Arhivaalide säilitamine passiivse elutsükli ajal
või saadud arhivaale.
Säilikute laenutamine (väljaviimine hoidlast) tuleb registreerida selleks ettenähtud
registreerimisraamatus, kuhu märgitakse järgmised andmed:
-laenutamise kuupäev
-laenutatava arhivaali andmed (sarja tähis, arhivaali number, sarja pealkiri)
-struktuuriüksus ning isik, kellele laenutatakse
-laenutaja allkiri
-arhivaali tagastamise tähtaeg
-vastuvõtja allkiri
-märge arhivaali tagastamise kohta.
Kohtu-, juurdlus- ja eeluurimisasutuste nõudmisel säilikust väljavõetud originaaldokumentide
asemele pannakse arhiivitöötaja poolt ametlikult kinnitatud koopiad koos dokumentide väljavõtmise
kohta koostatud aktiga, milles märgitakse kellele, mis eesmärgil dokumendid on antud.
Tagamaks arhivaalide säilimine on hoidlasse juurdepääsuõigus ainult arhiivitöö eest vastutaval isikul
ja tema asendajal.
4
Arhivaalide kasutamine tuleb korraldada selliselt, et on tagatud arhivaalide säilimine. Tihti
annaabi.ee 
