata ära eeldatav eraldamistoiming; märkida säilitustähtaeg ja tulevane eraldamistegevus dokumendisüsteemis; määrata kindlaks hoiustaja või arhiivi üle antud või hävitatud dokumentide metaandmete säilitamise tähtaeg. Eraldamistoimingud: otsene füüsiline hävitamine, sh ülekirjutamine või kustutamine; edasiseks säilitamiseks jätmine organisatsiooni struktuuriüksusesse; üleviimine organisatsiooni kontrolli all olevasse hoiukohta või meediumile;