Anneriin Truu IK22D ARHIIVIMOODUSTAJA KIRJELDUS Arhiivimoodustaja tüüp Asutus Moodustaja nimetus TRÜ Aeroionisatsiooni ja Elektroaerosoolide Probleemlaboratoorium Tegevusaeg 1964 1993 Tegevuskoht Tartu Staatus Tartu Ülikool Struktuur TRÜ rektori käskkirjaga 19. septembrist 1974. a. määrati AEL teaduslikuks juhendajaks dotsent Kalju Kudu ning
põrandast 10-15 cm kõrgusel. Hoidlas on keelatud: -suitsetada -kasutada lahtist tuld -hoida kõrvalisi esemeid, toiduaineid, koristusvahendeid -kasvatada toataimi. ARHIIVI OHUPLAAN Dokumendid on väärtuslikud nii kultuurilises, ajaloolises kui ka majanduslikus mõttes. Arhiivis on dokumendi ainueksemplar, mis tähendab, et õnnetuste puhul on dokumentide asendamine võimatu. Siit vajadus kaitsta dokumente kõikvõimalike ohtude eest. Arhiivieeskiri sätestab arhiivimoodustaja kohustuse koostada ohuplaan · Arhivaalidele tekkida võiva ohu ennetamiseks · Arhivaalide hävimise ärahoidmise tagamiseks. Ohuplaan on dokument, mis määrab õnnetustele reageerimise protseduurid ja kahjustuste likvideerimise meetodid. Ohuplaan näeb ette arhivaalide kaitset, päästmise meetmeid hädaolukordades ja hädaolukorraga kaasnevate tagajärgede likvideerimist. Ohuplaani koostavad kohustuslikult -arhiivid -riigiasutused
(konvertida) korrastamise käigus. Siinjuures eeldatakse, et asutuses toimub konvertimine kvaliteetselt ja kontrollitult, mistõttu faili algne versioon (nt DOC, RTF jms) hoiule andmisele ei kuulu. Alates 1. jaanuarist 2013. a (Asjaajamiskorra ühtsed alused) tuleb asutustel luua üle 10-aastase säilitustähtajaga digitaaldokumendid arhiivivormingus. Arhiivikirjelduse koostamine. Hoiule antavate pikaajaliste digitaaldokumentide tervikkirjeldus koostatakse kahes osas arhiivimoodustaja kirjeldusena ja arhiiviainese (funktsiooni, sarja, toimiku, dokumendi) hierarhilise kirjeldusena. Kirjelduste koostamisel taaskasutatakse UAMis võimalikult palju EDHSis juba olemasolevaid metaandmeid. Kui asjaajamise käigus EDHSi sisestatud metaandmete hulk ja koosseis ei ole piisav dokumentide hilisemaks kasutamiseks digitaalarhiivis, saab kirjeldusi käsitsi UAMis täiendada. Arhiivikirjelduse koostamisel tuleb kasutada vähemalt Arhiivikirjelduse elementide loetelus
3) personali tegutsemine ohu korral; 4) vahendid ja ressursid ohu vältimiseks ja õnnetuse tagajärgede kõrvaldamiseks. 6. Dokumentide hävitamine, millega, miks kuidas? Asutus dokumenteerib oma dokumentide hävitamise hävitamisaktiga. Dokumentide hävitamine § 13. Dokumentide eraldamine hävitamiseks (1) Asutus võib oma dokumendid eraldada hävitamiseks pärast säilitustähtaja möödumist. Arhivaale ei hävitata. (2) Arhiivimoodustaja taotleb avalikult arhiivilt luba oma dokumentide hävitamiseks eraldamiseks juhul, kui dokumentide arhiiviväärtus või selle puudumine pole varem välja selgitatud. (3) Asutus võib dokumendi teabekandja hävitada juhul, kui dokumendis olev teave on üle viidud teisele teabekandjale. Üleviimise protseduur, teostaja, aeg, kasutatud riist- ja tarkvara peavad olema dokumenteeritud ja kontrollitavad ning teabe autentsus,
Arhiivi korrastamisel ja kirjeldamisel peab lähtuma arhivaalide ladestumisest ja kinnistama nende tekkekonteksti. Mida vähem on toimunud muudatusi dokumentide asjaajamises ladestumise ja arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise vahel, seda selgema ülevaate annab arhiiv asutuse tegevusest ja seda kergemini on ta kasutatav uurijate poolt. Kindlasti tuleb silmas pidada kahte põhimõtet: päritolu- ehk provenientsiprintsiipi. Kasutusel alates 1789, koosnes fondidest, mis ütlses, et ühe arhiivimoodustaja dokumendid ei kuulu kokku teise moodustaja materjalidega. Arhivaalide kuuluvus arhiivi ja nende päritolu peab olema selgesti jälgitav ja eristatav. Niimoodi tagatakse arhiivi kadudeta säilimine. Digitaalsete andmekogude osas võib päritoluprintsiibi järgimine tekitada küsimusi. Erinevad asutused kannavad andmeid ühte ja samasse andmekogusse, kasutavad ja töötlevad neid aga hoopiski teised
analüüsida vajadust olemasolevate EDHSi väljade liitmiseks või eraldamiseks. Luua EDHSi väljadele mittevastavatedokumendihalduse metaandmete loendi elementide nimekiri. Saadud nimekirja tuleks analüüsida ning jaotada kaheks elemendid, mille sisu on mingil moel olemas EDHSis kuid ei avaldu metaandmetena ning elemendid, mida EDHSi ei salvestata. Arhiveerimisel kasutatavate metaandmete kooseis Arhiivimoodustaja ja arhiivi kirjeldus. Funktsiooni ja volituse kirjeldus. Sarja ja toimiku kirjeldus. Dokumendi kirjeldus. Faili tehnilised metaandmed. Failide arhiivivorming Avatud. Laialdaselt toetatud. Suure kasutajaskonnaga. Failide kasutamiseks on olemas tasuta rakendused või liidesed. Standardiseeritud. Failide konverteerimine Kui asutus otsustab dokumentide loomisel kasutada muid vorminguid peale arhiivivormingutesse, ehk teostada failide
Töölepingud- 10a Riskianalüüsi tulemused- 55a Tööõnnetused- 55a Lõppenud juriidilise isiku dokumendid- 10a 2. Millised asutused lähtuvad oma tegevuses arhiiviseaduse ja arhiivieeskirja nõuetest, kellele kehtivad dokumendihalduse standardid Riigi asutused ja kohalikud omavalitused, avalik-õiguslik juriidilised isikud, eraõiguslikud organsatsioonid ja üksikisikud 3. Rahvusarhiivi tegevused hindamise läbiviimisel (kes on arhiivimoodustaja, kuidas selgitatakse välja arhivaalid) Arhiivimoodustaja on asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale. Arhiivimoodustaja esitab dokumentide liigitusskeemi rahvusarhiivile kooskõlastamiseks, ja tema dokumentidest selgitatakse välja arhivaalid., need dokumendid mis saavad arhiiviväärtuse antakse üle rahvus arhiivile. 4. Arhiivihalduse mõiste ja tegevused, mida arhiivihaldus hõlmab (millal tekib arhiiv, kuidas
dokumendi- või teabekogu, kehtib eeskiri „Arhiiviseaduses” sätestatud ulatuses vastavalt seaduses või asutuse põhimääruses või põhikirjas sätestatule. § 2. Mõisted (1) Käesolevas eeskirjas kasutatakse mõisteid järgmises tähenduses: 1) arhiiv on asutuse või isiku dokumentide terviklik kogum; 2) avalik arhiiv on arhiiviasutus Rahvusarhiivi ja kohaliku omavalitsuse arhiivi tähenduses; 3) arhiivimoodustaja on asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale. (2) Käesolevas eeskirjas mõeldakse dokumentide all ka arhivaale, kui ei ole sätestatud teisiti. 2. peatükkArhiivi moodustamine § 3. Arhiivi moodustamise põhimõtted (1) Arhiivi moodustamisel lähtub asutus: 1) päritolupõhimõttest, mille kohaselt ühe asutuse dokumendid kuuluvad kokku ja neid ei või segada teist päritolu dokumentidega;
Kõige selle taustal oli arhiivinduse süsteem oma arengus jõudnud kriisi, mis avaldus dokumentide korrastamise põhimõtetes, sest kehtinud pertinentsiprintsiip ei toiminud enam kogunevate dokumentide hulk oli kasvanud, iga dokumenti ei saanud hoida täiesti iseseisva üksusena, puudus oli arhivaaridest. Provenientsiprintsiibi väljakujunemine ja mõiste sisu. Revolutsiooniks arhiiviteoorias loetakse provenientsiprintsiibi väljatöötamist ja rakendamist. Provenientsiprintsiip ühe arhiivimoodustaja tegevuse tulemusena loodud või saadud arhivaalid kuuluvad kokku ja neid ei segata teistsuguse päritoluga arhivaalidega. Arhiivimoodustajaks (või ka fondimoodustaja) on asutus või isik, kelle tegevuse tulemusena arhiiv on moodustunud. Säilitatakse võimalikult samasugune struktuur nagu see oli korraldatud asutuses. Sellise meie jaoks lihtsa tõe arhivaar peab üles näitama austust arhiivi looja ning asjaajamise terviklikkuse vastu ("respect de fonds"), ütles 1841
dokumenditöö korraldamist. Asjaajamiskorra peamine ülesanne on esitada asutuse dokumendihalduse poliitikad ja vastused Dokumendihaldus on üksikdokumendiga selle elukäigu haldamiseks teostatavad toimingud. Dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Dokumentide loetelu on arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks koostatud loetelu. Sari on liigitusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Plank on kilndla formaadiga trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on trükitud koostatavate dokumentide püsielemendid ja jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks
Kui arhivaalide hoidmine tööruumides pole turvaline ja hoidlas ruumi jätkub, on õigem ka lühiajalise säilitustähtajaga arhivaalid anda hoidlasse. Üleandmise põhimõte pannakse kirja organisatsiooni asjaajamiskorras. Arhiivikorrastamisega · Valmistatakse arhivaalid ette üleandmiseks arhiivihoidlasse · Soodustatakse juurdepääs arhivaalidele · Tagatakse arhivaalide otstarbekas säilitamine. Korrastamisel lähtutakse · Provenientsiprintsiibist Ühe arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalid kuuluvad kokku, neid ei või segada teist päritolu arhivaalidega 3 · Registratuuriprintsiibist Säilitatakse arhiivimoodustaja asjaajamise käigus tekkinud korraldus, olemasolevad seosed, viited arhivaalide vahel, et teha kindlaks arhivaalide loomise või saamise kontekst. Arhiivi võimalikud korrastajad on: · Töötaja, kelle tegevuse käigus toimik tekkis · Arhiivi eest vastutav isik
4. piirdaatumid 5. toimikute või muu üksuste hulk 6. dokumentide säilitustähtaeg 7. viide õigusaktidele, mis reguleerivad dokumendi säilitamist või hävitamist, kui need on olemas 8. märge hävitamise viisi, aja, koha ja läbiviija kohta. Arhivaalide korrastamise põhimõtted ja tasandid - Arhiivikorrastamisega võimaldatakse: *arhivaalide üleandmine arhiivi; *arhivaalide säilimine; *juurdepääs arhivaalidele. Ühe arhiivimoodustaja arhivaalid korrastatakse üheks arhiiviks olenemata dokumendi tüübist, liigist või teabekandjast. Korrastustasandid Arhiivikorrastamisel kasutatakse hierarhilist struktuuri, mille peamised korrastustasandid on: *arhiivi tasand; *sarja tasand; *säiliku tasand. Arhivaalide ettevalmistamine püsivaks säilitamiseks Paberarhivaalide korrastamisel arhiivi üleandmiseks: 1. võetakse arhivaalid välja säilitamiseks mittesobivast ümbrisest; 2
Sotsiaalne kord, mis reguleerib inimeste omavahelisi suhteid, ühe riigi sunninormide kogumik. ÕIGUSAKT juriidiline dokument, millel on õiguslik tähendus ja mis toob kaasa teatud õigusi ja kohustusi. Õigusakti liigid: üldakt ja üksikakt ARHIIV-asutuse või isiku dokumentide terviklik kogum. Arhivaalide kogumise, säilitamise, korrastamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasut. AVALIK ARHIIV on arhiiviasutus Rahvusarhiivi ja kohaliku omavalitsuse arhiivi tähenduses; ARHIIVIMOODUSTAJA on asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale. SÄILIK on korrastusüksus arhivaalide haldamiseks. Säiliku võib moodustada: ühte sarja kuuluvatest kokku rühmitatud (toimik, mapp, karp jms) arhivaalidest; üksikarhivaalist (kiri, foto jne). Paberdokumentide füüsilise haldamise üksus avalikus arhiivis (toimik, mapp vms) NIMISTU on arhiivikirjelduste kogum. Nimistu on arhivaalide peamine otsi- ja juurdepääsuvahend avalikus arhiivis.
Arhivaalide üleandmise toimingud ja üldised nõuded Eraarhivaalide üleandmine avalikku arhiivi Üleandmise dokumenteerimine Üleandmis-vastuvõtmisakt Arhiivikorrastamise põhimõtted Korrastustasandid: arhiivi tasand; sarja tasand; säiliku tasand. Säiliku võib moodustada: ühte sarja kuuluvatest kokku rühmitatud (toimik, mapp, karp jms) arhivaalidest; üksikarhivaalist (kiri, foto jne). Arhiiviskeem Arhivaalide püsivaks säilitamiseks ettevalmistamine Arhiivikirjeldamisega luuakse arhiivimoodustaja arhiivi täpne esitus ning antakse ülevaade arhiivimoodustamisest. Arhiivikirjeldamisega võimaldatakse: arhiivimoodustaja arhivaalide tekkekonteksti mõistmine; juurdepääs arhivaalidele. · Arhiivikirjeldamise meetod ja kirjeldustasandid · Kirjelduselemendid Arhivaalide säilitamise alused Nõuded hoidlale Nõuded arhivaalide kasutamisele Ohuplaneering Arhivaalide konserveerimine Juurdepääsu korraldamise põhimõtted: avalikus arhiivis või selle veebikeskkonnas
Dokumendihaldusprotsessid. Dokumentide metaandmed. Osa 1: Põhimõtted". · EVS 8:2000 "Infotehnoloogia reeglid Eesti keele ja kultuuri keskkonnas" · EVS882 -1:2006 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri". II Asutuse individuaalsed · Asjaajamisjuhend · Toimikute/dokumentide loetelu Dokumentide loetelu kehtestatakse tähtajatult asutuse struktuuri ja allüksuste kaupa. Dokumentide kohta märgitakse vähemalt: 1. arhiivimoodustaja nimi 2. osakonna või funktsiooni tähis ja nimetus 3. sarja tähis ja nimetus 4. säilitustähtaeg või arhiiviväärtus Dokumentide loetelu võib täiendada dokumentide haldamiseks vajalike lisaandmetega, näiteks sarja moodustavate dokumentide piirdaatumid, toimikute või muude üksuste arv, juurdepääsupiirang, asukoht või vastutav struktuuriüksus. Dokumentide liigituse põhiüksuseks dokumentide loetelus on sari.
Suur hulk Eestile tähtsaid dokumente ja arhivaale on ka hävinud või hävitatud, evakueerimisega kaduma läinud laiali tassitud sõdade ja revolutsioonide käigus ning seoses sagedaste võimuvahetustega. Arhiivid pole üksnes dokumentide hoidlad, vaid ka publitseerimise ja teadustöö keskused, kus töötab järjest enam kõrge akadeemilise kvalifikatsiooniga inimesi.28 Arhiivide kirjeldamine ja arhivaalide kasutuspiirangud Arhiiv korrastusüksusena on arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum. Arhiiv koosneb üldjuhul ühe arhiivimoodustaja arhivaalidest. Arhiivikirjeldamise aluseks on Rahvusvahelise Arhiivinõukogu (International Council on Archives) poolt heakskiidetud üldine rahvusvaheline arhiivikirjeldusstandard ISAD(G): General International Standard Archival Description.29 Demokraatlikes maades on juurdepääs avalikele arhiividele vaba, välja arvatud erandid, mis
3 Terminid ja määratlused Peatükk esitab juhises kasutatud põhilised erialaterminid ja nende määratlused. Määratlused ei kujuta endast legaaldefinitsioone (v.a seal, kus näidatud), vaid aitavad tekstist paremini aru saada. autentsus dokumendi algsete omaduste (sisu, struktuur ja kontekst) säilimine läbi aja andmekogu tarkvaraliste vahenditega loodud korrastatud andmete kogum arhiiv arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum arhiiviasutus arhivaalide kogumise, säilitamise ja kasutamise võimaldamisega (avalik arhiiv) tegelev asutus arhiivihaldus dokumentide haldamise tegevused, mille hulka kuuluvad säilitus tähtaja määramine, säilitamine, hävitamiseks eraldamine, arhiivi üleandmiseks korrastamine ja kirjeldamine.
Ajatempel - tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud andmete kogum, mis tõendab dok olemasolu kindlal ajahetkel. Andmed - isikuandmed «Isikuandmete kaitse seaduse» tähenduses või muud andmed, mida töödeldakse andmekogus riigi, kohaliku omavalitsuse või avalikke ülesandeid täitva eraõigusliku isiku ülesannete täitmiseks. Andmed- inimesele/masinale arusaadaval kujul formaliseeritud (erilisel viisil vormindatud) info esitlusviis, mida saab kasutada suhtluseks, tõlgendamiseks, säilitamiseks või töötluseks. Andmekogu - riigi, kohaliku omavalitsuse või muu avalikõigusliku juriidilise isiku või avalikke ülesandeid täitva eraõigusliku isiku infosüsteemis töödeldavate korrastatud andmete kogum, mis asutatakse ja mida kasutatakse seaduses, selle alusel antud õigusaktis või rahvusvahelises lepingus sätestatud ülesannete täitmiseks. Andmesubjekt - isik, kelle isikuandmeid töödeldakse. Arhiiv - asutuse või isiku dok ter...
Põhiüksus on dokumendisari. Koostamise põhimõte on 1. Funktsiooni või struktuuripõhine 2. Tähtajatu 3. Dokumentide liigitusüksus on sari Sari on organisatsiooni ülesannete täitmise käigus tekkinud üheliigiliste või üheotstarbeliste arhivaalide kogum, mida on võimalik hallata tervikuna. Toimik on asjaajamisperioodi jooksul sarjas tekkinud dokumentide kogum nende füüsiliseks haldamiseks. Ühe toimiku maht ca 250-300 lehte. Dokumentide loetelu muudetakse kui 1. Arhiivimoodustaja ülesannete või struktuuri muutmise tulemusena tekkivad uued dokumentide sarjad 2. Kui muutud dokumendisarjale kehtestatud säilitustähtaeg 3. Avaliku arhiivi motiveeritud ettepaneku alusel Uus dokumentide loetelu koostatakse kui 1. Struktuuris või ülesannetes toimuvad ulatuslikud muudatused, mille tagajärjel muutuvad asjaajamiskord ja dokumentide koosseis Dokumentide loetelu kasutatakse 1. Dokumentide tähistamiseks 2. Dokumentide ülesleidmiseks 3
arhivaalidest; o üksikarhivaalist (kiri, foto jne). 7. Mis on liigitusskeem? Asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. 8. Nimeta, missugused on põhilised dokumentide ja arhiivi haldamise protsessid (vt: RA juhis Dokumendi- ja arhiivihaldus. 2009, skeem lk. 22) Protsessid võivad toimuda paralleelselt või siin toodust teises järjekorras. 9. Kes või mis on arhiivimoodustaja? Asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale. 10. Mis on asjaajamiskord? Alusdokument asutuse asjaajamise ja dokumendihalduse korraldamiseks. Kehtestab asutuse juht. 11. Mis on dokumentide loetelu? Asutus kehtestab oma tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide haldamiseks dokumentide loetelu, mis sisaldab vähemalt liigitusskeemi, säilitustähtaegu ja juurdepääsu tingimusi. 12. Mis on dokumentide hõlmamise eesmärk?
Arhiivide avanemine 1990ndate aastate alguses tõi kaasa juurdepääsu peaaegu kõikidele arhiividesse jõudnud dokumentidele, kusjuures ei tehtud vahet, kas dokumendid sisaldasid kellegi õigusi ja huve riivavaid andmeid või mitte. Seoses eelpool tooduga hakati 1990ndate keskel seadusi muutma. Tänapäeval tuleb arhiividel suures osas tegeleda isikuandmete kaitsega, kuna suure osa arhivaalidest moodustavad isikualase teabega dokumendid. Sellistele dokumentidele juurdepääs on seaduse või arhiivimoodustaja muudest vajadustest lähtuvatel alustel piiratud. Juurdepääs ametlikele dokumentidele on demokraatlikes riikides tagatud reeglina põhiseadusega. Demokraatlikus riigis ligipääs dokumentidele on üks osa kodanikuõigustest, mida on võrreldud hääleõigusega. Olukorrad, mil probleemi lahendav informatsioon on olemas, juurdepääs sellele tekib aga alles aastakümnete pärast, on ebaloomulik. Ebademokraatlikes maades on juurdepääsupiirangute regulatsioonid laialivalguvamad.
7 seepärast säilitatakse püsivalt arhivaalidena. Dokumentide hindamise peamiseks eesmärgiks on Eesti ühiskonnale ja üksikisikutele olulise teabe võimalikult otstarbekohane väljavalimine (Rahvusarhiiv5, 2015). Arhiiviväärtuse väljaselgitamisel arvesta rahvusarhiiv järgmiste hindamiskriteeriumitega: · arhiivimoodustaja ja funktsiooni olulisus; · teabe uurimispotentsiaal; · ajaraam; · teabe unikaalsus ja selle kasutatavus; · seotus teise teabega; · kogumistraditsioon; · vajaminev ressurss teabe säilitamiseks (Rahvusarhiiv5, 2015). Avalikud arhivaalid tekivad avalikke ülesandeid täitvatel asutustel. Sellisteks asutusteks on põhiseaduslikud institutsioonid, valitsusasutused, valitsusasutuste hallatavad asutused, avalik-
(al. 3 a. kuni alatiseks hoidmiseni) , viis (teabekandja: paber, elektrooniline), kes vastutab, kellel on ligipääs. · Süstematiseerimine sarjadesse · Indekseerimiseks · Ülesleidmiseks · Säilitustähtaegade määramiseks Dokumentide liigitamine: · Funktsiooniti (mis on eesmärk) · Struktuuripõhiselt (osakondade kaupa) · Liikide järgi (avaldused pannakse kõik ühte pakki) Dokumendi loetelu väljad: · Arhiivimoodustaja nimi · Osakonna või funktsiooni tähis ja nimetus · Sarja tähis ja nimetus · Säilitustähtaeg või arhiiviväärtus Keelereeglid (keeleabi) Kuupäevad- 21.12.2012 a. ei tule järgi ; 21. detsember 2012 ; 1. jaanuaril 2013 algab uus aasta Telefoninumbrid- +372 567 5678 (lugemist alustatakse tagant poolt, neli ja ülejäänud) Hinnad- EUR (valuuta lühend, seda ei tohi kasutada), euro või (eurotähis) on parem, 25 75 s, .- tähendab, et sente ei ole, 2,00 raamatupidamises
Eesti õigusaktid ei kasuta küll terminit liigitusskeem, kuid asjaajamise praktikas põhinevad nii dokumentide loetelu, arhivaalide loetelu kui ka arhiiviskeem asutuse tegevuste liigitusel ja liigitusskeem on nende loetelude tähtis mõtteline koostisosa (lisaks sarjadele kehtestatud säilitustähtajale ning võimalikele teistele ohjevahenditele, näiteks juurdepääsupiirangud, asukohaviidad, jne.). Eestis kehtiva korra kohaselt võib ühe arhiivimoodustaja eri osadel olla omaette dokumentide loetelu, mis tingib dokumendisüsteemides mitme liigitusskeemi üheaegse kasutamise nõude. Dokumentide seostamine liigitusskeemiga tähendab praktikas liigitusüksuse viiteandmete (sarja tähis ja pealkiri) lisamist dokumendi metaandmete hulka dokumendi hõlmamise ja registreerimise protsessi käigus. Hierarhilise liigitusskeemi üksusteks on tüüpiliselt sarjad ja nende osad (allsarjad). Mõne asutuse puhul luuakse ka
annaabi.ee 
Sisene Facebook'ga
Sisene Google'ga
Sisene LinkedIn'ga
