Nõukogude õhurünnaku tagajärjel 1944. aasta 9./10. märtsil hävis tules arhiivi hoone Rüütli tänaval ja sellega koos hulk uuemaid arhiivifonde. Arhiivi vanem osa, sh raearhiiv, oli varem evakueeritud ning jäi pommirünnakust puutumata. 1944. aasta juunis viidi suur osa Linnaarhiivi vanematest fondidest Saksa okupatsioonivõimude korraldusel Saksamaale. Ära viidi umbes 2/3 Tallinna Magistraadi arhiivist, lisaks gildide, raekohtute jt. dokumente. Tallinna jäänud arhivaalid toimetati samal suvel pakku Harjumaale, Järlepa ja Munalaskme mõisahoonetesse ning Risti kirikusse. Sõja lõppedes asusid Linnaarhiivi kogud seitsmes erinevas paigas, nii et sisuliselt tuli arhiivi hakata uuesti looma - tuli leida uus asukoht ja hakata koondama Eestisse jäänud arhivaale. 1947. aastal sai Linnaarhiiv oma valdusse hoone Lai tänav nr 40. Seal asus arhiiv kuni 1973. aastani. Esimese Nõukogude okupatsiooni ajal 1940. aastal oli Linnaarhiiv reorganiseeritud Tallinna ja
30 kalendripäeva jooksul 56.Protokolli kuupäevaks on koosoleku toimumise kuupäev 57.Dokumendid liigitatakse peale lahendamist sarjadesse: dokumentide loetelu alusel 58.Kui kaua (vastavalt arhiiveeskirjale) võib dokumente säilitada asjaajamises (töökohtadel) Arhivaalid tuleb avalikku arhiivi üle anda, kui neid ei vajata enam oma ülesannete täitmiseks, kuid hiljemalt 10 aastat pärast arhivaali loomist või saamist. Üldjuhul antakse avalikku arhiivi üle mitte vähem kui viie aasta arhivaalid, digitaalarhivaalid sagedamini. 59.Mille kohta ja millal koostatakse arhivaalide loetelu? Eesmärk Arhivaalide loetelu on asutuses alalhoitavate arhivaalide füüsilise ja intellektuaalse haldamise vahend. See loetleb asjaajamises tekkinud toimikuid või muid füüsilisi üksusi, kasutades dokumentide loetelust pärit liigitusskeemi. Eesmärk on võimaldada ja jälgida arhivaalide kogu elukäiku alates nende loomisest kuni lõpliku eraldamiseni. *asjaajamistoimikute
3) eri aegadel kehtinud liigitusskeemide vahelised seosed; 4) tehnilise dokumentatsiooni hinnatavate dokumentide haldamiseks kasutatud riist- ja tarkvara kohta, dokumentide säilitamise toimingute ja kasutajate kohta; 5) andmekogude struktuuri ning digitaaldokumentide failide näidised; 6) asutuse põhimääruse või põhikirja; 7) arhiivinimistu või hävitamisakti kava; 8) muud hindamise läbiviimiseks vajalikud andmed. 10. Millal antakse arhivaalid üle avalikku arhiivi? (1) Andmekogu avalikule arhiivile üleandja ja üleandmise üksikasjad lepitakse kokku koostöös avaliku arhiivi ja andmekogu vastutava töötlejaga. (2) Arhivaalid tuleb avalikku arhiivi üle anda, kui neid ei vajata enam oma ülesannete täitmiseks, kuid hiljemalt 10 aastat pärast arhivaali loomist või saamist. Üldjuhul antakse avalikku arhiivi üle mitte vähem kui viie aasta arhivaalid, digitaalarhivaalid sagedamini.
ARHIVAALIDE SÄILITAMINE PASSIIVSE ELUTSÜKLI AJAL Passiivse elutsükli ajal hoitakse arhivaale organisatsiooni arhiivihoidlas. Selle perioodi tegevused: -alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalid koondatakse hoidlasse -tagatakse hoiutingimused (karbistamine) -tagatakse juurdepääs ja arhivaalide kasutamine -arhiiviväärtusega arhivaalid eraldatakse üleandmiseks avalikku arhiivi. Ettevõtted võivad arhivaalid anda edasiseks säilitamiseks eraarhiivi. -pikaajalise säilitustähtajaga arhivaale säilitatakse kuni säilitustähtaja lõpuni ja eraldatakse siis hävitamiseks hävitamisakti alusel. ARHIVAALIDE KOONDAMINE ARHIIVIHOIDLASSE Hiljemalt kolme aasta möödumisel arhivaali loomisest või lahendamisest koondatakse alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga (üle 10aasta) arhiivid arhiivihoidlasse. Lühiajalise säilitustähtajaga arhivaalid võivad jääda täitjate kätte tööruumides.
DOKUMENTIDE SÄILITAMINE POOLAKTIIVSE ELUTSÜKLI AJAL Dokumente säilitatakse asjaajamises ka poolaktiivse elutsükli ajal. Poolaktiivne elutsükkel kestab max kaks aastat pärast asjaajamisperioodi lõppemist. Selle perioodi tegevused: -dokumentide loetelu iga sarja kohta koostatakse arhivaalide loetelu -arhivaale hoitakse asjaajamises vastavalt arhivaalide loetelule -alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga dokumendid arhiveeritakse -alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalid antakse arhiivihoidlasse -lühiajalise säilitustähtajaga arhivaalide osas otsustatakse nende jätmine asjaajamisse või üleandmine arhiivihoidlasse -lühiajalise säilitustähtajaga arhivaalis hävitatakse ettenähtud korras kohe peale säilitustähtaja möödumist. ARHIVAALIDE LOETELU KOOSTAMINE Kolme kuu jooksul pärast asjaajamisperioodi lõppu tuleb koostada arhivaalide loetelu. Arhivaalide loetelu peaks koostama isik, kes on märgitud dokumentide loetelus sarja eest vastutajana
küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks Arhivaal on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teistele isikutele Arhivaal jaguneb Avalik arhiiv Eraarhiiv Avalik arhivaal on riigi- või kohaliku omavalitsuse organi või asutuse või avalik-õigusliku juriidilise isiku tegevuse tulemusena loodud või saadud arhivaalid või eraõigusliku juriidilise ja füüsilise isiku arhivaalid, mis on loodud või saadud seaduses või selle alusel sätestatud avalike ülesannete täitmise käigus. Eraarhiiv on eraõigusliku juriidilise isiku ja füüsilise isiku tegevuse tulemusena loodud või saadud arhivaalid 10 Võimalust oma andmete kaitsmiseks Ära jaga midagi Kasuta tugevaid paroole Lase tundlikud andmed krüpteerida Õpi hoolikust Hea turvarakendus on alati vajalik
Juurdepääsupiirangud sätestatakse lepingus ja need ei tohi ajaliselt ületada 50 aastat alates dokumendi üleandmisest. 7. peatükkArhiivikorrastamine § 19. Arhiivikorrastamise põhimõtted (1) Arhiivikorrastamisega võimaldatakse: 1) arhivaalide üleandmine avalikku arhiivi; 2) arhivaalide säilimine avalikus arhiivis; 3) arhivaalide kasutamine avalikus arhiivis. (2) Ühe arhiivimoodustaja arhivaalid korrastatakse üheks arhiiviks, olenemata dokumendi tüübist, liigist või teabekandjast. . § 22. Arhivaalide püsivaks säilitamiseks ettevalmistamine (1) Paberarhivaalide korrastamisel avalikku arhiivi üleandmiseks: 1) võetakse arhivaalid välja säilitamiseks mittesobivast ümbrisest; 2) eemaldatakse mittearhiiviaines ning paberiga kontaktis olevad metallkinnitid; 3) järjestatakse arhivaalid kronoloogiliselt, tähestiku järgi või muu tunnuse alusel;
5. toimikute või muu üksuste hulk 6. dokumentide säilitustähtaeg 7. viide õigusaktidele, mis reguleerivad dokumendi säilitamist või hävitamist, kui need on olemas 8. märge hävitamise viisi, aja, koha ja läbiviija kohta. Arhivaalide korrastamise põhimõtted ja tasandid - Arhiivikorrastamisega võimaldatakse: *arhivaalide üleandmine arhiivi; *arhivaalide säilimine; *juurdepääs arhivaalidele. Ühe arhiivimoodustaja arhivaalid korrastatakse üheks arhiiviks olenemata dokumendi tüübist, liigist või teabekandjast. Korrastustasandid Arhiivikorrastamisel kasutatakse hierarhilist struktuuri, mille peamised korrastustasandid on: *arhiivi tasand; *sarja tasand; *säiliku tasand. Arhivaalide ettevalmistamine püsivaks säilitamiseks Paberarhivaalide korrastamisel arhiivi üleandmiseks: 1. võetakse arhivaalid välja säilitamiseks mittesobivast ümbrisest; 2
kirjeldus omakorda kitsam ja detailsem kui sarja kirjeldus. * hoiduda liigsest kordamisest. Madalamal tasandil ei korrata teavet, mis on esitatud kõrgeimal sobival tasandil. Sarja kirjeldamisel ei käsitleta asutuse tegevusi, ülesandeid ja funktsioone, need esitatakse moodustaja ja arhiivi kirjeldustes. Küll kirjeldatakse vajadusel sarja seost konkreetse funktsiooni ja/või tegevusega, mille täitmisel vastavad arhivaalid tekkisid. Arhiivikirjelduste sisu ühtlustamise, arusaadavuse ning ühilduvuse saavutamiseks ning kirjeldusteabe struktureeritud ja otstarbekohaseks koostamiseks kasutatakse kirjelduselemente. Näide: arhiivimoodustaja: Metsandusministeerium arhiiv: Metsandusministeerium sari: Ministri käskkirjad 19922002 sari: Töörühmade koosolekute protokollid 19922002 säilik: Välissuhete komisjoni koosolekute protokollid 12.01.199220.12.1993
juuni 2015 Asjaajamise üleandmine-vastuvõtmine Akt on koostatud selle kohta, et juhatuse liige Reio Arba andis üle ja juhatuse liige Piret Järv võttis vastu järgmised lahendamisel olevad dokumendid, asjaajamises lõpetatud tomikud. 1. Täitmisel olevad dokumendid Jrk nr Dokumendi registri nr ja Dokumendi Dokumendi liik Dokumendi kuupäev autor pealkiri 1.1. 2. Arhivaalid Jrk nr Sarja tähis Sarja Aasta Arhivaalide hulk nimetus 2.1 Akt on koostatud kahes eksemplaris: 1. Üks üleandjale 2. Üks korteriühistule Andis üle: Reio Arba (allkiri) Võttis vastu: Piret Järv (allkiri) Juures viibis: Meelis Kask (allkiri)
AS Rõivas direktor _ oktoober 2010 Asjaajamise üleandmine-vastuvõtmine Akt on koostatud selle kohta, et AS Rõivas õmblusosakonna peaspetsialist Piret Tamm annab üle ja AS Rõivase õmblusosakonna spetsialist Tiia Toome võtab vastu järgmised toimikud: 1. Arhivaalid Jrk nr Sarja tähis Sarja nimetus Aasta Arhivaalide hulk 1.1 2-4 Põhitegevuse käskkirjad 2010 1 1.2 3-5 Juhatuse koosoleku protokollid 2010 1 2. Pitsat Personaliteenistuse ümarpitsat tekstiga: AS Rõivas /pitsati jäljend/
kohalikke materjale. Oluliseks erandiks olid Balti kubermangud, kus valitses teine (saksa) lähenemine arhivaalidesse, siin oli hävitamine tagasihoidlikum. N Liidu arhiivinduse ümberkorraldused: riiklik arhiivifond ja selle sisemise liigituse alused. 1918. a moodustati arhiivide juhtimise Keskkomitee. Tekitati tsentraliseeritud ametkond Riiklik arhiivifond (=RAF). Riikliku arhiivifondi moodustasid kõik riigile kuuluvad arhivaalid, sh need dokumendid, mis olid tekkinud nõukogude riigi territooriumil, sõltumata sellest milline võim oli sel alal olnud enne nõukogude võimu (ka annekteeritud alade arhivaalid); Venemaa ja nõukogude välisesinduste materjalid (saatkondade arhiivid); okupatsiooni ja kontrrevolutsiooni materjalid; kinkimise, ostmise või muul teel (nt konfiskeerimine, sõjasaak) riigi omandisse sattunud materjalid. Riiklik arhiivifond allus täitevvõimule (valitsusele), mitte parlamendile.
12 . jaanuar 2011 Asjaajamise üleandmine-vastuvõtmine Akt on koostatud selle kohta, et (struktuuriüksuse nimetus, ametinimetus, töötaja nimi) andis üle ja (struktuuriüksuse nimetus, ametinimetus, töötaja nimi) võttis vastu järgmised lahendamisel olevad dokumendid, asjaajamises lõpetatud toimikud, pitsatid ja plangid. 1. Täitmisel olevad dokumendid 1.2 Teised dokumendid 2. Asjaajamises lõpetatud arhivaalid (nt seisuga 2010. aasta) Jrk nr Sarja tähis Sarja pealkiri Aasta Hulk Märkused 3. Pitsatid (pitsatite kirjeldus ja jäljendid) Näiteks: Asutuse ümarpitsat tekstiga: .............................. (pitsatijäljend) 4. Plangid (plankide loetelu ja hulk) Akt on koostatud kahes (2) eksemplaris: 1. eks XXXXX-le 2. eks YYYYY-le * *
Pertinentsiprintsiip kui ajaloolise arhiivikorralduse põhimõte Pertinentsiprintsiip arhiivikorralduse alusena (klassifitseerib arhivaalid sisu järgi) hakkas domineerima Euroopa riikides juba 16. sajandil. Prantsuse Rahvusarhiiv, mis loodi 1789. aastal ja oli üks esimesi suuremahulisi ja eriilmelisi arhiive, võttis pertinentsiprintsiibi oma klassifitseerimisskeemi aluseks. Printsiibil oli puuduseid, kuna selle järgi tuli algse looja fond muuta erinevateks osadeks ja lahutada üksteisest. Vajadus parema arhiivikorralduse järele sundis prantsuse arhivaare töötama välja teaduslikumat printsiipi. Erinevatel andmetel 1839.
Põhimõisted: arhiiv 1) arhivaalide kogumise, säilitamise, korrastamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasutus; 2) asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum (arhiiviseadus) 2. Arhiivi korrastamine (eesmärk; üldised printsiibid; dokumentide ettevalmistamine pikaajaliseks säilitamiseks) provenientsiprintsiip / päritoluprintsiip arhiivinduslik põhimõte, mille kohaselt ühe arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalid kuuluvad kokku ja neid ei või segada teist päritolu arhivaalidega. Arhivaalide füüsilise korrastamise nõuded sõltuvad nende säilitustähtajast. Arhiiviväärtusega arhivaalid tuleb enne hoidlasse ümberpaigutamist säilitamiseks ette valmistada. See seisneb dokumentide nõuetekohases füüsilises korrastamises sobivate tarvikute abil, arvestades vajadusega neid edaspidi nii kasutada kui ka optimaalsete kuludega säilitada
korrastamise, kirjeldamise, arhiivi üleandmise, säilitamise, kaitse ja kasutamise nõuete täitmiseks; 8. osaleb rahvusvaheliste arhiivindusalaste organisatsioonide ja liitude tegevuses; 9. teeb koostööd Eesti ja välisriikide arhiivide, muuseumide, raamatukogude ja teadusasutustega; 5 10. selgitab välja väljaspool Eesti Vabariiki asuvad Eesti arhiiviväärtusega arhivaalid ning teeb ettepanekuid ja osaleb nende tagasisaamise korraldamises. Ajalooarhiiv ja Riigiarhiiv on Rahvusarhiivi üleriigiliselt kogumise ja arhiivijärelevalvega tegelevad struktuuriüksused. Maa-arhiiv on Rahvusarhiivi regionaalne struktuuriüksus. 4. RIIGIARHIIV Riigiarhivaar juhib rahvusarhiivi. Riigiarhivaari ülesanded: 1. korraldab Rahvusarhiivi tegevust ning otsustab sellega seotud küsimusi; 2. esindab Rahvusarhiivi ja annab volitusi Rahvusarhiivi esindamiseks;
Rahvusarhiiv avalikku ülesannet täitvale asutusele või isikule puuduse kõrvaldamiseks korralduse, mille täitmine on kohustuslik. § 7. Dokumentide hindamine (1) Rahvusarhiiv selgitab välja avalikku ülesannet täitva asutuse või isiku, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale, lähtudes seejuures asutuse või isiku olulisusest ühiskonnas ning avaliku ülesande sisust. (2) Rahvusarhiiv selgitab käesoleva paragrahvi lõikes 1 nimetatud asutuse või isiku dokumente hinnates välja arhivaalid, arvestades: 1) avaliku võimu teostamise vajadust; 2) isiku õiguste või tehingute tõendamise vajadust; 3) teabe kultuuri- ja ajalooväärtust. (3) Enne arhivaalide väljaselgitamist ei tohi käesoleva paragrahvi lõikes 1 nimetatud asutus ega isik oma dokumente hävitada. (4) Arhivaalilt arhiiviväärtuse äravõtmise otsustab riigiarhivaar. § 8. Arhivaalide üleandmine (1) Avalikku ülesannet täitev asutus või isik annab arhivaalid üle Rahvusarhiivile, kui neid ei
Riigi asutused ja kohalikud omavalitused, avalik-õiguslik juriidilised isikud, eraõiguslikud organsatsioonid ja üksikisikud 3. Rahvusarhiivi tegevused hindamise läbiviimisel (kes on arhiivimoodustaja, kuidas selgitatakse välja arhivaalid) Arhiivimoodustaja on asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale. Arhiivimoodustaja esitab dokumentide liigitusskeemi rahvusarhiivile kooskõlastamiseks, ja tema dokumentidest selgitatakse välja arhivaalid., need dokumendid mis saavad arhiiviväärtuse antakse üle rahvus arhiivile. 4. Arhiivihalduse mõiste ja tegevused, mida arhiivihaldus hõlmab (millal tekib arhiiv, kuidas pidada arvet lõpetatud toimikute üle, kuidas dokumente asutuses hoida) Arhiivihaldus hõlmab dokumentide haldamise toiminguid, mille hulka kuulub dokumentide väärtuse (säilitustähtaja) kindlakstegemine, säilitamine, hävitamiseks eraldamine, arhiivi üleandmiseks korrastamine ja kirjeldamine. 5
teatatud; 3) või on sooritatud muud õigusaktidega ettenähtud toimingud. (3) Kui asja lahendamine ei vaja õigusaktide kohaselt eraldi dokumendi koostamist, teeb täitja dokumendiregistrisse ja paberdokumendi korral dokumendile täitmismärke, näidates, kuidas, millal ja kes asja lahendas. 5. DOKUMENTIDE HOIDMINE JA SÄILITAMINE Dokumentide hoidmine asjaajamises Lühiajalisele säilitamisele kuuluvad arhivaalid Hoitakse struktuuriüksustes - kuni 3 aastat - kuni hävitamiseni eraldamiseni (vastavus arhivaalide loeteluga) Alatisele ja pikaajalisele säilitamisele kuuluvad arhivaalid Korrastamse aeg – hiljemalt kolme aasta möödumisel loomisest või saamisest Asjaajamise üleandmine töölt lahkumise päevaks või vahetu juhi määratud tähtajaks Arhivaalide loetelu koostamine Kolme kuu jooksul pärast asjaajamisperioodi lõppu tuleb koostada arhivaalide loetelu
Püsikahjurite arengut soodustavad kõikvõimalikud teised hoidlates leiduvad putukad. Arhivaale nad otseselt ei kahjusta, ent nende eritised ja surnukehad on toiduks püsikahjuritele. Märgunud objektide kuivatamise meetodid: Kuivatamine õhu käes - Seda meetodit kasutatakse siis, kui märgunud arhivaale on võimalik kuivatada 48 tunni jooksul. Kui nii kiiresti kuivatamine ei ole reaalne, tuleb arhivaalid külmutada, et vältida hallituse teket. Arhivaalid kuivatatakse õhu käes, tingimustes, kus temperatuuri hoitakse alla 18 ºC ja suhtelist õhuniiskust alla 60%. Ruum peab lisaks korralikule ventilatsioonile olema varustatud puhuritega ja kuivatusseadmetega. Kuivatamist aitab efektiivsemaks muuta vastavate abivahendite (kuivatusrestid, föönid, filter- või ajalehepaber jms) kasutamine. Kuivatamine sügavkülmas - Külmutamist kasutatakse enamasti siis, kui
arengutsüklit (siklaste vastsed, õunamähkurid). Püsikahjurite arengut soodustavad kõikvõimalikud teised hoidlates leiduvad putukad. Arhivaale nad otseselt ei kahjusta, ent nende eritised ja surnukehad on toiduks püsikahjuritele. Märgunud objektide kuivatamise meetodid Kuivatamine õhu käes - Seda meetodit kasutatakse siis, kui märgunud arhivaale on võimalik kuivatada 48 tunni jooksul. Kui nii kiiresti kuivatamine ei ole reaalne, tuleb arhivaalid külmutada, et vältida hallituse teket. Arhivaalid kuivatatakse õhu käes, tingimustes, kus temperatuuri hoitakse alla 18 ºC ja suhtelist õhuniiskust alla 60%. Ruum peab lisaks korralikule ventilatsioonile olema varustatud puhuritega ja kuivatusseadmetega. Kuivatamist aitab efektiivsemaks muuta vastavate abivahendite (kuivatusrestid, föönid, filter- või ajalehepaber jms) kasutamine. Kuivatamine sügavkülmas - Külmutamist kasutatakse enamasti siis, kui kahjustatud arhivaalide hulk on
(Rahvusarhiiv5, 2015). Arhiiviväärtuse väljaselgitamisel arvesta rahvusarhiiv järgmiste hindamiskriteeriumitega: · arhiivimoodustaja ja funktsiooni olulisus; · teabe uurimispotentsiaal; · ajaraam; · teabe unikaalsus ja selle kasutatavus; · seotus teise teabega; · kogumistraditsioon; · vajaminev ressurss teabe säilitamiseks (Rahvusarhiiv5, 2015). Avalikud arhivaalid tekivad avalikke ülesandeid täitvatel asutustel. Sellisteks asutusteks on põhiseaduslikud institutsioonid, valitsusasutused, valitsusasutuste hallatavad asutused, avalik- õiguslikud juriidilised isikud, kohalikud omavalitsused, kohalike omavalitsuste hallatavad asutused ning samuti ka avalike ülesannete täitmiseks loodud eraõiguslikud juriidilised isikud (Rahvusarhiiv3, 2015). Avalike arhivaalide puhul on asutused kohustatud arhivaalid üle andma rahvusarhiivi
tõttu see on käesolevas Muinsuskaitsealaks seaduses sätestatud määratakse põhimääruse korras tunnistatud alusel. mälestiseks. Arhiiviseadus Dokument - mis tahes Avalikku ülesannet täitev Arhivaale tuleb hoida teabekandjale asutus või isik annab nõuetekohastes jäädvustatud teave, mis arhivaalid üle tingimustes, hoides ära on loodud või saadud Rahvusarhiivile, kui neid nende lubamatu asutuse või isiku ei vajata enam oma kasutamise, kahjustumise tegevuse käigus ning ülesannete täitmiseks, ja hävimise. mille sisu, vorm ja kuid hiljemalt kümme Arhivaalis sisalduvat
tekib aga alles aastakümnete pärast, on ebaloomulik. Ebademokraatlikes maades on juurdepääsupiirangute regulatsioonid laialivalguvamad. Demokraatlikes maades on regulatsioonid selgemad ning juurdepääsupiirangute seadmisel lähtutakse rohkes üksikisiku huvide kaitsest. 3 JUURDEPÄÄSUPIIRANGUD EUROOPAS Euroopa avalikes arhiivides hoitavad arhivaalid on võrreldavad mistahes avaliku teabega, millele igaühel on õigus juurde pääseda. Dokumenteeritud andmetele vaba ligipääs ja kasutusõigus on iga demokraatliku riigi alustala. Juurdepääs on arhiivide üks põhifunktsioone muuta endi valduses olevad dokumendid kättesaadavaks ning tagada nende võimalikult avar kasutamine. Ometi leidub arhiivides dokumente, millele juurdepääs on seotud kindlate piirangutega.
KORDAMISKÜSIMUSED Mis on dokumendihaldus? - dokumendi kontrollitud haldamine läbi selle terve elukäigu - loomine, korraldamine, kasutamine, arhiveerimine, hävitamine - süstemaatiline kontroll dokumentide loomise, kasutamise, eraldamise üle Miks peab teadma asjaajamist? - oluline asutuse töökorralduse jaoks - tagab dokumentide kohta hea ülevaate - lihtsustab dok.ringlust - tagab nõuetekohase vormistuse ja kasutamise Kes tegelevad dok.haldusega? - kantselei - suurettevõttes: arhiivitöötajad; väikeettevõttes: sekretär/assistent Asjaajamise hea tava. - reglementeeritus igal dokumendil oma koht - vastutus nõuetest kinnipidamise eest - dokumentide vormistamine kooskõlas õigusaktidega - operatiivne dok.ringlus Dok.halduse alusdokumendid. - sisekorraeeskirjad - asjaajamiskord (nõuded) - dok.loetelu - tööprotsess Asjaajamiskord sisaldab... - vorminõuded, mallid - allkirjaõiguslikud...
Nitroalusel kroonikafilmide digiteerimine 50 000 meetrit ehk 30 tundi filme filmiarhiivi kogudest. Videode digiteerimine 700 tundi videoid filmiarhiivi kogudest. Eesti Vabariigi loomist ja iseseisvuse taastamist kajastavate paberdokumentide digiteerimine juurdepääs Eesti omariikluse loomise ja Eesti Vabariigi tegevusega seotud olulisematele arhiivifondidele aastatest 1917-1940 Kõik rahvusarhiivi digiteeritud arhivaalid on kasutatavad Saaga keskkonnas ja/või arhiivide uurimissaalides kohapeal.
kõrvaldamiseks meie ajaloos. Vabariigi Valitsus kinnitas 9. detsembril 1921. aastal Tartu Ülikooli professor A.R. Cederbergi juhitud Arhiivikomisjoni otsuse asutada Riigiarhiiv Tallinnasse ja ajalooline Riigi Keskarhiiv Tartusse. Riigiarhiiv alustas tegevust Riigikantselei alluvuses endise kubermangu-valitsuse arhiivi ruumides Toompeal. Riigiarhiivi esmaseks ülesandeks oli koguda kokku üle riigi järelvalveta laiali asuvad dokumendid ja võtta vastu Venemaalt re-evakueeritud arhivaalid. Riigikogu poolt kinnitatud põhimääruse järgi pidi Riigiarhiiv juhtima ametiasutuste registratuuride ja arhiivide korraldamist, vastu võtma riigiasutustest üle viie aasta vanuseid arhivaale, neid korraldama ja viisteist aastat säilitama ning siis üle andma Riigi Keskarhiivi. Saksa okupatsiooni ajal nimetati arhiiv Eesti Omavalitsuse Tallinna Keskarhiiviks. Märtsipommitamise ajal hävis Maneezi tänava hoone. Seoses Eesti taasiseseisvusega 1991
mittearhiiviaines. Kuni 10-aastase säilitustähtajaga toimikud ei vaja spetsiaalset ettevalmistamist ning võivad jääda hoiule struktuuriüksustesse (vastavalt asutuse võimalustele ja vajadustele). Üle 10-aastase säilitustähtajaga toimikud valmistatakse ette pikaajaliseks säilitamiseks asutuses ja peale kolme aasta möödumist koondatakse säilitamiseks asutuse arhiiviruumi/hoidlasse. Korrastamise käigus võetakse arhivaalid välja registraatorist, kiirköitjast või muust pikaajaliseks säilitamiseks mittesobivast (katkisest, määrdunud, mitte arhiivipüsivast materjalist) ümbrisest. Eraldatakse mittearhiiviaines. Metallkinnitid (kirjaklambrid jms) eemaldatakse. Kinnitusviisist olenemata ei lõhuta tööstuslikke köiteid (nt õmmeldud või klammerdatud kaustikud, registreerimisraamatud jms). Kui põhiline osa dokumentidest on A4 formaadis,
Dokument- mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks Dokumendi elukäik-(elukaar)-dok i loomine kuni selle hävitamine või saadame arhiivi,kuidas reg ida haldamine toimetame, kõik see mis puudutab dokumenti põhineb dokumentide väärtuse muutumises ajas.dokumendi elukäik võib kesta 1aasta,10 aastat või sada aastat jne. . Aktiivses faasi olev dokument läbib elukäigu jooksul kolm faasi:akttivse,poolaktiivse ja mitteaktiivse Dokumendi elukäigu all mõistetakse dokumendi haldamist, alalhoidmist ja kasutamist selle loomise hetkest kuni hävitamise või arhiivi üleandmiseni. Dokumendi elukäik jaguneb etappideks (nt. loomine, registreerimine, kasutamine, säilitamine, jne.), mille käigus teostatakse dokumendiga erinevaid asjaajamistoiminguid ning vastutust dokumendi haldamise eest antakse edasi (nt. töötajalt ...
tulekahjustussignalisat sioonisüsteemiga automaatne Paigaldatud Varustatud Tagatud Joonis 2.8 Valitsusasutuste arhiivihoidla varustus tuleohutuse ja julgeoleku tagamiseks Üheks ennetusmeetmeks dokumendi- ja arhiivihalduse kriiside ennetamiseks on määrata asutusele tähtsamad arhivaalid, mis hädaolukorras tuleks hoidlast esmaselt päästa. Kindlasti tuleks need dokumendid ka arhiivihoidlas märgistada nii, et ka asjatundmatu kõrvaline isik, nt päästetöötaja, saaks need visuaalselt kiiresti tuvastada. Sellise töö on ära teinud kuus ankeetküsitlusele vastanud valitsusasutusest. Üks asutus ei pidanud sellist korraldust vajalikuks, kuna selles asutuses tähtsustatakse kõiki arhivaale võrdselt. Nendest kuuest valitsusasutusest, kes olid oma asutuses ette näinud
esitamine; 2) dokumentide seostamine liigitusskeemiga registreerimise käigus liigitusskeem dokumentide loetelu osaks olev sarjade struktureeritud loetelu metaandmed dokumenti kirjeldavad andmed, mis luuakse ja mida hallatakse dokumendisüsteemis päritoluprintsiip arhiivinduslik põhimõte, mille kohaselt ühe arhiivimoodustaja (provenientsi tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalid kuuluvad kokku ja printsiip) neid ei või segada teist päritolu arhivaalidega sari liigitus-, korrastus- ja kirjeldusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi ja/või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente tegevus kindla väljundiga ühest või mitmest omavahel seotud toimingust koosnev jada asutuse funktsiooni täitmiseks (vt ka funktsioon)
mois.ee/voru/rapina.shtml (viimati külastatud 24.03.2013) Muinsuskaitseamet. 2006. Mälestised 23816 Räpina mõisa peahoone. Kättesaadav: http://register.muinas.ee/?menuID=monument&action=view&id=23816 (viimati külastatud 24.03.2013) Muinsuskaitseamet. 2006. Mälestised 23819 Räpina mõisa park. Kättesaadav: http://register.muinas.ee/?menuID=monument&action=view&id=23819 (viimati külastatud 24.03.2013) Muinsuskaitseamet. 2006. Muinsuskaitseameti digiteeritud arhivaalid. Mälestised. Kättesaadav: http://register.muinas.ee/?menuID=archivalmaterial&action=view&id=729 (viimati külastatud: 30.03.2013) Muinsuskaitseamet. Mälestised 23815 Räpina mõisa vesiveski. Kättesaadav: http://register.muinas.ee/?menuID=monument&action=view&id=23815 (viimati külastatud: 30.03.2013) Muinsuskaitseamet. Mälestised 23817 Räpina mõisa tall-tõllakuur. Kättesaadav: http://register.muinas.ee/?menuID=monument&action=view&id=23817 (viimati külastatud: 30.03.2013)
Täitemenetlus KONTROLLTÖÖ 1. Vara arestimine, hindamine ja hoidmine Eelarestimine Kui võib eeldada, et asi, mida ei või arestida, muutub lähemal ajal arestitavaks, võib selle arestida, kuid asi tuleb jätta võlgniku valdusse. Täitemenetlus eelarestitud asja suhtes võib jätkuda alles pärast asja arestitavaks muutumist. Arestimine Vallasasja arestimiseks kirjutab kohtutäitur asja üles ja keelab selle käsutamise. Arestimise tagajärjeks on võlgnikule keeld asja käsutada ja käsutuskeeldu rikkuv tehing on tühine (TMS § 54). Arestimisakt tuleb võlgnikule kätte anda. Registervara puhul laseb kohtutäitur lisaks kanda registrisse keelumärke näiteks sõidukite, ehitiste, aktsiate jm puhul. Kui keelumärge kantakse registrisse enne arestimisakti üleandmist või kättetoimetamist võlgnikule, loetakse juba märke kandmist arestimiseks. Arestimisega tekib asjale siss...
Akti kinnitab üleandja vahetu töökorraldaja. Akt registreeritakse dokumendiregistris ja säilitatakse struktuuriüksuses, kus toimus üleandmine. Kui akt vormistatakse digitaalselt, siis tagatakse juurdepääs aktile kõigile allakirjutajatele. Säilitamiseks trükitakse akt paberkandjale. Kus hoitakse alatise säilitustähtajaga arhivaale? Alatise ja üle 10-aastase (pikaajalise) säilitustähtajaga arhivaalid antakse üle ülikooli arhiivi kolme aasta jooksul pärast nende loomist või saamist ja nendega seotud asjaajamise lõppemist. Juurdepääsu nendele arhivaalidele reguleerib käesolev asjaajamiskord. Alatisele säilitamisele kuuluvate arhivaalide üleandmine Riigiarhiivi toimub vastavalt arhiivieeskirjale ja seda teeb ülikooli arhivaar. Kes koostab ja millal koostatakse arhivaalide loetelu? Toimikute, millega seotud asjaajamine on lõppenud, põhjal koostatakse arhivaalide loetelu,
direktori, prorektori või rektori poolt määratud üleandmise juures viibivad töötajad. Akti kinnitab üleandja vahetu töökorraldaja. Akt registreeritakse dokumendiregistris ja säilitatakse struktuuriüksuses, kus toimus üleandmine. Kui akt vormistatakse digitaalselt, siis tagatakse juurdepääs aktile kõigile allakirjutajatele. Säilitamiseks trükitakse akt paberkandjale. Kus hoitakse alatise säilitustähtajaga arhivaale? Alatise ja üle 10-aastase (pikaajalise) säilitustähtajaga arhivaalid antakse üle ülikooli arhiivi kolme aasta jooksul pärast nende loomist või saamist ja nendega seotud asjaajamise lõppemist. Juurdepääsu nendele arhivaalidele reguleerib käesolev asjaajamiskord. Alatisele säilitamisele kuuluvate arhivaalide üleandmine Riigiarhiivi toimub vastavalt arhiivieeskirjale ja seda teeb ülikooli arhivaar. Kes koostab ja millal koostatakse arhivaalide loetelu? Toimikute, millega seotud asjaajamine on lõppenud, põhjal koostatakse arhivaalide loetelu,
ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks (Arhiiviseaduse § 4 lg 1). Arhivaal on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teistele isikutele (Arhiiviseaduse § 4 lg 2). Arhivaalidest omakorda moodustavad teatud osa avalikud arhivaalid. Avalikud arhivaalid on riigi- ja kohaliku omavalitsuse organi või asutuse või avalik-õigusliku juriidilise isiku tegevuse tulemusena loodud või saadud arhivaalid, mis on loodud või saadud seaduses või selle alusel sätestatud avalike ülesannete täitmise käigus" (Arhiiviseaduse §-s 5), mille ingliskeelne vaste võiks olla public records. Dokument võib olla mistahes alusmaterjalil (paberil, magnetlindil, filmil, elektroonsel kandjal jm). Loetletud materjale
TALLINNA ÜLIKOOL Digitehnoloogiate Instituut Piret Gilden Arhiivihaldus FILMIARHIIV Referaat Õppejõud: Liivi Aarma Tallinn 2015 1 SISUKORD Sissejuhatus........................................................................................................................................3 Filmiarhiivi ajalugu............................................................................................................................3 Fotode ja filmide kogumine Eesti Riigiarhiivi perioodil................................................................4 Iseseisva arhiivi asutamine.............................................................................................................4 Filmiarhiiv................................................................................................................
säilitamise ajakava muutmise või asendamise võimalus digitaaldokumendi elukäigu mistahes hetkel ühe üldajakava asendamine teisega, üldajakava asendamine individuaalsega, jne. Dokumentide säilitamise käigus tuleb teatud hetkel teha otsus, lähtudes dokumendi säilitusvajadusest ja väärtusest, ning kooskõlas säilitamise ajakavaga, kas eraldada praktilise väärtuse kaotanud dokumendid hävitamiseks, anda arhiiviväärtust omavad arhivaalid üle avalikku arhiivi või korraldada dokumentide edasine säilitamine asutuses või nt. vahearhiivis. Dokumendisüsteemis peavad eraldustoimingud olema rangelt kontrollitud ning nendega seotud otsuseid tuleb dokumenteerida. Dokumentide hävitamine Dokumentide hävitamine on kriitiline toiming, sest see on pöördumatu. Seetõttu saavad avalikud asutused dokumente hävitada vaid avaliku arhiivi loal ja hävitamine tuleb dokumenteerida
kaabelduse paigutus, püsikonsooli asukoht jms); · kui logidest vm andmetest tekib kahtlusi haldussüsteemi turvalisuse kohta; · pärast igat turvaintsidenti, mis puudutab võrguhaldussüsteemi; · kui üldtunnustatud turvalistides on teateid sarnaste süsteemide haldamise turbe probleemide kohta. HG.55 Esemete tõstetud hoidmine serveri- ja arhiiviruumides HG.55 Esemete tõstetud hoidmine serveri- ja arhiiviruumides Unikaalmeede Kõik seadmed, andmekandjad ja arhivaalid, samuti kõik toite- ja andmesidevõrkude osad ning komponendid tuleb serveri- ja arhiiviruumides hoida vähemalt 50 cm kõrgusel põrandast riiulitel, kappidel, seinale kinnitatuna või muudel tarinditel. Nõue on vajalik ootamatu uputuse korral, mis võib seadmeid ja esemeid rikkuda. Lähemal kui 50 cm põrandast on lubatud hoida vaid mööbli, kinnitustarindite, hoonekonstruktsioonide jms osi ning selliseid detaile, mis vett ei karda. Erandina on
• Ei sisalda uue empiirilise materjali kogumist • Näited teoreetilisel uuringul põhinevatest üliõpilastöödest: haridusinnovatsiooni teoreetiliste käsitluste võrdlev analüüs, organisatsioonikultuuri konstrukti kriitika, emotsionaalse intelligentsuse mõiste ajalooline areng DOKUMENTIDE ANALÜÜS • Dokumenteeriv kultuur: iga isiku, sündmuse, nähtuse kohta dokument • Dokument kui uurimisobjekt • Näited: arhivaalid ja ajaloouurimine, statistika ja rahvastikuteadus, päevikud ja psühhoanalüüs, reklaamtekstid ja meediauuringud, romaanid ja kirjandusteadus • Inimest ja ühiskonda saab uurida dokumentide kaudu NÄIDE • P: miks firma keskastme juhtidel väga suur voolavus • H: kohustuste ja õiguste vahekord mõjutab voolavust • M: ametijuhendite ja regulatsioonide analüüs • T: hüpotees leidis kinnitust SISUANALÜÜS
tema turuväärtusele, vaid vara kasutamise võimalikult õiglane peegeldus. Põhivaraobjekti soetusmaksumuse kuluna kajastamisel tuleb arvesse võtta järgmiseid tegureid: * põhivaraobjekti eeldatav kasutusiga * põhivaraobjekti eeldatav jääkmaksumus kasutusaja lõpul. Amortisatsiooni arvestamise seisukohast jaotatakse põhivarad kaheks: * piiramata kasutuseaga põhivarad * piiratud kasutuseaga põhivarad. Piiramata kasutuseaga põhivaradeks on maa, püsiva väärtusega kunstiteosed, arhivaalid, muuseumi eksponaadid, raamatud. Piiramata kasutuseaga põhivarasid ei amortiseerita. Piiratud kasutuseaga põhivarad on kõik muud põhivarad. Aasta amortisatsiooni summa leitakse, kui soetusmaksumus jagatakse eeldatava kasutuseaga.
1. Mõisted Vara - raamatupidamiskohustuslasele kuuluv rahaliselt hinnatav asi või õigus Vara on raamatupidamiskohustuslase poolt kontrollitav ressurss (asi või õigus),mis: (a) on tekkinud minevikus toimunud sündmuste tagajärjel; ja (b) tõenäoliselt osaleb tulevikus majandusliku kasu tekitamisel (mitte äriühingutest raamatupidamiskohustuslaste puhul neile seatud eesmärkide täitmisel). Näiteks materiaalne ese, tegevuslitsents või lepinguline õigus saada teiselt osapoolelt raha või muid varaobjekte, auto, kinnistu, printer, mis tervikuna moodustavad varad. Kohustus raamatupidamiskohustuslasel lasuv rahaliselt hinnatav võlg Kohustus on raamatupidamiskohustuslasel lasuv võlg, (a) mis on tekkinud minevikus toimunud sündmuste tagajärjel; ja (b) millest vabanemine nõuab eeldatavasti tulevikus ressurssidest loobumist. Seni raamatupidamises kasutatud termini asemel oleks keeleliselt korrektsem kasutada terminit kohustis, sest...
omavaheliste sugulussuhete kohta (Must 2000:12). Genealoogia uurimistöö kolmas periood algab 16.sajandiga ning kestab tänaseni. See on aeg, mil kirjalikud allikad hakkasid kajastama praktiliselt kogu rahvastiku eluloolisi andmeid. Algas kirikumeetrikate (kiriku registrid, mis sisaldavad kronoloogilises järjekorras sündide, abiellumiste ja surmajuhtumite sissekandeid) järjekindel pidamine. Aja möödudes lisandusid üha uued materjalid, eelkõige magistraatide arhivaalid ning mitmesugused fiskaalsed (riigikassat puudutavad dokumendid) dokumendid (Must 2000:12). Genealoogiaalaste uurimuste kõrgaeg oli 19. saj: arendati uurimismetoodikat, pöörati suurt tähelepanu allikate kriitilisele kasutamisele, rajati seltse ja ajakirju, aadlike põlvnemislugudele lisaks hakati koostama ka kodanlaste omi (ENE 3:131). 1.3 Suguvõsa uurimine Eestis Eestis alustasid genealoogia-uuringuid baltisaksa aadlikud Saksamaa eeskujul. Baltisakslastelt said
ERALDAMINE: Elukäigu jooksul võidakse dokumendiga sooritada mitu nn eraldamistoimingut · aktiivsest asjaajamisest väljunud dokumendid võidakse teistest eraldada, koondades need arhiiviruumi · toimikud, mida vähem kasutatakse, võib anda ajutiseks säilitamiseks nn vahearhiivi · arhiiviväärtuslikud dokumendid eraldatakse säilitamiseks avalikku arhiivi · arhivaalid, millele antud säilitustähtaeg on möödunud ja kasutamise vajadus lõppenud, hävitatakse Enamasti tähistab arhivaali eraldamine muutust tema haldamises ja lõpetab kas dokumendi elukäigu etapi või terve elukäigu. DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEMI OMADUSED: usaldusväärsus- hõlmatakse süsteemi korrapäraselt, et kõik on tehtud nii nagu peab; Terviklus- dok. kaitsmiseks rakendatud erinevad turvameetmed, kõrvaldada tuleb ohud.
Arhivaalide kogumine Uuendused Väljaanded Õppetegevus Lahtiolekuajad Meist Struktuur Töötajad 2. Meie arhivaalid Arhivaalide ajalugu Osakonnad Kogud Infosüsteem Arhivaalid Otsinguvahendid Tegijad Juurdepääsutingimused Intellektuaalomandi õigused ja andmekaitse 3
01.2011 soetatud vara korral 2000 eurot (ilma käibemaksuta) välja arvatud maa ja hooned, mis võetakse soetusmaksumuses arvele olenemata maksumusest. Väiksema soetusmaksumusega objektide (sh kooliõpikud ja töövihikud ning kontorisse soetatud raamatud) ostuhind kajastatakse üldjuhul perioodikuluna. Erandina on lubatud võtta olenemata soetusmaksumusest põhivarana arvele: 1) kunstiväärtused (kunsti- ja antiikesemed, museaalid, arhivaalid, haruldased raamatud), mille väärtus aja jooksul ei vähene; 2) raamatud ja muud teavikud nendes avalikes raamatukogudes, kus teavikute hoidmine ja väljalaenutamine avalikkusele on põhitegevuseks; Väheväärtuslik vara - vara, mille soetusmaksumus on alates 192 eurost (kuni 31.12.2010 soetatud vara korral) ilma käibemaksuta ja alates 01.01.2011 soetatud vara korral 200 eurost kuni 1999 euroni ilma käibemaksuta ning mida kavatsetakse kasutada pikema perioodi jooksul kui üks aasta
Hindamiskriteeriumid Hindamise läbiviimine Hindamisotsus Dokumentide eraldamine hävitamiseks Hävitamise dokumenteerimine. (hävitamisakt) Arhivaalide üleandmise kohustus ja tähtaeg antakse üle avalikku arhiivi, kelle pädevusse kuulub arhivaalide vastuvõtmine. tuleb avalikku arhiivi üle anda, kui neid ei vajata enam oma ülesannete täitmiseks, kuid hiljemalt 10 aastat pärast arhivaali loomist või saamist. üldjuhul antakse avalikku arhiivi üle mitte vähem kui viie aasta arhivaalid, digitaalarhivaalid sagedamini. Arhivaalide üleandmise toimingud ja üldised nõuded Eraarhivaalide üleandmine avalikku arhiivi Üleandmise dokumenteerimine Üleandmis-vastuvõtmisakt Arhiivikorrastamise põhimõtted Korrastustasandid: arhiivi tasand; sarja tasand; säiliku tasand. Säiliku võib moodustada: ühte sarja kuuluvatest kokku rühmitatud (toimik, mapp, karp jms) arhivaalidest; üksikarhivaalist (kiri, foto jne). Arhiiviskeem Arhivaalide püsivaks säilitamiseks ettevalmistamine
annaabi.ee 
Sisene Facebook'ga
Sisene Google'ga
Sisene LinkedIn'ga
