· Käskkirja plangile · Ühes eksemplaris 7. Kes võib algatada käskkirjade väljaandmist? · Juhtkond · Struktuurüksuse juhid · Spetsialistid 8. Kes koostab? Kes vormistab? · Käskkirja projekti koostab,vormistab ja esitab viseerimiseks spetsialist,kelle kompetentsi kuulub antud küsimus. 9. Nimeta käskkirja vormistamise etapid · Projekti koostamine ja vormistamine · (kooskõlastamine ) viseerimine (vajadus vastavalt asjaajamiskorrale) · Allakirjutamine ja kuupäeva märkimine · Registreerimine · Koopiate valmistamine vastavat jaotuskavale · Käskkirja tutvustamine (vajadus vastavalt asjaajamiskorrale) · Täitmise järelvave ( vajadus et määrused poleks vananenud) 10. Käskkirja tutvustamine · Kui käskkirja on vaja tutvustada töötajale,kelle tegevust dokument puudutab kinnitab töötaja käskkirjaga
AS PUNANE BÜROO AMETIJUHEND 1. ÜLDANDMED 1.1 Ametikoha nimetus juhiabi 1.2 Alluvus juhataja 1.3 Alluvad assistent,sekretär 1.4 Asendajad assistent 1.5 Asendab assistent 2. TEGEVUSVALDKOND Asjaajamise töö korraldamine büroos. Juhataja tegevuse toetamine 3. PÕHIKOHUSTUSED 3.1. asjaajamise korraldamine vastavalt Büroo asjaajamiskorrale; 3.2 .dokumentide loetelu koostamine, muutmine ja täiendamine vastavalt ettepanekutele ja vajadusele; 3.3. nõustab ametnikke ja töötajaid dokumendihaldusalastes küsimustes; 3.4. töö dokumendihaldusprogrammis ,,Postipoiss" (registreerimine, täitmiseks suunamine, digidokumentide säilitamine); 3.5. jälgib ja annab teada vastavale ametnikule/töötajale lähenevast kirja/teabenõude/aruande jms vastamise tähtajast. Informeerib sekretäri vastamata kirjast/teabenõudest/aruandest jms. 3.6
kuupäeva registrisse ei kanta. Protokollide ja aktide kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed (1) Asutuses koostatud protokollide ja aktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) organi nimetus (protokollide korral); 2) number; 3) kuupäev; 4) päevakord, teema või pealkiri; 5) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 6) muud andmed vastavalt asutuse asjaajamiskorrale. (2) Töörühmade, komisjonide ja teiste kindla ülesandega üksuste koosolekute protokollide kohta võib kanda andmed kirjade juurde registrisse, sidudes need asjakohase saabunud või väljasaadetava algatusdokumendi täitmisega. Lepingute kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed Asutuse poolt sõlmitud lepingute kohta kantakse registrisse vähemalt järgmised andmed: 1) lepingupoolte nimed või nimetused ja vajadusel registrikood või sünniaeg; 2) lepingu liik;
Et neid nõudeid täita, on väga tähtis läbi mõelda ja kehtestada otstarbekohane asjaajamisoperatsioonide järjekord. Selleks aitavad kaasa dokumentide ringluse skeemid. Sellised skeemid on väga vajalikud suure dokumendimahuga ja mitmetasandilise juhtimisstruktuuriga asutustes. Minimaalne arv selliseid skeeme on kolm - saabunud, väljasaadetavatele ja sisedokumentidele. Dokumendiringluse skeemid peaksid olema lisatud asutuse asjaajamiskorrale. Tüüpskeeme ei ole võimalik kehtestada, dokumentide liikumise kord igas asutuses on individuaalne, sõltudes asutuse suurusest, struktuurist, dokumendihulgast ja olulisel määral ka tippjuhi juhtimisstiilist. 5.2. Saabunud dokumentide läbivaatamine ja lahendamisele suunamine Võimalik on valida kolme variandi vahel: tippjuht vaatab isiklikult läbi kogu saabuva posti;
· dokumendiregistri metaandmetes (digitaalse dokumendi puhul). Resolutsioon sisaldab: 1. täitja(te) nime(d), esimene täitja on alati vastutav täitja, kes korraldab teiste täitjate tööd; 2. ettekirjutatav tegevus; 3. täitmise viis, kord ja eeldatav tulemus; 4. tähtaeg; 5. resolutsiooni autori allkiri; 6. resolutsiooni kuupäev. Resolutsioon märgitakse dokumendi esiküljele tekstist vabale kohale või eraldi lehele vastavalt asutuse asjaajamiskorrale. Dokumendi sisulise ja tähtajalise lahendamise eest vastutab resolutsioonis märgitud ametiisik, mitme täitja puhul esimesena märgitud ametiisik. Resolutsiooni kirjutamise näide: Hr Karl Viis Palun vastake kirjale positiivselt ja lubage kaubale allahindlust 20 % . Vastamise tähtaeg hiljemalt 20. detsember 2008 M. Metsa (resolutsiooni autori allkiri) 11.11.2008 Suunamine täitmiseks Dokument suunatakse täitjatele kas järjestikuliselt või paralleelselt
Vaatleja õigused: Vaatleja saab dokumente ainult lugeda, ta ei saa neid registreerida ega edastada. Vaatlejale saavad kasutajad dokumente edastada vaid teadmiseks. Vaadata dokumentide andmeid ja avada viidetes toodud faile Kasutaja õigused: Kasutaja saab töötada dokumentidega, neid registreerida, edastada, kooskõlastada ja algatada/osaleda protsessides. Administraatori õigused: Administraator häälestab Postipoisi vastavalt asutuse struktuurile /funktsioonidele, asjaajamiskorrale ja dokumentide loetelule. Dokumendi registreerija ja administraator saavad anda avalike ning asutusesiseseks kasutamiseks (AK ja AKEA) mõeldud dokumentide puhul kasutajatele juurde õigusi dokumendi ja/või viidet muuta ja/või näha. Riigiasutuste puhul tuleb vara soetamisel lähtuda riigihangete seaduse nõuetest. Riigikontrolli kodulehel avaldatud riigiasutuste digitaalse dokumendihalduse korralduse
esitamise nõue tuleneb õigusaktidest või see on vajalik menetluses oleva asja lahendamiseks; 7) muud õigusaktide ja asutuse asjaajamiskorra kohaselt registreerimisele kuuluvad dokumendid 6. Kirjeldage detsentraliseeritud asjaajamist. Detsentraliseeritud asjaajamine Kõik asjaajamistoimingud toimuvad struktuuriüksustes. Kasutatakse harva. 7. Kirjeldage väljuvate dokumentide ringlust (tegevused nende õiges järjekorras). Dokumendiringluse skeemid peaksid olema lisatud asutuse asjaajamiskorrale. Tüüpskeeme ei ole võimalik kehtestada, dokumentide liikumise kord igas asutuses on individuaalne, sõltudes asutuse suurusest, struktuurist, dokumendihulgast ja olulisel määral ka tippjuhi juhtimisstiilist. 1) Koostaja koostab ja vormistab ametikirja nõuetekohase kavandi 2) Koostaja viseerib (kooskõlastab) ametikirja kavandi ja esitab seejärel arvamuse saamiseks asjaomastele spetsialistidele (vahetule ülemusele, teistele spetsialistidele, juristile jne), kui
Veebiaadress: http://www.tlu.ee/ Kas asjaajamiskord sisaldab nõudeid ja protseduure järgmistele dokumendi- ja arhiivihalduse toimingutele: dokumentide loomine ja saamine- jah registreerimine, liigitamine ja säilitustähtaegade määramine- jah säilitamine asutuses- jah arhivaalide kaitse- jah juurdepääsutingimused- jah kasutamise jälgimine- ei hävitamine ja üleandmine- jah Kas lisaks asjaajamiskorrale on kehtestatud teisi dokumentide haldamistoiminguid reguleerivaid akte, milliseid? Ei ole. Kes vastutab järgmiste asjaajamistoimingute eest: asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamine ja asjaajamise korraldamine- Ülikooli asjaajamise eest vastutab rektor. Ülikooli asjaajamist korraldab rektoraadi büroo. Struktuuriüksuse asjaajamise eest vastutab struktuuriüksuse juht, kes oma tegevuses juhindub asjaajamiskorrast
Telefon: (+372) 6409 101 Meiliaadress: [email protected] Veebiaadress: http://www.tlu.ee/ Kas asjaajamiskord sisaldab nõudeid ja protseduure järgmistele dokumendi- ja arhiivihalduse toimingutele: dokumentide loomine ja saamine- jah registreerimine, liigitamine ja säilitustähtaegade määramine- jah säilitamine asutuses- jah arhivaalide kaitse- jah juurdepääsutingimused- jah kasutamise jälgimine- ei hävitamine ja üleandmine- jah Kas lisaks asjaajamiskorrale on kehtestatud teisi dokumentide haldamistoiminguid reguleerivaid akte, milliseid? Ei ole. Kes vastutab järgmiste asjaajamistoimingute eest: asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamine ja asjaajamise korraldamine- Ülikooli asjaajamise eest vastutab rektor. Ülikooli asjaajamist korraldab rektoraadi büroo. Struktuuriüksuse asjaajamise eest vastutab struktuuriüksuse juht, kes oma tegevuses juhindub asjaajamiskorrast. Ülikooli struktuuriüksuste asjaajamise eest
3.3.9. andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta. 3.4. Asutuses koostatud protokollide ja aktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 3.4.1. organi nimetus (protokollide korral); 3.4.2. number; 3.4.3. Kuupäev; 3.4.4. päevakord, teema või pealkiri; 3.4.5. juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 3.4.6. muud andmed vastavalt asutuse asjaajamiskorrale. 3.5. Asutuse poolt sõlmitud lepingute kohta kantakse registrisse vähemalt järgmised andmed: 3.5.1. lepingupoolte nimed või nimetused ja vajadusel registrikood või sünniaeg 3.5.2. lepingu liik; 3.5.3. number või tähis; 3.5.4. kuupäev; 3.5.5. lepingu objekt; 3.5.6. jõustumise ja lõppemise või kehtivuse tähtaeg või tähtpäev 3.5.7. juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu
9) andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta. § 26. Protokollide ja aktide kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed (1) Asutuses koostatud protokollide ja aktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) organi nimetus (protokollide korral); 2) number; 3) kuupäev; 4) päevakord, teema või pealkiri; 5) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 6) muud andmed vastavalt asutuse asjaajamiskorrale. § 27. Lepingute kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed Asutuse poolt sõlmitud lepingute kohta kantakse registrisse vähemalt järgmised andmed: 1) lepingupoolte nimed või nimetused ja vajadusel registrikood või sünniaeg; 2) lepingu liik; 3) number või tähis; 4) kuupäev; 5) lepingu objekt; 6) jõustumise ja lõppemise või kehtivuse tähtaeg või tähtpäev; 7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks
nimetuste järgi. Programmi järgi koostatakse teade: Näide: Kolmapäeval, 8. aprillil 2009. a algusega kell 14.00 (orienteeruv lõpp 15.30), toimub koosolekute ruumis 224 aprillikuu töökoosolek. Päevakord 1. a 2. b 3. c Koosoleku juhataja A. Tamm b) informatsiooni edastamine kommunikatsioonikanaleid valitakse üks või mitu, vastavalt traditsioonile või asjaajamiskorrale: epost, telefon, kuulutused stendidel jne. Suurte töökohtumiste puul saadetakse välja kutsed koos ettevalmistatud töömaterjalidega. c) töökeskkonna kujundamine materjalide ettevalmistamine (paljundamine, kaante vahele paigutamine) nimesiltide valmistamine (vajatakse eelkõige siis, kui kohtumisel osaleb eelkõige inimesi väljastpoolt firmat). Lauanimesildid tehakse alati kahepoolsed, suurematel
jõustumise kuupäeva registrisse ei kanta. § 26. Protokollide ja aktide kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed (1) Asutuses koostatud protokollide ja aktide kohta kantakse registrisse järgmised andmed: 1) organi nimetus (protokollide korral); 2) number; 3) kuupäev; 4) päevakord, teema või pealkiri; 5) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed); 6) muud andmed vastavalt asutuse asjaajamiskorrale. (2) Töörühmade, komisjonide ja teiste kindla ülesandega üksuste koosolekute protokollide kohta võib kanda andmed kirjade juurde registrisse, sidudes need asjakohase saabunud või väljasaadetava algatusdokumendi täitmisega. § 27. Lepingute kohta dokumendiregistrisse kantavad andmed Asutuse poolt sõlmitud lepingute kohta kantakse registrisse vähemalt järgmised andmed: 1) lepingupoolte nimed või nimetused ja vajadusel registrikood või sünniaeg; 2) lepingu liik;
Viimane ehk kolmas peatükk kirjeldab, millises seisukorras on hetkel eesti asjaajamiskeele kasutus ning toob välja selle põhjused. Seminaritöö keskendub kirjalikule keelekasutusele. Töö tulemused võivad olla kasulikud kõigile, kes töötavad ametlike tekstidega – üliõpilastele ning erinevates valdkondades töötavatele isikutele, kes koostavad ametialaseid tekste. Seminaritöö annab aluse asjaajamiskeelele ning asjaajamiskorrale keskenduvale edasisele uurimistööle. 3 1 EESTI ASJAAJAMISKEEL NING SELLE ROLL ÜHISKONNAS Reet Kasiku järgi on keelekasutus sotsiaalne tegevus ning keelekasutaja on selle protsessi osaline. Vastavalt teksti eesmärgile valib teksti autor keelt valikuliselt. Valides sõnu, lausestruktuuri ning teksti retoorilisi süsteeme, loob autor teatud tunnuste ja tähendusega teksti
asutuse dokumendiringluse kord või skeemid: kuna dokumendiringlus on eri dokumendiliikide puhul erinev, tuleb asjaajamiskorras sätestada eraldi nõuded (skeemid) iga dokumentide rühma ringlusele. Tuleb kindlaks määrata, milliseid dokumente asutuses koostatakse, millisel kandjal seda tehakse, millised vorminõuded ühele või teisele dokumendile kehtivad ning millised on töötajate ülesanded dokumentide koostamisel ja vormistamisel. Asjaajamiskorrale võiks olla lisatud vormistatud dokumentide näidised. dokumendiplangid ja nende kasutamise kord: peab olema kajastatud, milliseid dokumendiplanke asutuses kasutatakse, millised dokumendid neile vormistatakse, kes vastutab plankide tellimise ja kasutamise eest. Samuti tuleb näidata, milliseid turvaelemente ja sümboleid plankidel kasutatakse. Juhul, kui asutusel ei ole
annaabi.ee 
