Dokumentide säilitustähtaja kehtestamisel lähtutakse lisaks seadustes ja teistes õigusaktides kindlaksmääratud säilitustähtajast. Uus dokumentide loetelu kehtestatakse, kui asutuse struktuuris või ülesannetes toimuvad ulatuslikud muudatused, mille tagajärjel muutuvad asjaajamiskord ja dokumentide koosseis, samuti asutuse kogu asjaajamise ümberstruktureerimisel. Elektroonilised dokumendid hoitakse DHS'is, võttes aluseks kehtivat dokumendiloetelu. Elektroonilised dokumendid registreeritakse vastavasse sarja DHS`is ja neid säilitatakse vastavalt kehtestatud nõuetele (AKÜA § 4 lg 4). 2.9.4 Dokumentide arhiveerimine Dokumentide säilitamiseks ettevalmistamine, üleandmine ja hoiustamine on reguleeritud Dokumentide arhiveerimise ja arhiivitöö juhendis (AKÜA § 4 lg 3). 2.9.5 Asjaajamise üleandmine Valdkonna eest vastutava töötaja ametist lahkumisel korraldab vahetu juht töötaja asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise
Arhiivimaterjalide eksponeerimine, 2006 Soovitused tugifunktsioonide dokumentide hindamiseks, 2006 Asjaajamise ja arhiivitöö kontrollimine siseauditi käigus, 2006 Ohuplaani koostamine, 2005 Digitaalse info hävitamine ASUTUSESISESED Dok. Halduse ALUSDOKUMENDID: ASJAAJAMISKORD: alusdok. Asutuse asjaajamise ja dh korraldamiseks. Kehtestab asutuse juht, selles määratakse vastutusalad. DOKUMENDILOETELU: asutus kehtestab oma tegevuse käigus loodud või Saadud dok. haldamiseks dok.loetelu , mis sisaldab vähemalt liigitusskeemi, Säilitustähtaegu ja juurdepääsu tingimusi. ORGANISATSIOONI TEGEVUSE LIIGITAMINE: Dok. pannakse funktsiooni järgi sarja, määratakse tingimused (JP), eesmärgiga tagada juurdepääs, kättesaadavus. Asutuse dokumentide rühmitamine toimub selleks välja töötatud skeemi järgi. Seda skeemi nimetatakse liigitusskeemiks ja selle alusel rühmitamist nim
alusel kokkukuuluvaid dokumente. 2. Arhiivi loomine ja pidamine organisatsioonis (dokumentide liigitamine; arvestuse pidamine; säilitamine) Dok .loetelu on asutuse arhiivimoodustumise ja haldamise kava, mis sisaldab vähemalt liigitusskeemi, säilitustähtaegu ja jp tingimusi. Dok. liigitamine toimub liigitusskeemi järgi, loodavad sarjad asutuse struktuuri kaupa. Liigitusskeem on DL sees. Dokumendiloetelu on asutuse arhiivimoodustumise peamine tööriist. Asutus töötab oma dokumentide liigitamiseks liigitusskeemi (funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu funktsioon, sari, toimik). Liigitusskeemi kavand kooskõlastatakse avaliku arhiiviga. Teoreetiliselt algab arhiivihaldus juba dok. loomisega, sellest oleneb teabekandja valik. Asutus peab otsustama milline informatsioon talletada, milline mitte (sõnaline). Ning kuidas talletada, mis elektroonilisele ja mis paberkandjale
annaabi.ee 
