säilitustähtaegade jooksul. 4. Kes tagab asjaajamise korraldamise asutuses? Asutuse asjaajamise korraldamise tagab asutuse juht või muu seaduses, põhimääruses või põhikirjas sätestatud isik. 5. Mida sisaldab asutuse asjaajamiskord? Asutuse juht kehtestab asutuse asjaajamiskorra, milles sätestatakse: 1) asutuse asjaajamisperiood või -perioodid; 2) asutuse dokumendiringluse kord või skeemid; 3) dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord; 4) registreeritavate dokumentide liigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (viidete) süsteem; 5) dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu; 6) dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord; 7) asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord; 8) asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord; 9) dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise kord;
on ülevaatlikult üldsätted, kus on võimalik tuvastada, mis informatsiooni dokument täpsemalt sisaldab. Asjajamisperiood on üks õppeaasta (1. september- 31. august). Põhjalikult on välja toodud dokumendi kohustuslikud rekvisiidid ning lisarekvisiidid ning muu dokumentide vormistamisega seotud informatsioon. Väga pealiskaudne teave on dokumendiringluse korra kohta. Jäi selgusetuks, kuidas see toimub. Täpsemat ülevaadet oleks oodanud ka dokumentide tähistuste süsteemi, dokumendiplankide, dokumendi läbivaatamise ja saatmise, kooskõlastamise, teatavakstegemise korra kohta. Põhjalikult oli välja toodud dokumentide avalikustamise, juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise kord. Kindlasti võiks olla sisukam paragrahv 13, mis sisaldas teavet Konguta Kooli dokumentide hoidmise ja hävitamise korra kohta. Positiivse mulje jättis dokumendi üldine vormistus ja ülesehitus see oli selge ja arusaadav ning mugav lugeda. 1
5.Millega tuleb arvestada dokumentide vormistamisel? · Dokumendi vormistamisel üldplangile tuleb meeles pidada, et dokumendiliigi nimetuse koht on 5,5 cm kaugusel plangi ülaservast ning kuupäeva ja numbri asukoht on 6,3 cm kaugusel plangi ülaservast üldjuhul rekvisiitide parempoolses veerus. Väljasaadetavad dokumendid tuleb vormistada vähemalt ühe turvaelemendiga dokumendiplangile, et tagada dokumendiplankide võltsimiskindlus ning lihtsustada dokumendi originaali eristamist koopiast. 6.Mis on plank ja millised dokumendid vormistatakse plankidele? · Plank - on halduses osaliselt ettetrükitud tekstiga leht andmete sisestamiseks. Plankidele vormistatakse kirjad, protokollid, aktid, õigusaktid ja dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi. 7.Nimetage dokumendi kohustuslikud elemendid!
kauba üleandmine-vastuvõtmine). Akti koostamiseks võib ettevõtte juht määrata komisjoni (nt lao inventuuri komisjon). 21.9. Ametikiri- dokument, mis koostatakse infovahetuse eesmärgil ning saadetakse adressaadile posti, e-posti või faksi teel. Ametikirjad on näiteks tellimiskiri, volikiri, garantiikiri, avaldus, memo, järelepärimine ja meeldetuletus. 22. http://www.tallinn.ee/est/haridus/g6602s48401 23. Dokumente vormistatakse plankidele. 24 Tagada dokumendiplankide võltsimiskindlus ning lihtsustada dokumendi originaali eristamist koopiast. 25. Kestvuselt on käskkiri ühekordne ja kehtib samas küsimuses uue käskkirja väljaandmiseni.
Mida mõeldakse dokumentide metaandmete all, mis on metaandmed? Mingit objekti või tegevust kirjeldavaid struktureeritud andmeid, mille sisuks on objekti ajalugu ja mitmesugused karakteristikud ning mille kogumise eesmärgiks on objekti kasutatavuse ja usaldusväärsuse tagamine. Metaandmeid on vaja ka objektide identifitseerimiseks, paindlike otsisüsteemide loomiseks, ning konteksti säilitamiseks. Mis mõõdus on A4 paber? 210 × 297 mm Millised on dokumendiplankide kaks erinevat liiki, tooge näiteid kummastki?! 1. üldplank millele on kantud püsielemendina väljaandja nimi ja vapp (logo) 2. dokumendiliigi plank ametikirja, käskkirja ja teised plangid, mis on moodustatud üldplangi alusel Mida tähendab lühend OCR ja milleks me antud tegevust kasutame arvutis? OCR (inglise keeles Optical character recognition) ehk optiline märgituvastus on programm, mis võimaldab tõlkida paberdokumente, PDF-faile ning pildistatud dokumente
piisav asutuse tänaste kui ka tuleviku vajaduste jaoks *info säiliks piisavas mahus ja nii kaua kui seda vajatakse *info peab olema kergesti leitav ning vajalikul kandjal ja sobivas vormingus kättesaadav. 3. Asjaajamisega seotud standardid ja õigusaktid- 1)EV ST 3-92 Haldusdokumentide vormistamise põhinõuded- kehtestab: *kirja ja üldplangi põhikonstruktsiooni *kohustuslikud plangi liigid (kirja- ja üldplank) *Üldnõuded dokumendiplankide rekvisiitide (elemendid) vormistamiseks . 2)EVS 644:1993 Kirjutuspaber. Formaadid- määrab halduskasutamiseks mõeldud paberite formaadid. Standard vastab sisult rahvusvahelisele standardile ISO 216 3)EVS 645:1933 Kirjaümbrikud ja kirjataskud- määrab kodu ja välismaises postisides kasutavate kirjaümbrike ja -taskute suurused, aadressi külje jaotuse ja paberi kvaliteedi. 4)EVS-ISO 15489-2004 ,,Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus."- esitab
kulleriga või anti isiklikult üle); 3.6.10. sarja tähis; 3.6.11. struktuuriüksuse nimetus või isiku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks või kes dokumendi koostas; 3.6.12. lahendamise tähtaeg; 3.6.13. täitmismärge (kes täitis, millise toiminguga ja millal); 3.6.14. muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktideg 4. DOKUMENDIPLANKIDE HOIDMISE JA KASUTAMISE KORD 4.1. Dokumendid koostatakse ja vormistatakse vastavalt õigusaktides ja standardites ettenähtud nõuetele vastava töötaja poolt, kelle pädevusse asja lahendamine kuulub. 4.2. Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja võimalikult lühike. 4.3. Eestikeelne dokument peab vastama eesti kirjakeele normile. 4.4
Tallinn 2013 Analüüsimisel lähtun Asjaajamiskorra ühtsete aluste §-st 4. Tallinna Ehituskooli asjaajamiskord (edaspidi "kord") määrab kindlaks asjaajamise korraldamise põhinõuded ja töö dokumentidega Tallinna Ehituskoolis. 1)Asutuse asjaajamisperiood: Tallinna Ehituskooli asjaajamisperioodiks on kalendriaasta (1. jaanuar-31. detsember) 2)Asutuse dokumendiringluse kord või skeemid: Antud asjaajamiskorras puudusid nii dokumendiringluse kord kui ka skeemid. 3)Dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord : On täiesti eraldi peatükk asjaajamiskorras: Kooli dokumendiplangid nende kasutamine ja vorminõuded. Kuhu on märgitud, et dokumendiplankidele vormistatakse haldusdokumendid, kirjad, protokollid, aktid ja käskkirjad; Koolis on kasutusel üldplank, kirjaplank ja direktori käskkirja plank, mida võib vormistada must-valgena või kasutada värvitrükki. Üldplanki ja kirjaplanki eristab plangile trükitavate elementide koosseis
juhataja ja protokollija, nende allkirjad vormistatakse kõrvuti. N: (allkiri) (allkiri) Toomas Kampsun Marika Mantel koosoleku juhataja protokollija Protokolli vorming Protokolli lisad Protokolli lisadele viidatakse tekstis vastava otsusepunkti järel. Kõik protokollile lisatavad dokumendid peavad olema allkirjastatud. N. registreerimisleht, ettekanne (vt slaid 29 ja 33) Protokolli koostamine Päevakord: 1. Koduse ülesande "Dokumendiplankide koostamine" kontrollimine 2. Koduse ülesande arutelu 3. Haldusdokumendi koostamine 4. Jooksvad küsimused Tänan!
eest. Riigiasutuse ja kohaliku omavalitsuse asutuse asjaajamine toimub eesti keeles. Eestikeelse asjaajamise nõue laieneb ka riigi enamusosalusega äriühingule, riigi asutatud sihtasutusele ja riigi osalusega mittetulundusühingule. Riigivapi seadus Kehtestatakse Eesti Vabariigi riigivapi heraldiline kirjeldus ja kuju ning riigivapi kasutamise tingimused ja kord. Riigivapi kasutamise õigus on riigiasutustel ning riigivõimu teostavatel organitel ja isikutel. Riigivapiga pitsatite ning dokumendiplankide registreerimine. Riigivapiga pitsatite ning dokumendiplankide hoidmine ja hävitamine. Raamatupidamise seadus Raamatupidamise korraldamine. Raamatupidamise dokumendi ja nende säilitamise kohustus. Tsiviilseadustiku üldosa seadus. Tõestamisseadus kehtestab notari pädevuses olevate tõestamistoimingute tegemise korra. volikirja kehtetuks kuulutamine notariaalmärge ja allkirja ning selle näidise, ärakirja, väljatrüki õigsus. Äriseadustik Prokuura. Prokuura andmine
asjaajamise kord, dokumentide loetelu, dokumendihalduse kord, ametijuhendid, struktuuriüksuste põhimäärused, sisekorraeeskiri, arvutite ja arvutivõrgu kasutamise kord, teabenõuete menetlemise kord 7. Üldjuhul kehtestatakse sisemised dokumendihaldust reguleerivad õigusaktid asjaajamiskorda 8. Järjesta asjaajamisekorra kohustuslikud regulatsioonid *asutuse asjaajamisperiood või -perioodid (kalendriaasta, õppeaasta, majandusaasta, tegevusperiood) * dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord; * asutuse dokumendiringluse kord või skeemid; * dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise kord; * registreeritavate dokumentide liigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (indeksite) süsteem; * dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu; * dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord; * asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord;
Plangile trükitud rekvisiidid sellise värvitumedusega, mis võimaldab neid paljundada. Vähese dokumentide hulgaga asutused võivad trükitehniliselt valmistatud plankide asemel kasutada templijäljendi abil valmistatud planke. Plangid on eesti keeles. Vajaduse korral lisatakse tõlge võõrkeelde või võõrkeeltesse. Kahes või enamas keeles plankidel paigutatakse esikohale dokumendiväljaandja nimetus eesti keeles, seejärel tähestikujärjekorras võõrkeeltes. Dokumendiplankide valmistamiseks kasutatakse paberi formaati A4 (210 x 297 mm). Olemas peab olema asjaajamiskorras kehtestatud vormi kohane üldplank nii paber- kui ka digitaalsel kandjal. Üldplangi alusel vormistatakse kirjaplanke ja konkreetse dokumendiliigi planke. Dokumentide rekvisiitide paigutus peab vastama näidisvormingule. Näidisvormingute veerise laiused on: vasak 30 mm parem 15 mm ülemine 12 mm alumine 12 mm.
ja muude dokumentide vormistamiseks. Üldplankide alusel võib valmistada konkreetseid dokumendi planke, kirjaplangid, mida kasutatakse ametikirjade vormistamiseks. Et tagada võltsimiskindlust ja eristada dokumendi originaali koopiast, peaksid plangid sisaldama vähemalt ühte turvaelementi, olgu selleks siis värvitrükk, vesimärk, raster- foolium- või reljeeftrükk, toonitud paber või reljeefpitsat. Dokumendiplankide valmistamiseks kasutatav paber peab olema säilimiskindel. Ettevõtte siseseks kasutamiseks võib dokumendiplanke trükkida ka laserprinteril või paljundada koopiamasinal. Dokumendiplangil eristatakse järgmisi välju: · kirjapeaväli plangi ülaservast 0,8-4,2 cm · adressaadiväli - plangi ülaservast 4,2-8 cm · viiteväli - plangi ülaservast 5,5 cm ja 9,2 cm vasakust veerujoonest · kuupäeva- ja indeksiväli - plangi ülaservast 6,3 cm, viitevälja all
ladusale teenindamisele. (4) Asutuse asjaajamises lähtutakse headest tavadest ning üldtunnustatud viisakus- ja eetikareeglitest. § 3. Asjaajamise korraldamine asutuses (1)Asutuse asjaajamise korraldamise tagab asutuse juht või muu seaduses, põhimääruses või põhikirjas sätestatud isik. § 4. Asutuse asjaajamiskord (1) Asutuse juht kehtestab asutuse asjaajamiskorra, milles sätestatakse: 1) asutuse asjaajamisperiood või -perioodid; 2) asutuse dokumendiringluse kord või skeemid; 3) dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord; 4) registreeritavate dokumentide liigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (viidete) süsteem; 5) dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu; 6) dokumentide läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord; 7) asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord; 8) asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord; 9) dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise kord;
microsoft.com/etee/wordhelp/HA010081976.aspx DOKUMENDI PLANK Dokumendi plank on trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks. Dokumendiplangile või digitaalkandjale vormistatakse asutuse, selle struktuuriüksuse või ametiisiku kirjad, protokollid ja aktid ning õigusaktid ning dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi. Dokumendiplankide valmistamiseks kasutatakse paber formaati A4 (210x297 mm), harvem A5 (148x210 mm). Vajadusel võib formaati kasutada põikilehena. Dokumendiplangi pind jaguneb veeristeks ja nende vahele jäävaks täidetavaks pinnaks. Plangi veerised: vasak veeris 3,0 cm parem veeris 1,5 cm ülemine veeris 1,2 cm alumine veeris 1,2 cm
dokumendiplangid ja nende kasutamise kord: peab olema kajastatud, milliseid dokumendiplanke asutuses kasutatakse, millised dokumendid neile vormistatakse, kes vastutab plankide tellimise ja kasutamise eest. Samuti tuleb näidata, milliseid turvaelemente ja sümboleid plankidel kasutatakse. Juhul, kui asutusel ei ole trükitehniliselt valmistatud planki, tuleb kirjeldada elektrooniliste dokumendiplankide kasutamise kord. Lisaks plankidele on otstarbekas välja tuua, millised pitsatid on asutuses kasutusel, kus need asuvad, millised dokumendid tuleb pitsatiga tõestada, kes vastutab pitsatite kasutamise eest, kuidas on korraldatud pitsatite hävitamine. registreeritavad dokumendiliigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (indeksite) süsteem: peab olema kindlaks määratud, kus dokumendiregistrit
toetuda Euroopa Komisjoni poolt välja töötatud „Elektroonilise dokumendihalduse näidisnõuetele” (MoReq2)11 ja riigikantselei tellimusena koostatud „Nõuetele elek trooniliste dokumendihaldussüsteemide funktsionaalsusele”12. EDHSi ülesanded võivad olla: dokumentide registreerimine ja asukoha määramine süsteemis; dokumentide eelnõude erinevate versioonide haldamine; dokumendiplankide ja -põhjade kasutamise võimaldamine; dokumentide kirjeldamine; dokumentide täitmise kontrollimine; dokumentide säilitustähtaegade haldamine; arhiveerimine jms. EDHSi kasutamise läbi saavutab asutus: teabe kiirema kättesaadavuse; kokkuhoiu ajas, mida kulutatakse dokumentide loomiseks või teabe otsimiseks; juurdepääsu suuremale hulgale teabele; parema tööprotsesside sujuvuse;
annaabi.ee 
