Eeldokument - Jäädvustatud informatsioon või objekt, mida saab käsitleda tervikuna. Käesolevas dokumendis kasutatakse mõistet "eeldokument" niisuguse informatsiooni kohta, mis ei ole hõlmatud dokumendina, s.t. liigitatud, registreeritud ja muutmiseks lukustatud. Mõnedest eeldokumentidest saavad dokumendid. (MoReq2 põhjal). Hõlmamine dokumendi seostamine asutuse tegevuskontekstiga, määrates sellele koha dokumendisüsteemis kas a) seostades dokument liigitusskeemiga või b) salvestades ja suunates see dokumendiringlusesse. (Dokumendi) kasutatavus tunnused, et dokumendi asukoht kindlaks teha ning dokument sealt kätte saada, seda esitada ja tõlgendada. Kontrolljälg dokumentide ja metaandmete töötluskäigu kontrolli ja dokumendihaldussüsteemi sisu taastamist võimaldav turvalogi. Liidestamine Liigitamine dokumentide seostamine liigitusskeemiga registreerimise käigus.
selles. Erinevalt paberdokumentidest, mille puhul dokumentide hõlmamine dokumendisüsteemi võib toimuda lihtsalt dokumendi paigutamisega toimikusse, on registreerimine ainus digitaaldokumentide dokumendisüsteemi hõlmamise viis. Registreerimisega: luuakse tõestus dokumendi olemasolust ja hõlmamisest dokumendisüsteemi; jäädvustatakse teave dokumendi konteksti, sisu ja struktuuri kohta (metaandmed); seostatakse dokument teiste dokumentidega (s.o. liigitusskeemiga). Dokument läheb registreerimisega süsteemi üksikkasutaja või töörühma kasutuspiirkonnast asutuse ametlikku tööpiirkonda, muutudes osaks asutuse arhiivist. Kuna registreerimisel on tähtis koht asutuste asjaajamise auditeeritavuse ja kontrollitavuse tagamisel, nähakse registreerimine või isegi dokumendi kohta registreeritavad andmed sageli ette õigusaktide ja asutuse asjaajamiskorraga. Elektroonilistes dokumendisüsteemides on dokumentide
tervikuna. Leidandmed: andmed säilikute leidmiseks, haldamiseks, viitamiseks. Moodustuvad avaliku arhiivi nimetusest (lühendina), fondi, nimistu ja säiliku tähisest/numbrist. Lihtsustatud korras hävitamine: arhivaalide hävitamiseks eraldamine eelhindamisotsuse alusel ilma avalikult arhiivilt täiendavalt hindamist taotlemata. Tegevus dokumenteeritakse hävitamisaktiga. Liigitamine: 1. dokumentide konteksti väljaselgitamine ja liigitusskeemina esitamine; 2. dokumentide seostamine liigitusskeemiga registreerimise käigus. Liigitusskeem: 1. asutuse funktsioonide ning tegevuste ja/või sarjade hierarhiline esitus; 2. asutuse dokumentide loetelu osaks olev sarjade ja teiste liigitusüksuste struktureeritud loetelu. Metaandmed: dokumenti kirjeldavad andmed, mis luuakse ja mida hallatakse dokumendisüsteemis. Optimaalsed säilitustingimused: tingimused arhivaalide säilitamiseks, mis tagatakse nõuetekohaselt ehitatud või kohandatud hoidla, nõuetekohase sisseseade, stabiilsete ja
kasutaja dokumendisüsteemi dokumentide haldamisel osalev ja/või doku mentidele juurdepääsuõigust omav isik kontekst dokumendi seos asutuse funktsiooni, tegevuste, toimingute, dokumendisüsteemi ja teiste dokumentidega liigitamine 1) dokumentide konteksti väljaselgitamine ja liigitusskeemina esitamine; 2) dokumentide seostamine liigitusskeemiga registreerimise käigus liigitusskeem dokumentide loetelu osaks olev sarjade struktureeritud loetelu metaandmed dokumenti kirjeldavad andmed, mis luuakse ja mida hallatakse dokumendisüsteemis päritoluprintsiip arhiivinduslik põhimõte, mille kohaselt ühe arhiivimoodustaja (provenientsi tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalid kuuluvad kokku ja printsiip) neid ei või segada teist päritolu arhivaalidega
annaabi.ee 
