kvantiteeti ning säilitada informatsiooni kõige ratsionaalsemal kujul ● Vananenud või enam mitte tarvitatavat informatsiooni hävitades saab organisatsioon seeläbi arendada majanduslikku efektiivsust ja tulemuslikkust Dokumentide liigitus Dokumentide liigitus peaks olema: ● loogiline ● praktiline ● lihtne ● funktsionaalne ● mobiilne ● paindlik ● standardiseeritud Digidokumendi ja paberdokumendi võrdlus Digidokumendid: Paberdokumendid: ● Faili ülalpidamise ja ● Võimalikud faili integreerimise probleemid ülalpidamise või minimaalsed integreerimise probleemid ● Puuduvad sorteerimise ja ● Dokumentide kasutamisel tagasipaigutuse ülesanded hoiukohast eemaldamine ● Raske kahjustada ● Lihtne kahjustada kasutamisel või paigutada kasutamisel või paigutada valesse kohta valesse kohta
on paberil. Paberil dokumentatsioonil on omad plussid ja miinused. Üheks eeliseks on kindlasti see, et paberile trükitud info on inimesele hästi loetav. Lisaks sellele on paberit tuntud ning seda on ka lihtne ja mugav kasutada: saadaval on eri värve, suuruseid ning materjale. Paberi üheks plussiks on veel ka see, et saab kergesti allkirjastada ning igal pool kaasas kanda. Kuid nagu igal asjal, on ka paberil dokumentatsioonil miinuseid. Paberdokumendid purunevad ja kuluvad kergesti. Nende kasutamine ja paigutamine on aega- ning ruuminõudev. Paberi tootmine kahjustab ka keskkonda. Paberil dokumentatsiooni kõige suurem eelis on ilmselt see, et suur osa inimesi on sellega harjunud. Praegune ühiskond on digiühiskond. Väga palju igapäeva toimetusi, mida muidu on tehtud paberil, tehakse nüüd elektrooniliselt. Digitaalse dokumentatsiooni kõige suurem pluss on mugavus ning seda just tänapäeva inimene ihkabki
aastasadade pärast, antakse neile nn arhiiviväärtus. See tähendab, et neid dokumente ei tohi mitte kunagi hävitada. Säilitamise eesmärk on tagada, et dokumendid on füüsiliselt kasutatavad ja nende sisu loetav nii kaua kui dokumenti vajatakse. Dokumentide säilimine sõltub tugevalt dokumendi tüübist ja andmekandjast. Paberdokumentide kõige hullemateks vaenlasteks on liigniiskus, liiga kõrge või madal temperatuur, tolm, otsene päikesevalgus. Lühema säilitustähtajaga paberdokumendid ei vaja eriliste säilitustingimuste loomist. Digitaaldokumentide säilimisel esineb rohkem riske kui paberdokumentide puhul. Olulisteks säilimise mõjuriteks on nende puhul ka magnetvälja tase, vibratsioon jpm. Digitaaldokumendid vajavad kõikidel juhtudel algusest peale aktiivseid säilitusmeetmeid. Asutuse seisukohalt tähendab säilimise tagamine dokumentide säilitustähtajale vastavate säilitamise tingimuste loomist. Seejuures esimeses järjekorras tegeletakse kõige suuremate ohtudega
· üle 14. miljoni digitaalkujutise veebis; · 9,5 miljonit meetrit filmijäädvustusi; · üle poole miljoni foto; · umbes 100 000 kaarti; · ca 1500 pärgamentdokumenti (Rahvusarhiiv2, 2015). Rahvusarhiivi kogud on leitavad nii arhiivide, sarjade ja arhivaalide pealkirjade kui ka suvaliste märksõnade järgi arhiivi infosüsteemi AIS vahendusel (Rahvusarhiiv2, 2015). Ajalooarhiivi kogudesse kuulub 2,7 miljonit säilikut, millest enamus on paberdokumendid. Neile lisanduvad poolteisttuhat pärgamentdokumenti, ligi 80 000 kaarti, 2200 pitserit ja 4 umbes 1500 klaasnegatiivi. Riigiarhiivi kuulub 3,45 miljonit säilikut, millest taaskord enamus on paberdokumendid, kuid leidub ka videoid, helisalvestusi ja fotosid ning 2 pärgamentdokumenti. Filmiarhiivi kuulub umbes 480 000 erinevat nimetust audiovisuaalseid
tõendamiseks nõuda ühtegi muud dokumenti. Kaarti võib kasutada piiril isikut tõendava dokumendina, samuti pangakontoris või kaupluses enda isiku tuvastamiseks. Euroopa Liidu piires saavad Eesti ja Euroopa Liidu kodanikud ID-kaarti kasutada ka reisidokumendina. ID-kaardil on tänu tema standardsele krediitkaardiformaadile passi ees mitmed eelised - mahub rahakoti vahele kaartidega ühte taskusse ning ei lähe kasutades "kapsaks" nagu paberdokumendid seda tihtilugu tegema kipuvad. 4 Digi-ID Digitaalne isikutunnistus ehk Digi-ID on ID-kaardiga analoogiline kiipkaart, millega saab elektroonilises keskkonnas oma isikut tuvastada ja anda digitaalset allkirja. Digi-ID ja sellele kantud sertifikaatide kehtivusaeg on kolm aastat. Digi-ID-d võib elektrooniliselt kasutada ID- kaardi kõrval paralleelselt.
Filmilindi puhastamiseks tolmust kerida seda kergelt läbi piiritusega niisutatud sametlapi või pehme seemisnaha. ÜMBRISTAMINE Filmidokumente säilitatakse pimedas. Kaitseks ultraviolettkiirte eest pakendatakse filmid originaalkarpidesse või –kottidesse. Kaitseks tolmu eest on soovitatav filmid panna filmikarpidesse plastikkottidesse, mis aitab ka ühtlasi niiskusrežiimi säilitada Filmikarpidest eemaldatakse kõik paberdokumendid, metallklambrid. HOIUSTAMINE Filmide hoiuruum peab olema tolmuvaba, pime, akende olemasolul katta need ultraviolettkiirguse eest kaitsva filtriga, hästi ventileeritav, stabiilse temperatuuri ja niiskusrežiimiga. Filmikarbid paigutatakse riiulile horisontaalselt. Eri filmidele on kehtestatud temperatuuri ja niiskusrežiimi suhtes erinevad nõuded. Film Temperatuur Õhuniiskus Mustvalge +10 - +15℃ 30% - 40% negatiivfilm
poole kolmanda kapi neljandale laudile. ARHIIVIHOIDLA Aktiivsest asjaajamisest väljunud arhivaalide säilitamise eesmärk on tagada dokumentide säilitamine ja kasutamine. Arhiiviväärtusega ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaale säilitatakse spetsiaalselt selleks otstarbeks ehitatud või kohandatud ruumis e hoidlas, mida muuks otstarbeks ei kasutata. Hoidla sisseseadmisel tuleb arvestada: -millist arhiiviainest hakatakse säilitama (paberdokumendid, fotod, disketid) -kui kaua arhivaale planeeritakse säilitada -kui suurt kogust on vaja säilitada. Arhiivihoidla peab vastama järgmistele tingimustele: -ruum peab olema lukustatav -ruum peab vastama tuleohutusnõuetele -arhiivihoidlat peab teistest ruumidest eraldama tulekindel uks 1 -vajalik on automaatne valve- ja alarmsüsteem -hoidla väljapääsuteedel peab olema pimedas nähtav märgistus -hoidlat ei tohi läbida vee- ja kanalisatsioonitorustik.
Säilitustähtaeg: 5 aastat Meedium: hübriid (2005-...), paber (1996-2004) Asukoht: personaliosakond Sarja Toimiku Pealkiri Hulk Piirdaatumid Märkused tähis jrk nr ... 4-10 35 Kirjavahetus 1 2004 personali küsimustes 4-10 36 Kirjavahetus 1 2005 Paberdokumendid personali skanneeritud küsimustes ... 66 Dokumendi- ja arhiivihaldus 8.2.2 Audiovisuaalsete arhivaalide esitamine arhivaalide loetelus Audiovisuaalse ainese üle on arhivaalide loetelus soovitatav arvestust pidada do- kumenditüüpide (fotokogu, videokogu, helisalvestiste kogu) kaupa. Kuna võrreldes
annaabi.ee 
