Innovatiivne ja laialdaste võimalustega infohaldustarkvara Võimaldab hallata dokumentide elukäiku ja töövoogusid, optimeerida ja korrastada äriprotsesse ning luua asutuse digiarhiivi On loodud : riigiasutuste kohalike omavalitsuste meditsiiniasutuste innovaatiliste erafirmade eesmärkide toetamiseks arendustöödega alustati 2003. aastal kasutusel rohkem kui 300-s asutuses üle Eesti töökeskkond vastab kõrgeimale turvaklassile j seda kasutatakse renditeenusena Interinx OÜ serveritel Andme SÄILITAMI ja TAASTAMI te NE NE Dokumente hoitakse RAID 6 kettamassiividel ja vähemalt kahel erineval kettamassiivil Igaöiselt teostatakse andmebaasi täisvarukoopia Andmebaasi taastamine varukoopiast HINNAKI RI · klienditoe materjalide ja juhendite kasutamine kodulehel · e-posti teel kasutajatuge peakasutajale 2 tundi stardikoolitust ühele inimesele meie kontoris Telefoni ja e-kir...
tõhus ja süstemaatiline korraldamine, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamine ning dokumentidena alalhoidmine. (Standardi EVS-ISO 15489-1:2004 põhjal) b) asjaajamise käigus dokumentidega tehtavad toimingud, millega tagatakse nende autentsus, usaldusväärsus, terviklus ja kasutatavus kogu elukäigu jooksul. Dokumendihaldussüsteem (vt EDHS) Dokumendiregister avaliku teabe seaduses toodud dokumendiliikide registrite või dokumentide loetelu koondnimetus. Dokumendiringlus dokumentide liikumine asjaajamise/töövoo käigus. Dokumendisüsteem infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendisüsteemi komponentideks on: dokumendid, protsessid, tehnoloogia ja inimesed. Dokumendi elukäik kontseptsioon, mis hõlmab a) ajalist kestust dokumendi loomisest või
korrastamiseks ja kirjeldamiseks, et neid arhiiviseaduse ja arhiivieeskirja nõuete järgi avalikku arhiivi üle anda. Käsitlusala: Üldpõhimõtted korrastamiseks; Üleandmise printsiibid; Arhiiviskeem ja selle koostamine; Arhiivinimistu ja selle koostamine. Digitaaldokumentide arhiveerimise nõuded (uuendamisel) Juhis käsitleb digitaaldokumentide ja nende metaandmete eraldamist elektroonilistest dokumendihaldussüsteemidest (EDHS) ning nende üleandmist avalikku arhiivi. Juhis võimaldab defineerida arhiiviväärtuslike dokumentide jaoks vajalikud kirjelduselemendid ja esitab suunised asutuse EDHSi arendamiseks selliselt, et selles hallatavad dokumente ja/või nende kirjeldusi oleks võimalik ette valmistada üleandmiseks avalikku arhiivi. Säilitustähtaja määramine ja arhivaalide hävitamine Eesmärgiks anda soovitusi Rahvusarhiivi arhiivijärelevalve alla kuuluvatele asutustele
Olemas (SYGA 2012:9); Toimikute pidamise kord. Osaliselt olemas, kuid ütleksin et on puudulik; Säilitustähtaegade kehtestamise kord. Puudulik; Dokumentide hindamise kord. Puudulik; Dokumentide hävitamise kord. Jah olemas (SYGA 2012:15-17). Dokumentide hoidmise ja hävitamise kord on väga napisõnaline. Lühidalt on öeldud, et dokumentide hoidmine ja hävitamine toimub vastavalt kehtestatud seadustele. Asjaajamiskorra struktuur IV EDHS toimimise ja rakendamise kord, koostöö korraldus infotehnoloogia teenuse osutajaga ja tema vastutusala määratlemise kord.- Osaliselt olemas Avalikustatud materjalidest on vähesel määral täidetud. Näiteks on kättesaadaval ainult eesti keelsed materjalid. Asjaajamiskorra väljatöötamine ja juurutamine Andmete kogumine ja analüüs- Puudulik; Eelnõu (projekti ehk kavandi) koostamine ja kooskõlastamine organisatsiooni
säilimine ja kasutamise võimaldamine on tagatud. Nõuetele vastava arhiiviruumi olemasolu pole ainsaks garantiiks väärtuslike arhivaalide säilimisele pika aja jooksul. Arhivaalidele tekkida võiva mistahes ohu ennetamiseks ja nende kahjustumise või hävimise ärahoidmiseks ning kahjude kõrvaldamiseks peab asutustel olema kehtestatud arhiivi ohuplaan. Lühiajalise säilitustähtajaga (kuni 10 aastat) digitaaldokumente võib hoida elektroonilises dokumendihaldussüsteemis (EDHS) kuni eraldamiseni välja. See tähendab, et neid säilitatakse kuni hävitamiseni samas tehnoloogilises keskkonnas, kus nad loodi või kuhu nad sisestati. Lühiajaliste digitaaldokumentide loomisel soovitatakse kasutada vorminguid, mis tagab nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul. Tarkvaraplatvormist ja kindlast rakendustarkvarast sõltumatute ja avatud vormingute valikul
loetelu, mis sisaldab vähemalt liigitusskeemi, säilitustähtaegu ja juurdepääsutingimusi. Dokumentide ja arhiivi haldamise protsessid- Dokumendi loomine või saamine/ Liigitamine-registreerimine-säilitustähtaja määramine-hoidmine ja säilitamine- juurdepääs ja kasutamine- kasutamise jälgimine- eraldamine/hävitamine või üleandmine. Dublin Core- metaandmeelementide loetelu valdkonnavahelisteks inforessursside kirjeldamiseks. EDHS- elektrooniline dokumendihaldussüsteem- dokumentide haldamise, kontrollimise ja neile juurdepääsu tagamise elektrooniline tarkvara. EIS- eelnõude infosüsteem- töökeskkond, kus toimub dokumentide asutustevaheline kooskõlastamine, edastamine ja valitsuse istungile esitamine ning avalik konsultatsioon. Funktsioon- üks või mitu tegevust, millega täidetakse kindlat asutuse eesmärki või/ja ülesannet.
5.4.1 Üldist 23 5.4.2 Juhtkond 23 5.4.3 Dokumendihalduse personal 24 5.4.4 Dokumendisüsteemi kasutajad 25 5.5 Süsteemid 25 5.5.1 Üldist 25 5.5.2 Elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDHS) 25 6 Asjaajamiskord 27 6.1 Üldist 27 6.2 Asjaajamiskorra väljatötamine 28 6.3 Asjaajamiskorra sisu 29 6.3.1 Dokumentide haldamise põhimõtted 29 6.3
DOKUMENDI REGISTER- KOV asutuse või avalik-õigusliku juriidilise isiku poolt digitaalselt peetav andmekogu DOKUMENDI JA TEAVIKU ERINEVUS- teavik on mitteametlik dokument. DHP- dokumendihaldus programm. DOKUMENDISÜSTEEMI OMADUS Dokumendisüsteemid peavad toetama dokumente, mis on autentsed, usaldusväärsed ja kasutatavad. Neid iseloomustavaiks omadusteks peaksid olema usaldusväärsus, terviklikkus, vastavus õigusaktidele, kõikehõlmavus, süsteemsus. RISO- riigiinfosüsteemi osakond EDHS- elektrooniline dokumendihaldussüsteem DVK- dokumendivahetuskeskus AJALUGU- Esimesed dokumendid 15000e.KR- Lascaux koopamaalingud. 8000 e.kr- savist zetoonide kasutamine arvepidamiseks viljasaagi ja karja üle vanas Mesopotaamias. 2400 e.kr Ebla arhiiv, mis koosneb rohkem kui 15000 savitahvlist.500 e.kr esimesed sekretärid Ateenas.Vana-Egiptuses ja Babüloonias olid olemas valitsuse ametnikud, kelle ülesanne oli dokumente luua ja hallata. Esimesed
edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi Dokumendihaldus – on halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa süstemaatilise ohjega. Dokumendisüsteem infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente võimaldatakse neile pidev juurdepääs Dok. süsteemi moodustavad: 1. inimesed 2. elektrooniline dok. haldus. Süsteem (EDHS) 3. dok. halduse toimingud (asjaajamiskord, dok. loetelu, arhivaalide loetelu, ohuplaan) 4. tehniline vahend 5. tegevuse käigus loodud, saadud dokumendid Dokumendihalduse riiklikud normdokumendid ja juhendmaterjalid: Seadused Arhiiviseadus – seadus sätestab arhivaalide kogumise, hindamise, arhiveerimise, säilitamise ja nende juurdepääsu korraldamise ning arhivaalide tegevuse alused.
Asjaajamiskord , eesmärk on tagada tema kaitse tema loomisest, kuni tema arhiveerimiseni. Dokumentide loetelu, eesmärk on dokumendi liigitus ja säilitamine. 43.Kes koordineerib elektroonilisele dokumendihaldusele üleminekut avalikus sektoris ja annab vastavaid juhiseid? koordineerib majandus ja kommunikatsiooni ministeerium 44.Kes abistavad kohalikke omavalitsusi üleminekul elektroonilisele dokumendihaldusele ? *siseministeeriumid *maavalitsused 45.Töötamiseks EDHS-is tuleb töötajate osas kindlaks määrata? *töötajate volitused *vastutus dokumendihalduse toimingus *rolli ja gruppide ligipääsu piiramine 46.Dokumentide allkirjastamisel digitaalallkirjaga võib kasutada: *isikutunnistusele kantud digitaalset allkirjastamist võimaldavat sertifikaati *või muud ,,digitaalallkirja seaduse ,, nõuetele vastavat sertifikaati : ID, programm 47.DOKUMENDI KOHUSTUSLIKUD ELEMENDID: *AUTOR *KUUPÄEV *TEKST *ALLKIRJASTAJA 48
3. teave, millel on teabe- ja tõestusväärtus: sisu tõestab fakte ja tegevust; kontekst seostab dokumenti looja tegevuse, asjaajamistoimingute, metaandmete ning teiste dokumentidega. Kõik dokumendid, mida saab iseloomustada nende tunnuste abil, on digitaaldokumendid. 43. Milleks on UAM? UAMi eesmärk on lihtsustada tarkvaralise vahendina dokumentide ja nende kirjelduste hõlmamist asutuse elektroonilisest dokumendihaldussüsteemist (EDHS), nende viimist nõuetele vastavale kujule ning arhiiviväärtusega arhivaalide edastamist avaliku arhiivi. 44. Mida tähendab hübriiddokument? Dokumendis, mis on ühel vormingus, sisaldab andmeid teises vormingus. 45. Millised dokumendi liigid saavad olla hübriidsed? mis on allkirjastatud kahe poolselt. Keegi allkirjastab digitaalselt, teine paberkandjal, tekib kaks eksemplaari. leping, protokoll, akt, otsus,
dokumentidega teostatavad toimingud, millega tagatakse nende autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus ja kasutatavus. Dokumendisüsteem: riist ja tarkvarast sõltumatu infosüsteem, mille otstarve on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul. Eelhindamine: avaliku arhiivi teostatav dokumendisarjade hindamine dokumentide loetelu alusel enne dokumentide loomist või saamist ilma üksikdokumente uurimata. Dlektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDHS): dokumentide haldamise, kontrollimise ja neile juurdepääsu tagamise elektrooniline tarkvara. Eraldamine: 1. dokumendihaldusprotsess; 2. dokumendi elukäigu või elukäigu etapi lõppemisel teostatav toiming dokumendi ühest süsteemist teise viimiseks või hävitamiseks. Funktsioon: üks või mitu tegevust, millega täidetakse kindlat asutuse eesmärki või/ja ülesannet. Funktsioonide analüüs: toimingud, mille käigus selgitatakse välja dokumentide
annaabi.ee 
