ASJAAJAMINE
Säilitamine ja eraldamine
Dokumentide, millega seotud vahetu asjaajamine on lõppenud, kasutatavus väheneb.
Sõltumata dokumentide ja arhivaalide kasutamise aktiivsusest või elukäigu etapist kuuluvad
nad aga endiselt arhiivi koosseisu ja dokumendisüsteem peab tagama nende alalhoidmise ja
kasutamise kuni nende elukäigu lõpuni -- hävitamiseni või arhiivi üleandmiseni.
Dokumentide säilitamise käik on etapiviisiline ja seda väljendatakse säilitamise ajakavana.
Elektroonilises dokumendisüsteemis on dokumentide säilitamine teatud piirini
automatiseeritav protsess ja selle ohjamiseks on dokumendisüsteemis ette nähtud:
säilitamise üldajakavad, mis arvestavad asutuse kõigi või enamlevinud
digitaaldokumentide säilitamise vajadusi ja võimalusi ning säilitamise etappe, nende
tähtaegu ja tähtaegadega seotud toiminguid. Säilitamise üldajakavad seostatakse sarjade
annaabi.ee 
