riigiasutustele 7-18 Kirjavahetus 5 a. Avalik muudes finantsküsimustes 1. Lahendatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes (edaspidi toimik), mille seljale või kaanele märgitakse asutuse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number. Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse esmane (algatus)kiri koos vastuskirjade ja muude asja lahendamise käigus tekkinud dokumentidega (memod, ettepanekud, arvamused jms). Dokumendid järjestatakse kronoloogiliselt nii, et need käsitleksid asja terviklikult. Kirjavahetuse lõpetab selles asjas viimati koostatud või saadud dokument. 2
§ 44. Kontroll dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ning asjade tähtaegse lahendamise üle DOKUMENTIDE HOIDMINE § 45. Üldnõuded dokumentide hoidmisele § 46. Lahendatud paberdokumentide hoidmine · Lahendatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes (edaspidi toimik), mille seljale või kaanele märgitakse asutuse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number. § 47. Lahendatud digitaaldokumentide hoidmine · Lahendatud digitaaldokumente hoitakse andmekandjal ja vormingus, mis tagavad nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul. ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE § 48. Asjaajamise üleandmise kohustus · Enne teenistus- või töökohalt vabastamist või teenistus- või
Sarja säilitustähtaeg määrab sarja paigutatud dokumentide säilitamise aja. Säilitustähtaeg kehtestatakse arhiivieeskirjas. Säilitustähtaega arvestatakse kuupäevast, millal dokument · Loodi · Saadi või · Toimus kindlaksmääratud sündmus. Üksteisega seotud dokumentide säilitustähtaega arvestatakse viimase dokumendi loomise, saamise või asja lõpetamise kuupäevast. Organisatsioonis säilitatakse dokumente kuni -dokumendisarjale kehtestatud säilitustähtaeg on möödunud ja selle võib eraldada hävitamiseks -üleandmiseni avalikku arhiivi. Dokumentide säilitamisel tuleb tagada nende kättesaadavus ja kasutatavus kogu säilitamise perioodi jooksul, pidades silmas , et dokument peab olema kättesaadav nende jaoks, kellel seda vaja on ja ei tohi olla kättesaadav nendele, kellel selleks õigused puuduvad. Dokumentide hoidmist organisatsioonis on otstarbekas käsitleda dokumendi elukäigu tsüklite kaupa.
Sari on organisatsiooni ülesannete täitmise käigus tekkinud üheliigiliste või üheotstarbeliste arhivaalide kogum, mida on võimalik hallata tervikuna. Toimik on asjaajamisperioodi jooksul sarjas tekkinud dokumentide kogum nende füüsiliseks haldamiseks. Ühe toimiku maht ca 250-300 lehte. Dokumentide loetelu muudetakse kui 1. Arhiivimoodustaja ülesannete või struktuuri muutmise tulemusena tekkivad uued dokumentide sarjad 2. Kui muutud dokumendisarjale kehtestatud säilitustähtaeg 3. Avaliku arhiivi motiveeritud ettepaneku alusel Uus dokumentide loetelu koostatakse kui 1. Struktuuris või ülesannetes toimuvad ulatuslikud muudatused, mille tagajärjel muutuvad asjaajamiskord ja dokumentide koosseis Dokumentide loetelu kasutatakse 1. Dokumentide tähistamiseks 2. Dokumentide ülesleidmiseks 3. Säilitustähtaegade määramiseks Tööprotsessi kirjeldus: 1) Dokumendi loomine (elektrooniline)
23. Dokumentide hoidmine ja kasutamine asutuses- Asutus peab tagama dokumendiplankide hoidmise turvalisuse ja kontrolli nende kasutamise üle. Dokumente, millega seotud asjaajamine on lõppenud, hoitakse asutuses, hävitatakse või antakse avalikku arhiivi kooskõlas "Arhiivieeskirjaga". Lahendatud paberdokumente hoitakse toimikutes (kiirköitjad, registraatorid jne), mille kaanele märgitakse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number. Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse esmane e. algatuskiri koos vastuskirjade ja muude dokumetidega, mis asja lahendamise käigus tekkisid. Dokumendid järjestatakse kronoloogiliselt nii, et nad käsitleksid asja terviklikult. Lahendatud digitaaldokumendid salvestatakse säilivuskindlale kandjale ja formaadis, mis tagab nende säilimise autentsena ja terviklikuna kehtestatud säilitustähtaja jooksul
Säilitustähtaeg on minimaalne periood, mille jooksul sarja kuuluvaid dokumente peab enne nende eraldamist avalikku arhiivi üleandmiseks või hävitamiseks. Dokumentide säilitustähtaeg kehtestatakse kooskõlas õigusaktidega ning lähtudes asutuste tegelikest vajadustest. Säilitustähtaja kehtestamisel arvestatakse dokumentide unikaalsust, kättesaadavust ning praktilist väärtust dokumentide tähtsust kolmandatele isikutele. Dokumendi säilitustähtaeg vastab dokumendisarjale kehtestatud säilitustähtajale, mis määratakse · aastates (7 aastat) · tähtajana, mis on seotud kindla sündmuse toimumisega · alatisena. Alatine säilitustähtaeg dokumentide loetelus kajastab asutuse väärtushinnangut ühe või teise dokumendiliigi säilitusväärtusele, kujunedes niiviisi arhiiviväärtuse andmise eeletapiks. Avalik arhiiv arvestab loetelus näidatud säilitustähtaegu hindamisotsuse tegemisel ning arhivaalide valikul alatisele säilitamisele
toimikute loetelu eesmärgist; määratud seaduste ja muude reguleerivate eelarvevahendite seis aktidega. pitsatid Organisatsioonides säilitatakse dokumente viimased allakirjutatud dokumendid (liigiti) Dokumendisarjale kehtestatud säilitustähtaeg on möödunud ja asutuse arhiivi üldandmed selle võib eraldada hävitamiseks Üleandmiseni arhiivi Dokumentide säilitamine (2) Säilitustähtaeg kehtestatakse: aastates kuni 10 a ehk lühiajaliselt kauem kui 10 a ehk pikaajaliselt alatisena tähtajaliselt
1) dokument koos vajalike lisadega ja metaandmetega ning allkirjastatuna, kui seda on nõutud, või 2) teade, milles on märgitud dokumendi saatja, pealkiri, kuupäev, viit ja viide dokumendi asukohale. 4. jagu Dokumentide hoidmine § 46. Lahendatud paberdokumentide hoidmine (1) Lahendatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või muudes ümbristes (edaspidi toimik), mille seljale või kaanele märgitakse asutuse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number. Asutuse dokumendihalduse korraldamine Ideaal: · Kiirus · Digitaalsus (kiirem võimalus leida andmeid, info jõuab ka teistesse riikidesse kiirelt, varukoopiad, samas, kui pole elektrit, pole dokumente) · Menetlemiskäik (kui kaua võtab aega, et kiri jõuaks õige inimeseni) · Läbipaistvus (teame täpselt, kelle käes kiri parasjagu on) Nõuded: · Asjaajamine on reglementeeritud.
mitu asutust. Dokumentide ja andmekogude andmete erineva korraldatuse tõttu pole andmekogu kui terviku esitamine dokumentide loetelus sarja tasandil võimalik – andmekogul puuduvad selged sarja tunnused. Kui teave esineb asutuses nii dokumentidena kui ka andmetena vastavas andmeko- gus, esitatakse dokumentide loetelus seosed vastava dokumendisarja ja andmekogu vahel. Üldjuhul kehtib nii andmekogu andmetele kui ka dokumendisarjale üks säili- tustähtaeg, juurdepääsupiirang jms (vt NÄIDE 5). 50 Dokumendi- ja arhiivihaldus NÄIDE 5. Andmekogus oleva teabe esitamine dokumentide loetelus Funktsioon 3 TÖÖ- JA TEENISTUSSUHETE KORRALDAMINE Tähis Sarja pealkiri Säilitustähtaeg Teabekandja Märkused 3-1 Personalikäskkirjad 10 aastat P 3-2 Puhkusekäskkirjad 10 aastat D Andmed ka
annaabi.ee 
