Kodutöö Juhendaja: Tallinn 2013 Analüüsimisel lähtun Asjaajamiskorra ühtsete aluste §-st 4. Tallinna Ehituskooli asjaajamiskord (edaspidi "kord") määrab kindlaks asjaajamise korraldamise põhinõuded ja töö dokumentidega Tallinna Ehituskoolis. 1)Asutuse asjaajamisperiood: Tallinna Ehituskooli asjaajamisperioodiks on kalendriaasta (1. jaanuar-31. detsember) 2)Asutuse dokumendiringluse kord või skeemid: Antud asjaajamiskorras puudusid nii dokumendiringluse kord kui ka skeemid. 3)Dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord : On täiesti eraldi peatükk asjaajamiskorras: Kooli dokumendiplangid nende kasutamine ja vorminõuded. Kuhu on märgitud, et dokumendiplankidele vormistatakse haldusdokumendid, kirjad, protokollid, aktid ja käskkirjad; Koolis on kasutusel üldplank, kirjaplank ja direktori käskkirja plank, mida võib vormistada must-valgena või kasutada värvitrükki
asjaajamistavaga. -kui dokumendile on lisatud andmeid digitaalsel andmekandjal (CD, mälupulk, jne), tehakse andmekandja viiruse kontroll. Andmekandja tähistatakse kleebisega, kuhu märgitakse kontrolli tulemus, kuupäev, kontrollija nimi. Kleebisele märgitakse dokumendi number, millega koos andmekandja saabus. Saabuvate dokumentide ringluse protseduur. Dokumendiringluse sihipäraseks korraldamiseks on otstarbekas organisatsiooni asjaajamiskorras sätestada dokumendiringluse skeemid ja protseduurid. Järgnevas protseduuris vaadeldakse saabunud algatuskirja liikumist ja lahendamist. Põhimõtteliselt on võimalik kirja lahendada kas -vastuskirja koostamisega või -vastuskirja koostamata operatiivselt, s.t telefoni või isikliku kontakti teel. DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE Dokumentide registreerimise kohustus on sätestatud asjaajamiskorras:
Tüüpskeeme ei ole võimalik kehtestada, dokumentide liikumise kord igas asutuses on individuaalne, sõltudes asutuse suurusest, struktuurist, dokumendihulgast ja olulisel määral ka tippjuhi juhtimisstiilist. 1) Koostaja koostab ja vormistab ametikirja nõuetekohase kavandi 2) Koostaja viseerib (kooskõlastab) ametikirja kavandi ja esitab seejärel arvamuse saamiseks asjaomastele spetsialistidele (vahetule ülemusele, teistele spetsialistidele, juristile jne), kui asjaajamiskorras on nii ette nähtud. 3) Juht allkirjastab paberkandjal kirja kahes eksemplaris (originaal + ärakiri). Kui alatise säilitustähtajaga ametikiri allkirjastatakse digitaalselt, siis · digitaaldokumendi allakirjutaja allkirjastab omakäeliselt ka paberkandjal kirja või · assistent kinnitab ametlikult dokumendi koopia. See on vajalik ametikirja tõestusväärtuse tagamiseks ettenähtud säilitustähtaja jooksul.
Kus registreeritakse dokumente, missugust elektroonilist dokumendihaldussüsteemi kasutatakse? Saabunud dokumendid registreeritakse dokumendiregistris saabumise päeval. Dokumendid, mis on kindla kuuluvusega ega vaja juhi resolutsiooni (rektoraadi otsustust), edastatakse vastavalt sisule allüksustele täitmiseks. Dokumendi registreerimine on ühekordne. Kasutatakse dokumendihaldussüsteemiks Webdesktopi programmi. Kas antud asjaajamiskorras on olemas erinevate dok liikide kohta dok registrisse kandvate andmete loetelu ja kui on, siis millistele dok liikidele? Ei ole. Kas on asjaajamiskorras ara määratletud järgmised õigused ja kellel on õigused järgmisteks toiminguteks: ametnike ja töötajate dokumendihaldussüsteemile juurdepääsu õigused- Dokumendiregister tagab juurdepääsu registreeritud juurdepääsupiiranguta
Kus registreeritakse dokumente, missugust elektroonilist dokumendihaldussüsteemi kasutatakse? Saabunud dokumendid registreeritakse dokumendiregistris saabumise päeval. Dokumendid, mis on kindla kuuluvusega ega vaja juhi resolutsiooni (rektoraadi otsustust), edastatakse vastavalt sisule allüksustele täitmiseks. Dokumendi registreerimine on ühekordne. Kasutatakse dokumendihaldussüsteemiks Webdesktopi programmi. Kas antud asjaajamiskorras on olemas erinevate dok liikide kohta dok registrisse kandvate andmete loetelu ja kui on, siis millistele dok liikidele? Ei ole. Kas on asjaajamiskorras ara määratletud järgmised õigused ja kellel on õigused järgmisteks toiminguteks: ametnike ja töötajate dokumendihaldussüsteemile juurdepääsu õigused- Dokumendiregister tagab juurdepääsu registreeritud juurdepääsupiiranguta dokumendile või paberdokumendi asukohaviidale. Juurdepääsupiiranguga dokumendi
edastatakse see vastavalt kuuluvusele 5 tööpäeva jooksul. DOKUMENDI KOOSKÕLASTAMINE § 36. Dokumendi kooskõlastamise viisid § 37. Dokumendi kooskõlastamise tähtajad · Asutustevaheliseks kooskõlastamiseks esitatud dokumentide kooskõlastamise tähtaega hakatakse arvestama dokumendi saabumisele järgnevast kuupäevast. · Dokumendi asutusesisese kooskõlastamise tähtajad määratakse kindlaks asutuse asjaajamiskorras. § 38. Dokumendi saatmine kooskõlastamiseks ja allkirjastamiseks · Dokument saadetakse kooskõlastamiseks kõigepealt astmelt madalamale asutusele, ametnikule või töötajale ning seejärel kõrgemalseisvale asutusele või astmelt kõrgemale ametnikule või töötajale. DOKUMENDI ALLKIRJASTAMINE JA ASJA LAHENDAMINE § 39. Ametnike ja töötajate õigused ja pädevus dokumendi allkirjastamisel. § 40. Paberdokumendi allkirjastamine ·
SISSEJUHATUS Asjaajamiskorra analüüsiks valisin XXX asjaajamiskorra. Asjaajamiskorra (edaspidi: kord) eesmärgiks on määratleda XXX (edaspidi: asutus) dokumendihalduse üldised põhimõtted ning vorminõuded. Asjaajamiskorras käsitletakse dokumentide vormistamist, töötlemist, registreerimist, edastamist ja süstematiseerimist ning reguleeritakse: 1. haldusdokumentide koostamise, kooskõlastamise ja allakirjutamise protseduur; 2. dokumendiringluse korraldamine asutuses alates dokumendi asutusse saabumisest või koostamisest kuni väljasaatmiseni või toimikusse paigutamiseni; 3. dokumentide ettevalmistamine säilitamiseks; 4
kontrollib dokumentide kohaletoimetamise õigsust. Ümbrikud hävitatakse v.a juhul kui ainult ümbriku järgi saab kindlaks määrata saatja aadressi või dokumendi väljasaatmise ja kättesaamise kuupäeva. Dokumentide esialgne registreerimine lõpeb nende sorteerimisega, registreerimisele kuuluvateks ja mittekuuluvateks. 16. Dokumentide registreerimise üldnõuded- Asutuse registreeritavad dokumendiliigid määäratakse asutuse asjaajamiskorras (juhendis). Dokumendiregistri pidamise eest vastutavad struktuuriüksused määratakse kindlaks asutuse põhimääruses ja asjaajamisekorras. Dokumendi loomise, saamise või saatmise viis ega teabekandja ei saa olla dokumendi registreerimata jätmise põhjuseks. Dokumentide registreerimise põhimõte on ühekordsus. Dokumendi registrit peetakse digitaalselt. Märget "konfidentsiaalne e. usalduslik" kandvad
Harjutustest 2.õppenädala materjali kohta Katse 1 ülevaade Question 1 E-kiri registreeritakse, kui Vali üks või enam vastust. a. see on saadetud ametlikule e- Isiklikke kirju ei pea regitsreerima. Mõnes organisatsioonis posti aadressile; kirja sisu on võib olla kehtestatud kord, kus ametlikul e-posti aadressi ei tohi isiklikku laadi kasutada isiklikuks kirjavahetuseks. b. e-kirja sisu tõendab organisatsiooni tegevust c. e-kirja sisu on informeeriva Nt kliendiga seotud kirjavahetus iseloomuga Kõiki e-kirju tuleks hinnata organisatsiooni olulisuse seisukohalt. Isiklikke kirju ei pea regitsreerima. Mõnes organisatsioonis võib olla kehtestatud kord, kus ametlikul e-posti aadressi ei tohi kasutada isiklikuks kirjavahetuseks. Question 2 E-kiri ja sellega saadetud lisadokument registreeritakse Vali ü...
asjaajamine on seotud otse minu tulevikku ametikohaga. Raamatupidaja koostab palju avaldusi, deklaratsioone ja kirju, mida ta peab tegema korrektselt vastavalt reeglitele. Iga dokument omab oma väärtust, infot adressaat, millest kirjutatakse,pealkiri,kuupäev,allkirjad, kiri sisu, kes kirjutab, kellele , lisamärge ja pitsatid. Ettevõttes peab olema kõik vajalikke dokumente, millest ilma firma ei saa oma tegevust pidada ja on kasulik kehtestada kindlad nõuded ning fikseerida need asjaajamiskorras või ettevõtte kvaliteedikäsiraamatus. Dokumendihaldus organiseerib firma elu. Vajalikke dokumentide puudus ja ebakorrektne vormistamine võib põhjustada firmas segadusi, seal hulgas trahvid, äripartneritelt sanktsionid,kuni täelikku firma sulgemiseni-pankrotini. Näiteks , firmale A on vaja esitada tähtajaks deklaratsiooni , aga seoses sellega, et puuduvad dokumendid( arved, tsekid, jne) see on võimatu. Seda võiks vältida, kui firmas oleks korrektne asjaajamine.
Vähese dokumentide hulgaga asutused võivad trükitehniliselt valmistatud plankide asemel kasutada templijäljendi abil valmistatud planke. Plangid on eesti keeles. Vajaduse korral lisatakse tõlge võõrkeelde või võõrkeeltesse. Kahes või enamas keeles plankidel paigutatakse esikohale dokumendiväljaandja nimetus eesti keeles, seejärel tähestikujärjekorras võõrkeeltes. Dokumendiplankide valmistamiseks kasutatakse paberi formaati A4 (210 x 297 mm). Olemas peab olema asjaajamiskorras kehtestatud vormi kohane üldplank nii paber- kui ka digitaalsel kandjal. Üldplangi alusel vormistatakse kirjaplanke ja konkreetse dokumendiliigi planke. Dokumentide rekvisiitide paigutus peab vastama näidisvormingule. Näidisvormingute veerise laiused on: vasak 30 mm parem 15 mm ülemine 12 mm alumine 12 mm. Veeriste vahele jääva täidetava pinna võib jagada infoväljadeks. Kirjaplangi kirjapea-, kontaktandmete-,
Karin Puu Raamatupidaja 23.11.2008 Kui kooskõlastamine toimub elektroonilisel teel, peab see kajastuma dokumendiregistri metaandmetes. Allkirjastamine Dokument allkirjastatakse vastavalt pädevusele, see tähendab, et asjaajamiskorras peab olema kindlaks määratud dokumentide allkirjastamise kord juhtkonna poolt (vastavalt tööjaotusele) ja see, kes veel võivad dokumente allkirjastada. Allkirjastamiseks esitatakse dokument koos kõigi lisade ja materjalidega, mille alusel see on koostatud, või koos dokumentidega, mille muutmist või kehtetuks tunnistamist allakirjutatav dokument nõuab. Digitaaldokumentide puhul tuleb märkida viide nende asukohale dokumendiregistris. Paberkandjal dokumentide allkirjastamine
Avatud. Laialdaselt toetatud. Suure kasutajaskonnaga. Failide kasutamiseks on olemas tasuta rakendused või liidesed. Standardiseeritud. Failide konverteerimine Kui asutus otsustab dokumentide loomisel kasutada muid vorminguid peale arhiivivormingutesse, ehk teostada failide konverteerimisprotseduur. Rahvusarhiiv soovitab konverteerimist teostava rakenduse integreerida asutuse EDHSi ning kirjeldada konverteerimisprotseduuri oma asjaajamiskorras. Tehnilised metaandmed Tehnilised metaandmed võimaldavad saada ülevaadet arhiveeritud dokumentide mahust, kasutatud vormingutest ja nende kasutamiseks vajalikest tehnilistest vahenditest ilma, et oleks vajalik vaadelda iga arhiivis säilitatavat faili eraldi. Rahvusarhiivi poolt nõutavad tehnilised metaandmed on: elemendi nimi ja XML märgendi nimetus, elemendi nimi ja numbri dokumendihalduse metaandmete loend,
Seadusega ettenähtud komisjonidel või nõukogudel võivad olla oma plangid. (4) Asutusesiseses asjaajamises ei ole kohustuslik kasutada planke, välja arvatud õigusaktide puhul või kui plangi kasutamine on ette nähtud õigusaktides. § 12. Plankide vorminõuded (1) Asutusel, struktuuriüksusel, kui see on ette nähtud asutuse või struktuuriüksuse põhimääruses, ja ametnikul või töötajal, kellel on õigusakti andmise õigus, peab olema asjaajamiskorras kehtestatud vormi kohane üldplank, mis on nii paberkandjal kui digitaalsel kandjal. (2) Üldplangile kantakse asutuse või asutuse ja tema struktuuriüksuse nimetus või ametniku või töötaja ametinimetus (edaspidi dokumendi väljaandja) nimetavas käändes ning vapi kujutis või muu sümbol. (3) Paberkandjal plangile kantakse soovitavalt turvaelement. (4) Turvaelemendiks võivad olla: 1) vesimärk; 2) reljeef- või värvitrükis vapi või muu sümboli kujutis; 3) plangi number;
72.Kirjelda dokumendi kehtestamise protseduuri *dokumentide kooskõlastamine asutuste vahel *dokumendi asutuse sisene kooskõlastamine *allkirjastamine *kinnitamine *dokumendi registreerimine 73.Kuidas vormistatakse dokumendi kooskõlastamine Dokumendile tehakse märge ,,kooskõlastatud" ning märgitakse kelle poolt ja millal on kooskõlastatud ning mille alusel. Asutuse siseselt : dokumentidele lisatakse kooskõlastaja allkiri, kuupäev, kooskõlastamise viisid ja kord on reguleeritus asutuse asjaajamiskorras. 74.Pikaajalise säilitustähtajaga dokument allkirjastati digitaalselt. Kas väljatrükk ja sell omakäeline allkirjastamine on vajalik? Põhjenda! Ei ole vajalik, kuna see on digitaalselt juba allkirjastatud ja dokumenti pole vaja dubleerida. 75.Mis tingimustel loetakse dokument tähtaegselt vastatuks? *vastus on sideettevõtetele ärasaatmiseks üle antud määratud tähtajal *või dokument on asjast huvitatud isikule digitaalselt kättesaadavaks tehtud või sellest on sikule teatatud
Koostaja kohta trükitakse ees-ja perekonnanimi nig telefoninr. Viide algatuskirja kuupäevale ja numbrile vastuskirjas asub alati viite väljal. Mis on vastuskirjale iseloomulik element ja tema vajalikkus? Seosviide, ehk Teie; dokumentide registrite pidamisele vajalik, et siduda omavahel algatuskiri ja vastuskiri. Kaaskirjale iseloomulik element ja miks vajalik? märge lisa kohta; vajalik dok. registri pidajale. Millal on vajalik kirju fikseerida? siis kui asjaajamiskorras on see nõue ettenähtud. Pitsat on juriidilise isiku dokumendi autentsuse tõestamise vahen. Pitser on pitsati jäljend dokumendil. Tempel on vahend korduva iseloomuga teabe kandmiseks dokumendile. Ametikiri koostatakse infovahetuse eesmärgil, adresseeritakse juriidilisele või füüsilisele isikule ja saadetakse aadressaadile posti, faksi või e-posti teel. Ametlikud dokumendid vormistatakse plangile. Õigusakti lisa vormistatakse puhtale paberile
-lühiajalise säilitustähtajaga arhivaalis hävitatakse ettenähtud korras kohe peale säilitustähtaja möödumist. ARHIVAALIDE LOETELU KOOSTAMINE Kolme kuu jooksul pärast asjaajamisperioodi lõppu tuleb koostada arhivaalide loetelu. Arhivaalide loetelu peaks koostama isik, kes on märgitud dokumentide loetelus sarja eest vastutajana. Väikestes asutustes võib arhivaalide loetelu koostada ka sekretär, assistent või arhiivi eest vastutav isik. Koostamise põhimõte tuleb kehtestada asjaajamiskorras. 2 Arhivaalide loetelu on vajalik -arhivaalide üle arvestuse pidamiseks, arhivaalide olemi kindlakstegemiseks -arhivaalide juurdepääsu tagamiseks -dokumentide kasutamise võimaldamiseks. Arhivaalide loetelu avatakse iga dokumentide loetelus oleva sarja kohta. Loetelu täiendatakse iga asjaajamisperioodi lõppedes, edaspidi tehakse loetelusse kanded ka arhivaalide eraldamisel · Hävitamiseks (hävitamisakti kuupäev) Või · Üleandmiseks (üleandmisakti kuupäev).
toimuvaga. Üks võimalus info esitamiseks ja saamiseks on dokumentidega töötamine. Teistele on kasu teie tööst alles siis kui kõik, mis on kirjas teie dokumentides, on vormistatud mingi standardi või nõue järgi. Sellisel juhul orienteerumine teie töös on lihtsustatud ja inimene saab palju paremini üles otsida vajaliku informatsiooni. Dokumentide vormistamise, liikumise, kasutamise jt etapid on kirjas asjaajamiskorras, mis on olemas enamikel ettevõtetel. Käesolev konspekt annab ülevaate dokumentide koostamise põhimõtetest, edastamise viisidest jne. Toodud näidised on praktilise osakaaluga ning näitavad, kuidas näeb välja üks või teine ametlik dokument. 4 Lidia Feklistova 2 Dokument
rida. Korraldava osa tekst esitatakse käskivas vormis ainsuse esimeses isikus. Käskkirja täitmise tähtaeg vormistatakse soovitavalt uuelt realt.Kui korraldavas osas antakse mitu korraldust siis need nummerdatakse. Vaidlustamisviitest 5. Viisa(d) ehk dokumendi organisatsiooni sisene kooskõlastamine- käskkirja kavand kooskõlastatakse enne alllkirjastamist, kui nii on ettenähtud asjaajamiskorras. Kooskõlastavad teksti autor ja teised ametiisikud, kelle tegevusega on doument seotud. Kui asjaajamiskord nõuab, vormistab koostaja omakäelise allkirja ja kuupäeva käskkirja originaalile allkirjast allpool vasakul lehe poolel ja teised ametiisikud, kelle tegevusega on dokument seotud, kirjutavad omakäelise allkirja koos kuupäevaga paremale lehe poolele. Kui kooskõlastajatel tekib eriarvamuskavandi suhtes, lisatakse see käskkirjale eraldi lehel
kutsele, vastus pretensioonile 9. Algatuskiri koostatakse eesmärgiga püstitada probleem, edastada või küsida teavet, mis eeldab vastust või tegevust kirja saajalt. 10. Üldjuhul vastatakse paberkandjal olevale kirjale 48h kuni 5 tööpäeva jooksul. E-kirjale 24h jooksul. 11. Kirjale kirjutavad alla asutuse juht, tema asetäitjad või peaspetsialistid (ehk kellel on vastav õigus). Allakirjutamise vorm on fikseeritud asjaajamiskorras. 12. Kuupäeva märgib allakirjutaja käsitsi ning kirja kuupäevaks ongi selle allakirjutamise kuupäev. E-KIRI 1. E-kirja head küljed: sõnum ei sega saajat ebasobival ajal; pole vaja muretseda halva käekirja pärast; ei pea kohe vastama, on võimalik koguda mõtteid; saab olla võrgus nii kodus kui tööl; edastamine on kiire, lihtne, pole vaja näost näkku suhelda. 2
5.4 Kasutajad: vastutuse ja pädevuse tasandid 5.4.1 Üldist Dokumentide haldamist juhitakse nagu teisigi asutuse tegevusi sisemiste õigusaktide abil. Kasutajate vastutuse ja pädevuse määratlemisel peab eesmärgiks olema autent- sete, terviklike ja kasutatavate dokumentide loomine ning alalhoidmine. Kasutajate ülesanded dokumendisüsteemis võib kindlaks määrata: asutuse ja struktuuriüksuse põhimääruses; asjaajamiskorras; ametijuhendites; muudes aktides. Asutus peab määrama dokumendihalduse korraldamise ja dokumendi süsteemi toimimise eest vastutava personali – dokumendihalduse personali. Peale selle tuleb dokumendisüsteemi kasutajate vastutus ja pädevus määratleda asu- tuse struktuuri kõigil tasanditel. 5.4.2 Juhtkond Asutuse juhtkond saab võtta meetmed dokumendihalduse kui iseseisva valdkonna
Dokumentide näidisloetelu koostamine http://www.evs.ee/POOD/ Digitaalse info hävitamine Kirjelduselementide soovitusloetelu Dokumendisüsteemi alusdokumendid Asjaajamiskord (AAK) Asjaajamiskorras AAK on üheselt mõistetav, kasutajasõbralik, toimiv Allüksuse põhimääruses Ametijuhendites AAK koostamisel lähtutakse: Riiklikest õigusaktidest
ametnik või töötaja kohustatud asjaajamise üle andma selle vastuvõtjaks määratud ametnikule või töötajale, teenistusest või töölt lahkumise päevaks või vahetu juhi määratud tähtajaks. Asjaajamise üleandmine vormistatkase aktiga, kui lahkub asutuse või struktuuriüksuse juht või kui seda nõuab vahetu juht, õleandja või vastuvõtja. Asjaajamise üleandmise täpsem kord sätestatakse organisatsiooni asjaajamiskorras. Akti märgitakse juhi poolt määratud asjaajamise üleandmise juures viibivate ametnike või töötajate nimed ja ameti- või töökohtade nimetused, paberkandjal akti eksemplaride arv ja jaotus. Akti allkirjastavad asjaajamise üleandja, vastuvõtja ja üleandmise juures viibivad ametnikud või töötajad. Akti kinnitab üleandja vahetu ülemus. Juhi vahetumisel kinnitab kõrgemalseisva asutuse juht
pikaajalise säilitustähtajaga (üle 10aasta) arhiivid arhiivihoidlasse. Lühiajalise säilitustähtajaga arhivaalid võivad jääda täitjate kätte tööruumides. Kui arhivaalide hoidmine tööruumides pole turvaline ja hoidlas ruumi jätkub, on õigem ka lühiajalise säilitustähtajaga arhivaalid anda hoidlasse. Oluline on tagada, et need arhivaalid säiliksid autentsetena, kasutatavatena ja juurdepääsetavana kogu säilitusaja jooksul. Organisatsiooni asjaajamiskorras kehtestatakse arhivaalide hoidlasse koondamise põhimõte, s.t. kas hoidlasse antakse -kõik arhivaalid või -ainult alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalid. Arhivaalid antakse üle korrastatult. Üleandmist tõendavaks dokumendiks on arhivaalide loetelud. ARHIVAALIDE KARBISTAMINE Vastuvõetud arhivaalid pannakse hoidlas arhiivipüsivast materjalidest arhiivikarpidesse. Säilikute hulk karbis peab olema kasutamise hõlbustamiseks optimaalne, s.t igas karbis peab olema
Liigitusskeemi kavand kooskõlastatakse avaliku arhiiviga. Teoreetiliselt algab arhiivihaldus juba dok. loomisega, sellest oleneb teabekandja valik. Asutus peab otsustama milline informatsioon talletada, milline mitte (sõnaline). Ning kuidas talletada, mis elektroonilisele ja mis paberkandjale. Jäädvustamisviis on muutunud oluliseks. Nn. pikaajaliseks säilitamiseks paberkandjale. Elektroonilisi versioone kasut. Rohkem infovahetuseks. Regulatsioon tuleb määrata asjaajamiskorras, kuidas dokumenteeritakse ja kes mida teeb. Arhivaalide ülevaade: arvestusdokument asjaajamises lõpetatud arhivaalide kohta nende olemi kindlaks tegemiseks ja juurdepääsu tagamiseks. Dokumendid peavad olema loetletud ja kirjeldatud enne kui nad hoiustatakse, selleks luuakse arhivaalide loetelu. Arhivaalide loetelu on mõeldud asutuse väheaktiivsete dokumentide haldamise peamiseks töövahendiks
o 31. oktoobri või 30. novembri seisuga). 7 Inventuurid kavandatakse selliselt, et nende tulemusi oleks võimalik arvesse võtta aastaaruande koostamisel. 7.2. Erakorraline inventuur Erakorralisi inventuure viiakse läbi aasta kestel vastavalt vajadusele. Erakorraliste inventuuride läbiviimise vajadus võib tuleneda näiteks järgmistest asjaoludest: - asutusesisesest asjaajamiskorras või sisekorraeeskirjas on fikseeritud, et töötaja lahkumisel (teatud juhtudel ka puhkusele minnes) antakse tema vastutusel olevad varad üle teisele töötajale. Varade üleandmise-vastuvõtmise akti koostamiseks viiakse läbi varade erakorraline inventuur; - varguse, tulekahjus vm taolise sündmuse toimumisel on vaja välja selgitada kadunud või hävinud varad. 8. Inventuuri komisjoni moodustamine 8.1. Inventuuri käskkiri
dokumendiregistrile peab olema võimalik veebilehe kaudu. Dokumendiregistrisse kantavad andmed Dokumendi registreerimise kord sätestab toimingud enne registreerimist ja saabunud või väljasaadetava dokumendi registreerimise. Dokumendi registreerimise tähtaeg Dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise või väljasaatmise või suulise taotluse protokollimise päeval või sellele järgneval tööpäeval. Dokumendid registreeritakse asutuse asjaajamiskorras sätestatud dokumendiliikide kaupa omaette numeratsiooniga. Üldjuhul algab registreeritavate dokumentide numeratsioon iga asjaajamisperioodi algul numbrist 1. Dokumendi menetlemine ja hoidmine Dokumendi läbivaataja määramine ja täitmiseks edastamine Dokumendi täitmise tähtajad Dokumendi kooskõlastamine Dokumendi allkirjastamine ja asja lahendamine Dokumentide hoidmine. Lahendatud paber ja digitaaldokumendid. Asjaajamise üleandmine. Avaliku teabe seadus
annaabi.ee 
