juurdepääsu võimaldamisest keeldumise alused, teabele juurdepääsu korraldamise üle riikliku järelevalve teostamise korra. 2. Kuidas loetakse ,,adressaadiks" tulenevalt märgukirjale ja selgitustaotlusele vastavat seadust? Adressaat käesoleva seaduse tähenduses on riigi- või kohaliku omavalitsuse või muu avalik- õigusliku juriidilise isiku asutus, organ, ametnik, töötaja või kollegiaalorgani liige. 3. Dokumendihalduse valdkonna standardid: ISO 15489:2004 4. Kes on AvTS järgi teabenõudja? Teabenõudja võib olla eraisik või juriidiline isik. Teabenõudja võib olla iga isik kes esitab teabevaldajale teabenõude käesolevad seaduses sätestatud korras. 5. Kuidas võib teabenõude esitada? suuliselt ja kirjalikult 6. Sisemised dokumendihaldust reguleerivad normdokumendid asjaajamise kord, dokumentide loetelu, dokumendihalduse kord, ametijuhendid,
EKSAMIKS 1. ORGANISATSIOONI DOKUMENDIHALDUSE KORRALDAMINE Põhimõisted Dokument – on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on saadud või loodud asutuse või isku käigus. Tõestusväärtus – võime kajastada funktsioonide täitmist või tehingute läbiviimist, dokument on autentne või usaldusväärne. Teabeväärtus – dokumendis sisalduvad andmed sündmuste, isikute jms kohta. Dokumendiga seotud isikud – autor (organisatsioon), adressaat/saaja, koostaja(annab sisu), vormistaja, allkirjastaja, dokumendisüsteemi haldur. Metaandmed – dok. kirjeldavad andmed, mis luuakse dokumendi süsteemis. Andmed dok registreerimise ja haldamise ajaloo kohta. Dokumendi liik – tuleneb dokumendi sisu ehitamise viisist ja vormielementide kasutmisest (nt kiri, protokoll, avaldus) Dokumendi elukäik – kõik tegevused dokumendiga alates tema loomisest või saamisest kuni hävitamiseni või säilitamisele eraldamisele Etapid: 1. planeerimine 2. loomine või saamine ...
Kordamisküsimused kontrolltööks dokumendihalduse alused 1. Dokument (laiemas tähenduses) jäädvustatud informatsioon või objekt, mida saab käsitleda tervikuna kasutatav inimtegevuses 2. Dokument (kitsamas tähenduses) Mistahes teabekandjale jäädvustatud informatsioon, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks 3. Dokumendihaldus
Asjaajamiskord sätestab: Dokumentide loomine (vormistamise nõuded) Dokumentide registreerimine (protseduurireeglid) Dokumentide menetlemine ja hoidmine asutuses Asjaajamise üleandmine Seadusega on sätestatud avalik-õiguslike organisatsioonide asjaajamiskord. Eesti Haridusinfosüsteemis säilitatakse andmeid 75. aastat. Asjaajamise õiguslik keskkond Dokumentide täthtsuse tõttu reguleeritakse ja juhendatakse nende haldamist: Riiklike dokumendihalduse normdokumentidega Seadustega Vabariigi Valitsuse määrustega Standarditega Riigikantselei juhendmaterjalidega Rahvusarhiivi juhistega Arhiivieeskiri: ...juhtnöörid dokumendite liigitamise, neile säilitusaegade määramise, alalhoidmise ja säilitamise, juurdepääsu võimaldamise, korraldamise ja kirjeldamise, hävitamise ja avalikku arhiivi üle andmise kohta
TALLINNA MAJANDUSKOOL Ametnikutöö osakond Kärol Järviste SR 131 DOKUMENDIHALDUSE PRAKTIKA Praktikaaruanne Juhendaja: Anne Ilp Rapla 2014 SISUKORD SISSEJUHATUS Dokumendihalduse praktika sooritasin Tallinnas Sotsiaalkindlustusametis. Enamiku aja viibisin arstliku ekspertiisi osakonnas ning ühe nädala Tallinna büroo ja klienditeeninduse majas. Peamiseks tegevuseks oli praktika jooksul arhiivi korrastamine isikute toimikute sorteerimise näol. Lisaks oli palju muid väiksemaid ülesandeid, näiteks posti sorteerimine, spetsialistide vahel toimikute jagamine ning sissetulevate dokumentide registreerimine. Minu aruande eesmärk on anda ülevaade oma praktika kohta ning analüüsida kogemusi, mida selle aja jooksul omandasin. Lisaks anda omapoolne hinnang tehtud töö ning asutuse kohta – millised olid lootused ja ootused ning milline oli tegel...
loetelu koondnimetus. Dokumendiringlus dokumentide liikumine asjaajamise/töövoo käigus. Dokumendisüsteem infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendisüsteemi komponentideks on: dokumendid, protsessid, tehnoloogia ja inimesed. Dokumendi elukäik kontseptsioon, mis hõlmab a) ajalist kestust dokumendi loomisest või saamisest selle hävitamise või arhiiviasutusse andmiseni ning b) dokumendihalduse toiminguid selle aja kestel. Dokumendivahetuskeskus (DVK) on elektrooniliste dokumendihaldussüsteemidele keskne komponent (infosüsteem), mille ülesandeks on hajutatult paiknevate EDHS-ide liidestamine X-tee vahendusel. Dokument mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks.
Klassifikatsiooni valik sõltub organisatsiooni tegevusest, tehtava töö liikidest, organisatsiooni suurusest ning muidugi kohustuslikest normatiivide nõuetest. Edasi on vaja grupeerida dokumendid, mis kuuluvad erinevate dokumendiliikide alla ühise liigitusskeemi järgi. See laseb vähendada dokumentide ringlusskeemide hulka, samuti aitab see määrata ühised reeglid dokumentide jaoks, milledel on sarnane liikumisskeem (ringlus). Viimane etapp dokumendihalduse välja töötamisel on olemasolevate skeemide täiendamine tegevustega, mida näevad ette normdokumendid. Et dokumendihaldus oleks efektiivne, on vaja määrata kõige sobilikum meetod, et realiseerida normdokumentide nõudmised organisatsioonis. Näiteks dokumentide identifitseerimist ühe organisatsiooni jaoks võib realiseerida rakendades infosüsteemi, teise jaoks aga personali manuaalse töö arvelt.
DOKUMENDIHALDUSE KORRALDAMINE ASUTUSES Töö eesmärk: tutvuda asjaajamist/dokumendihaldust reguleeriva riikliku normdokumendiga ja mõista dokumendi juriidilist keelt. Töö käik: töö tegemiseks moodustage rühmad, kuhu kuulub 4-5 üliõpilast. Ülesanne: kasutades Vabariigi Valitsuse 26. veebruari 2001. a määrust nr 80 «Asjaajamiskorra ühtsed alused» leidke vastused alljärgnevatele küsimustele (määruse teksti sõna-sõnaline kopeerimine ei ole lubatud): 1) Mis on dokumendiringluse kord ja miks on seda asutuses vaja? · Kindel nõu eri dokumendirühmade liikumisele alates nende loomisest ja kuni väljasaatmiseni või arhiivi üleandmiseni. · Dokumendiringluse eesmärk on piirata dokumentide põhjendamatuid ümberpaigutusi. 2. Millised nõuded esitatakse asutuse dokumendihaldussüsteemile? · Dokumendiringlus peab olema operatiivne. Dokumendid peavad olema vormistatud korre...
TALLINNA MAJANDUSKOOL Ametnikutöö osakond SR SEKRETÄRITÖÖ PRAKTIKA Praktika aruanne Juhendaja: Tallinn 2012 SISSEJUHATUS Dokumendihalduse praktika sooritasin firmas (firma nimi)I, kus olin praktikant sekretär- juhiabi ametikohal. Kuna tegemist on väikefirmaga, siis on sekretär-juhiabil tööülesandeid päris palju. Peamiseks tegevuseks oli klientidega suhtlemine - pakkumiste vastuvõtmine ning nende vormistamine ehk siis suhtlemine klientidega nii telefonitsi kui ka e-kirja teel, harvemal juhul ka tavaposti teel. Järgmine juhiabi vastutusvaldkond oli dokumendihaldus ning arhiiv. Kuna tegemist on projekteerimisfirmaga, siis oli vaja tegeleda päris paljud paberkandjal dokumentide, plaanide ja joonistega. Lisaks eelenevale tuli tegeleda päris paljude jooksvate ülesannetega, mida firma tegevjuht juhiabile usaldas. Minu praktika analüüsi eesmärk on tuua välja erinevad t...
faktide või tegevus tõestamiseks. 2. Nimeta asjaajamise korraldust reglementeerivad riiklikud normdokumendid! Arhiiviseadus; avaliku teabe seadus; digitaalallkirja seadus; keeleseadus; isikuandmete kaitseseadus; märgukirjale ja selgitustaotsusele vastamise seadus 3. Millised on ettevõtte asjaajamist reglementeerivad sisemised normdokumendid? Asjaajamisekord; dokumentide loetelu ja dokumendihalduse kord; töövoogude (tööprotsesside kirjeldused); arhivaalide loetelu; sisekorraeeskiri; ametijuhendid 4. Milline haldusdokument tuleb arhivaalide hävitamiseks koostada? 5. Kuidas kujundada õigesti kontaktandmeid kirjaplangil? Alumises veerus on soovitatav paigutada plokkidena 6. Mitmes eksemplaris allkirjastatakse ametikiri? 2eksemplaris:originaal ja ärakiri 7. Mitu allkirjastajat on käskkirjal? 1 v.a viisad 8
See on osa rahvuslikust kultuuri- pärandist ning seda säilitatakse püsivalt. Avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud arhivaal antakse üle RA. Arhivaar- isik, kes töötab arhiivis ja korraldab arhivaale Asjaajamine- dok loomine, registeerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleviimiseni arhiivi. Tegevused isiku v organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja dokumenteerimiseks. Asjaajamiskord- alusdokument asutuse asjaajamise ja dokumendihalduse korraldamiseks. Asutuse dokumendiregister - digitaalselt peetav andmekogu, mida asutusse saabunud ja asutuses koostatud dok registreerimiseks ja neile juurdepääsu tagamiseks peab riigi- või kohaliku omavalitsuse asutus või avalik-õiguslik juriidiline isik. Asutuse dokumentide loetelu - asutus kehtestab oma tegevuse käigus loodud või saadud dok haldamiseks dok loetelu, mis sisaldab vähemalt liigitusskeemi, säilitustähtaegu ja juurdepääsu tingimusi.
eest vastutab üldjuhul sekretär. Info ja andmete korrektne säilitamine ja kasutamine organisatsioonis on tavaliselt reglementeeritud riiklike normdokumentidega, väljatöötatud juhistega ja juhendmaterjalidega. Kindlasti tuleb arvestada andmete töötlemisel oma ettevõtte tegevust reguleerivate õigusaktidega. Dokumentide hoidmise ja säilitamisega kaasnevad riskid, mis tõttu tuleb laitmatult määratleda vastutused ja dokumendihalduse protsessid. Dokumendihalduse põhjalikkuse ja korrektuse tähtsus tõuseb ajaga. Ilmselt on põhjused interneti kiires arengus, küberkuritegude tempokas kasvus ja informatsiooni üldises ülekülluses, kindlasti soodustab seda ka inimeste suurenev teadlikkus oma õigustest ning organisatsioonide kohustustest ning keeldudest. Korralik andmete süstematiseerimine aitab eristada ebaolulikku olulisest ja kergendab relevantselt organistasiooni tööd.
hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi. Asjaajamine peab organisatsioonis tagama (6): 1.dokumentide loomise 2) registreerimise 3)edastamine 4) süstematiseerimine 5)hoidmine 6)kasutamine nende üleandmiseni arhiiv 1. kiire ja korrektse ligipääsevuse dokumentidele 2.dokumentide optimaalse koosseisu 3. dokumentide vastavuse õigusaktides 4. dokumentide säilivuse seniks kuni need asutuse arhiivi pannakse Dokumendihaldust korraldavad organisatsioonis mõningal määral dokumendihalduse teenistus; kõik töötajad, kes dokumentidega kokku puutuvad ja et kõik sujuks mõeldakse dokumendihalduse kord läbi ja juhtkond kehtestab vastava korra. Asjaajamiskorra esmase koostamise protseduurireeglid: koostaja: · asjaajamise korraldust reglementeerivate õigusaktidega tuvumine · asutuse asjaajamise korralduse analüüsimine · juhtkonna tutvustamine analüüsi andmete- ja oma visioonigia vajalikest muudatustest
selleks loodud süsteem. Asjaajamiskultuur on üheks osaks organisatsiooni kultuurist, see mõjutab juhtimisülesannete täitmise kvaliteeti ja juhtimistöö efektiivsust. Organisatsiooni igapäevatöö tulemusena tekib hulgaliselt dokumente, mis sisaldavad informatsiooni ja mida tuleb töödelda ning hallata. Osa informatsioonist on oluline, osa mitte. On, mida hävitada ja on, mida säilitada. Aja möödudes on dokumendihalduse korralduse tähtsus kasvanud - meid ümbritseb info, andmed, mida tuleb hoida, säilitada. Info hoidmise ja säilitamisega kaasnevad riskid, mis toovad endaga kaasa vajaduse veel hoolikamalt antud valdkonda reglementeerida: määratleda vastutused, dokumentide loomise protsessid. Dokumendihalduse valdkonna korralduse eest vastutab sekretär - asjaajamise eest vastutav isik. Sõltumata ametinimetusest on asjaajaja töö muutunud - tehniline töö on asendunud sisulise
.......................................................................................6 2.1Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele................................................................6 2.1.1Riiklik sektor...............................................................................................................6 2.1.2Erasektor.....................................................................................................................6 3Elektroonilise dokumendihalduse praegused probleemid ja lahendused..................................8 Kokkuvõte...................................................................................................................................9 Kasutatud kirjandus...................................................................................................................10 Otsingusõnade loetelu...............................................................................................................11
AS Koolielu Pr Mari Maasikas Teie 12.03.2012 nr 3 OÜ Rahvapidu Kuuse 14 Meie 13.03.2012 nr 6 12345 TALLINN Ruumide rentimine Lugupeetud proua Maasikas Olles varem Teie rendiruume kasutanud ning rahul Teie pakutava teenusega sooviksime teha Teiega ka seekord koostööd Kas oleks võimalik 20.aprillil 2012 rentida koolitussaali 50-le inimesele ajavahemikul 12.00 16.00 ? Jääme ootama Teie vastust Koostööd soovides Taavi Tamm Personalijuht Taavi Tamm 650 2567 [email protected] Kuuse 14 Telefon 654 2567 12345 TALLINN E-post [email protected] Internet www.koolielu.ee
Katrin Kubja 20 Oktoober 2018 Dokumendihalduse tähtsus ettevõttes Dokumendid ning nende teke on iga ettevõtte tavapärase äritegevuse tulem. Mõistetavalt on väiksematel ettevõtetel dokumente vähem ning suurematel kordades enam, kuid see ei vähenda vajadust andmeid korrastada ning säilitada ja seda nõuab ka seadus. Sellest tulenevalt on äärmiselt oluline korraldada ettevõttes korrektne ning süstematiseeritud dokumendihaldus, mis vastavab kehtivatele dokumendihalduse normatiividele ning võimaldab neid organiseeritult, vastavalt seaduses ettenähtule, säilitada. Säärane haldus tagab asutuse tegevusprotsesside korrektse kajastatuse ning selle läbipaistvuse, kaitseb teaberessursse ning maandab ka tegevusega seotud riske. Kindlasti on vajalik arusaam, millised dokumendid on aktiivsed ning millised mitteaktiivsed ja tuleks suunata arhiveerimisele. Korrektsest haldusest tulenevalt kujutavad dokumendid endast
3. Kuidas jaguneb dokumendiplangi pind Veerised ja täidetav pind 4. Dokumendiplangi veeriste laiused: Vasak- 3 cm Parem- 1,5 cm Ülevalt- 1,2 cm Alt- 1,2 cm 5. Kuidas nimetatakse dokumendi väljade ja elementide vaadet arvuti või seadme ekraanil või paberkandjal? Esitlusvorm 6. Nimeta tõendusväärtusega dokumentide omadused (EVS-ISO 15489-1:2017) Autentsus, usaldusväärsus, kasutatavus, terviklikus 7. Nimeta dokumendihalduse olulisemad normdokumendid (seadus, määrus, juhis, standard) AÜA, Arhiiviseadus, standard EVS-ISO 15489-1:2017 8. Nimeta dokumendisüsteemi omadused vastavalt EVS-ISO 15489-1:2017 Usaldusväärsus, turvalisus, vastavus nõutele, kõikehõlmavus, süsteemsus 9. Nimeta dokumendi elukäigu mudeli etapid lähtuvalt teabe kasutamisest Loomine/saamine → registreerimine → kasutamine/hoidmine → hävitamine/üleandmine 10
ELEMENTIDE LOETELU 1. Aadress- on sideandmed, et kiri jõuaks adresaadini: Postiaadress, kui kiri saadetakse posti teel. 1. riigisisene Hr Kaido Keerutaja OÜ Kallur Vabaduse 4 54565 PÄRNU 2. rahvusvaheline 76 Golden Street London EG 1 34H ENGLAND 3. Postiettevõtte teenuse puhul Nimekast nr 3 Tallinna Peapostkontor 10001 TALLINN 4. e-posti aadress, kui kiri saadetakse e-postiga Epost: [email protected] 5. Faksi aadress, kui kiri saadetakse faksiga Faks 654 5656 Faks 6556 5657 Rah...
faktide või toimingute tõendamiseks dokumendihaldus – tegevused dokumendisüsteemi loomiseks ja haldamiseks; dokumentide koostamiseks ning dokumentide hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks dokumendihaldussüsteem – dokumendisüsteemi tehnoloogiline osa dokumentide koostamiseks, hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks dokumendisüsteem – isikute, dokumentide, dokumendihalduse tegevuste, tehnoloogiate ja nendevaheliste seoste kogum. Dokumendisüsteemi eesmärk on dokumentide haldamiseks vajaliku reeglistiku määratlemine ja rakendamine o Millest koosneb dokumendisüsteem? • Dokumendid jm teaberessurss • Dokumentide (ja arhiivi) haldamise protsessid • Inimesed, kes kasutavad dokumente • Tehnoloogia ja süsteemid.
DOKUMENDIPLANK 1. Dokumendiplank on kindla formaadiga paberileht, millele on trükitud koostatavate dokumentide püsielemendid. 2. Planke võivad omada asutused, ettevõtted, firmad, kellel on õigusakti andmise õigus. 3. Plangi kohustuslikud elemendid: 1) dokumendi autor; 2) liigi nimetus; 3) kuupäev; 4) dokumendi number; 5) tekst; 6) allkiri. 4. Igal asutusel peab olema 2 plangiliiki: kirjaplank ja üldplank. 5. Üldplangile vormistatakse: 1) käskkirjad; 2) protokollid; 3) aktid; 4) esildised. 6. Kirjaplangile vormistatakse ametikirjad. 7. Valgele paberile vormistatakse õigusaktiga kinnitatavad ja neile lisatavad eeskirjad, juhendid, loetelud jms. 8. Plangil kasutatakse turvaelemente, et tagada nende võltsimiskindlus ja lihtsustada dokumendi originaali eristamist koopiast. 1) värvitrükk; 2) vesimärk; ...
asutusesisene metaandmete standard, mis tagab täpsete ja usaldusväärsete metaandmete loomise, kvaliteedikontrolli, tagamaks soovitud tulemust.3 Ka näiteks Dublin Core standardi järgi välja töötatud metaandmeskeem on piisavalt üldine, et seda saab kasutada kõikvõimalike erineva sisuga dokumentide kirjeldamiseks. Metaandmete standardite kasutegurid ilmnevad info vahetamisel elektrooniliste infosüsteemide vahel- standardiseeritud andmete puhul on tagatud kõikvõimalike erinevate dokumendihalduse tarkvarade abil loodud dokumentide metaandmete ühildumine teiste programmidega, ka detailotsingud erinevate infosüsteemide vahel on võimalikud vaid korralike metaandmete olemasolul. Samuti on standarditele vastavad metaandmed vajalikud dokumentide eksportimiseks süsteemist välja- vähendamaks mahukaid tööprotsesse metaandmete väljatrüki näol, et arhiivil oleks võimalik üle võtta elektroonilised metaandmed otse dokumendihalduse tarkvarast.4 Standarditele vastavad metaandmed aga
................ 12 SISSEJUHATUS.....................................................................................................................3 1. DOKUMENDIHALDUS.................................................................................................4 2. DOKUMENDIHALDUSEGA SEOTUD PROBLEEMID.............................................5 2.1. Võimalikud lahendused probleemidele....................................................................6 3. DOKUMENDIHALDUSE ARENG................................................................................7 3.1. Elektrooniline dokumendihaldus..............................................................................7 4. DOKUMENDIHALDUS AASTAL 2015........................................................................8 KOKKUVÕTE........................................................................................................................9 KASUTATUD KIRJANDUS....................
loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmisel arhiivi 2. Mis on dokumendihaldus, millised on elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku eesmärgid? Dokumendihaldus on dokumentide loomise, saamise, kasutamise ning säilitamise korraldamine ning selleks loodud süsteem. El. dok.haldusele ülemineku eesmärgid on lihtsustatud otsimine (otsingumootor), abistav funktsioon dokumendihalduse korraldamisel ning ta peab hõlbustama asutustevahelist suhtlust. 3. Millised on elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku oodatavad tulemused, millega peab organisatsioon arvestama elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku planeerimisel? Asja tuum on ametniku tööd lihtsustada, kuid eelnevalt on vaja ametnikke koolitada ja õpetada neid seda kasutama. Üleminek peab toimuma etappidena ja võtab aega. Tuleb kaardistada olemasolev asjaajamissüsteem. 4
AS KOOLIELU Kalev Komm OÜ Rahvapidu Kentmanni 23 29.03.2012 12345 Tallinn Ruumide rent Austatud Kalev Komm Seoses meie ettevõtte uute töötajate koolitamisega soovime rentida Teie ruume 50-le inimesele 20.04.2012 kell 12-16. Ruumides on vaja toole vastavalt osalejate arvule, kaks lauda toitlustuseks, mikrofon, kõlarid ja kõnepult. Palun kinnitage broneering hiljemalt 5. aprilliks. Lugupidamisega Olga Kais Olga Kais Personalijuht Tondi 35 Telefon 678 9000 Arvelduskonto 101009875473 34567 Tallinn e-post: [email protected] Registrikood 34567889
DOKUMENDIHALDUS Dokumendihalduse korraldamine Iga organisatsioon vajab tegutsemiseks informatsiooni ja jäädvustab eda oma tegevuse käigus loodud ja saadud dokumentides. Dokumendi on organisatsiooni mälu. Informatsioon peab säilima ettenähtud aja jooksul ja olem kättesaadav ning kasutatav. Dokumentide haldamise all mõistetakse administratiivset tegevust, mille kaudu orgsnisatsioon loob, säilitab, kssutab, kaitseb ja eraldab temale kuuluvaid dokumente. Dokumendihaldus on asutuste kui ka äriettevõtete halduse ala, juhtimise ning strateegilise planeerimise oluline osa. Infoajastul on informatsiooni hulk kiiresti kasvanud, arvutite kasutajad vajavad pääsu dokumentide juurde. Informatsioon on iga organisatsiooni väärtuslik resurss, mida tuleb oskuslikult hallata. Dokument- on mistahes teabekandjal jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegev...
Gerli Kuusik DOKUMENDIHALDUSE TARKVARA POSTIPOISS Referaat Pärnu 2008 SISUKORD SISSEJUHATUS...............................................................................................3 1. ELEKTROONILINE DOKUMENDIHALDUSE SÜSTEEM................................4 2. TARKVARA POSTIPOISS OMADUSED..........................................................6 3. TARKVARA POSTIPOISS RAKENDAMINE....................................................9 Lisa 1...............................................................................................................12 Lisa 2...............................................................................................................13
1 Käsitlusala 6 1.1 Eesmärk ja sihtrühm 6 1.2 Ülesehitus 6 1.3 Märkused, ettepanekud ja versioonid 7 1.4 Rahvusarhiivi soovituslikud juhised 7 2 Juhise normatiivne keskkond 8 3 Terminid ja määratlused 9 4 Dokumendihalduse korraldus 12 4.1 Dokumendihaldus 12 4.2 Dokumendi elukäik 14 4.3 Dokumendihalduse normatiivne keskkond 16 4.3.1 Üldist 16 4.3.2 Seadused 16 4.3.3 Vabariigi Valitsuse määrused 17 4.3
TARTU ÜLIKOOL Sotsiaal- ja haridusteaduskond Ühiskonnateaduste instituut Dokumendihaldus aastal 2015 Uurimistöö Dokumendihalduse alused Autor: Tartu 2015 Sisukord Sissejuhatus.................................................................................................................................3 1 Dokumendihalduse ajalugu......................................................................................................4 2 Dokumendihaldus tänapäeval..................................................................................................5 2.1 Eestis populaarsed dokumendihaldussüsteemid...............................................................5 2.1.1 Postipoiss..................................................................................................................5
Selle põhiülesandeks on dokumentide, tööprotsesside ja kliendisuhete haldus. Kuid see võimaldab lisaks automatiseerida ka spetsiifilisemaid tegevusi, nagu näiteks teadusgrantide haldus, müügikampaaniate korraldus, infoportaal kodanikele jne. (GoPro ja IBMi ... 2011) GoPro näol on tegemist professionaalse ja väga laialdaste funktsionaalsustega tootega, mille võimsus ja paindlikkus võimaldab hõlpsasti katta ka suurte riigiasutuste ning ministeeriumite elektroonilise dokumendihalduse vajadused. Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumis on kasutusel GoPro ja Net Groupi loodud spetsiaalselt ministeeriumi vajadustele ja eesti seadusandlusele vastav versioon (Lisa 1.). GoPro dokumendihalduslahendust kasutavad lisaks ministeeriumile ka paljud selle allasutused. (Avalik sektor ... 2011) 4 Seejuures on GoPro veebipõhise lahenduse eelised juurutamise lihtsuse näol end väga hästi ära tasunud
hallata Esimesed "raamatukogud" olid tänapäeva mõttes arhiivid, sisaldades maksude, laenude, inventuuride jne dokumente. 1574 Hispaanias esimene arhiivi jaoks ehitatud hoone Dokumendihalduse ajalugu Eestis Eesti vanim dokument 1237.a. paavsti saadiku Modena Wilhelmi ürik 1924 - Riigiasutuste asjaajamise juhtnöörid 1935 Esimene arhiiviseadus Dokumendihaldus arenes välja 20.saj. arhiivindusest 1990-ndate keskpaigast aastani 2000 elektroonilise dokumendihalduse arengu algus. Loodi RISO ja Informaatikakeskus ja Rahvusarhiiv. Järgnes valitsusasutuste dokumendihaldusprogrammi DHP loomine. 96-97 ametiasutustes võeti laialdaselt kasutusele arvutid, seeläbi algas kiire areng dokumendihalduses. 2003 loodi Riigikantselei dokumendihalduse osakond (ül. Avaliku halduse ja arhiivide planeerimine, dokumentide väljatöötamine) 2012 - koordineerib avaliku sektori dokumendihalduse arengut Majandus ja kommunikatsiooniministeerium.
DOKUMENTATSIOONI KORDAMISKÜSIMUSED ARVESTUSEKS Organisatsiooni funktsioonid: - Juhtimine - Personalitöö - Raamatupidamine - Põhitegevus 1. Dokumendihalduse korralduse eesmärk- on tagada väärtuslikku teavet tagavate dokumentide säilimine ning kättesaadavus 2. Valdkonna põhimõisted: dokumendihaldus- tegevused dokumendisüsteemi loomiseks ja haldamiseks; dokumentide koostamiseks ning dokumentide hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks dokument- mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks.
korrastamine, nende viimine kooskõlla pikaajalise säilitamise vajadustega ning edastamine asutuse või avalikku arhiivi. Erinevaid on vaid selleks, kasutatavad vahendid. Metaandmed asutuse dokuendihaldussüsteemisüsteemis Dokumentide ja liigitusüksuste identifiseerimiseks. Dokumendi elukäigu kontrollimiseks. Nende rakendamine asutuses EDHSis võimaldab oluliselt tõhustada asutuse asjaajamist. Dokumendihalduse metaandmete loendi kasutamine Luua vastavustabel EDHSis kasutatavate kirjelduste ning dokumentihalduse metaandmete elementide vahel. Kui vastavuse järgi ühele EDHSi väljale mitu dokumendihalduse metaandmete loendi elementi, tuleb analüüsida vajadust olemasolevate EDHSi väljade liitmiseks või eraldamiseks. Luua EDHSi väljadele mittevastavatedokumendihalduse metaandmete loendi elementide nimekiri.
Harjutustest 3.õppenädala materjali kohta Katse 1 ülevaade Question 1 Dokumendihalduse efektiivseks korraldamiseks organisatsioonis Vali üks vastus. a. pole vaja midagi kehtstada, sest töötajad teavad isegi, kuidas dokumente hallata b. kinnitatakse valdkonna vastutaja, kes "oskab, teab ja teeb" Kirjapandud regulatsioon (nt asjaajamiskord) aitab kogu c. tuleks koostada vastav kord, juhis või organisatsioonis üheselt dokumentide haldamist muu regulatsioon korraldada. Dokumendihalduse korraldamise eesmärk organisatsioonis on tagada dokumentidega töö selliselt, et asutuse tegevuse käigus loodud dokumendid oleksid piisavad toimingute ja tehingute tõestamiseks ning, et neid säilitatakse ettenähtud aja jooksul. Question 2 Dokumendihaldussüsteem on Vali üks vastus. a. arvuti "desktop" ...
Question 1 Asjaajamine on: Select one: a. dokumentide kui terviku haldamine b. koondmõiste dokumendihalduse ja arhiivitöö kohta c. dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi (defineerimata termin, mida varem kasutati) Correct Question 2 Asutuse normdokumendid (alusdokumendid) on: Select one: a. dokumentide vorming ja elemendid b. liigitusskeemid ja dokumentide vormingud c. asjaajamiskord ja liigitusskeem d. asjaajamiskord ja dokumentide loetelu Correct Question 3 Autentne dokument on: Select one: a
Harjutustest 1.õppenädala materjali kohta Katse 1 ülevaade Question 1 Punktid: 1/1 Dokumendihaldusega tegeleb organisatsioonis sekretär või juhi-abi Vastus: Õige Vale Kuna enamik töötajaid tegelevad ise oma töös vajaminevate dokumentide loomega, haldamisega, siis ei saa tänapäeva organisatsioonis öelda, et dokumendihaldusega tegeleb üks inimene. Õige Selle esituse hinded 1/1. Tagasiside ajalugu: Question 2 Punktid: 1/2 Dokumendi pealkiri on oluline vormistuselement, sest Vali üks või enam vastust. a. avab selle sisu Dokumendregistrisse kantud pealkiri aitab otsida konkreetset b. aitab hallata dokumente dokumenti Dokumendi pealkiri avab selle saajale / kasutajale sisu Osaliselt õige Selle esituse hinded 1/2. Tagasiside ajalugu: Question 3 Punktid: 1/1 Dokumendihalduse eesmärk organisatsioonis on tagada tegevusprotsesside, toimingute ja otsuste nõuetekohane (vähemal...
Oü Varuosa See on kahe sõbra ettevõte. Sinna kuulub 6 meest ning 2 naisterahvas. Üks neist kes meil töötab on raamatupidaja. Teine, aga koristaja kes õhtuti müügisaali koristab. Üks meesterahvas on meil leti taga kes tutvustab autode varuosi, vajadusel nõustab klienti milline oleks just temale sobivaim. Tegeleme ka autode remondiga ning teised 5 meest töötavad just sellel alal 1 nendest meestest on töödejuhataja aga vajadusel teostab ise ka vajalikke töid. Töö tingimused on meil tänapäevased ja mugavad, meil on olemas 3 tõstukit autode tõstmiseks samuti on meil iga mehe jaoks 1 kanal kokku on neid siis 5 meil on ka ratta tasakaalustus pink. Meil on olemas kõik vajalikud võtmed ning muud tööks vajalikud materjalid. Oü Varuosa Omanike ametijuhend: Alluvad: Töödejuhataja, raamatupidaja. Asendaja: Töödejuhataja Ametikoha põhieesmärk: eesmärgiks on personalitöö korraldamine, dokumendihalduse korraldamin...
DHS Windream - Võimalused: dokumentide klassifitseerimine, otsingumootor, dokumentide ajalugu ja versioonid, dokumenditüüpide elutsüklite defineerimine, Checkin/ check-out protseduur, töövoo juhtimine, kasutaja õiguste määramine, Interneti liides ja muud. DME – (Document Management Extension on MS Exchange) - Sobib keskmistele ja suurtele ettevõtetele; ühildub täielikult Microsofti toodetega (tegemist on dokumendihalduse laiendiga Exchange serverile); inglisekeelne; täielik dokumendihalduse funktsionaalsus; kasutatav ka üle interneti. Domino.Doc - IBM Lotuse dokumendihaldussüsteem, täielik dokumendihalduse funktsionaalsus; kasutatav ka üle interneti. IBM GoPro - Peale dokumendihalduse sisaldab võimalusi kliendihalduseks; kasutatav ka üle interneti Domino.Doc - IBM Lotuse dokumendihaldussüsteem, täielik dokumendihalduse funktsionaalsus; kasutatav ka üle interneti. IBM GoPro - Peale dokumendihalduse sisaldab võimalusi kliendihalduseks; kasutatav ka üle interneti.
Riigi infosüsteemide osakond- koordineerib riigi infosüsteemide arendamist ja riigi infopoliitika ja strateegia kujundamist informaatika valdkonnas ning töötab välja vastavad aktid ja eelnõud. Infoühiskonna teenuste arendamise osakond- ülesanneteks on avalike teenuste ning avaliku sektori asjaajamise ja elektroonilise dh arendamise koordineerimine, lähtudes riigi infosüsteemi ja infotehnoloogia pakutavatest võimalustest. Dokumendihaldusnõukogu- kavandab asjaajamise ja elektroonilise dokumendihalduse arengu põhisuunad ja aitab kaasa nende rakendamisele, arutab läbi dokumendihalduse alaste õigusaktide eelnõud ja juhiste kavandid. Nõukogu liikmed: Ministeeriumid > Riigikantselei> SIM-KOV`id > Rahvusarhiiv > RISO > RIA Riigi Infosüsteemiamet (RIA)- koordineerib riigi infosüsteemi arendamist ja haldamist, et riik saaks IT võimalusi kasutades teenindada rahvast parimal võimalikul moel.
DOKUMENDIHALDUS DOKUMENTIHALDUST KORRALDAB · organisatsiooni dokumendihalduse teenistus (kantselei, asjaajamistalitus iseseisev struktuuriüksus, üldosakonna allüksus) · suures ettevõttes arhiivitöötajad · väikeettevõttes sekretär, assistent, juhiabi KAASAEGSES ORGANISATSIOONIS · elektrooniline dok.halduse süsteem - dokumendihaldur (asjaajamine, arhiivitöö, infotöötlus, IT) - süsteemihaldur (riist- ja tarkvara hooldus) · muutused tööjaotuses enamik töötajaid vormistab dokumendid ise ASJAAJAMISE HEA TAVA
1) Asjaajamise kord või dokumentide süsteem või kvaliteet juhtimise süsteem 2) Arhiivi ohuplaan 3) Teabenõuete menetlemise plaan Digitaalne asjaajamine Amphora Amphora võimaldab digitaalset dokumendihaldust ja asjaajamist. Amphora on juhtivaid digitaalse asjaajamise tarkvarasid Eestis. Tarkvara on loodud kasutajate vajadustest lähtuvalt ning mitmete funktsionaalsuste arendus on toimunud kasutajate tellimusel. Postipoiss Postipoiss on elektrooniline dokumendihalduse süsteem, mis mõeldud elektroonilisel ja paberkandjal oleva dokumenteeritud informatsiooni (kirjad, avaldused, käskkirjad, lepingud, õigusaktid, protokollid, korraldused jne.) haldamiseks. Postipoiss hõlmab dokumendi protsesse alates nende loomisest/saamisest, registreerimisest, haldamisest asutusesiseselt kuni selle arhivaaliks viimiseni. Hästi korraldatud asjaajamise tunnused Hästi korraldatud asjaajamisel on järgmised tunnused:
ERÜ tegevuses või raamatukogunduse arendamises ning nad nõustuvad ühingu eesmärkide ja ülesannetega ning aitavad ühingut. Dokumendihaldurite Ühing- See on hoogsalt arenev valdkond, millega puutuvad kokku peaaegu kõik inimesed, asutused ja organisatsioonid. Dokumendihaldurite Ühing asutati 2004. aastal Viljandis ja praegu on see ka seal olemas. Dokumendihalduriks saab õppida Tartu Ülikooli Viljandi Kultuuriakadeemias info- ja dokumendihalduse erialal. Nende eesmärkideks on: · Dokumendihalduri kutse populariseerimine ja väärtustamine ühiskonnas · Dokumendihaldurite kutsealase suhtlemise ja koostöö korraldamine · Erialaste teadmiste ja kogemuste levitamine · Dokumendihalduse alal tegutsevate isikute kutsealaste, majanduslike ja sotsiaalsete õiguste ja huvide kaitsmine · Dokumendihaldurite huvide esindamine Eesti Vabariigi teadus- ja hariduspoliitika kujundamisel ning rakendamisel
ERÜ tegevuses või raamatukogunduse arendamises ning nad nõustuvad ühingu eesmärkide ja ülesannetega ning aitavad ühingut. Dokumendihaldurite Ühing- See on hoogsalt arenev valdkond, millega puutuvad kokku peaaegu kõik inimesed, asutused ja organisatsioonid. Dokumendihaldurite Ühing asutati 2004. aastal Viljandis ja praegu on see ka seal olemas. Dokumendihalduriks saab õppida Tartu Ülikooli Viljandi Kultuuriakadeemias info- ja dokumendihalduse erialal. Nende eesmärkideks on: · Dokumendihalduri kutse populariseerimine ja väärtustamine ühiskonnas · Dokumendihaldurite kutsealase suhtlemise ja koostöö korraldamine · Erialaste teadmiste ja kogemuste levitamine · Dokumendihalduse alal tegutsevate isikute kutsealaste, majanduslike ja sotsiaalsete õiguste ja huvide kaitsmine · Dokumendihaldurite huvide esindamine Eesti Vabariigi teadus- ja hariduspoliitika kujundamisel ning rakendamisel
Ave Nukka Lääne-Viru Rakenduskõrgkool Õppejõud 28.10.2014 Seletuskiri Palun vabandada minu puudumist 25.septembril 2014.a. dokumendihalduse tunnist. Viibisin terve koolinädal töö pärast Eestist eemal ja seetõttu ei saanud ei saanud osaleda Teie tunnis. Maret Jõgar Ä14 KÕ kursuse õpilane Tartu vald,60521,Nõela küla
Arhiiviseadus § 1. Reguleerimisala (1) Käesolev seadus sätestab dokumentide hindamise, arhivaalide kogumise ja säilitamise, neile juurdepääsu võimaldamise, nende kasutamise korraldamise ja vastutuse nende kasutamiskõlbmatuks muutmise ja hävitamise eest, avalikke ülesandeid täitvate asutuste ja isikute dokumendihalduse aluste kehtestamise ning Rahvusarhiivi ja kohaliku omavalitsuse arhiivi (edaspidi koos avalik arhiiv) tegevuse alused. § 2. Dokument ja arhivaal (1) Dokument käesoleva seaduse tähenduses on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks. (2) Arhivaal on dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse,
Maalt ja Merelt“, leiate Abja Raamatukogust? Kolm eestikeelset trükitud raamatut. Sarjad: Seiklusjutte Maalt ja Merelt Aasta: 1958-1958 Keel: Eesti keel Raamatukogud: Abja raamatukogu 2. Leidke, mis oli see raamat, mis ilmus 1973. aastal ja mille tõlkis eesti keelde Lennart Meri? Lennart Meri tõlkis eesti keelde Pierre Boulle „Ahvide planeedi“. Sisaldab fraasi: Lennart Meri Aasta: 1973-1973 Keel: Eesti keel 3. Mitu dokumendihalduse teemal kirjutatud raamatut, mis on ilmunud ajavahemikus 2005-2015, leiate Tallinna raamatukogudest? Seitse dokumendihalduse teemal kirjutatud raamatut. Märksõna: dokumendihaldus Aasta: 2005-2015 Laad: Trükitud raamat Raamatukogud: Kõik Tallinn raamatukogud 4. Leidke artiklikataloogist, millistel teemadel kirjutas Priit Pullerits 1997. aastal? Kui palju ja mida leiate? Priit Pullerits kirjutas kuus artiklit
Mooduli nimetus KARJÄÄRI PLANEERIMINE JA ETTEVÕTLUS Teema „Asjaajamine ja dokumendihaldus. Töötamise õiguslikud alused“ arvestuse kordamisküsimused. 1. Asjaajamise ja dokumendihalduse erisused. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi Asjaajamine - tegevused isiku või organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja dokumenteerimiseks. Dokumendihaldus - tegevused dokumendi-süsteemi loomiseks ja haldamiseks; dokumentide koostamiseks ning dokumentide hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks
Mis nimede all ta veel ilmunud on? Mis aastast on kättesaadav võrguväljaanne? Panin otsingus Sakala ajaleht ja leidsin, et see on Viljandi maakonna päevaleht. Jätkab ilmumist pealkirjaga Sakala 1988. a. Pealkirjad: Sakala (1878-1940) ; Punane Täht (1940- 1941) ; Sakala (1941-1944) ; Uus Sakala (1944) ; Sakala (1944-1950); Tee Kommunismile (1950-1988). Alates 2002 saab vaadata ajalehte internetis. Võib leida Viljandmaakonda raamatukogust. Seda leidsin internetis, nende leheküles. 4. Mitu dokumendihalduse teemal kirjutatud raamatut, mis on ilmunud ajavahemikus 2004-2014, leiate Tallinna raamatukogudest? Panin otsingus 2004-20014 aasta. Ajavahemikus 2004-2014 on ilmunud 10 dokumendihalduse teemal kirjutatud raamatut. 5. Leidke artiklikataloogist, millistel teemadel kirjutas Priit Pullerits 1997. Aastal? Kui palju ja mida leiate? Panin otsingus 1997. aasta, valisin Priit Pullerits ja leidsin 1997. aastal oli ainult 6 kirjastust: „Abielu hävitamine: homoabielud“(nr
Mis nimede all ta veel ilmunud on? Mis aastast on kättesaadav võrguväljaanne? Panin otsingus Sakala ajaleht ja leidsin, et see on Viljandi maakonna päevaleht. Jätkab ilmumist pealkirjaga Sakala 1988. a. Pealkirjad: Sakala (1878-1940) ; Punane Täht (1940- 1941) ; Sakala (1941-1944) ; Uus Sakala (1944) ; Sakala (1944-1950); Tee Kommunismile (1950-1988). Alates 2002 saab vaadata ajalehte internetis. Võib leida Viljandmaakonda raamatukogust. Seda leidsin internetis, nende leheküles. 4. Mitu dokumendihalduse teemal kirjutatud raamatut, mis on ilmunud ajavahemikus 2004-2014, leiate Tallinna raamatukogudest? Panin otsingus 2004-20014 aasta. Ajavahemikus 2004-2014 on ilmunud 10 dokumendihalduse teemal kirjutatud raamatut. 5. Leidke artiklikataloogist, millistel teemadel kirjutas Priit Pullerits 1997. Aastal? Kui palju ja mida leiate? Panin otsingus 1997. aasta, valisin Priit Pullerits ja leidsin 1997. aastal oli ainult 6 kirjastust: „Abielu hävitamine: homoabielud“(nr
c)on sooritatud muud õigusaktidega ette nähtud toimingud. 23. Kuidas hoitakse lahendatud digitaaldokumente? Lahendatud digitaaldokumendid salvestatakse säilivuskindlale kandjale ja formaadis, mis tagab nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul. 24. Milline ministeerium kavandab ja koordineerib asjaajamise arengut ja elektroonilisele dokumendihaldusele üleminekut avalikus sektoris ning annab dokumendihalduse alaseid juhiseid? Majandus- ja kommunikatsiooniministeerium 25. Kellel lasub üldvastutus asutuse dokumendihalduse korralduse eest? a) Juhil b) sekretäril c) pearaamatupidajal
annaabi.ee 
Sisene Facebook'ga
Sisene Google'ga
Sisene LinkedIn'ga
