DOKUMENDISÜSTEEM Dokumendisüsteemi organisatsioonis moodustavad dokumendid dokumentide haldamise toimingud dokumentidega dokumentide haldamisel osalevad inimesed e süsteemi kasutajad dokumentide haldamisel kasutatav tehnoloogia Dokumendisüsteemis kehtestatakse dokumentide haldamiseks selged reeglid, mis pannakse kirja organisatsiooni dokumendihalduse alusdokumendis (asjaajamiskord) ja sellest juhinduvad kõik dokumendisüsteemi kasutajad. NB Sõnad “dokumendisüsteem” ja “dokumendihaldussüsteem” ei ole samatähenduslikud. Dokumendihaldussüsteem tähendab mõnda spetsiaalset dokumendihalduse tarkvarasüsteemi: Webdesktop, Amphora, GoPro, Postipoiss, Delta, Directo, Axapta. Peamised organisatsiooni dokumentide haldamise toimingud on dokumentide loomine ja saamine dokumentide liigitamine dokumentide registreerimine dokumentidele säilitustähtaja määramine dokumentide säilitamine
määramine, dokumentide eraldamine teise süsteemi ülekandmiseks, jne Hävitamine hävitamisakti kava koostamine, hävitamisakti kava kooskõlastamine, hävitamisakti vormistamine, dokumentide hävitamine Üleandmine arhiiviskeemi koostamine ja kooskõlastamine, arhiivinimistu koostamine ja kooskõlastamine, arhivaalide üleandmine 13. Mis on dokumendisüsteem, kuidas see peaks toimima ja mis selle moodustavad? Dokumendisüsteem on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendisüsteem peab tagama, et dokumentide ja arhiivi haldamine toimuks süstemaatiliselt ja et kõik dokumentidega tehtavad toimingud oleksid tuvastatud. Dokumendisüsteem peab: · rutiinselt hõlmama kõik vastava tegevusala dokumendid
dokumendid oleksid kaitstud volitamata lisamise, kustutamise ja muutumise eest. Usaldusväärsus- tuleb luua inimeste poolt, kel on otsesed teadmised faktide kohta või dokumentide abil, mida kasutati tegevuse käigus rutiinselt tehingute sooritamiseks. Kasutatavus - saab: lokaliseerida, välja otsida, esitada, interpreteerida. Terviklikkus - Dokumendi terviklikkus tähendab, et ta on täielik ja muutmata. 6. Mis on dokumendisüsteem, selle komponendid? Dokumendisüsteem on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. sisaldab; · dokumendid · dokumentide haldamise toimingud; · dokumentide haldamisel osalevad inimesed süsteemi kasutajad; · dokumentide haldamisel kasutatav tehnoloogia. 7. Mis on dokumendiringlus? Dokumendiringlus on dokumentide liikumine asutuses alates nende saamisest või koostamisest kuni nende täitmise ja väljasaatmiseni. 8
dokument (kitsamas tähenduses) – jäädvustatud terviklik teave, mis on küllaldane faktide või toimingute tõendamiseks dokumendihaldus – tegevused dokumendisüsteemi loomiseks ja haldamiseks; dokumentide koostamiseks ning dokumentide hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks dokumendihaldussüsteem – dokumendisüsteemi tehnoloogiline osa dokumentide koostamiseks, hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks dokumendisüsteem – isikute, dokumentide, dokumendihalduse tegevuste, tehnoloogiate ja nendevaheliste seoste kogum. Dokumendisüsteemi eesmärk on dokumentide haldamiseks vajaliku reeglistiku määratlemine ja rakendamine o Millest koosneb dokumendisüsteem? • Dokumendid jm teaberessurss • Dokumentide (ja arhiivi) haldamise protsessid • Inimesed, kes kasutavad dokumente • Tehnoloogia ja süsteemid.
tegevuse tõestamiseks. (EVS-ISO 15489) on organisatsiooni või üksikisiku poolt seadusest tulenevate ülesannete täitmise või äritegevuse käigus loodud, saadud ning tõestuseks ja teadmiseks alalhoitud informatsioon. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi. Dokumendi elukäik toimingud dokumendiga alates selle loomisest kuni arhiveerimiseni või hävitamiseni. Dokumendisüsteem infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendi autentsus autentne on dokument, mille ehtsust on võimalik kindlaks teha. Dokumendiplank trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks. Üldplank ja kirjaplank: neid eristab neile trükitavate elementide koosseis. Üldplangil vaid logo ja asutuse nimi, kirjaplangil logo+kontaktandmete väli
kaitsta organisatsiooni teaberessursse; tagada organisatsiooni tegevuse läbipaistvus. Iga organisatsioon loob dokumente vastavalt oma eesmärkidele ja vajadustele. Vajaduse kindlakstegemiseks hinnatakse teabe tähtsust organisatsiooni jaoks ja riske, mis tekivad, kui dokumente ei looda, või neid hävitatakse kontrollimatult, puudub juurdepääs dokumentidele või 1 dokumendisüsteem on puudulik. Tähtis on, et oleks ülevaade tegevuste käigus tekkivast teabest ja dokumenteerimise nõuetest. Dokumendihaldus, toetades ettevõtte tegevust, võimaldab õigeaegselt teha õigeid otsuseid, säilitab organisatsiooni ,,mälu" ja vähendab töötajate tegevuse ebaefektiivsust. Kui dokumendihaldusele tähelepanu ei pöörata -- puuduvad dokumentide vormistamise nõuded, dokumente ei registreerita, dokumentide säilimine pole tagatud -- tekib kaos. Kui vajalikku
DOKUMENDIHALDUS DOKUMENTIHALDUST KORRALDAB · organisatsiooni dokumendihalduse teenistus (kantselei, asjaajamistalitus iseseisev struktuuriüksus, üldosakonna allüksus) · suures ettevõttes arhiivitöötajad · väikeettevõttes sekretär, assistent, juhiabi KAASAEGSES ORGANISATSIOONIS · elektrooniline dok.halduse süsteem - dokumendihaldur (asjaajamine, arhiivitöö, infotöötlus, IT) - süsteemihaldur (riist- ja tarkvara hooldus) · muutused tööjaotuses enamik töötajaid vormistab dokumendid ise ASJAAJAMISE HEA TAVA · reglementeeritus (igal dokumendil oma koht) · vastutus nõuetest kinnipidamise eest DOKUMENDIHALDUSE ALUSDOKUMENDID · sisekorraeeskirjad · asjaajamiskord (nõuded loomisest hävitamiseni) · dokumentide loetelu (liigitamine, säilitamine, toimikud) · tööprotsess (dokumendilähetus) - kooskõlastamine, redigeerimine, allkirjastamine, kontroll jne ASJAAJAMISKORD · organisatsioonisisene · lähtub...
muutub kiiremaks ja lihtsamaks(leiame kiirelt üles mida vaja ,registreerimine ,edasi saatmine vastuvõtmine kõik see on lihtsam,asutuste vaheline dokumendi vahetamine ei pea postiga saatma või eraldi meiliga ,saab programmiga vaadata ,hoiame paberi,tahma,postikulusid,oma aega kokku Dokumendi sisu-faktid,millest dokument räägib dokumendi süsteem- saame jäädvustada dok i halduse osa ,enamvähem sama mis dok i haldus samas ka kuulub asjaajamise alla kuula lindilt mis veel rääkis Dokumendisüsteem on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendisüsteem peab tagama, et dokumentide ja arhiivi haldamine toimuks süstemaatiliselt ja et kõik dokumentidega tehtavad toimingud oleksid tuvastatud. Teabevaldaja- · riigi ja kohaliku omavalitsuse asutused · avalik-õiguslikud juriidilised isikud · eraõiguslikud juriidilised isikud ja füüsilised isikud, kes täidavad seaduse, haldusakti või
4.3 Dokumendihalduse normatiivne keskkond 16 4.3.1 Üldist 16 4.3.2 Seadused 16 4.3.3 Vabariigi Valitsuse määrused 17 4.3.4 Ministri määrused ja käskkirjad 17 4.3.5 Standardid 17 4.3.6 Hea tava juhised 18 5 Dokumendisüsteem 19 5.1 Üldist 19 5.2 Dokumendid ja muud teaberessursid 20 5.3 Dokumentide ja arhiivi haldamise protsessid 22 5.4 Kasuajad: vastutuse ja pädevuse tasandid 23 5.4.1 Üldist 23 5.4.2 Juhtkond 23 5.4
alalhoidmine. (Standardi EVS-ISO 15489-1:2004 põhjal) b) asjaajamise käigus dokumentidega tehtavad toimingud, millega tagatakse nende autentsus, usaldusväärsus, terviklus ja kasutatavus kogu elukäigu jooksul. Dokumendihaldussüsteem (vt EDHS) Dokumendiregister avaliku teabe seaduses toodud dokumendiliikide registrite või dokumentide loetelu koondnimetus. Dokumendiringlus dokumentide liikumine asjaajamise/töövoo käigus. Dokumendisüsteem infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendisüsteemi komponentideks on: dokumendid, protsessid, tehnoloogia ja inimesed. Dokumendi elukäik kontseptsioon, mis hõlmab a) ajalist kestust dokumendi loomisest või saamisest selle hävitamise või arhiiviasutusse andmiseni ning b) dokumendihalduse toiminguid selle aja kestel. Dokumendivahetuskeskus (DVK) on elektrooniliste dokumendihaldussüsteemidele keskne
või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Dokumendihaldus on juhtimisvaldkond, mis tegeleb asutuses dokumentide loomise, saamise, korraldamise, kasutamise ja arhiveerimise/ hävitamisega ning selle tõhusa ja süstemaatlise kontrollimisega, kaasa astvatud ametitegevuste ja toimingute kohta käiva tõendusmaterjali ja teabe registreerims ja korraldusprotsessidega. Dokumendisüsteem infosüsteem, mille otsatarbeks on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul. Arhivaal Dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Arhiiv Asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum. Asjaajamise korraldamine
ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamise ning dokumentidena alalhoidmisega 4. Dokumendihaldussüsteem Elektrooniline tarkvara dokumentide haldamine, kontrollimine ja neile juurdepääsu tagamine Dokumendihaldussüsteemid: Amphora, Webdesktop, Postipoiss, Delta (Alfresco põhine arendus), Sharepointi põhised arendused jt 5. Dokumendisüsteem Infosüsteem - dokumentide haldamine, hõlmamine ja neile pideva juurdepääsu tagamine (kogu nende elukaare jooksul) 6. Dokumendiliik Nimetus, mis tähistab ühesuguste tunnustega (otstarve, tähendus, vormistus) dokumente Käsikiri, leping, käskkiri, volitus 7. Dokumendi elukaar (e. -käik) Toimingud dokumendiga alates selle loomisest kuni hävitamise või arhiiviasutusse üleandmiseni 8. Infohaldus
dokumendihaldussüsteem 11. Nimeta kirja esitlusvormi on väljad (EVS 882-1:2013): Tekstiväli, kirjapeaväli, adressaadiväli 12. Mitmendal sajandil arenes välja dokumendihaldus kui distsipliin ja millisest distsipliinist 20. saj, arhiivindus 13. Milliste kriteeriumite alusel hinnatakse dokumentide väärtust (kaks peamist) Tõestusväärtus, teabeväärtus 14. Millised on dokumendi kohustuslikud elemendid (TKTA) Autor, kuupäev, tekst, allkirjastaja 15. Mis on dokumendisüsteem (EVS-ISO 15489-1:2017) Infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs 16. Mida reguleerib kirjastandard EVS 882:1-2013 Kirja elementide loetelu, elementide määratluse ja selgitused, nende vormistamise nõuded ja asukoha dokumendil 17. Mis on dokumendi metaandmed (EVS-ISO 15489-1:2017) Andmed andmetest, mis luuakse dokumendisüsteemis 18. Teabehalduse alategevused (TKTA § 3 lg 1)
dokument- mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks. arhivaal- dokument või teavik, mida säilitatakse kestvalt tema väärtuse tõttu isikule, organisatsioonile või ühiskonnale. dokumendi elukäik- protsess, mis algab dokumendi loomisega ja lõpeb selle hävitamisega või jätkub püsiva säilitamisega arhiivis dokumendisüsteem - isikute, dokumentide, dokumendihalduse tegevuste, tehnoloogiate ja nendevaheliste seoste kogum. - on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendisüsteemi eesmärk on dokumentide haldamiseks vajaliku reeglistiku määratlemine ja rakendamine. dokumendisüsteemi tegurid- kasutajad, dokumendid, toimingud, keskkond 3. Dokumendi omadused mis need on? autentsus, usaldatavus, terviklikkus, kasutatavus
rahuldamiseks. Dokumendihaldus: 1. halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasuta-mise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamise ning dokumentidena alalhoidmisega (EVSISO 154891:2004); 2. asjaajamise käigus dokumentidega teostatavad toimin-gud, millega tagatakse nende autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus ja kasutatavus. Dokumendisüsteem: riist ja tarkvarast sõltumatu infosüsteem, mille otstarve on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul. Dokument: mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Dokumenteerimine: teabe eesmärgipärane jäädvustamine ja alalhoidmine asutuse tegevuste tões-tamiseks ning tema aruandekohustuse tagamiseks.
Tuntumad metaandmed on nn registreerimisandmed andmed, mis asutuse dokumentide kohta märgitakse registreerimisraamatusse või arvutiprogrammi. Lisaks registreerimisandmetele võib dokumentide haldamise käigus tekkida nende kohta hulk muid andmeid, mis samuti jäädvustatakse. Eriti rikkalikud on metaandmete poolest elektroonilised süsteemid, kus automaatselt jäädvustatakse kõik dokumentide edastamise, vaatamise, muutmise ja muud juhtumid. Dokumendisüsteem · dokumendid; · dokumentide haldamise toimingud; · dokumentide haldamisel osalevad inimesed süsteemi kasutajad; · dokumentide haldamisel kasutatav tehnoloogia. Need neli komponenti moodustavad süsteemi, mida edaspidi nimetame dokumendisüsteemiks.
Eraldamine säilitamise ajakava järgimine, eraldamisele kuuluvate dokumentide määramine, dokumentide eraldamine teise süsteemi ülekandmiseks, jne Hävitamine hävitamisakti kava koostamine, hävitamisakti kava kooskõlastamine, hävitamisakti vormistamine, dokumentide hävitamine Üleandmine arhiiviskeemi koostamine ja kooskõlastamine, arhiivinimistu koostamine ja kooskõlastamine, arhivaalide üleandmine 13. Mis on dokumendisüsteem, kuidas see peaks toimima ja mis selle moodustavad? infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. garanteerida vajalike protsesside ja otsuste piisav dokumenteeritus ning korrektne dokumendihaldus, töötab asutus välja ja kehtestab dokumendihalduse alusdokumendid · dokumendid ja muu inforessurss · dokumentide ja arhiivi haldamise protsessid · kasutajad · süsteemid 14. Mis on teadmusjuhtimine?
Dokumentide loetelu on dokumendihalduse alusdokument, mille abil saab planeerida ja ohjata dokumendi tervet elukäiku. Dokumentide loetelu-rühmitamine sarnaste tunnuste põhjal. Loetelu peab sisaldama kõik asutuse funktsioonid ja nende täitmise käigus tekkivad dokumendisarjad sõltumata andmekandjast. Dokumendi loetelu on vajalik. *süstematiseerimiseks sarjadesse, *dokumentide indekseerimiseks, *ülesleidmiseks, * säilitustähtaegade määramiseks 12 Dokumendisüsteem on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendisüsteemi tegurid kasutajad, dokumendid, toimingud, keskkond. 13 Asjajamiskord , kehtestamine, asutuse siseandmete avalikustamine, kohustuslikud vastutusalad, AÜA kohustuslikud regulatsioonid* sisemine normdokument või dokumentide kogum, mis reglementeerib dokumenditöö korraldamist lähtuvalt kehtivatest
süstemaatilise ohje, sealjuures organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja info dok.süsteemi hõlmamise ja dokumentidega alalhoidmisega. Dokumendihaldust reguleerivad õigusaktid- arhiivieeskiri, asjaajamiskorra ühtse alused. Dokumendihaldussüsteem- dok haldamise, kontrollimise ja neile juurdepääsu tagasmise elektrooniline tarkvara. Dokumendi sisu- info, tähendus enda jaoks. Dokumendisüsteem riist ja tarkvarast sõltumatu infosüsteem, mille otstarve on dok hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul. Koosneb: dokumendid, dokumentide haldamise toimingud, inimesed ja tehnoloogia. Omadused: usaldusväärsus, terviklikkus, vastavus õigusaktidele, kõikehõlmavus, süsteemsus. Dokument mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on saadud või loodud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille
Kasutatav – kasutatav on dokument, mille asukoha saab kindlaks teha elukäigu mis tahes tsüklis ja mis on kättesaadav, esitatav ning tõlgendatav. Asjaajamine - Asjaajamine käesoleva seaduse mõistes on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi Dokumendihaldus – on halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa süstemaatilise ohjega. Dokumendisüsteem infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente võimaldatakse neile pidev juurdepääs Dok. süsteemi moodustavad: 1. inimesed 2. elektrooniline dok. haldus. Süsteem (EDHS) 3. dok. halduse toimingud (asjaajamiskord, dok. loetelu, arhivaalide loetelu, ohuplaan) 4. tehniline vahend 5. tegevuse käigus loodud, saadud dokumendid Dokumendihalduse riiklikud normdokumendid ja juhendmaterjalid: Seadused
turvalist juurdepääsu võimaldav tehniline infrastruktuur ja organisatsiooniline keskkond. Rahvusarhiivi juhised Rahvusarhiiv annab välja soovituslikke juhiseid nõustamaks dokumendi- ja arhiivihalduse erinevaid valdkondi. Dokumendi ja arhiivihaldus Eesmärk on anda soovitusi riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele dokumentide ja arhiivide haldamiseks. Käsitlusala: dokumendihalduse korraldus; dokumendisüsteem; asjaajamiskord ja selle väljatöötamine, asjaajamiskorra sisu; dokumentide loetelu ja selle väljatöötamine; arhiivi koosseis (arhivaalide loetelu ptk) ja paberkandjal, digitaal ja hübriid dokumendid arhiivis. Arhiivikirjelduse elementide loetelu Eesmärk on anda selged nõuded ja soovitused arhiivikirjelduste koostamiseks kujul, mis võimaldab arhivaale avalikku arhiivi üle anda. Arhiivi tervikkirjeldus koostatakse kahes osas: arhiivimoodustaja kirjeldus ja arhiiviainese kirjeldus.
allkirjastajast allpool 10. E- kirjadega seotud riskid *vajalikku informatsiooni ei ole võimalik leida *süstemaatilisuse puudumisel võidakse postkastis olevat informatsiooni kustutada lähtuvalt ruumi vajadusest, mitte olenevalt sisu väärtusest 11. Prokuura on volitus, mis annab ettevõtte esindajale õiguse esindada ettevõtjat kõigis majandustegevustega seotud õigustoimingutes. 12. Dokumendi omadused: *autentsus *kasutatavus *usaldatavus *terviklus/terviklikkus 13. Mida tähendab dokumendisüsteem? *infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ja tagatakse neile pidev juurdepääs *tehnoloogiline keskkond, kus registreeritakse dokumente 14. Kirjastandard EVS 882:1-2006 reguleerib: *paberkandjal kirja, e-kirja loomist *sätestab kirja elementide loetelu, elementide menetlused, selgitused, nende vormistamise nõudeid ja asukohta dokumendil 15. Dokumendi loetelu eesmärk: *dokumentide registreerimine *dokumentide haldamine
oleksid teadlikud oma töökohaga seotud võimalikest keskkonnamõjudest, organisatsiooni keskkonnapoliitikast, oma rollist ja kohustustest, võimalikest tagajärgedest protseduurireeglitest kõrvalekaldumise korral ja operatiivsest tegevusest kriisiolukorras) Suhtlemine – organisatsiooni siseste ja väliste huvigruppidega suhtlemisel tuleb protseduuridega määratleda kindlad kommunikatsioonireeglid Dokumenteerimine – Töötada välja dokumendisüsteem ja dokumendiohje Toimimisohje – selgitada välja need tegevused, mis oluliselt mõjutavad keskkonda ja sätestada toimimine Kriisiolukordades tegutsemise ohje ISO 14000 SEERIA STANDARDID Seire ja mõõtmispõhine kontroll ja korrigeeriv tegevus Analoogselt ISO 9001 standardi nõuetele: peab ka siin kasutatav seire- ja mõõtetehnika kalibreerida ning hooldada ja seda tõestada, kinnitav teave aga säilitada vastavalt kehtestatud korrale
käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. · Dokumendihaldus on juhtimisvaldkond, mis tegeleb asutuses dokumentide loomise, saamise, korraldamise, kasutamise ja arhiveerimise/ hävitamisega ning selle tõhusa ja süstemaatlise kontrollimisega, kaasa astvatud ametitegevuste ja toimingute kohta käiva tõendusmaterjali ja teabe registreerims- ja korraldus-protsessidega. · Dokumendisüsteem infosüsteem, mille otsatarbeks on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul. · Arhivaal - Dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. · Arhiiv - Asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum. 2
ANDMED- inimesele või masinale arusaadaval kujul vormindatud info esitusviis, mida saab kasutada suhtlemiseks, tõlgendamiseks, säilitamiseks või töötlemiseks. (Info esitamise viis inimesele arusaadaval kujul) INFORMATSIOON- fakte, sündmusi, asju, protsesse, ideid, mõisteid või muid objekte puudutav teadmus, millel on teetud kontekstis eritähendus. (Andmed millel on teatud kontekstis tähendus minule. Inf. On tavaliselt kodeeritud kujul, kokkulepe saaja ja saatja vahel. Inf. on edasi antud teadmus.) TEADMUS- informatsioon ja oskused, mis on omandatud läbi kogemuse või hariduse. (Andmed>Informatsioon>Teadmus) DOKUMENT- on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks. (dok. On registreeritud teavik) DOKUMENT (record) organisatsiooni või üksikisiku poolt seadusest tulenevate ülesannete täitmise või äri...
Terviklikkus- dokument on täielik ja seda pole muudetud. Dokumenti tuleb kaitsts kogu tema elukäigu jooksul muutmise eest pärast selle allkirjastamist. Kasutatavus kasutatav on dokument, mille asukoha saab kindlaks teha elukäigu mis tahes tsüklis ja mis on kättesaadav, esitatav ja tõlgendatav. Dokumendi metaandmed- on dokumenti kirjeldavad andmed, mis luuakse dokumendisüsteemis. Need on andmed dokumendi registreerimise ja haldamise ajaloo kohta. Dokumendisüsteem- on infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. (EVS-ISO 15489-1:2004) Dokumendihalduse õiguskeskkond: Arhiiviseadus Avaliku teabe seadus Digitaalallkirja seadus Märgukirjale ja selgiustaotlusele vastamise seadus Haldusmenetluse seadus Töölepingu seadus Avaliku teenistuse seadus
struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks; jäädvustatud teave. Arhiiv- kogu, kuhu viiakse dokumendid pikemaajaliseks säilitamiseks (ettevõttes neid siis enam ei vajata); arhiiv on tule- ja veekindel Arhivaal- dokument, mis kuulub säilitamisele Toimik- samaliigiliste dokumentide kogu (võivad olla määratud ajaliselt, liigi järgi, nt. töölepingud) Dokumendi tüüp- andmekandja (materjal) Dokumendi liik- avaldus, protokoll Dokumendisüsteem- dokumentide korrashoiuks loodud süsteem (toimikud) Dokumendi registreerimine- dokumendi süsteemi kandmine, kui see ettevõttesse jõuab; (kõigile kirjadele tuleb korrektselt vastata) Dokumentide omadused: · Andmekandja (füüsiline omadus, nt. kivi, paber, plastmassi tükk jm.) · Sisu- kõik sündmused ja faktid, millest dokument kõneleb · Tüüp- tekst, foto, helisalvestis jm. · Dokumendi vorming- reeglite pakett, milline dokument välja nägema peab
nii arhiivimoodustaja tegevuse igakülgsele dokumenteerimisele kui ka dokumentide optimaalsele kasutatavusele kogu nende elukäigu vältel. Dokumendi elukäiguna mõistetakse dokumendi haldamist, säilitamist ja kasutamist tema loomise hetkest kuni hävitamiseni või arhiivi üleandmiseni. Dokumendi elukäigu juhtimine on terviklik ja järjepidev protsess, mis määratakse kindlaks arhiivimoodustaja dokumendihalduse korras ning mille teostamiseks töötatakse välja dokumendisüsteem. Kaasajal on täheldatav, et varem dokumendi elukäigu mitteaktiivses etapis tehtud traditsiooniliselt arhiivinduslikke otsuseid tehakse nüüd juba enne dokumentide tegelikku loomist dokumendisüsteemi väljatöötamise järgus. See tähendab, et dokumendi elukäiku käsitletakse tervikuna, vahetegemine haldamise kahe faasi vahel kaob. Dokumendihaldus kitsamas mõttes tegeleb dokumendi kui üksikobjektiga ja selle tegevusalaks on dokumendi loomine,
tagamiseks peab riigi- või kohaliku omavalitsuse asutus või avalik-õiguslik juriidiline isik. Digitaalne dokument dokument, mida saab arvuti abil kasutada, edastada ja töödelda. Dokumendi elukäik toimingud dokumendiga alates selle loomisest kuni hävitamise või arhiiviasutusse üleandmiseni. Dokumendihaldus üksikdokumendiga selle elukäigu haldamiseks teostatavad 8 toimingud. Dokumendisüsteem asutuse dokumentide ja arhiivi haldamise süsteem, mille koostisosadeks on dokumendid, dokumendihalduse toimingud, tehnoloogia ning töötajad. Dokument mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Elektrooniline dokumendihaldus digitaalsete dokumentide ja nii digitaalsete kui
organisatsioon vastavalt sellele, aga ka üldsuse tähelepanu tõmbamine. Teine eesmärk mida ISO standardeid väljatóötades silmas pidas olli kvaliteedi süsteemi ülesehitamise metoodika pakkumine, seda eesmärki täidavad standardid ISO 9004-1...-2...-3..-4. Neist teenindus ettevõtetele on kõige olulisem standard 9004-2 mille nim on kvaliteedi süsteem teeninduses. Standartitesnonnfikseeritud millistele nõuetele peab vastama firma dokumentatsioon dokumendisüsteem tootearendus ,kontroll jms. Seega kujundavad ISO 9004 standardid, seda kuidas üles ehitada organisatsiooni reaalsed töötamise nõuded kõrgekvaliteedi tagamiseks. ISO standarditenpuuduseks on nende liigne tehnilisus ja asjaolu, et kui standard on kord saavutatud ning selle korrastatuse tase organisatsioonis fikseeritud, siis järgnevalt hinnatakse kõiki tulemusi selle alusel, kuid arvestades seda, et kõik organisatsioonid arenevad, siis oleks vaja süsteemi, mis võimaldaks mõõta ka
annaabi.ee 
