Dokumentide hoidmine asjaajamises/ Arhiveerimine
-järelevalvetoimikutena (isiklikud toimikud kohtutoimikud)
Dokumentide rühmitamise toimikutesse
-võimaldab dokumente kiiresti leida,
-tagab operatiivse arhiivihalduse (dokumentide hindamisel, hävitamisel, üleandmisel).
Koos sarja liigitamisega saab iga dokument endale säilitustähtaja.
Operatiivse töö tulemusena asjaajamises tekkinud liigseid koopiaid ja väljatrükke ei paigutata
toimikutesse. Need tuleb kohe hävitada, kasutades selleks soovitatavalt aktiveskit või
paberikogujaid.
Toimikute kaanele märgitakse vähemalt
-sarja tähis
-pealkiri
-asjaajamiseperiood.
Menetletud digitaaldokumendid salvestatakse säilivuskindlale kandajale formaadis, mis tagab
nende säilimise autentse ja terviklikuna kehtestatud säilitustähtaja jooksul.
DOKUMENTIDE SÜSTEMATISEERIMINE TOIMIKUS ASJAAJAMISPERIOODI
LÕPUL
Asjaajamisperioodi lõpul kontrollib sarja pidamise eest vastutav isik alatise ja pikaajalise
annaabi.ee 
