AS Prisma Hr Tõnis Torm Teie: 26.02.2011 nr 2-5/101-1 Metsaministeerium Metsaplast 7 Meie: 13.03.2011 nr 3-2/50-2 33040 TALLINN Trükitööde tellimine Lugupeetud härra Torm Soovisite tellida meie ettevõttest dokumendiplanke. Kahjuks ei ole meil võimalik pankroti tõttu teie tellimust täita. Loodan, et leiate uue ettevõtte oma tellimuse tegemiseks. Austusega Allkiri Tõnu Kask juhatuse esimees Pirgit Päike 522 7878 Vabadusepst 532 Telefon: 782 1456 Arvelduskonto: 1021021 11111 TALLINN Faks: 782 1456 Reg: 54554555 e-post: [email protected]
Dokumendi kõik rekvisiidid trükitakse plokkstiilis, st kõik read algavad samast vertikaalist. Kas on olemas asutuse dokumendiringluse kord või skeemid? Selgita. Missuguseid dokumendiliike antud asutus kasutab ja mis plangile neid vormistatakse ning kellel on õigus neid välja anda? Dokumendiliike asjaajamiskord välja ei too .Ülikoolis on kasutusel kahte liiki planke kirja- ja üldplank, mis erinevad neile trükitavate rekvisiitide poolest. Kus hoitakse ja kes peab hoidma dokumendiplanke ning kuidas käib nende kasutamise kord? Dokumendiplangid olgu kättesaadavad ainult selleks volitatud isikutele, kellele see kohustus on kinnitatud ametijuhendiga ja kes vastutavad hoidmise ja kasutamise eest. Missuguseid dokumendiliike registreeritakse ja missuguseid ei registreerita? Registreerimisele kuuluvad dokumendid: ülikoolis koostatud ja allkirjastatud õigusaktid (määrused, otsused, käskkirjad, korraldused) ülikoolis koostatud protokollid ja aktid
Dokumendi kõik rekvisiidid trükitakse plokkstiilis, st kõik read algavad samast vertikaalist. Kas on olemas asutuse dokumendiringluse kord või skeemid? Selgita. Missuguseid dokumendiliike antud asutus kasutab ja mis plangile neid vormistatakse ning kellel on õigus neid välja anda? Dokumendiliike asjaajamiskord välja ei too .Ülikoolis on kasutusel kahte liiki planke kirja- ja üldplank, mis erinevad neile trükitavate rekvisiitide poolest. Kus hoitakse ja kes peab hoidma dokumendiplanke ning kuidas käib nende kasutamise kord? Dokumendiplangid olgu kättesaadavad ainult selleks volitatud isikutele, kellele see kohustus on kinnitatud ametijuhendiga ja kes vastutavad hoidmise ja kasutamise eest. Missuguseid dokumendiliike registreeritakse ja missuguseid ei registreerita? Registreerimisele kuuluvad dokumendid: ülikoolis koostatud ja allkirjastatud õigusaktid (määrused, otsused, käskkirjad, korraldused) ülikoolis koostatud protokollid ja aktid lepingud
4.4.1. dokumendi liigist; 4.4.2. sarjast, kuhu dokument kuulub, ja säilitustähtajast; 4.4.3. nõudest tagada dokumendi ja tema tõestusväärtuse säilimine säilitustähtaja jooksul; 4.4.4. võimalusest dokument nõuetekohaselt arhiveerida. 4.5. Üldjuhul käsitleb dokument ühte teemat. 4.6. Kui dokument vormistatakse nii paberkandjal kui ka digitaalselt, tagatakse nende identsus. 4.7. Dokumendiplanke hoitakse digitaalsel andmekandjal ning kasutatakse vastavalt juhataja korraldustele. 4.8. Dokumendiplangid jagunevad: 4.8.1. Üldplank, millel pealses on logo ning jaluses märgitud asutuse kontaktandmed ja registrikood. 4.8.2. Kirjaplank, mile jaluses on märgitud asutuse kontaktandmed ja registrikood. 4.9. Dokumendi kohustuslikud elemendid 4.9.1. Autor; 4.9.2. Dokumendi kuupäev; 4.9.3. Tekst; 4.9.4. Alkirjastajad. 4.10
Dokumendiplangid Kõik haldusdokumendid vormistatakse trükitud plankidele, mille võltsimiskindluse suurendamiseks ja originaali koopiast eristamise kergendamiseks tuleb plankidel valmistamisel kasutada vähemalt ühte turvaelementi. Turvaelementideks võivad olla: · vesimärk; · reljeef- või värvitrükis vapi või muu sümboli kujutis; · plangi number; · vesimärgiga või toonitud paber; · reljeefpitsatiga või muul viisil valmistatud element. Asutusesiseseks tarbeks võib dokumendiplanke valmistada ka arvutis või koopiamasinal. Plankide valmistamiseks kasutatav paber peab olema säilivuskindel. Plangile trükitud rekvisiidid sellise värvitumedusega, mis võimaldab neid paljundada. Vähese dokumentide hulgaga asutused võivad trükitehniliselt valmistatud plankide asemel kasutada templijäljendi abil valmistatud planke. Plangid on eesti keeles. Vajaduse korral lisatakse tõlge võõrkeelde või võõrkeeltesse.
Üldplankide alusel võib valmistada konkreetseid dokumendi planke, kirjaplangid, mida kasutatakse ametikirjade vormistamiseks. Et tagada võltsimiskindlust ja eristada dokumendi originaali koopiast, peaksid plangid sisaldama vähemalt ühte turvaelementi, olgu selleks siis värvitrükk, vesimärk, raster- foolium- või reljeeftrükk, toonitud paber või reljeefpitsat. Dokumendiplankide valmistamiseks kasutatav paber peab olema säilimiskindel. Ettevõtte siseseks kasutamiseks võib dokumendiplanke trükkida ka laserprinteril või paljundada koopiamasinal. Dokumendiplangil eristatakse järgmisi välju: · kirjapeaväli plangi ülaservast 0,8-4,2 cm · adressaadiväli - plangi ülaservast 4,2-8 cm · viiteväli - plangi ülaservast 5,5 cm ja 9,2 cm vasakust veerujoonest · kuupäeva- ja indeksiväli - plangi ülaservast 6,3 cm, viitevälja all · sõnumiväli adressaadi- ja kontaktandmete välja vahel · kontaktandmete väli plangi alumisest servast 0,9-2,6 cm
(skeemid) iga dokumentide rühma ringlusele. Tuleb kindlaks määrata, milliseid dokumente asutuses koostatakse, millisel kandjal seda tehakse, millised vorminõuded ühele või teisele dokumendile kehtivad ning millised on töötajate ülesanded dokumentide koostamisel ja vormistamisel. Asjaajamiskorrale võiks olla lisatud vormistatud dokumentide näidised. dokumendiplangid ja nende kasutamise kord: peab olema kajastatud, milliseid dokumendiplanke asutuses kasutatakse, millised dokumendid neile vormistatakse, kes vastutab plankide tellimise ja kasutamise eest. Samuti tuleb näidata, milliseid turvaelemente ja sümboleid plankidel kasutatakse. Juhul, kui asutusel ei ole trükitehniliselt valmistatud planki, tuleb kirjeldada elektrooniliste dokumendiplankide kasutamise kord. Lisaks plankidele on otstarbekas välja tuua,
annaabi.ee 
