mistõttu selle protseduuri välja töötamisel pööratakse palju tähelepanu dokumentide koostamisele, dokumentide liikumisele ning dokumentide töötlemise reeglitele. Antud protseduur määrab dokumentidega käitumise ühised reeglid, millede järgimisest oleneb mitte ainult kvaliteedisüsteemi efektiivsus, vaid ka organisatsioon tervikuna. 1 Alustuseks, dokumendihaldus nõuab dokumendiliikide määramist. On olemas igasuguseid dokumendiklassifikatsiooni variante. Osa jaoks on välja töötatud normdokumendid (nt AS, MSVS, AvTS, TKTA). Kuid keegi ei keela kasutada oma klassifikatsiooni. Klassifikatsiooni valik sõltub organisatsiooni tegevusest, tehtava töö liikidest, organisatsiooni suurusest ning muidugi kohustuslikest normatiivide nõuetest. Edasi on vaja grupeerida dokumendid, mis kuuluvad erinevate dokumendiliikide alla ühise liigitusskeemi järgi
Dokumendiregistri http://wd.tyri.ee/?page=pub_list_dynobj&desktop=954762&tid=1004600 kasutusjuhend Dokumendiregistri avalehe vasakus veerus kuvatakse dokumendipuu dokumendiliikide kaupa. Dokumendi otsimiseks tuleb kõigepealt valida dokumendipuus soovitava dokumendi liik. Klikates vastavale dokumendiliigile, avaneb otsinguvorm, mis võimaldab otsida konkreetset dokumenti erinevate andmete järgi. Pärast otsinguks teadaolevate andmete sisestamist, tuleb vajutada klahvile ,,Otsi", misjärel kuvatakse otsitava dokumendi metaandmed. Kui dokumendi andmete väljal on täidetud ka väli ,,Fail", ,,Avalikustatav fail" või ,,Digitaalselt
Harjutustest 3.õppenädala materjali kohta Katse 1 ülevaade Question 1 Dokumendihalduse efektiivseks korraldamiseks organisatsioonis Vali üks vastus. a. pole vaja midagi kehtstada, sest töötajad teavad isegi, kuidas dokumente hallata b. kinnitatakse valdkonna vastutaja, kes "oskab, teab ja teeb" Kirjapandud regulatsioon (nt asjaajamiskord) aitab kogu c. tuleks koostada vastav kord, juhis või organisatsioonis üheselt dokumentide haldamist muu regulatsioon korraldada. Dokumendihalduse korraldamise eesmärk organisatsioonis on tagada dokumentidega töö selliselt, et asutuse tegevuse käigus loodud dokumendid oleksid piisavad toimingute ja tehingute tõestamiseks ning, et neid säilitatakse ettenähtud aja jooksul. Question 2 Dokumendihaldussüsteem on Vali üks vastus. a. arvuti "desktop" ...
tõhus ja süstemaatiline korraldamine, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamine ning dokumentidena alalhoidmine. (Standardi EVS-ISO 15489-1:2004 põhjal) b) asjaajamise käigus dokumentidega tehtavad toimingud, millega tagatakse nende autentsus, usaldusväärsus, terviklus ja kasutatavus kogu elukäigu jooksul. Dokumendihaldussüsteem (vt EDHS) Dokumendiregister avaliku teabe seaduses toodud dokumendiliikide registrite või dokumentide loetelu koondnimetus. Dokumendiringlus dokumentide liikumine asjaajamise/töövoo käigus. Dokumendisüsteem infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente ning võimaldatakse neile pidev juurdepääs. Dokumendisüsteemi komponentideks on: dokumendid, protsessid, tehnoloogia ja inimesed. Dokumendi elukäik kontseptsioon, mis hõlmab a) ajalist kestust dokumendi loomisest või
ja organisatsiooni dokumendid rühmitatakse selle põhjal Näit. 1. Aruandlus 2. Koolitus 3. IT Temaatilist liigitust ei poolda arhiiviasutused, sest kaduma võivad minna dokumentide vahelised seosed, mis põhinevad asutuse tegevusel. Dokumendiliikidel põhinev dokumentide rühmitamine Väikesed organisatsioonid, kus on vähe funktsioone ja vähe dokumente rühmitatakse dokumente nende liikide järgi. Dokumendiliikide järgi rühmitamise korral on iga dokumendiliigi jaoks oma toimik Näit. 1. Kirjad 2. Käskkirjad 3. Protokollid 4. Aktid 5. Isiklikud toimikud DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE Dokument hõlmatakse organisatsiooni asjaajamises dokumendisüsteemi Selle käigus luuakse dokumenti kirjeldavad andmed e metaandmed Registreerimise kaudu seotakse dokument vastava funktsiooniga, mille täitmise käigus ta
Peale selle võimaldab GoPro jälgida tööülesandeid nii iga töötaja, osakonna kui ka terve asutuse puhul ja saata meeldetuletusi täitmistähtaegade kohta. Samuti on võimalik saata dokumente elektrooniliselt tutvumiseks ning jälgida, kes on dokumentidega tutvunud. GoPro organiseerib dokumentatsiooni üldjuhul asjadeks (inglise keeles case). GoPro juurutamisel Eesti asjaajamisse tehakse sellest tavaliselt erandid selliste dokumendiliikide korral, milledel peetakse eraldi registrit ning kus on traditsioon või kohustus neid hoida eraldi. Dokumendihaldussüsteemis on eraldi registritena kontaktibaas, asjad (kirjavahetus, resolutsioonid), lepingud, käskkirjad, arved, aktid, määrused. Erinevateks dokumendihaldusprotsessideks: dokumendi loomine, kooskõlastamine, kinnitamine, allkirjastamine, registreerimine, edastamine.
palju dokument tuleb moodustada mitu toimikut. Kui ettevõttes tekib asjaajamisperioodil vähe dokumente, võib ühte toimikusse koondada mitme asjaajamisperioodi dokumendid, kui mitte üle 5 aasta. 1 Meeldetuletus Dokumentide rühmitamise aluseks on dokumendi liik, sisu, ülesanne, mille käigus dokument tekkis, väljaandja, sarnane praktiline väärtus, säilitustähtaeg, originaalsus, teabekandja. Dokumente saab rühmitada sarja toimikutesse: -dokumendiliikide kaupa (käskkirjad, protokollid, aktid)- liigitunnusele lisaks tuleb sarjade moodustamisel kasutada veel muid tunnuseid(autori, sisu, originaalsuse jt tunnuseid), sest erinevate funktsioonide täitmisel tekkivatel samaliigilistel dokumentidel on erinev säilitustähtaeg ja sel juhul ei saa neid rühmitada ühte sarja -asjadena (kirjavahetus)- kirjavahetuse toimikutest koosnev sari moodustub ühe ülesande täitmise käigus või sarnaste toimingute sooritamisel tekkinud dokumentidest.
Täidesaatva riigivõimu asutused on: 1) valitsusasutused; 2) valitsusasutuste hallatavad riigiasutused; 3) Eesti kaitsevägi. KEELESEADUS: Reguleeritakse eesti k. ja võõrkeelte kasutamist suulises ja kirjalikus asjaajamises, avalikus teabes ja teeninduses. RIIGIVAPI SEADUS: kehtestatakse EV riigivapi heraldiline kirjeldus ja kuju ning riigivapi kasutamise tingimused ja kord. Raamatupidamisseadus ja Töölepinguseadus, mis reguleerivad teatud dokumendiliikide loomist ja alahoidmist NÕUDED ELEKTROONILISELE DHS FUNKTSIONAALSUSELE- Moreq2 ja Eesti 0 peatükk, mis on EDH näidisnõuete versioon, hea ülevaade, kuidas DH Eestis korraldatakse, peamiselt elektroonilisele dh-le. Valdkonna olulisemad Eesti standardid: EVS 8:2008 "Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas"; EVS-ISO 15489-1:2004 "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dok.haldus. Osa 1: Üldnõuded"; Kuidas ja miks peab dok. asutuses haldama.
loetelu peetakse elektrooniliselt tabelina dokumendiregistris. Loetelu täiendatakse igal aastal struktuuriüksuse dokumendihalduri poolt oma arhivaalide kohta 3 (kolme) kuu jooksul pärast asjaajamisperioodi lõppu. Arhivaalide loetelu koostamise aluseks on ülikooli dokumentide loetelu. Arhivaalide loetelu täitmise eest vastutab struktuuriüksuse juht. Mis dokumendiga antud asjaajamiskord kinnitatakse? Ei ole välja toodud. Kas antud asjaajamiskorral on lisatud juurde lisasid erinevate dokumendiliikide vormistamise kohta ja kui on siis nimetage need lisad. Ei ole.
loetelu peetakse elektrooniliselt tabelina dokumendiregistris. Loetelu täiendatakse igal aastal struktuuriüksuse dokumendihalduri poolt oma arhivaalide kohta 3 (kolme) kuu jooksul pärast asjaajamisperioodi lõppu. Arhivaalide loetelu koostamise aluseks on ülikooli dokumentide loetelu. Arhivaalide loetelu täitmise eest vastutab struktuuriüksuse juht. Mis dokumendiga antud asjaajamiskord kinnitatakse? Ei ole välja toodud. Kas antud asjaajamiskorral on lisatud juurde lisasid erinevate dokumendiliikide vormistamise kohta ja kui on siis nimetage need lisad. Ei ole.
ühtses dokumendiregistris või eraldi. Dokumendid registreeritakse samal päeval või sellele järgneval tööpäeval. Kui dokumendil on märge "KIIRE", siis dokument registreeritakse ja edastatakse läbivaatamiseks viivitamata. 17. Dokumendiregister- Dokumendiregistrisse kantavad andmed seotakse omavahel, et neid ei oleks hiljem võimalik jälgi jätmata muuta. Dokumendiregister koosneb dokumendiliikide järgi peetavatest allregistritest. Register peab olema varustatud otsingusüsteemiga, mille abil leitakse dokument registrisse kantud põhiandmete alusel. Dokumendi andmeid säilitatakse dokumendi registris senikaua kuni säilitatakse dokumenti. Dokumendiregister on avalik seaduses sätestatud ulatuses ja juurdepääs digitaalselt peetavale dokumendile registrile peab olema võimalik veebilehe kaudu. Dokumendiregister peab olema
· Kes mida ütles, · Mida otsustati. Protokoll vormistatakse asutuse üldplangile ja sellele kirjutavad alla juhataja ja protokollija. Dokumentide ringlus kogu dokumentide liikumine nende elukäigu jooksul. Dokumentide registreerimine dokumendile indeksi andmine ja tema identifitseerimist võimaldavate kandmine registrisse. Registri põhinõuded: · peetakse digitaalselt, · andmed seotakse omavahel nii, et neid ei saaks jälgi jätmata muuta, · koosneb allregistritest (dokumendiliikide või sarjade järgi), · varustatud otsingusüsteemiga, · dokumendi andmeid säilitatakse registris sama kaua kui dokumenti, · on avalik seaduses sätestatud ulatuses, · juurdepääs veebilehe kaudu, · tagab juurdepääsu dokumendile või sisaldab paberkandjal või muul kandjal dokumendi asukohaviida, · sisaldab andmeid juurdepääsupiirangu ja selle tähtaja kohta. Dokumentide registreerimise üldnõuded
kinkelepingud, asjaõiguslepingud jne); 2) lihtkirjalikud ja notariaalsed; 3) võivad olla köidetud, pitseeritud; 4) üldjuhul A4 formaadis, lisad, nt plaanid, võivad olla suuremad (A3 või veelgi suuremad). 3. plaani- ja kaardimaterjal üldjuhul riikliku maakatastri pidaja poolt kinnitatud ärakiri A3 suuruses. 4. õiendid riikliku maakatastri pidaja poolt väljastatud nin A4 suuruses. 5. volikirjad 1) ärakirjad ja originaalid; 2) notariaalsed ja lihtkirjalikud; 1 Dokumendiliikide loetelu ei pruugi olla lõplik ning selle hulk erineb toimikute lõikes. 4 3) ühel lehel või köidetud ja/või pitseeritud; 4) A4 suuruses. 6. korraldused, otsused (haldusaktid) üldjuhul ametliku kinnitusega ärakirjad ühel või mitmel lehel ja A4 suuruses. 7. kohtuotsused, kohtulahendid (määrused vms) Ärakirjad ühel või mitmel lehel ja A4 suuruses. 8. riigivararegistri väljavõtted koopiad, väljatrükid. A4 suuruses. 9. väljavõtted Riigi Teatajast2 koopiad, väljatrükid
AA perioodi pikkus Dokumente hallatakse dokumendisüsteemis rühmiti, leidmine D liigid, hoidmise ja kasutamise kord / sarnaste tunnuste põhjal lihtsam. D vormistamise kord DL on dokumentide rühmitamiseks sarjadesse, dokumentide D ringluse kord või skeemid (dokumendiliikide kaupa) /ametikirjade indekseerimiseks, ülesleidmiseks ja D registreerimise kord, indeksite süsteem säilitustähtaegade määramiseks. D menetlemise kord Juurdepääsu korraldamine Dokumentide rühmitamine organisatsioonide Arhivaalide eraldamine (hävitamine ja üleandmine hoidlasse)
dokumendiregistrile peab olema võimalik veebilehe kaudu. Dokumendiregistrisse kantavad andmed Dokumendi registreerimise kord sätestab toimingud enne registreerimist ja saabunud või väljasaadetava dokumendi registreerimise. Dokumendi registreerimise tähtaeg Dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise või väljasaatmise või suulise taotluse protokollimise päeval või sellele järgneval tööpäeval. Dokumendid registreeritakse asutuse asjaajamiskorras sätestatud dokumendiliikide kaupa omaette numeratsiooniga. Üldjuhul algab registreeritavate dokumentide numeratsioon iga asjaajamisperioodi algul numbrist 1. Dokumendi menetlemine ja hoidmine Dokumendi läbivaataja määramine ja täitmiseks edastamine Dokumendi täitmise tähtajad Dokumendi kooskõlastamine Dokumendi allkirjastamine ja asja lahendamine Dokumentide hoidmine. Lahendatud paber ja digitaaldokumendid. Asjaajamise üleandmine. Avaliku teabe seadus
juunist 2001 kajastada järgmisi teemasid, kordasid: asutuse asjaajamisperiood või perioodid: asjaajamisperioodiks võib olla kalendriaasta, majandusaasta, õppeaasta või muu periood lähtuvalt asutusele seadusega pandud ülesannetest. Komisjonide ja muude ajutiste üksuste asjaajamisperioodiks võib olla kogu nende tegevusperiood. asutuse dokumendiringluse kord või skeemid: kuna dokumendiringlus on eri dokumendiliikide puhul erinev, tuleb asjaajamiskorras sätestada eraldi nõuded (skeemid) iga dokumentide rühma ringlusele. Tuleb kindlaks määrata, milliseid dokumente asutuses koostatakse, millisel kandjal seda tehakse, millised vorminõuded ühele või teisele dokumendile kehtivad ning millised on töötajate ülesanded dokumentide koostamisel ja vormistamisel. Asjaajamiskorrale võiks olla lisatud vormistatud dokumentide näidised.
Rea ette trükitakse sõna 'Meie'. Sellele reale trükitakse kirja kuupäev ja viit. · Tekstiväli asub lehe keskel. Trükitakse plokkstiilis ehk taandridu ei jäeta, enne uut mõtet on tühi rida. · Kontaktandmete välja ülemine piir on 2,6 cm ja alumine 1,2 cm alumisest servast. Andmed trükitakse plokkidena, kasutajasõbralik. Üldplank · Asutuses peab olema kehtestatud vormikohane üldplank nii paber kui eletroonilisel kandjal. · Üldplangi alusel koostatakse teiste dokumendiliikide plangid (kirjaplank). · Üldplangile vormistatakse asutusesiseseid dokumente akte, protokolle, käskkirju. Siia võib vormistada ka tänukirju, õnnitlusi ja kaastundeavaldusi. · Üldplangi elemendid: ? Asutuse sümbol/logo või riigivapi kujutis vastavalt riigivapiseadustele. ? Dokumendi autor. ? Dokumendiliigi nimetus 5,5 cm plangi ülaservast, trükitakse vasakusse veergu või keskele trükitähtedega. Lubatud on kasutada paksu kirja ja sõrendamist.
Seega peaks asutuse asjaajamiskord kajastama dokumentide läbivaatamiseks suunamise korda asutuses. Kõige enam sõltub siiski tippjuhi juhtimisstiilist, millise variandi asutus valib. Keerulistel juhtudel oleks otstarbekas teha skeem graafilisel kujul. Riigikantselei kasutab toodud kolmest dokumentide ringlusse suunamise variandist viimast, seetõttu sisaldab asjaajamiskord üksikasjalise saabuvate dokumentide liigituse esmalt dokumendiliikide kaupa, teise tasandina aga kirjade liigituse küsimuste järgi. 5.3. Soovitusi juhi resolutsioonile. Asutuse juht saadab dokumendi struktuuriüksuse juhile või struktuuriüksuse juht ametnikule lahendamiseks resolutsiooniga, milles määrab kindlaks asja lahendamise korra ja tähtaja ning vajadusel muud asjaolud. Seega peab resolutsioon sisaldama täitja eesnimetähe ja perekonnanime, ülesanded dokumendi lahendamiseks , vajadusel tähtaja, juhi allkirja ja kuupäeva
annaabi.ee 
