Dokumendi menetlemine on lõppenud, kui dokumendist tulenevad toimingud on ettenähtud korras lahendatud, dokumendi saatjale on kirjalikult vastatud, asjaosalistele on tulemusest teatatud; dokument on asjast huvitatud isikule digitaalslet kättesaadavaks tehtud, dokumendiregistrisse on tehtud kanne lahendamise tulemuse kohta. Kui dokumendiga seotud küsimus lahendatakse operatiivselt tehakse tulemuse kohta märge dokregistrisse ja paberkandjal olevale algatusdokumendile. Näide: Lahendatud telefoni teel AS Tantex direktoriga positiivselt. (allkiri) Karin Tamm Direktor 20.11.2008 Vastuse väljasaatmine Paberpõhised dokumendid saadetakse adressaadile posti teel, operatiivsuse huvides kasutatakse mõnikord ka faksi. Lahendatud algatuskiri koos vastuse ärakirjaga pannakse dokumentide loeteluga ettenähtud sarja toimikusse. Väljasaatja peab kontrollima: · allkirjade olemasolu; · põhidokumendis viidatud lisade olemasolu;
43 1.5 Ametkirja standard Ametikirjad jagunevad nende iseloomu järgi: algatus-, vastus-, kaas- ja kinnituskiri. Algatuskiri on kiri, milles esmakordselt püstitatakse probleem, edastatakse või küsitakse teavet ning mis eeldab vastust või tegevust kirja saajalt. Selleks võib olla taotlus, järelepärimine, tellimine, avaldus, esildis, kaebus jm. Vastuskiri koostatakse vastuseks algatusdokumendile või suuliselt edastatud informatsioonile. Vastused antakse küsimustele nende esitamise järjekorras. Eitavat vastust põhjendatakse, et ei tekiks täiendavat kirjavahetust. Vastuskirja kohustuslikuks rekvisiidiks on viide algatusdokumendi kuupäevale ja numbrile (lisa 4). Kaaskirjaga edastatakse dokumente või esemeid. Kaaskiri vormistatakse kirjaplangile ning selle tähtsaim osa on lisade loetelu. Kaaskirjale kirjutab alla töötaja, kes vastutab dokumendi õigeaegse edasitoimetamise eest.
annaabi.ee 
