ASJAAJAMINE (0)

Kasutatud allikad

Sarnased õppematerjalid

31

docx

Dokumendi halduse eksamiks

võimaldab kiiret otsingut; võib esineda korraga mitmes vormingus; võib salvestada erinevatele andmekandjatele; juurdepääsuks mitmeid viise (nt. monitor, kuvamine seinale); sõltuv riist- ja tarkvarast. Digitaaldokumendi eelised · Lihtne leida infot ja dokumente mistahes tunnuste järgi. · Lihtne edastada. · Lihtne kopeerida. · Võtavad vähem ruumi. · Loomisel võimalik kasutada malle ja planke. · Lihtne taaskasutada. · Asjaajamisprotsesside automatiseerimine. Asjaajamiskord Asutuse asjaajamine peab tagama: 1) asutuse ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise vähemalt õigusaktidega ettenähtud ulatuses; 2) dokumentide vastavuse õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuetele; 3) dokumentide kiire ringluse; 4) dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile; 5) dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise; 6) tähtaegse dokumentide täitmise ning asjade lahendamise kontrolli;

Infoteadus- ja dokumendihalduse eriala

12

docx

Dokumendihalduse eksam

1. Asjaajamist reglementeeritavad riiklikud normdokumendid EVS-ISO 15489:2004 ­ Dokumendihaldus on avalike ja eraõiguslike organisatsioonide loodud dokumentide haldamise juhis. Asjaajamise ühtsed alused ­ riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ning avalike õiguslike juriidiliste isikute asjaajamisele esitatavaid nõudeid, dokumentide vormistamise nõudeid jne. Isikuandmekaitse seadus ­ isikuandmete töötlemise tingimused ja korra, riikliku järelevalve teostamise korra isikuandmete töötlemisel, vastutuse isikuandmete töötlemise nõuete rikkumise eest. Avaliku teade seadus ­ avalikule teabele juurdepääsu tingimused, korra ja viisid ning juurdepääsu võimaldamisest keeldumise alused, teabele juurdepääsu korraldamise üle riikliku järelevalve teostamise korra. 2. Kuidas loetakse ,,adressaadiks" tulenevalt märgukirjale ja selgitustaotlusele vastavat seadust? Adressaat käesoleva seaduse tähenduses on riigi- või kohaliku omavalitsuse või muu avalik- õigusliku juri

Majandus

152

pdf

Rahvusarhiivi juhised

oma valduses olevat teavet tõhusalt ja efektiivselt. Teabe tõhusaks haldamiseks tuleb asutusel tegelda dokumendisüsteemi juurutamise ja arendamisega, dokumendihalduse alusdokumentide väljatöötamisega, juurdepää- susüsteemide täiustamisega ja kõige sellega, mis kindlustab väärtusliku inforessursi olemasolu, säilimise, usaldusväärsuse ja kasutatavuse. Paberipõhise asjaajamise, dokumendihalduse ja paberdokumentide kõrval on elekt- rooniline asjaajamine, digitaalne dokumendihaldus ja digitaaldokumendid asutustes muutunud igapäevaseks reaalsuseks. Juba mitmeid kümnendeid otsitakse võimalusi, et sellistes keskkondades tekkinud teave oleks ja püsiks autentne ja usaldusväärne. „Lõplikku tõde” ehk kõiki rahuldavat lahendust pole veel leitud. Siiski ollakse ühel meelel, et ka digitaalse dokumendihaldusega kaasnevate riskide maandamiseks tuleb (vahest ehk enamgi) rakendada üldlevinud dokumendi- ja arhiivihalduse aluspõhimõtteid

Rahvusarhiivi juhised

7

docx

Dokumendihaldus

kr Ebla arhiiv, mis koosneb rohkem kui 15000 savitahvlist.500 e.kr esimesed sekretärid Ateenas.Vana-Egiptuses ja Babüloonias olid olemas valitsuse ametnikud, kelle ülesanne oli dokumente luua ja hallata. Esimesed raamatukogud olid tänapäeva mõttes arhiivid, sisaldades maksude, laenude inventuuride jne dokumente. Esimene liigitusskeem on teada itaaliast ca 1200. 15.saj esimesed dokumendiregistrid. 19-20 saj asutati palju arhiive üle maailma ja hakati valdkonda koordineerima. Eestis on asjaajamine reglementeeritud alates 1924. aastast, kui kehtima hakkas registriraamat. 1935 esimene arhiiviseadus. 1990-ndate keskpaigast 2000ni elektroonilise dh arengu algus. Loodi RISO ja Informaatikakeskus ja Rahvusarhiiv. 2003 loodi Riigikantselei dok.halduse osakond. 2012 koordineerib avaliku sektori dh arengut Majandus- ja kommunikatsiooniministeerium (MKM). 2012 arhiivinduse korraldamine Haridus- ja Teadusministeeriumi ülesanne. RIIKLIK KOORDINEERIMINE- DH arengu koordineerimispüramiid2012..

Infoteadus- ja dokumendihalduse eriala

3

docx

Dokumendihalduse mõisted

KUJUL: Mõiste- definitsiooni (allika viide) + selgitav kommentaar Administraator ­ süsteemi kasutajaroll, mille ülesandeks on dokumendisüsteemi konfigureerimine ja toimimise tagamine. (Kasutatakse ka ,,haldur") Ainuidentifikaator ­ süsteemi poolt loodud, dokumenti unikaalselt identifitseeriv, tavaliselt numbriline tunnus. Asi ­ üksikküsimus asutuse asjaajamises, millega seotud asjaajamistoimingute (asja algatamine, lahendamine, täitmine või lõpetamine) käigus tekivad dokumendid. Asjaajamine ­ organisatsiooni ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpne ja küllaldane dokumenteerimine; dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise tagamine neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul; dokumentide menetlemise, nende ringluse, sisemise kooskõlastamise ja tähtaegse täitmise kontrolli korraldamine; teabele juurdepääsu, asjaajamise üleandmise jms korraldamine (AÜA põhjal) Autentsus ­ dokumendi omadus, mille puhul saab kindlaks teha järgmist: a) dokumen

Infoteadus- ja dokumendihalduse eriala

8

docx

DOKUMENDIHALDUS - eksami küsimused

DOKUMENDIHALDUS 1) Asjaajamine ­ dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi Asjaajamise eesmärk- on toetada asutuse eesmärkide saavutamist. Asjaajamisse korraldus peab olema mõistlik, põhjendatud, kõigile arusaadav ja efektiivne. Ülesanded juhtimisaparaadis 2) Põhimõisted -Dokument: jäädvustatud teave. Dokumendist jäädvustatud teavet on võimalik taasesitada ja edastada läbi aja ja ruumi. Elukäik: toimingud dokumentidega alates selle loomisest või saamisest kuni hävitamiseni. Aktiivsed dokumendid(kasutatakse igapäevases tegevuses), poolaktiivsed dokumendid(kasutatakse igapäevases tegevuses harva), passiivsed dokumendid(igapäevategevuses enam ei kasutata). Sisu: sündmused ja faktid, mida dokument sisaldab. Tüüp: selgitab dokumendi sisu edasiandmise viisi: teksidokumendid, fotod, helisalvestised. Vo

Ühiskond

12

docx

Dokumendihalduse alused

Kordamisküsimused kontrolltööks ­ dokumendihalduse alused 1. Dokument (laiemas tähenduses) jäädvustatud informatsioon või objekt, mida saab käsitleda tervikuna kasutatav inimtegevuses 2. Dokument (kitsamas tähenduses) Mistahes teabekandjale jäädvustatud informatsioon, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks 3. Dokumendihaldus Halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamise ning dokumentidena alalhoidmisega 4. Dokumendihaldussüsteem Elektrooniline tarkvara ­ dokumentide haldamine, kontrollimine ja neile juurdepääsu tagamine Dokumendihaldussüsteemid: Amphora, Webdesktop, Post

Dokumendihaldus

16

doc

Dokumendihalduse eksam

Dokumendi omadused  Autentsus – dokument on just see, mida ta näib olevat (originaalallkiri)  Usaldatavus – dokument, mille sisu võib usaldada, milles esitati faktid, toimingud jmt on tõene, usaldusväärne  Terviklik – dokument on täielik ja teda ei ole mingil viisil muudetud  Kasutatav – kasutatav on dokument, mille asukoha saab kindlaks teha elukäigu mis tahes tsüklis ja mis on kättesaadav, esitatav ning tõlgendatav. Asjaajamine - Asjaajamine käesoleva seaduse mõistes on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi Dokumendihaldus – on halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa süstemaatilise ohjega. Dokumendisüsteem  infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente  võimaldatakse neile pidev juurdepääs Dok. süsteemi moodustavad: 1. inimesed 2

Dokumendihaldus

Kommentaarid (0)