Arhiivinduse alused
nõuetele vastav hoidla, mõnel pool aga täidab arhiivi ülesannet lukustatud kapp kantseleis.
Vajaduse korral valmistatakse toimikud säilitamiseks ette: eemaldatakse kirjaklambrid jm metall, mis võib paberit
aegade jooksul liigselt kahjustada, kirjutatakse kaantele viidad ja pealkirjad, mõnikord paigutatakse toimikud
säilitamiseks sobivasse arhiivikarpi.
Arhiiv hoolitseb ka selle eest, et dokumendid oleksid juurdepääsetavad ja kasutatavad. Selleks koostatakse
arhiiviloetelud või nimistud.
Vähetähtis ei ole ka arhiiviainese turvalisus ja andmete kaitse. Selleks registreeritakse toimikute kasutamine ja/või
laenutamine ning jälgitakse, et dokumente kasutaksid ainult need, kellel on selleks õigus.
Dokumendid, mille säilitustähtaeg möödub, kuuluvad hävitamisele. Hävitamisele kuuluvad toimikud eraldatakse teistest
ja neist koostatakse nõuetekohane nimekiri. Hävitamise dokumenteerimine on tähtis selleks, et oleks tagatud nende ja
annaabi.ee 
