Dokumendi halduse eksamiks (2)

5 VÄGA HEA
 
Säutsu twitteris

Info jaguneb: Objektiivne ­ reaalselt meie ümber Subjektiivne ­ objektiivse keskkonna kirjeldus oma nägemuse järgi Sense making ­ liigub objektiivse ja subjektiivse info vahel Nt: väljas sajab, panen kummikud jalga Tegevuse ja dokumendi vaheline seos Dokumendid tekivad asutuse tegevuse tulemusena. Dokumendid luuakse või saadakse asutuse mingisuguse tegevuse vältel või pärast tegevust. Dokumente luuakse tegevuste tõestamiseks ja dokumenteerimiseks. Dokumendi sisu, vorm ja struktuur Dokument on koostatud kindla vormi ja nõuete kohaselt ühe sündmuse või juriidilise fakti kirjalikuks tõenduseks. Dokumendi vorming määrab, kuidas dokumendi elemendid on organiseeritud/paigutatud paberil või esitatud failis . Dokumendi element on informatiivelement, mis kuulub dokumendi vormingu koosseisu.

Digitaalne dokument

Kõik digitaaldokumendid on baastasandil elektrooniliste impulsside või seisundite jadad . Dokumendi sisu, vormi ja struktuuri kohta käiv info on salvestatud kodeeritud kujul ( failivorming ). Ühest dokumendist saab teha eri failivormingutes versioone. Digitaalne info on salvestatud andmekandjale ja on selleks kogutud failidesse. Digitaaldokumendi erinevus paberdokumendist Digitaaldokument on dünaamiline ; koopia ja originaal on raskesti eristatavad; võib olla palju versioone, mida on raske eristada; võivad sisaldada korraga erinevaid andmetüüpe (nt. pilt, video jne); võimaldab kiiret otsingut; võib esineda korraga mitmes vormingus ; võib salvestada erinevatele andmekandjatele; juurdepääsuks mitmeid viise (nt. monitor , kuvamine seinale); strong >sõltuv riist - ja tarkvarast. Digitaaldokumendi eelised · Lihtne leida infot ja dokumente mistahes tunnuste järgi. · Lihtne edastada . · Lihtne kopeerida. · Võtavad vähem ruumi. · Loomisel võimalik kasutada malle ja planke. · Lihtne taaskasutada. · Asjaajamisprotsesside automatiseerimine . Asjaajamiskord Asutuse asjaajamine peab tagama: 1) asutuse ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise vähemalt õigusaktidega ettenähtud ulatuses;

2) dokumentide vastavuse õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuetele;

3) dokumentide kiire ringluse;

4) dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile;

5) dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise;

6) tähtaegse dokumentide täitmise ning asjade lahendamise kontrolli;

7) dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaegade jooksul. Dokumendi elukäik Aktiivne ­ dokumentides sisalduvat teavet kasutatakse aktiivselt asutuse ülesannete täitmisel ja tehingute tõendamisel. Dokumente hoitakse reeglina tööruumides. Väheaktiivne ­ Dokumentides sisalduva teabe kasutamissagedus on kahanenud. Dokumente säilitatakse arhiiviruumis Mitteaktiivne ­ Dokumentides sisalduva teabe kasutamissagedus on väga väike või puudub üldse. Dokumendid kas hävitatakse või antakse üle arhiiviasutusele Dokumendihalduse ajalugu

15 000 e.Kr ­ Lascaux koopamaalingud, Lõuna-Prantsusmaal

8 000 e.Kr ­ savist zetoonide kasutamine arvepidamiseks viljasaagi ja karja üle vanas Mesopotaamias.

2400 e.Kr ­ Ebla arhiiv, mis koosneb rohkem kui 15 000 süsteemselt paigutatud savitahvlist.

950 e.Kr ­ hakati kasutama kirjutusmaterjalina nahka

500 e.Kr ­ esimesed sekretärid Ateenas

Vana-Egiptuses ja Babüloonias olid olemas valitsuse ametnikud, kelle ülesanne oli dokumente luua ja hallata Esimesed "raamatukogud" olid tänapäeva mõttes arhiivid , sisaldades maksude, laenude, inventuuride jne dokumente.

1574 ­ Hispaanias esimene arhiivi jaoks ehitatud hoone Dokumendihalduse ajalugu Eestis

Eesti vanim dokument 1237.a. paavsti saadiku Modena Wilhelmi ürik

1924 - Riigiasutuste asjaajamise juhtnöörid 1935 ­ Esimene arhiiviseadus

Dokumendihaldus

arenes välja 20.saj. arhiivindusest 1990-ndate keskpaigast aastani 2000 elektroonilise dokumendihalduse arengu algus. Loodi RISO ja Informaatikakeskus ja Rahvusarhiiv . Järgnes valitsusasutuste dokumendihaldusprogrammi DHP loomine. 96-97 ametiasutustes võeti laialdaselt kasutusele arvutid , seeläbi algas kiire areng dokumendihalduses. 2003 ­ loodi Riigikantselei dokumendihalduse osakond (ül. Avaliku halduse ja arhiivide planeerimine , dokumentide väljatöötamine)

2012 - koordineerib avaliku sektori dokumendihalduse arengut Majandus ­ ja

kommunikatsiooniministeerium.

2012 ­ arhiivinduse korraldamine Haridus ­ ja Teadusministeeriumi ülesanne.

Koordineerimispüramiid 2012 - ... MKMDokumendihaldusnõukoguMinisteeriumid, maavalitsusedMinisteeriumite haldusala,KOV-id

Avalik teenus

Avaliku halduse asutuse poolt osutatav teenus. Riik (avalik, era- ja kolmas sektor ) pakub oma avalikke teenuseid portaali eesti.ee kaudu vastavalt Eesti Vabariigis kehtivatele õigusaktidele. Majandus - ja kommunikatsiooniministeerium Ministeeriumi valitsemisala : riigi infosüsteemide arendamise koordineerimine ; Spetsiifilisi ülesandeid täitvateks osakondadeks on: riigi infosüsteemide osakond, kelle põhiülesanneteks on riigi infosüsteemide arendamise koordineerimine ja riigi infopoliitika ja strateegia kujundamine informaatika valdkonnas infoühiskonna teenuste arendamise osakond, kelle põhiülesanneteks on avalike teenuste ning avaliku sektori asjaajamise ja elektroonilise dokumendihalduse arendamise koordineerimine, lähtudes riigi infosüsteemi ja infotehnoloogia pakutavatest võimalustest. Dokumendihaldusnõukogu Dokumendihaldusnõukogu täidab järgmisi ülesandeid: kavandab asjaajamise ja elektroonilise dokumendihalduse arengu põhisuunad ; arutab läbi asjaajamise ja dokumendihalduse alaste õigusaktide ja juhiste andmise või muutmise vajadused; arutab läbi asjaajamise ja dokumendihalduse alaste õigusaktide eelnõud ja juhiste kavandid ; kavandab tegevused asjaajamise ja dokumendihalduse alaste õigusaktide ja juhiste ning dokumendihaldusnõukogu otsuste rakendamiseks Liikmed: Ministeeriumid , Riigikantselei, SIM-KOV´id, Rahvusarhiiv, RISO, RIA

MKM- i juhised 2012

Moreq2 Eesti ,,nullpeatükk" DHS´ide miinimumnõuded Moreq2 ja Eesti ,,nullpeatüki" baasil (4 taset) Dokumendihalduse metaandmed Dokumendiliigi andmekirjelduse juhis

Riigi Infosüsteemi Amet

Koordineerib riigi infosüsteemi arendamist ja haldamist, korraldab infoturbega seotud tegevusi ja käsitleb Eesti arvutivõrkudes toimuvaid turvaintsidente. RIA konsulteerib avalike teenuste osutajaid, kuidas oma infosüsteeme nõuetekohaselt hallata ja teostab nende üle järelevalvet. Riigi infosüsteemi haldussüsteem (RIHA) RIHA on riigi infosüsteemi kataloog. Ühtlasi on see menetlus- ning halduskeskkond, mille kaudu tagatakse riigi infosüsteemi terviklik ja tasakaalustatud areng. RIHA tagab riigi infosüsteemi haldamise läbipaistvuse ning aitab planeerida riigi infohaldust. Kasutamine on kohustuslik riigi - ja kohaliku omavalitsuse asutustele. (x-tee). Riigi infosüsteemi haldamise põhimõtted seaduslikkus , ühtsus, põhiandmete kasutamine, jälgitavus, kaasaegse infotehnoloogia kasutamine, andmevahetuse teenusekesksus, tehniline ja organisatsiooniline optimaalsus. RIHA ­ s registreeritavad andmekogud RIHA - s registreeritakse kõik riigi, kohaliku omavalitsuse või muu avalik-õigusliku juriidilise isiku või avalikke ülesandeid täitvate eraõiguslike isikute andmekogud. RIHA-s ei registreerita andmekogusid, millele on kehtestatud juurdepääsu piirangud Ühtlasi registreeritakse RIHA - s ka dokumendihaldussüsteemid. Dokumendihaldurite Ühing (DHÜ) Asutati 2004. Koondab inimesi, keda huvitab dokumendihalduse valdkond ning selle edendamine . DHÜ eesmärgid kutse populariseerimine ja väärtustamine ühiskonnas; erialaste teadmiste ja kogemuste levitamine; dokumendihalduse alal tegutsevate isikute õiguste ja huvide kaitsmine; koostöö arendamine; kutse omistamine

Arhiivinduse koordineerimine

Haridus

­ ja teadusministeeriumi valitsemisalas on arhiivipoliitika kavandamine ning sellega seonduvalt arhiivinduse valdkonna korraldamine. Valitsemisalas on Rahvusarhiiv. Rahvusarhiiv (RA) Rahvusarhiiv on arhiivinduse keskus Eestis. Rahvusarhiivi põhiülesandeks on tagada ühiskonna kirjaliku mälu ­ dokumentaalse kultuuripärandi ­ säilimine ja kasutatavus tänastele ja tulevastele põlvkondadele. Teisalt kindlustab arhiiv autentsete dokumentide hoidmise kaudu kodanike põhiõiguste ja -kohustuste kaitse ning demokraatliku riigi läbipaistvuse. Rahvusarhiivi põhiülesanded on asutuse või isiku poolt avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud dokumentide hindamine, arhivaalide kogumine ja säilitamine ning neile juurdepääsu ja nende kasutamise korraldamine arhiiviseaduses ja selle alusel kehtestatud õigusaktides sätestatud ulatuses. Rahvusarhiiv kogub ja säilitab Eesti ajalugu, kultuuri, riiklust ja ühiskondlikke olusid dokumenteerivaid arhivaale sõltumata nende loomise ajast, kohast või teabekandja iseloomust. Rahvusarhiiv ise ei säilita, vaid koordineerib allasutuste tööd Rahvusarhiivi ülesanne on: järelevalve arhiiviseadusele ja arhiivieeskirjale koguda ühiskonnale olulist dokumenteeritud teavet pakkuda kogude võimalikult laia kasutamist hoida kogusid heades säilitustingimustes juhendada asutusi dokumentide haldamisel ja hoidmisel osaleda riigi elektroonilise dokumendihalduse arendamisel võtta vastu digitaalarhivaale Rahvusarhiivi juhib riigiarhivaar. nõuandev kogu ­ nõukoda ­struktuuriüksuste tegevuse koordineerimiseks, informatsiooni vahetamiseks, arengukava koostamiseks ja ettepanekute tegemiseks arhiivi tegevuse korraldamisel. teine nõuandev kogu - teadusnõukogu ­ teadus- ja publitseerimistegevuse koordineerimiseks, informatsiooni vahetamiseks ja ettepanekute tegemiseks arhiivi tegevuse korraldamisel. RA struktuuri kuuluvad arhiivid ajalooarhiiv; digitaalarhiiv; filmiarhiiv ; riigiarhiiv . RA struktuuri ei kuulu Tallinna Linnaarhiiv Narva Linnaarhiiv Arhiivi ülesanded: arhivaalide kogumine; arhivaalide säilitamine; arhivaalidele juurdepääsu võimaldamine ; arhivaalide kasutamise korraldamine. ... arhiiv on Rahvusarhiivi põhistruktuuriüksus, mis on moodustatud RA-le pandud ülesannete täitmiseks.

Ajaloo arhiiv

Põhiülesanne on asutuse või isiku poolt avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud dokumentide hindamine, arhivaalide kogumine ja säilitamine ning neile juurdepääsu ja nende kasutamise korraldamine arhiiviseaduses ja selle alusel kehtestatud õigusaktides sätestatud ulatuses. Digitaalarhiiv Põhiülesanne: digitaalarhivaalide kogumine, säilitamine, neile juurdepääsu võimaldamine ja kasutamise korraldamine ning Rahvusarhiivi IT-süsteemide tehnilise toimimise tagamine. Filmiarhiiv Põhiülesanne: üleriigiliselt audiovisuaalsete arhivaalide ( film , foto, video ja helisalvestised) kogumine ja säilitamine ning neile juurdepääsu ja nende kasutamise korraldamine arhiiviseaduses ja selle alusel kehtestatud õigusaktides sätestatud ulatuses. Riigiarhiiv Põhiülesanne on asutuse või isiku poolt avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud dokumentide hindamine, arhivaalide kogumine ja säilitamine ning neile juurdepääsu ja nende kasutamise korraldamine arhiiviseaduses ja selle alusel kehtestatud õigusaktides sätestatud ulatuses. Riigiarhiivi regionaalsed osakonnad Haapsalu osakond; Kuressaare osakond; Rakvere osakond; Valga osakond. Regionaalsete osakondade ülesanded Oma tegevuspiirkonnas Haapsalu, Kuressaare, Rakvere ja Valga osakond: hindab arhiivimoodustajate dokumente arhiiviväärtuse määramiseks; kooskõlastab arhiivimoodustajate liigitusskeeme; kontrollib arhivaalide haldamist arhiivimoodustajate juures ning teeb ettepanekuid puuduste kõrvaldamiseks; nõustab arhiivimoodustajaid arhiivinduslikes küsimustes; kogub oma tegevuspiirkonda kuuluvate riigi- ja kohalike omavalitsuste asutuste arhivaale; säilitab arhivaale vastavalt riigiarhiivi sisemisele tööjaotusele; peab arvestust fondide, nimistute, säilikute ja nende asukoha üle; kontrollib arhivaalide olemit ja seisukorda; teostab arhivaalide füüsilist korrastamist ja hoidlate hooldust; annab teavet säilitatavate fondide ja neile juurdepääsu kohta; tagab juurdepääsu arhivaalidele õigusaktides sätestatud korras; väljastab isiku õiguste või tehingute tõendamiseks arhiiviteatisi; menetleb juurdepääsutaotlusi juurdepääsupiirangutega arhivaalidele; teenindab uurijaid uurimissaalis; täidab teisi direktori poolt antud ülesandeid vastavalt riigiarhiivi sisemisele tööjaotusele.

Rahvusvahelisi organisatsioone

AIIM http://www.aiim.org/ ARMA http://www.arma.org/ DLM Forum http://www.dlmforum.eu/ IRMS http://www.irms.org.uk/ ICA http://www.ica.org/

Õigusaktide hierarhia

Põhiseadus

Välislepingud või rahvusvahelised konventsioonid Seadus Riigikogu otsus Vabariigi valitsuse määrus Vabariigi valitsuse korraldus Ministri määrus Käskkiri Õigusakti kehtivuse tingimused

1. Teatavaks tegemine ­ sisust informeeritakse asjast huvitatud isikuid 2 viisil:

Avaldamine; ( riigiteataja ) Teatamine

2. Jõustumine ­ muutunud täitmiseks kohustuslikuks kõigile, keda see otseselt puudutab.

Õigust iseloomustavad tegurid Õigus on üldise iseloomuga käitumisnormide kogum. Õigus haarab formaalselt kõiki indiviide, kes on õiguse toimesfääris. Käitumiseeskirjad on adresseeritud kõikidele isikutele. Õigusnormide süsteem on rajatud kindlate printsiipide järgi. Õigusnormid on süstemaatilistel alustel koondatud õigusaktidesse, õigusharudesse ja allharudesse. Õigusnormide loojaks on pädev institutsioon (näiteks parlament ). Riik peab lõppastmes õiguse täitmist tagama. Mittetäitmisel tagatakse see riigi sunniga. Kui õigusnorm pole tagatud riigi sunniga, siis ei ole tegemist mitte õigusnormiga, vaid näiteks moraalinormiga. Õigusnormid põhinevad juriidilisel kohustusel, mille täitmise tagab kõigi suhtes riigi sund. Õiguse toimimise tagamine Õigusnorm on mõeldud kõikide inimeste jaoks Õigusnorme võib liigitada vastavalt nende eesmärkidele: Regulatiivsed õigusnormid on suunatud ühiskondliku suhte reguleerimisele. Sellised õigusnormid lubavad mingit tegevust, keelavad selle või kohustavad inimesi millekski. Kaitsvad õigusnormid on juriidilist vastutust kehtestavad ja reguleerivad riiklike kaitsevahendite (sunnivahendite) kasutamist. Riik tagab õigusnormi toimimist sanktsiooniga. Sanktsiooniks nimetatakse karistust, mida kohaldatakse normirikkujale. Sellisteks sanktsioonideks on näiteks eriõiguse äravõtmine, rahatrahv, arest , vangistus või juriidilise isiku sundl õpetamine .

Seadusloome

Eestis kuulub seadusandlik võim Riigikogule, kes võtab vastu seadusi ja otsuseid. Seaduse vastuvõtu protsess: Seaduse algatamine ­ parlamendile ülevaatamiseks Seaduseelnõu arutamine ­ seaduse lugemine Seaduse vastuvõtmine - hääletamine Seaduse väljakuulutamine Seaduse avaldamine ­ riigiteatajas. 10p pärast avaldamist seadus jõustub.

Riigiteataja

Riigi Teatajas avaldatakse õigusaktid ja muud dokumendid vastavalt Riigi Teataja seaduse § 2. Ilmub alates 28. novembrist 1918. Ilmub Internetis alates 1997. aastast. Ametlik elektrooniline Riigi Teataja (eRT) võeti kasutusele 1. juunist 2002. Alates 01.01 2011. annab Riigiteatajat välja Justiitsministeerium , väljaandja ülesandeid täidab Justiitsministeeriumi Riigi Teataja talitus.

Dokumendihaldust reguleerivad õigusaktid

Seadused: Arhiiviseadus Avaliku teabe seadus Digitaalallkirja seadus Haldusmenetluse seadus Isikuandmete kaitse seadus Keeleseadus Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus Riigivapi seadus Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus Vabariigi Valitsuse seadus Määrused: Arhiivieeskiri Asjaajamiskorra ühtsed alused Arhiiviseadus

01.01.2012 Sätestab: dokumentide hindamise; arhivaalide kogumise ja säilitamise;

neile juurdepääsu võimaldamise; nende kasutamise korraldamise ja vastutuse nende kasutamiskõlbmatuks muutmise ja hävitamise eest; avalikke ülesandeid täitvate asutuste ja isikute dokumendihalduse aluste kehtestamise; Rahvusarhiivi ja kohaliku omavalitsuse arhiivi (edaspidi koos avalik arhiiv) tegevuse alused. Dokumentide ja arhivaalide haldamine enne Rahvusarhiivile üleandmist Dokumentide hindamine Arhivaalide üleandmine Arhivaalide säilitamine ja kaitse Juurdepääs arhivaalile ja arhivaali kasutamine Dokumendi ja arhivaali kasutamiskõlbmatuks muutmine Dokumendi ja arhivaali ebaseaduslik hävitamine Arhiivinduse koordineerimine: Rahvusarhiiv ja riigiarhivaar Arhiivinõukogu Kohaliku omavalitsuse arhiiv Kultuuri - ja ajalooväärtusega dokumendikogu Arhiivieeskirja kehtestamine Arhiivieeskiri

01.01.2012 Reguleerimisala:

reguleerib ja täpsustab dokumentide hindamist ja arhivaalide säilitamist avalikke ülesandeid täitvate asutuste või isikute juures kuni üleandmiseni avalikule arhiivile; arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise korda, nende säilitamist ja kaitset avalikus arhiivis ning neile juurdepääsu korraldamist, sealhulgas arhiiviteatise väljastamist avaliku arhiivi poolt. Sätestab arhiivi moodustamise põhimõtted: Päritolupõhimõte ­ ei tohi erinevate asutuste dokumente segi ajada Algse korra austamise põhimõte ­ asutuse poolt antud korra järgi säilitada, mitte muuta. Arhiivi hoidmine Säilitustähtaja lõpuni Avalikku arhiivi üleandmiseni Arhiivipüsivusnõuded Liigitusskeem on asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel. Liigitusskeemi tasandid on: funktsiooni tasand; sarja tasand Sari moodustatakse järgmiste tunnuste alusel: dokumendiliik ; sisu või teema; funktsioon või tööprotsess (id), mille käigus dokumendid luuakse koht asjaajamissüsteemis; säilitustähtaeg; Juurdepääsutingimus Liigitusskeemi kavand kooskõlastatakse avaliku arhiiviga. Dokumentide hindamine on avaliku arhiivi tegevus, mille eesmärk on välja selgitada dokumentide arhiiviväärtus. Hindamiskriteeriumid Hindamise läbiviimine Hindamisotsus Dokumentide eraldamine hävitamiseks Hävitamise dokumenteerimine. (hävitamisakt)

Arhivaalide üleandmise kohustus ja tähtaeg

antakse üle avalikku arhiivi, kelle pädevusse kuulub arhivaalide vastuvõtmine. tuleb avalikku arhiivi üle anda, kui neid ei vajata enam oma ülesannete täitmiseks, kuid hiljemalt 10 aastat pärast arhivaali loomist või saamist. üldjuhul antakse avalikku arhiivi üle mitte vähem kui viie aasta arhivaalid , digitaalarhivaalid sagedamini. Arhivaalide üleandmise toimingud ja üldised nõuded Eraarhivaalide üleandmine avalikku arhiivi Üleandmise dokumenteerimine Üleandmis - vastuvõtmisakt

Arhiivikorrastamise põhimõtted

Korrastustasandid: arhiivi tasand; sarja tasand; säiliku tasand. Säiliku võib moodustada: ühte sarja kuuluvatest kokku rühmitatud (toimik, mapp , karp jms) arhivaalidest; üksikarhivaalist (kiri, foto jne). Arhiiviskeem Arhivaalide püsivaks säilitamiseks ettevalmistamine Arhiivikirjeldamisega luuakse arhiivimoodustaja arhiivi täpne esitus ning antakse ülevaade arhiivimoodustamisest. Arhiivikirjeldamisega võimaldatakse: arhiivimoodustaja arhivaalide tekkekonteksti mõistmine; juurdepääs arhivaalidele. · Arhiivikirjeldamise meetod ja kirjeldustasandid · Kirjelduselemendid

Arhivaalide säilitamise alused

Nõuded hoidlale Nõuded arhivaalide kasutamisele Ohuplaneering Arhivaalide konserveerimine Juurdepääsu korraldamise põhimõtted: avalikus arhiivis või selle veebikeskkonnas vahendades teavet vastusena isiku või asutuse päringule Arhivaalide kasutamise tagamine: Avalikus arhiivis uurimissaal Vastavalt sisustatud töökoht

Teabe vahendamine vastusena päringule

Arhivaalide kasutamine väljaspool avalikku arhiivi Asjaajamiskorra ühtsed alused

22.06.2012

Reguleeritakse riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ning avalik-õiguslike juriidiliste isikute: asjaajamisele ja dokumendihaldusele esitatavaid nõudeid; dokumentide vormistamise nõudeid; dokumentide registreerimise korraldamist; asutuse dokumendihaldussüsteemile ja dokumendiregistrile esitatavaid nõudeid; dokumentide läbivaatamise, kooskõlastamise ja allkirjastamise protseduuri; asjaajamise üleandmist ametiisiku, teenistuja (edaspidi ametnik ) või töötaja teenistusest või töölt vabastamise, teenistussuhte või töösuhte peatumise või asutuse töökorralduse muutmise korral. Asutuse asjaajamisele ja dokumendihaldusele esitatavad nõuded Asjaajamise korraldamine asutuses Asutuse asjaajamiskord Dokumendi plank on trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks. (EVS-ISO 5127) Asutuse asjaajamisperioodiks võib olla kalendriaasta, õppeaasta, majandusaasta või muu periood lähtuvalt asutusele seadusega pandud ülesannetest. Dokumendiringluse korra või skeemidega määratakse kindlaks dokumentide liikumine asutuses alates nende loomisest või saamisest kuni nende väljasaatmiseni, hävitamiseni või üleandmiseni avalikku arhiivi. Asutuse dokumentide loetelu - asutus kehtestab oma tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide haldamiseks dokumentide loetelu, mis sisaldab vähemalt liigitusskeemi, säilitustähtaegu ja juurdepääsu tingimusi. Asutuse sideandmete avalikustamine Dokumendihaldussüsteemidele esitatavad nõuded Elektrooniline dokumendivahetus Elektrooniline dokumendivahetus dokumendihaldussüsteemide vahel toimub asutustevahelise dokumendivahetussüsteemi (edaspidi dokumendivahetuskeskus) kaudu. Digitaalallkirja ja digitaalse templi kasutamine Autentimise võimaldamine Dokumendihaldussüsteemi võib dokumente sisestada või neid seal luua ja menetlusmärkeid teha isik, kellel on vastavad õigused ja kelle isikusamasus on tuvastatud (edaspidi autentimine ). Isiku autentimine toimub isikutunnistusele kantud digitaalset tuvastamist võimaldava sertifikaadi alusel või muu isiku digitaalset tuvastamist võimaldava vahendi abil või paroolipõhiselt vastavalt dokumendihaldussüsteemi kasutamise korrale.

Üldnõuded dokumentidele ja dokumendiplankidele

koostatakse ja vormistatakse vastavalt õigusaktides ja standardites ettenähtud nõuetele. tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne , üheselt arusaadav ja võimalikult lühike. eestikeelne dokument peab vastama eesti kirjakeele normile. vormistamisel ja teabekandja valikul tuleb lähtuda:

1) dokumendi liigist; 2) sarjast, kuhu dokument kuulub, ja säilitustähtajast;

3) nõudest tagada dokumendi ja tema tõestusväärtuse säilimine säilitustähtaja jooksul;

4) võimalusest dokument nõuetekohaselt arhiveerida. käsitleb ühte teemat

kõik dokumentide ja nende menetlemise kohta tehtavad lisamärked peavad olema seotud dokumendi ja selle osadega nii, et oleks tagatud dokumendiga seotud asjaajamise terviklikkus . Dokumendiplankidele vormistatakse üldjuhul: kirjad; protokollid ja aktid ; õigusaktid; dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi. Plankide vorminõuded. Dokumendi kohustuslikud elemendid on: autor;kuupäev;tekst; allkirjastaja . Lähtudes dokumendiliigist kasutatakse lisaks loetletud elementidele järgmisi elemente: aadress;adressaat; kasutusmärge ; kontaktandmed;koostaja; lisaadressaat; lisamärge ;pealkiri; seosviit ; viit ;muud dokumendi elemendid.

Dokumendi kuupäeva ja kellaaja märkimine

Dokumendi kuupäevaks on: õigusakti või akti allkirjastamise kuupäev; protokolli puhul istungi või koosoleku toimumise või toimingu kuupäev; lepingu allkirjastamise kuupäev; väljasaadetava kirja allkirjastamise kuupäev. Dokumentide adresseerimine eelistatakse personaalsete adresseerimist Dokumentide registreerimise üldnõuded: Asutus on kohustatud registreerima dokumendiregistris ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid. Registreerimisele kuuluvad: asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid; asutuses koostatud protokollid ja aktid; lepingud ; saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, teabenõuded jm); suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata; asutusele tema valitsemisalas või halduses oleva asutuse, asutuse struktuuriüksuse, ametniku või töötaja poolt esitatud aruanded , selgitused , seletused ja muud dokumendid, kui nende esitamise nõue tuleneb õigusaktidest või see on vajalik menetluses oleva asja lahendamiseks; muud õigusaktide ja asutuse asjaajamiskorra kohaselt registreerimisele kuuluvad dokumendid. Dokumentide registreerimine asutuses peab olema ühekordne Dokumendiregistri pidamisega tagatakse: registreeritud dokumentide arvestus; dokumendi leidmine liigi, numbri, kuupäeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja, väljaandja, saatja , sarja või muude andmete kaudu; dokumendist tulenevate ülesannete tähtaegse täitmise kontrolli võimalus. Dokumendiregistrit peetakse digitaalselt Dokumendi andmeid säilitatakse dokumendiregistris senikaua, kui säilitatakse dokumenti. Dokumendiregister on avalik seaduses sätestatud ulatuses ja juurdepääs digitaalselt peetavale dokumendiregistrile peab olema võimalik veebilehe kaudu.

Dokumendiregistrisse kantavad andmed

Dokumendi registreerimise kord sätestab toimingud enne registreerimist ja saabunud või väljasaadetava dokumendi registreerimise. Dokumendi registreerimise tähtaeg Dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise või väljasaatmise või suulise taotluse protokollimise päeval või sellele järgneval tööpäeval. Dokumendid registreeritakse asutuse asjaajamiskorras sätestatud dokumendiliikide kaupa omaette numeratsiooniga. Üldjuhul algab registreeritavate dokumentide numeratsioon iga asjaajamisperioodi algul numbrist 1.

Dokumendi menetlemine ja hoidmine

Dokumendi läbivaataja määramine ja täitmiseks edastamine Dokumendi täitmise tähtajad Dokumendi kooskõlastamine Dokumendi allkirjastamine ja asja lahendamine Dokumentide hoidmine. Lahendatud paber ja digitaaldokumendid. Asjaajamise üleandmine.

Avaliku teabe seadus

Eesmärk on tagada üldiseks kasutamiseks mõeldud teabele avalikkuse ja igaühe juurdepääsu võimalus, lähtudes demokraatliku ja sotsiaalse õigusriigi ning avatud ühiskonna põhimõtetest, ning luua võimalused avalikkuse kontrolliks avalike ülesannete täitmise üle. Sätestab: avalikule teabele juurdepääsu tingimused, korra ja viisid ning juurdepääsu võimaldamisest keeldumise alused; piiratud juurdepääsuga avaliku teabe ja sellele juurdepääsu võimaldamise korra teiste seadustega reguleerimata osas; andmekogude asutamise ja haldamise alused ning järelevalve andmekogude haldamise üle; teabele juurdepääsu korraldamise üle riikliku järelevalve teostamise korra. Teabevaldajaks on: riigi - ja kohaliku omavalitsuse asutus; avalik - õiguslik juriidiline isik; eraõiguslik juriidiline isik ja füüsiline isik, kellele laienevad teabevaldaja kohustused, kui isik täidab seaduse, haldusakti või lepingu alusel avalikke ülesandeid, sealhulgas osutab haridus-, tervishoiu-, sotsiaal - või muid avalikke teenuseid, ­ teabe osas, mis puudutab nende ülesannete täitmist. Juurdepääs teabele võimaldatakse teabevaldaja poolt: teabenõude täitmisega; teabe avalikustamisega.

Teabevaldaja kohustused

Teabele juurdepääsu korraldamine teabevaldaja poolt Asutuse dokumendiregister on digitaalselt peetav andmekogu, mida asutusse saabunud ja asutuses koostatud dokumentide registreerimiseks ja neile juurdepääsu tagamiseks peab riigi- või kohaliku omavalitsuse asutus või avalik - õiguslik juriidiline isik. Nõuded dokumendiregistrile Teabenõude esitamine ja menetlusse võtmine. Esitamise viis, kehtivad nõuded, registreerimine, täitmine . Avalikustamisele kuuluv teave ja avalikustamise viisid. Veebilehe pidamise kohustus ja Eesti teabevärav (eesti.ee) Piiratud juurdepääsuga teave on teave, millele juurdepääs on seadusega kehtestatud korras piiratud. Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabele kehtestatakse juurdepääsupiirang alates dokumendi koostamisest või saamisest ning kuni vajaduse möödumiseni või sündmuse saabumiseni, kuid mitte kauemaks kui viieks aastaks. Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud isikuandmeid sisaldavale teabele kehtib juurdepääsupiirang selle saamisest või dokumenteerimisest alates 75 aastat või isiku surmast alates 30 aastat, või kui surma ei ole võimalik tuvastada, siis 110 aastat, alates isiku sünnist.

Andmekogud

Riigi infosüsteemi kuuluvad andmekogud, mis on riigi infosüsteemi andmevahetuskihiga liidestatud ja riigi infosüsteemi haldussüsteemis registreeritud, ning andmekogude pidamist kindlustavad süsteemid. Andmekogu asutatakse seadusega või selle alusel antud õigusaktiga. Andmekogu vastutav töötleja (haldaja) on riigi- või kohaliku omavalitsuse asutus, muu avalik-õiguslik juriidiline isik või avalikke ülesandeid täitev eraõiguslik isik, kes korraldab andmekogu kasutusele võtmist , teenuste ja andmete haldamist. Andmekogu vastutav töötleja vastutab andmekogu haldamise seaduslikkuse ja andmekogu arendamise eest. Volitatud töötleja on kohustatud täitma vastutava töötleja juhiseid andmete töötlemisel ja andmekogu majutamisel ning tagama andmekogu turvalisuse. Andmekogu põhimääruses sätestatakse andmekogu pidamise kord, sealhulgas andmekogu vastutav töötleja (haldaja), andmekogusse kogutavate andmete koosseis, andmeandjad ja vajaduse korral muud andmekogu pidamisega seotud korralduslikud küsimused. Järelevalve seaduse täitmise üle. Andmekaitse Inspektsioon ja tema õigused.

Digitaalallkirja seadus

Sätestab digitaalallkirja ja digitaalse templi kasutamiseks vajalikud tingimused ning sertifitseerimisteenuse ja ajatempliteenuse osutamise üle järelevalve teostamise korra. Digitaalallkirjal on samad õiguslikud tagajärjed nagu omakäelisel allkirjal Sertifikaat käesoleva seaduse mõistes on dokument, mis on välja antud, võimaldamaks digitaalallkirja või digitaalse templi andmist ja kontrollimist ning milles avalik võti seotakse üheselt sertifikaadi omanikuga. Sertifitseerimisteenusena käsitatakse digitaalallkirja ja digitaalse templi andmiseks ja kontrollimiseks vajalike sertifikaatide väljaandmist, sertifikaatide alusel antud digitaalallkirjade ja digitaalsete templite kontrollimise võimaldamist ning sertifikaatide kehtivuse peatamise , kehtivuse peatatuse lõpetamise ja kehtetuks tunnistamise menetlemist. Ajatempel on tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud andmete kogum, mis tõendab dokumendi olemasolu kindlal ajahetkel. Turvaline allkirja andmise vahend on seadistatud tark- või riistvara , näiteks turvakiibiga varustatud kiipkaart, mida kasutatakse isikliku võtme hoidmiseks ja rakendamiseks. See peab tagama, et: allkirja andmiseks vajalik isiklik võti võib tegelikult esineda vaid üks kord ja selle salajasus on piisavalt kindlustatud; isiklikku võtit ei saa tuletada ja allkiri on võltsimise eest kaitstud käesoleva aja tehnika tasemele vastavalt; isiklikku võtit saab õiguspärane allakirjutaja piisavalt kaitsta, nii et teised isikud ei saaks seda kasutada

Isikuandmete kaitse seadus

Eesmärk on kaitsta isikuandmete töötlemisel füüsilise isiku põhiõigusi ja -vabadusi, eelkõige õigust eraelu puutumatusele. Seadus sätestab: isikuandmete töötlemise tingimused ja korra; isikuandmete töötlemise riikliku järelevalve korra; vastutuse isikuandmete töötlemise nõuete rikkumise eest. Delikaatsed isikuandmed on: poliitilisi vaateid, usulisi ja maailmavaatelisi veendumusi kirjeldavad andmed, välja arvatud andmed seadusega ettenähtud korras registreeritud eraõiguslike juriidiliste isikute liikmeks olemise kohta; etnilist päritolu ja rassilist kuuluvust kirjeldavad andmed; andmed terviseseisundi või puude kohta; andmed pärilikkuse informatsiooni kohta; biomeetrilised andmed (eelkõige sõrmejälje-, peopesajälje- ja silmaiirisekujutis ning geeniandmed); andmed seksuaalelu kohta; andmed ametiühingu liikmelisuse kohta; andmed süüteo toimepanemise või selle ohvriks langemise kohta enne avalikku kohtuistungit või õigusrikkumise asjas otsuse langetamist või asja menetluse lõpetamist. Isikuandmete töötlemine on iga isikuandmetega tehtav toiming, sealhulgas isikuandmete kogumine, salvestamine , korrastamine, säilitamine, muutmine ja avalikustamine, juurdepääsu võimaldamine isikuandmetele, päringute teostamine ja väljavõtete tegemine, isikuandmete kasutamine, edastamine, ristkasutamine, ühendamine, sulgemine , kustutamine või hävitamine, või mitu eelnimetatud toimingut, sõltumata toimingute teostamise viisist ja kasutatavatest vahenditest. Isikuandmete töötleja on füüsiline või juriidiline isik, välismaa äriühingu filiaal või riigi- või kohaliku omavalitsuse asutus, kes töötleb või kelle ülesandel töödeldakse isikuandmeid. Isikuandmete töötlemine on lubatud üksnes andmesubjekti nõusolekul , kui seadus ei sätesta teisiti. Järelevalve. Andmekaitse inspektsioon.

Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus

Sätestab isiku pöördumisele vastamise korra niivõrd, kuivõrd see ei ole sätestatud teise seadusega. Isiku vastuvõtmine suulise pöördumise esitamiseks Õigusalaste selgituste andmine Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamine ja vastamise tähtaeg viivitamata, kuid mitte hiljem kui 30 kalendripäeva jooksul selle registreerimisest.

Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus

Eesmärk on tagada Eesti Vabariigi julgeolek ja välissuhtlemine, kaitstes riigisaladust ja salastatud välisteavet avalikuks tuleku ja juurdepääsuõiguseta isikule teatavaks saamise eest. Sätestab riigisaladuseks oleva teabe, riigisaladuse ja salastatud välisteabe salastatuse kustumise ning salastamisaluse ja - tähtaja muutmise, samuti riigisaladuse, salastatud välisteabe ja salastatud teabekandjate kaitse korra alused ning vastutuse käesoleva seaduse rikkumise eest. Riigisaladuse tasemed : piiratud tase; konfidentsiaalne tase; salajane tase; täiesti salajane tase. Riigisaladuse liigid Välissuhete riigisaladus Riigikaitse riigisaladus Korrakaitse riigisaladus Julgeolekuasutuse riigisaladus Infrastruktuuri ja teabe kaitse riigisaladus Riigisaladuse salastatus kustub salastamistähtaja möödumisel, kindlaksmääratud sündmuse saabumisel või salastatuse ennetähtaegsel kustutamisel.

Haldusmenetluse seadus

Haldusmenetlus

on haldusorgani tegevus määruse või haldusakti andmisel, toimingu sooritamisel või halduslepingu sõlmimisel. Haldusmenetluse algatamiseks või haldusmenetluse käigus esitatakse haldusorganile avaldus ( taotlus ) vabas vormis. Seadusega või selle alusel võib taotlusele ette näha kohustusliku vormi. Isik on kohustatud taotluse esitamiseks ilmuma haldusorgani asukohta üksnes seaduses sätestatud juhtudel

Vabariigi Valitsuse seadus

Vabariigi valitsus, valitsusasutused ja nende hallatavad asutused.

Keeleseadus

Eesmärk on arendada, säilitada ja kaitsta eesti keelt ning tagada eesti keele kasutamine peamise suhtluskeelena kõikides avaliku elu valdkondades. Reguleeritakse eesti keele ja võõrkeelte kasutamist suulises ja kirjalikus asjaajamises, avalikus teabes ja teeninduses , eesti viipekeele ja viibeldud eesti keele kasutamist, eesti keele oskuse nõudeid ja hindamist, seaduses ja seaduse alusel sätestatud nõuete täitmise riiklikku järelevalvet ning vastutust seaduse nõuete rikkumise eest. Riigiasutuse ja kohaliku omavalitsuse asutuse asjaajamine toimub eesti keeles. Eestikeelse asjaajamise nõue laieneb ka riigi enamusosalusega äriühingule, riigi asutatud sihtasutusele ja riigi osalusega mittetulundusühingule.

Riigivapi seadus

Kehtestatakse Eesti Vabariigi riigivapi heraldiline kirjeldus ja kuju ning riigivapi kasutamise tingimused ja kord. Riigivapi kasutamise õigus on riigiasutustel ning riigivõimu teostavatel organitel ja isikutel. Riigivapiga pitsatite ning dokumendiplankide registreerimine. Riigivapiga pitsatite ning dokumendiplankide hoidmine ja hävitamine.

Raamatupidamise seadus

Raamatupidamise korraldamine. Raamatupidamise dokumendi ja nende säilitamise kohustus.

Tsiviilseadustiku üldosa seadus. Tõestamisseadus

kehtestab notari pädevuses olevate tõestamistoimingute tegemise korra. volikirja kehtetuks kuulutamine notariaalmärge ja allkirja ning selle näidise, ärakirja, väljatrüki õigsus.

Äriseadustik

Prokuura

. Prokuura andmine Muid valdkonna õigusakte Infoühiskonna teenuse seadus - sätestab nõuded infoühiskonna teenuse osutajale, järelevalve teostamise korralduse ja vastutuse seaduse rikkumise eest. Euroopa Liidu dokumentide menetlemise kord - sätestab Eesti valitsusasutuste osalemise Euroopa Liidu otsustusprotsessis ning sellega seotud dokumentide menetlemise korra Infosüsteemide turvameetmete süsteem - kehtestatakse riigi ja kohaliku omavalitsuse andmekogudes sisalduvate andmekoosseisude töötlemiseks kasutatavate infosüsteemide ning nendega seotud infovarade turvameetmete süsteem. Riigisaladuse ja salastatud välisteabe kaitse kord - määrusega kehtestatakse riigisaladuse ja salastatud välisteabe kaitse kord ning riigisaladuseks oleva teabe alaliigid , teabe alaliigi salastamistase ja -tähtaeg. Infosüsteemide andmevahetuskiht - kehtestatakse nõuded infosüsteemide andmevahetuskihile, selle kasutamisele ja haldamisele. Infosüsteemide andmevahetuskiht (edaspidi X-tee) on asutuste ja isikute vahelist turvalist ja tõestusväärtust tagavat internetipõhist andmevahetust ning riigi infosüsteemile turvalist juurdepääsu võimaldav tehniline infrastruktuur ja organisatsiooniline keskkond.

Rahvusarhiivi juhised

Rahvusarhiiv annab välja soovituslikke juhiseid nõustamaks dokumendi- ja arhiivihalduse erinevaid valdkondi. Dokumendi ­ ja arhiivihaldus Eesmärk on anda soovitusi riigi - ja kohaliku omavalitsuse asutustele dokumentide ja arhiivide haldamiseks. Käsitlusala: dokumendihalduse korraldus; dokumendisüsteem ; asjaajamiskord ja selle väljatöötamine, asjaajamiskorra sisu; dokumentide loetelu ja selle väljatöötamine; arhiivi koosseis (arhivaalide loetelu ptk) ja paberkandjal, digitaal ­ ja hübriid dokumendid arhiivis.

Arhiivikirjelduse elementide loetelu

Eesmärk on anda selged nõuded ja soovitused arhiivikirjelduste koostamiseks kujul, mis võimaldab arhivaale avalikku arhiivi üle anda. Arhiivi tervikkirjeldus koostatakse kahes osas: arhiivimoodustaja kirjeldus ja arhiiviainese kirjeldus. Arhiivimoodustaja kirjeldus: peab andma ülevaate asutuse tegevuste ja arhivaalide tekkekonteksti kohta; arhiivi ja tema osade kirjeldus sarja tasandini peab võimaldama ülevaate saamist arhiivi ülesehitusest ja sisust; säilikute kirjeldus peab võimaldama arhivaalide praktilise kasutamise; arhivaalide kirjeldus on oluline digitaaldokumentide üleandmisel, paberdokumentide puhul seda tasandit tavaliselt ei kasutata.

Veekahjustusega arhivaalide käsitsemine

Eesmärk on tõhustada õnnetusjuhtumiteks valmisolekut, parandada päästetööde organiseerimist ning vähendada arhivaalide väärkäsitsemisest tingitud kahjustuste tekkimise ohtu.

Arhivaalide hoid, säilitamine ja füüsiline korrastamine

Juhis annab rahvusarhiivi kogumisallikatele soovitusi arhiiviväärtusega arhivaalide nüüdisaegsete säilitusnõuete kohaseks loomiseks ja füüsiliseks korrastamiseks, et neid arhiiviseaduse ja arhiivieeskirja kohaselt avalikku arhiivi üle anda ning võimalikult pikaajaliselt ja probleemitult säilitada. Käsitletakse üksnes tavaformaadis paberdokumentide korrastamise ja säilitamise põhimõtteid . Käsitlusala: Arhiivipüsivate materjalide kasutamine dokumentide loomisel ja säilitamisel, dokumendipaberid ja arhiivipaberid, teabe jäädvustamise vahendid; Dokumentide hoidmine asutuse tööruumides; Arhivaalide füüsiline korrastamine; Lühiajalise, pikaajalise ja alatise säilitustähtajaga dokumentide füüsiline korrastamine; dokumentide säilitamine asutuse hoidlas.

Arhivaalide üleandmine

Juhis annab Rahvusarhiivi kogumisallikatele soovitusi arhiiviväärtusega avalike arhivaalide korrastamiseks ja kirjeldamiseks, et neid arhiiviseaduse ja arhiivieeskirja nõuete järgi avalikku arhiivi üle anda. Käsitlusala: Üldpõhimõtted korrastamiseks; Üleandmise printsiibid ; Arhiiviskeem ja selle koostamine; Arhiivinimistu ja selle koostamine. Digitaaldokumentide arhiveerimise nõuded (uuendamisel) Juhis käsitleb digitaaldokumentide ja nende metaandmete eraldamist elektroonilistest dokumendihaldussüsteemidest (EDHS) ning nende üleandmist avalikku arhiivi. Juhis võimaldab defineerida arhiiviväärtuslike dokumentide jaoks vajalikud kirjelduselemendid ja esitab suunised asutuse EDHSi arendamiseks selliselt , et selles hallatavad dokumente ja/või nende kirjeldusi oleks võimalik ette valmistada üleandmiseks avalikku arhiivi.

Säilitustähtaja määramine ja arhivaalide hävitamine

Eesmärgiks anda soovitusi Rahvusarhiivi arhiivijärelevalve alla kuuluvatele asutustele dokumentide säilitustähtaja määramiseks ja arhivaalide hävitamiseks. Käsitlusala: Dokumentide säilitustähtaja määramine; ( esmalt lähtuda seadusest, teisalt lepingulisusest) Dokumentide eraldamine hävitamiseks. Alatine ­ hoitakse kuni asutus tegutseb Arhiiviväärtuslik ­ igavese säilitamisega

Isikuarhiivide korrastamine

Isikuarhiivide omanikele ja valdajatele isikuarhiivide korrastamise põhireeglite tutvustamiseks. Käsitlusala: Isikuarhiivi korrastamine; Füüsiline korrastamine; Hoiutingimused; Üleandmine Rahvusarhiivi; Juurdepääsutingimused

Mittetulundusühingute arhiivide korrastamine

Mõeldud mittetulundusühingutele (seltsid, parteid, liidud, ühingud) arhiivide korrastamise põhireeglite tutvustamiseks, kuid sellest on abi ka väiksematel äriühingutel. Käsitlusala: Dokumentide loetelu; Dokumentide registreerimine; Toimikud ja arhiivi koosseis; Nimistu ja arhiivi pidamine; Hävitamine; Füüsiline korrastamine; Fotod ja digitaalsed andmekandjad ; Hoiutingimused; Üleandmine Rahvusarhiivi Juurdepääsutingimused

Arhivaalide eksponeerimine

Soovitused keskkonnatingimuste kohta ( valgustus , temperatuur, õhuniiskus, õhusaaste, külastajate hulk jms). Vitriinid. Ettevaatusabinõud ja turvalisus.

Soovitused tugifunktsioonide dokumentide hindamiseks

Eesmärk on anda soovitusi arhiiviväärtusega arhivaalide väljaselgitamiseks hindamise käigus, olla töövahend eelhindamisele üleminekuks ning hõlbustada tugifunktsioonide dokumenteerimise kontrollimist. Juhist kasutatakse arhiivimoodustaja tugifunktsioonide käigus tekkivate dokumentide hindamisel. Täies mahus saab juhist rakendada nende arhiivimoodustajate dokumentide hindamisel, kes on avaliku arhiivi järelevalve all ning kuuluvad kogumisallikate hulka. Käsitlusalaks tugifunktsioonid ja nende hindamine: Arhiivimoodustaja ja haldusala tegevuse korraldamine; Infoallikate ja infotehnoloogia haldamine Töö ja teenistussuhted. Töötervishoid ja tööohutus Finantsplaneerimine ja raamatupidamise arvestus Varade haldamine ja hooldus Suhtekorraldus

Asjaajamise ja arhiivitöö kontrollimine siseauditi raames

Juhis on abimaterjal avaliku sektori siseaudiitoritele asutustes asjaajamise ja arhiivitöö alaste auditite tegemisel. Vananenud juhis. Seadused muutunud vahepeal. Käsitleb digitaalset dokumendihaldust minimaalselt. Juhist saab kasutada ühe asutuse, struktuuriüksuse või asutustegrupi asjaajamise ja arhiivitöö iseseisva teemana auditeerimisel.

Digitaalse info hävitamine

Digitaalandmete hävitamise üldine soovituslik juhendmaterjal . Juhend käsitleb digitaalandmete turvalist hävitamist mitmesuguste andmekandjate ning andmetalletusviiside korral. Käsitletavad teemad: Andmete kustutamine andmekandjalt; Salvestise kustutamine magnetandmekandjalt; Andmekandja füüsiline hävitamine; Juhised andmete hävitamiseks peamiste andmekandjatüüpide puhul Riigikantselei ja MKM - i juhised Alates 1. jaanuarist 2012 annab dokumendihalduse alaseid juhiseid Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium. Kuni juhiste valmimiseni järgitakse Riigikantselei juhiseid. Ministeeriumi antavad dokumendihalduse alased juhised on suunatud eelkõige asutuste asjaajamise ja dokumendihalduse ühtlustamisele, dokumendihaldussüsteemide koostalitlusvõime suurendamisele ja elektroonilise dokumendivahetuse edendamisele. Nõuded elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide funktsionaalsusele. Välja antud 2002. Vananenud. Funktsionaalsusnõudeid koostatakse eesmärgiga loetleda omadusi ja funktsioone , mida rakendatav tarkvarasüsteem peab sisaldama, et täita sellele seatud ülesanded ja rahuldada kasutajate vajadusi. MoReq2 ja Eesti nullpeatükk Litsentsilepingu LP - 005-ET alusel väljaantud ja valideeritud tõlge on koos Eesti erisusi kirjeldava ,,nullpeatükiga" on kättesaadav DLM Forum'i lehel. Elektrooniliste dokumentide haldamise näidisnõuded. Spetsifikatsioon Moreq2 Moreq2 on elektroonilise dokumendihalduse näidisnõuete teine versioon , milles keskendutakse peamiselt elektrooniliste dokumentide elektroonilistes dokumendihaldussüsteemides haldamise funktsionaalsusnõuetele. Spetsifikatsioon on kirjutatud nii, et see oleks kohaldatav nii avaliku kui ka erasektori organisatsioonides, kus tahetakse EDHSi kasutusele võtta voi hinnata juba kasutusel oleva EDHSi suutlikkust. Moreq2 Nõuded: Liigituskeem ja toimikute organiseerimine Kontrollmehhanismid ja turvalisus Säilitamine ja eraldamine Dokumentide hõlmamine ja deklareerimine Viitamine Otsimine, leidmine ja esitus Administreerimisfunktsioonid Mittefunktsionaalsed nõuded Nõuded metaandmetele Elektrooniliste dokumentide haldamise näidisnõuete MoReq2 rakendamine Eestis MoReq2-s on Euroopa Liidu liikmesriikidele ette nähtud võimalus kirjeldada eriomased riigisisesed nõuded nn nullpeatükis. Nullpeatükk annab teavet selle kohta, milliseid riigisiseseid nõudeid ja lahendusi tuleb silmas pidada MoReq2 rakendamisel Eestis. Eesti erisused : Dokumendihalduse arendamine ja normatiivne keskkond (seadused, määrused, juhised) EDHS - id kui osa riigi infosüsteemist E- identiteet ja infoturve Riigisisesed nõuded EDHS - idele.

Miinimumnõuded EDHSidele

Koostamisel. Ühtsed miinimumnõuded avaliku sektori asutuste EDHSidele. Nõuded koostatakse MoReq2 ja Eesti ,,nullpeatükist" tulenevate nõuete baasil, nelja eri taseme (C, B, A ja A+) EDHSide jaoks.

Juhis dokumendiliigi XML andmekirjelduse koostamiseks

Eesmärgiks on anda metoodilised alused dokumendiliigi XML andmekirjelduse koostamiseks ja XML vormingus dokumentide DVK kaudu edastamise ettevalmistamiseks. Juhises antakse ülevaade XML dokumendi ülesehitusest dokumendiliigi XML andmekirjelduse koosseisust ja andmekirjelduse väljatöötamise etappidest kirjeldatakse projekti läbiviimist XML andmekirjelduste kooskõlastamist käsitleb omaette peatükk

Dokumendihalduse metaandmed

Määratleb dokumendihalduse metaandmeelementide loendi (skeemi), mis on mõeldud rakendamiseks eelkõige Eesti avaliku sektori asutustes, kuid sobib kasutamiseks ka teistes organisatsioonides. Eestis on elektroonilistes dokumendihaldussüsteemides kasutatavate metaandmete ühtlustamiseks ning dokumendi - ja infovahetuse lihtsustamiseks eri süsteemide vahel välja töötatud dokumendihalduse metaandmete loend . Iga loendis toodud metaandmeelemendi juures on viited samatähenduslikele elementidele teiste riikide ja rahvusvahelistes metaandmestandardites ja -mudelites.

Andmekaitse inspektsioon: Avaliku teabe seaduse üldjuhend

Välja antud 2010, uus Avaliku teabe seadus 2012 Eesmärk: Juhend selgitab head haldustava avaliku teabe seaduse täitmisel. Käsitlusala: Avalik teave; Dokumendiregistri pidamine Teabele juurdepääsupiirangu seadmine Kontaktteave asutuse võrgulehel Asutuse personaliteabe avalikkus ja piirangud Asutuse palgateabe avalikkus ja piirangud Planeeringute avalikkus ja piirangud

Standardimine

Standardimine

on tegevus, millega määratakse üldiseks ja korduvaks kasutamiseks sätted olemasolevate või potentsiaalsete probleemide lahendamiseks, eesmärgiga saavutada antud kontekstis korrapärasuse optimaalne tase. Standardimine seisneb põhiliselt standardite koostamises, avaldamises ja kasutamises. Standardimisest saadavaks kasuks on toodete, protsesside ja teenuste eesmärgivastavuse parenemine, kaubanduslike tõkete vältimine , tehnilise koostöö hõlbustamine.

Standardite liigid

Põhistandard Terministandard Katsetusstandard Tootestandard Protsessistandard Teenusestandard, teenuste standard Ühilduvusstandard Deklareeritavate omaduste standard Kavandamisstandard Ohutusstandard

Tehniline komitee

Standardikeskuse tehniline komitee (EVS/TK) on standardimisest huvitatud isikutest vabatahtlikkuse ja pariteedi alusel moodustatud kogu, mille tegevuse eesmärk on standardimise edendamine oma käsitlusalas. EVS/TK põhilised tegevused on Eesti standardite ja standardilaadsete dokumentide koostamine, perioodiline ülevaatus ning osalemine rahvusvahelises ja Euroopa standardimises.

Dokumendihalduse standardid

EVS-ISO 15489-1:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon . Dokumendihaldus. Osa 1: Üldnõuded; EVS-ISO/TR 15489-2:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 2: Juhised; EVS-ISO 5127:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. Sõnastik ; EVS-ISO 15836:2011 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dublin Core 'i metaandmeelemendid; EVS-ISO 23081-1:2006 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid: Dokumentide metaandmed. Osa 1: Põhimõtted; EVS-ISO 23081-2:2011 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid: Dokumentide metaandmed. Osa 2: Kontseptuaalsed ja rakenduslikud küsimused; EVS-ISO 19005-1:2006 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Digitaaldokumendi pikaajalise säilitamise vorming. Osa 1: PDF 1.4 (PDF/A-1) kasutamine; EVS-ISO/TR 26122:2008 Informatsioon ja dokumentatsioon. Osa 1: Tööprotsesside analüüs dokumentide haldamiseks. EVS JUHEND 9:2006 Dublin Core'i metaandmeelementide kasutamine. EVS 882-1:2006 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri. EVS 8:2008 Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas. EVS-ISO 15489-1:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 1: Üldnõuded Dokumentide haldamise vajalikkus Normatiivne keskkond Poliitika ja vastutusala Dokumentide haldamisele esitatavad nõuded Dokumendisüsteemi väljatöötamine ja juurutamine Dokumendihaldusprotsessid ja ohjevahendid Seire ja audit Koolitus Kuidas ja miks peaks asutus dokumente haldama. Dok.halduse poliitika ja vastutajad EVS-ISO/TR 15489-2:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 2: Juhised Poliitika ja vastutusala Strateegia väljatöötamine ja juurutamine Dokumendihaldusprotsessid ja ohjevahendid Seire ja audit Koolitus Kuidas üldnõudeid rakendada, dok.süsteemi juurutamise protsessid

EVS-ISO 5127:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. Sõnastik

Eesmärk luua rahvusvaheline info ­ ja dokumendialane suhtlusvahend, milles esitatakse eelnimetatud alade mõisteid tähistavad terminid ja määratlused ning nendevahelised seosed. Sisaldab termineid: Põhi - ja tugiterminid Dokumendid, andmekandjad ja nende osad Dokumendiasutused ja nende kogud Dokumendikäitlus Informatsioon ja dokumentide kasutamine Dokumentide säilitamine Informatsiooni ja dokumendikäitluse õiguslikud aspektid EVS-ISO 15836:2011 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dublin Core'i metaandmeelemendid Dublin Core on metaandmeelementide loetelu valdkondadevaheliseks inforessursside kirjeldamiseks. EVS-ISO 23081-1:2006 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid: Dokumentide metaandmed. Osa 1: Põhimõtted Juhend metaandmete mõistmiseks , rakendamiseks ja kasutamiseks EVS ­ ISO 15489 standardite kontekstis. Standard määratleb raamistiku dokumendihalduse metaandmete loomiseks, haldamiseks ja kasutamiseks. Käsitletakse dokumendihalduse metaandmete vajalikkust organisatsiooni tegevuses ja dokumendihaldusprotsesside metaandmete erinevaid kasutuseesmärke ja metaandmetüüpe. Käsitlusala: Dokumendihalduse metaandmed Dokumendihalduse metaandmete eesmärk Rollid ja vastutusala Dokumendihalduse ja teiste valdkondade metaandmete omavahelised seosed Metaandmete haldamine Standardi ISO 15489 -1 vastavuse tagamiseks vajalikud metaandmetüübid Standard ei määratle metaandmete hulka, vaid nende tüübid EVS-ISO 23081-2:2011 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid: Dokumentide metaandmed. Osa 2: Kontseptuaalsed ja rakenduslikud küsimused Keskendub dokumentide haldamise metaandmeelementide määratlemise raamistikule ja käsitleb üldiselt nii füüsilisi, analoog - kui digitaalmetaandmeelemente kooskõlas ISO 23081-1 põhimõtetega. Standard põhjendab dokumentide haldamise metaandmete kasutamist organisatsioonis, esitab metaandmete kontseptuaalse mudeli ning üksikasjaliku hulga üldisi metaandmetüüpe, mis sobivad igasuguse dokumendikeskkonna jaoks, näiteks dokumendihalduse ja arhiivihalduse rakendustesse. Siin määratletakse metaandmepõhitüübid nii dokumendiolemite kui ka muude haldamist vajavate olemite jaoks selleks, et dokumenteerida ja mõista dokumentide konteksti. EVS-ISO/TR 26122:2008 Informatsioon ja dokumentatsioon. Osa 1: Tööprotsesside analüüs dokumentide haldamiseks. Tööprotsesside analüüs dokumentide haldamiseks teostatakse dokumentide loomise, hõlmamise ja ohje nõuete kindlaksmääramiseks. See kirjeldab ja analüüsib, mis juhtub organisatsiooni tegevuskontekstis asuva funktsiooni raames. Käsitleb: Tööprotsesside analüüsi teostamine Konteksti tundmaõppimine Funktsioonide analüüs Toimingute jada analüüs Tööprotsessi analüüsi tulemuste kontroll protsessis osalejatega. EVS 882-1:2006 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa

1: Kiri.

Eesti standard sätestab kirja elementide loetelu, elementide määratlused ja selgitused, nende vormistamise nõuded ja asukoha dokumendil.

Uus ISO 30300 standardite põlvkond

ISO 30300 Management systems for records ­ Fundamentals and vocabulary ISO 30301 Information and documentation --Management systems for records -- Requirements Koostamisel:

30302 Management systems for records ­ Guidelines for implementation

30304 Management systems for records ­ Assessment Guide Organisatsiooni tegevuse liigitamine (tagada dokumentide parem kättesaadavus) Organisatsiooni funktsioonidega seotud liigitussüsteem moodustab dokumendihalduse süstemaatilise raamistiku. Liigitussüsteemid annavad organisatsioonile vahendi: dokumentide organiseerimiseks, kirjeldamiseks ja seostamiseks; tegevusalade vaheliste dokumentide organisatsioonisiseseks ja -väliseks seostamiseks ja ühiskasutuseks; dokumentidele parema juurdepääsu, otsingute ja kasutamise võimaldamiseks ning parandamiseks. Organisatsiooni tegevuse analüüsi käigus tehakse kindlaks: organisatsiooni eesmärgid ja strateegia; organisatsiooni eesmärkide saavutamist ja strateegia järgimist tagavad funktsioonid; funktsioone moodustavad organisatsiooni tegevused ja toimingud; vastavad tööprotsessid ; tegevuse kõik etapid; kõik toimingud, mis etapi moodustavad; tegevuses korduvad toimingud; organisatsiooni loodud ja saadud dokumendid. Liigitussüsteem koostatakse organisatsiooni tegevuse analüüsi põhjal. Liigitussüsteemi struktuur on tavaliselt hierarhiline ja peegeldab analüütilist protsessi järgnevalt: organisatsiooni funktsioon; teise tasandi moodustavad tegevused funktsiooni täitmiseks; kolmandal ja järgnevatel tasanditel esitatakse täpsemalt iga tegevuse korral tehtavad toimingud neid vajadusel grupeerides. Liigitussüsteemide väljatöötajad tagavad, et: süsteemides kasutatav terminoloogia tuleneb organisatsiooni funktsioonidest ja tegevusest, mitte struktuuriüksuste nimetustest ; liigitussüsteem on iga organisatsiooni puhul spetsiifiline ning sätestab järjepideva ja kindla suhtlemisviisi kõigi struktuuriüksuste vahel, mis peavad funktsioone täites informatsiooni jagama; liigitusskeem on hierarhiline, liikudes üldisemalt üksikumale, see tähendab kõrgema tasandi funktsioonilt üksikule toimingule, nt Finantsid ­ audit ­ väline audit; liigitusskeemis kasutatakse organisatsioonis üheselt mõistetavaid termineid; liigitusskeem koosneb piisavast arvust rühmadest ja allrühmadest, mis käsitlevad kõiki dokumenteeritavaid funktsioone ja kogu tegevust; liigitusskeemi rühmad on eraldiseisvad; liigitusskeem on välja töötatud koostöös dokumentide loojatega; liigitusskeemi vaadatakse korrapäraselt läbi, et kajastada organisatsiooni muutuvaid vajadusi, kindlustada skeemi ajakohasus ning organisatsiooni funktsioonide ja tegevuse kajastamine.

Dokumentide hõlmamine

Hõlmamise eesmärk: seostada dokument selle loojaga ja tema tegevusega; dokumendile koha andmine dokumendisüsteemis koos sellest tulenevate seostega; seostada dokument süsteemi teiste dokumentidega. Hõlmamise tehnikad võivad sisaldada: liigitamine ja indekseerimine ; dokumentide korrastamine järgnevat kasutamist ja viitamist võimaldavasse loogilisse struktuuri ja järjestusse; registreerimine; profiili või malli abil organisatsiooni toimingute süstematiseerimine .

Hõlmatavate dokumentide kindlaksmääramine

Otsus põhineb normatiivse keskkonna, organisatsiooni tegevuse ning aruandekohustuslikkuse nõuete ja dokumentide hõlmamata jätmise riskianalüüsil. Toimingud tuleb dokumenteerida ja dokumendid seostada nende konteksti iseloomustavate metaandmetega juhul kui: need kohustavad tegevuseks; asetavad vastutuse; dokumenteerivad toimingut, otsust või otsuse langetamise protsessi. Ei tarvitse vormikohaselt hõlmata dokumente, mis: ei kohusta organisatsiooni ega isikut mingiks toiminguks; ei dokumenteeri ühtki kohustust ega vastutust; ei sisalda teavet organisatsiooni aruandekohustuse alla kuuluva tegevuse kohta. Nt: reklaam , infovoldikud Dokumendihaldurid: määratlevad üldisel tasandil dokumendid, mis on vajalikud iga tegevuse juhtimiseks ja haldamiseks; määratlevad need organisatsiooni osad, milles toimub organisatsiooni tegevust kajastavate dokumentide hõlmamine; analüüsivad organisatsiooni tegevust, et määratleda kõik selle etapid; määratlevad tegevuse etappides tehtavad toimingud; määratlevad toimingute teostamiseks vajalikud andmed; määravad kindlaks, kuidas hõlmata iga toimingu kohta vajalik tõestusmaterjal; otsustavad, mis hetkel dokument hõlmatakse.

Paberkandjal dokumendi hõlmamine

Hõlmamine tähendab füüsilist paigutamist pealkirjaga toimikusse või kausta, kus dokumendid paiknevad kronoloogilises järjestuses. Üksikdokument seotakse teiste sama teema kohta käivate dokumentidega ning võimaldab informatsiooni vajajatel saada selle kohta kontekstiliselt seotud informatsiooni. Üksikdokument on teiste dokumentidega seotud aja, füüsilise kokkukuuluvuse, toimiku või kausta omaniku ning toimiku või kausta pealkirja kaudu.

Digitaalse dokumendi hõlmamine

Eesmärk on sama, mis paberdokumendi registreerimisel. Lisaks dokumentidele hõlmatakse ka dokumendiga seotud metaandmeid eesmärgiga: kirjeldada nii dokumendi sisu kui ka tegevuse konteksti; tagada, et dokument kajastab täpselt tegevust; tagada dokumendi otsingu ja selle sisuga tutvumise võimalus.

Registreerimine

Registreerimist kasutavas dokumendisüsteemis: registreeritakse dokument selle dokumendisüsteemi hõlmamisel; ei tohi mingeid dokumenti mõjutavaid protsesse aset leida enne registreerimisprotsessi lõpuleviimist. Registreerimise esmane eesmärk on anda tõestus dokumendi loomise ja dokumendisüsteemi hõlmamise kohta. Lisaks hõlbustab registreerimine dokumendi ülesleidmist. Registreerimine sisaldab dokumendi kohta lühikese kirjeldava teabe ehk metaandmete märkimist ja dokumendile süsteemi raames ainuidentifikaatori andmist. Registreerimisega viiakse lõpule dokumendi hõlmamine dokumendisüsteemi. Manuaalsetes, paberipõhistes kontrollsüsteemides on register tavaliselt eraldi dokument. Elektroonilistes dokumendisüsteemides võib registreerimine hõlmata ka liigitamist ja eraldamis- ning juurdepääsutingimuste kindlaksmääramist. Register on olenemata vormist üldreeglina muudetamatu. Kui siiski tuleb muudatusi teha, peab neist jääma kontrolljälg . Registreerimisele kuuluvad vähemalt järgnevad metaandmed: süsteemi poolt antav ainuidentifikaator ; (funkts.-sari(reg.nr) registreerimise kuupäev ja kellaaeg ; pealkiri või lühikirjeldus ; autor (füüsiline või juriidiline isik) ning saatja või saaja.

Säilitustähtaja määramine

Otsus põhineb normatiivse keskkonna, tegevuse ja aruandekohustuslikkuse nõuete ning riskide hindamisel. Säilitustähtaja peab heakskiitma asutuse juht ja rahvus arhiiv. Säilitustähtaeg määratakse, et: tagada vastavus organisatsiooni praegustele ja tulevastele vajadustele; järgida õigusaktidest tulenevaid nõudeid; vastata sisemiste ja väliste huvirühmade praegustele ja tulevastele vajadustele. Viiakse läbi analüüs: Tehakse kindlaks õiguslikud ja administratiivsed nõuded dokumentide süsteemis alleshoidmise kohta Määratakse kindlaks süsteemis olevate dokumentide kasutusala Tehakse kindlaks seosed teiste süsteemidega Dokumentide kõikvõimalike kasutusalade arvesse võtmine Dokumentide säilitustähtaja kehtestamine kogu süsteemi hindamise põhjal Alaliseks ja pikaajaliseks säilitamiseks määratakse tõenäoliselt järgmisi dokumente: (põhitegevust kajastavad dokumendid) organisatsiooni poliitika ja toimingute kohta tõestust ja informatsiooni kandvad dokumendid; dokumendid, mis kannavad tõestust ja informatsiooni organisatsiooni seoste kohta teenindatava klientuuriga; üksikisikute ja organisatsioonide õigusi ja kohustusi kajastavad dokumendid; dokumendid, mis aitavad kaasa organisatsiooni mälu rajamisele teaduslikel, kultuurilistel ja ajaloolistel eesmärkidel; dokumendid, mis sisaldavad tõestust ja informatsiooni nii sisemisi kui ka väliseid huvirühmi huvitavate tegevuste kohta.

Hoid ja säilitamine

Tõhusad

dokumentide alleshoidmise, käitlemise ja hoiu meetmed määrataks kindlaks juba enne dokumentide loomist. Dokumente tuleb hoida meediumil, mis tagab nende kasutatavuse, usaldusväärsuse, autentsuse ja säilimise niikaua, kui neid vajatakse. Digitaalsetes süsteemides peavad dokumendi omadused säilima kogu säilitustähtaja jooksul. Hoiu - ja käitlemisviiside valikul on olulised järgnevad faktorid : Dokumentide kogus ja juurdekasvu kiirus Dokumentide kasutamine Dokumentide turvalisus ja tundlikkus. Füüsilised tunnused Dokumentide otsingud. Hoiukohtade hinnasuhe Juurdepääsuvajadused

Paberkandjal dokumentide hoid

Hoidlate hindamisel arvestada järgmisi tegureid : Kergesti juurdepääsetav ning ei tohi paikneda piirkonnas, kus teadaolevalt esineb väliseid riskitegureid; Ehitises peab olema sobivad keskkonna tingimused; Varustus . Digitaalsete dokumentide hoid (PDF/A ­ formaadis säilitada) Arvestada järgmisi tegureid: Varundussüsteemid; (varukoopiate tegemine) Meediumi füüsilise kahjustumise ennetamine; Riist ­ ja tarkvara vananemine .

Juurdepääs

Organisatsioonis peavad olema juhised, millega reguleeritakse, kellel ja missugustel asjaoludel on võimalik juurdepääs dokumentidele. Juurdepääsuõiguste ja piirangute kategooriate väljatöötamine põhineb organisatsiooni normatiivse raamistiku ja tegevuse analüüsil ning riskide hindamisel. Juurdepääsupiiranguid võib rakendada nii organisatsioonisisestele kui ka -välistele kasutajatele. Dokumentidele kehtestatakse juurdepääsupiirangud kindlaks perioodiks, tagamaks, et piiranguid ei rakendataks kauem kui vaja. Juurdepääsukontrolli tagamiseks kehtestatakse juurdepääsutasemed nii dokumentidele kui ka üksikisikutele. Juurdepääs dokumentidele võib olla piiratud selleks, et kaitsta: isikuandmeid ja eraelu; autoriõigust ja ärisaladust; omandi puutumatust (füüsilist, finantsilist); riigi julgeolekut; seadustest tulenevaid eriõigusi ja muid ametihüvesid. Juurdepääsuõiguste skeemi väljatöötamisel toetutakse organisatsiooni normatiivse raamistiku analüüsile, tegevusanalüüsile ja riskide hindamisele, selleks et: teha kindlaks seaduses ette nähtud dokumentidele ja organisatsiooni puudutavale teabele juurdepääsuõigused ja - piirangud; teha kindlaks privaatsuse, samuti isikuandmeid puudutava , professionaalse ja ärialase konfidentsiaalsuse rikkumise riskipiirkonnad; teha kindlaks organisatsiooni turvaprobleemid; reastada tähtsuse järjekorras turvariskide piirkonnad võimalike kahjude ulatuse ja nende esinemise hinnangulise tõenäosuse järgi; kaardistada riskipiirkonnad ja organisatsiooni tegevuse turvaprobleemid; määrata kindlaks piirangute tasemed kõrgemast riskipiirkonnast madalamani; riskiandmete hindamise alusel kehtestada piirangute tasemed vastavate organisatsiooni toiminguid puudutavate dokumendiliikide kohta; seostada piirangud alusdokumentidega, nagu nt tegevuse liigitussüsteem või dokumentide kirjeldamiseks kasutatavad tesaurused. See võimaldab automaatselt seada eritingimusi või piiranguid dokumentide dokumendisüsteemi hõlmamisel ja registreerimisel. Juurdepääsuõiguste ja piirangute kehtestamise etapid: dokumenteeritava toimingu või tegevuse kindlakstegemine ; struktuuriüksuse kindlakstegemine, mille juurde dokumendid kuuluvad; turvameetmete ja juurdepääsutingimuste kontrollimine, et teha kindlaks, kas toiming ja terve tegevusala on riskipiirkonnas ning tuleb arvestada julgeolekukaalutluste ja seadusega kehtestatud piirangutega; dokumendile kas juurdepääsuõiguse või - piirangu tasandi kehtestamine ja sellele vastava dokumendi käitlemise kontrollmehhanismi äranäitamine; dokumendile juurdepääsu - või turvatingimuste märkimine dokumendisüsteemis, et otsustada lisakontrollmeetmete vajadus. Juurdepääsuprotsessi juhtimisega tagatakse: dokumentide jaotamine kategooriatesse vastavalt nende juurdepääsutasemele igal ajahetkel; dokumentide väljaandmine ainult neile, kellel on õigus nendega tutvuda; krüpteeritud dokumentide lugemine ainult vajaduse korral ja loa olemasolul; dokumentidega seotud tegevuste ja toimingute teostamine ainult selleks volitatud isikute poolt; et teatud funktsiooni eest vastutavad organisatsiooni osad annavad juurdepääsuload oma vastutusala dokumentidele.

Jälgimine

Liikumise ja kasutamise jälgimine on vajalik, et: kindlaks teha vajalik toiming; võimaldada dokument üles otsida; vältida dokumentide kaotsiminekut; jälgida kasutamist süsteemi hoolduse ja turvalisuse seisukohalt ning alles hoida kontrolljälg dokumenditoimingute (st hõlmamise või registreerimise, liigitamise, indekseerimise, hoiu, juurdepääsu ning kasutamise, migreerimise ja eraldamise) kohta; hoida alles võime kindlaks teha toimingud, mille käigus üksikdokumendid loodi, ka siis, kui süsteemid on ühendatud või migreeritud. Toimingute tähtajalise täitmise jälgimine: dokumendis dokumenteeritud otsuste täitmiseks või toimingute sooritamiseks vajalike meetmete kindlaksmääramist; toimingu teostamise ülesandeks tegemist vastutavale isikule; tähtpäevade märkimist, milleks eelnevalt kindlaks määratud toiming tuleb läbi viia, ning kuupäevade märkimist, millal toiming tegelikult läbi viiakse. Asukoha jälgimine tagamaks ainese asukoha kindlaks tegemise võimalus. Eraldamine (hävitamine või arhiivi andmine) EDHS - ides määratakse dokumendi eraldamistingimused ja säilitustähtaeg juba dokumendi hõlmamisel ja registreerimisel. Eraldamistingimuste teostamiseks: teha kindlaks, kas toiming või tegevus on dokumenteeritud; paigutada saadud dokument vastavalt eraldusotsuse liigitusele; määrata sobiv säilitustähtaeg ja näidata ära eeldatav eraldamistoiming; märkida säilitustähtaeg ja tulevane eraldamistegevus dokumendisüsteemis; määrata kindlaks hoiustaja või arhiivi üle antud või hävitatud dokumentide metaandmete säilitamise tähtaeg. Eraldamistoimingud: otsene füüsiline hävitamine, sh ülekirjutamine või kustutamine; edasiseks säilitamiseks jätmine organisatsiooni struktuuriüksusesse; üleviimine organisatsiooni kontrolli all olevasse hoiukohta või meediumile; üleandmine teisele organisatsioonile, millele ümberstruktureerimise, müügi või erastamise tulemusena on üle läinud vastutus, organisatsiooni tegevuse eest; üleandmine hoiukohta, mida haldab sõltumatu teenusepakkuja, kellega organisatsioonil on lepingulised suhted; haldamise eest vastutuse üleandmine teisele asutusele, kuigi füüsiline hoid jääb dokumendi loonud organisatsioonile; üleviimine organisatsiooni arhiivi; üleandmine arhiiviasutusse.

Eraldamine hävitamiseks

Dokumentide füüsilise hävitamise põhimõtted: hävitamise jaoks peab alati olemas olema volitus ; eelseisvat või käimasolevat kohtuprotsessi või uurimist puudutavaid dokumente ei ole lubatud hävitada; dokumentide hävitamine tuleb läbi viia nii, et säilib nendes sisalduva informatsiooni konfidentsiaalsus; hävitada tuleb kõik hävitamisele määratud dokumentide koopiad , sh turva -, säilitus- ja tagatiskoopiad.

Pikaajaline säilitamine

Aktiivsetest süsteemidest eemaldatud dokumendid peavad olema juurdepääsetavad ja leitavad kogu nende säilitustähtaja kestel. Tuleb tagada, et püsiksid dokumentide omadused. Pikaajaliselt säilitatavad dokumendid tuleb hoida säilitamiseks sobivas keskkonnas. Säilitamisstrateegia võib hõlmata dokumentide kopeerimist, konvertimist ja migreerimist. Säilitatakse 10-50 aastat.

Dokumentide vastutava hoiu või omandiõiguse üleandmine

Dokumentide omandiõiguse või vastutava hoiu üleandmine hõlmab: üleandmist teisele organisatsioonile koos dokumentide eest kantava vastutuse üleandmisega; üleandmist alltöövõtjale või lepingupartnerile; üleandmist hoidlasse või üleandmist arhiiviasutusse.

Dokumendihalduse eesmärgid

Organisatsiooni dokumendihalduses seatakse eesmärgiks: määrata kindlaks põhimõtted ja standardid ; määrata ülesanded ja volitused; kavandada tegevus ja anda juhised; osutada dokumentide haldamise ja kasutamise teenust; välja töötada, rakendada ja hallata dokumendihalduse erisüsteeme; (tarkvara) integreerida dokumendihaldus organisatsiooni süsteemidesse ja tegevusse.

Dokumendihalduse poliitika

Poliitika eesmärk peab olema organisatsiooni funktsioone ja tegevust kajastavate autentsete, usaldusväärsete ja kasutatavate dokumentide loomine ja haldamine ajavahemikus , mil need on vajalikud. Organisatsioonid peavad tagama poliitika teatavaks tegemise ja rakendamise organisatsiooni kõikidel tasanditel. Poliitika tuleb kehtestada kõrgeimal otsustustasandil ja teatavaks teha kogu organisatsioonis. Määrata tuleb poliitika järgimise eest vastutavad isikud. Poliitika peab tulenema organisatsiooni tegevuse analüüsist.

Dokumendihaldusprogramm

dokumentide, mis organisatsiooni iga tegevuse käigus tuleb luua, ning neis sisalduva informatsiooni kindlaksmääramine; loodavate ja hõlmatavate dokumentide vormi ja struktuuri ning kasutatavate tehnoloogiate kindlaksmääramine; dokumentide ja dokumendiprotsesside kohta metaandmete loomise ning metaandmete järjekindla seostamise ja haldamise viiside kindlaksmääramine; dokumentide ülesotsitavuse ja kasutamise, dokumentide erinevate protsesside ja kasutajate vahel liikumise nõuete ning neile nõuetele vastava säilitustähtaja kindlaksmääramine; kasutamisvajadustele vastava dokumentide korraldamise otsustamine; tegevuse puudulikust dokumenteerimisest tulenevate riskide hindamine; dokumentide kestev säilitamine ja neile juurdepääsu võimaldamine, arvestades organisatsiooni vajadusi ja ühiskonna ootusi; vastavus õigusaktidest tulenevatele nõudmistele, kehtestatud standarditele ja organisatsiooni poliitikale; dokumentide alleshoidmiseks kindla ja turvalise keskkonna tagamine; dokumentide säilitamine ainult niikaua, kui neid vajatakse või kui säilitamine on nõutav; dokumentide loomise ja haldamise protsesside, otsuste ja toimingute efektiivsuse , tõhususe ja kvaliteedi parandamise võimaluste kindlakstegemine ja hindamine.

Dokumendisüsteem

Dokumendisüsteem ­ infosüsteem , mille otstarve on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul. Koosneb: dokumendid; dokumentide haldamise toimingud; inimesed; tehnoloogia .

Dokumendisüsteemi omadused

Dokumendisüsteemi omadused: Usaldusväärsus ­ hõlmatakse, kaitstakse süsteemis Terviklus ­ kaitsmise erinevad mehhanismid Vastavus õigusaktidele Kõikehõlmavus ­ kõik dokumendid Süsteemsus ­ toimingud süstematiseeritakse

Dokumendid

Dokumendid võimaldavad organisatsioonil: tegutseda kehtiva korra kohaselt ja tõhusalt ning olla aruandlusvõ imeline ; pakkuda järjepidevalt ja õiguspäraselt teenuseid; toetada ja dokumenteerida dokumendihalduspoliitika väljatöötamist ja juhtimisotsuste langetamist; saavutada juhtimis- ja haldamistegevuse järjekindlus, pidevus ja tulemuslikkus; tõsta kogu organisatsiooni tegevuse tõhusust; tagada tegevuse järjepidevus õnnetusjuhtumi korral; täita õigusaktidega kehtestatud nõuded, sh arhiivi-, auditi- ja järelevalvealased nõuded; pakkuda kaitset ja toetust kohtuprotsessides, sh organisatsiooni tegevuse kohta käivate asitõendite olemasolu või puudumisega seotud riskide haldamist; kaitsta organisatsiooni huve ja selle töötajate, klientide ning praeguste ja tulevaste huvirühmade õigusi; toetada ja dokumenteerida käesolevat ja tulevast uurimis - ja arendustööd, arengut ning saavutusi, samuti ajaloouurimist; olla tõendusmaterjaliks äritegevuse, isikute ja kultuurialase tegevuse kohta; panna alus organisatsiooni identiteedile nii tema põhitegevuse, isikute kui ka organisatsioonisisese kultuuri tasandil; hoida ja kasutada asutuse, selle töötajate ja kollektiivi mälukogemust.

Dokumendisüsteemi kasutajad

Kõik asutuse töötajad, kelle tööülesandel tekivad dokumendid ja kes nendega toimetavad. Vastutusalad jagunevad: kutselised dokumendihaldurid on vastutavad dokumendihalduse kõigi aspektide eest, sh dokumendisüsteemide ja nendega teostatavate operatsioonide väljatöötamise, juurutamise ja korraldamise ning igale kasutajale vajalike dokumendihalduse ja dokumendisüsteemide operatsioonide õpetamise eest; juhtivtöötajad on vastutavad dokumendihalduspoliitika rakendamise toetamise eest kogu organisatsioonis; süsteemi administraatorid on vastutavad kogu dokumentatsiooni täpsuse ja vajadusel personalile kättesaadavuse eest; kõik töötajad on vastutavad ja aruandekohustuslikud oma tegevuse täpse ja täieliku dokumenteerimise eest.

Süsteemid

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDHS)- dokumentide haldamise, kontrollimise ja neile juurdepääsu tagamise elektrooniline tarkvara. EDHS võib ühilduda: dokumentide skaneerimise vahenditega; meeskonnatöö ja projektijuhtimise vahenditega; majandustarkvaraga jms. EDHS - i ülesanded dokumentide registreerimine ja asukoha määramine süsteemis; dokumentide eelnõude erinevate versioonide haldamine; dokumendiplankide ja - põhjade kasutamise võimaldamine; dokumentide kirjeldamine; dokumentide täitmise kontrollimine; dokumentide säilitustähtaegade haldamine; arhiveerimine jms.

EDHS tagab

teabe kiirema kättesaadavuse; kokkuhoiu ajas, mida kulutatakse dokumentide loomiseks või teabe otsimiseks; juurdepääsu suuremale hulgale teabele; parema tööprotsesside sujuvuse; parema infoturbe; dokumentide juurdepääsu kontrolli (kontrolljälg); kiirema teabevahetuse.

Dokumendihaldussüsteeme Eestis

Postipoiss Amphora Alfresco/ Delta Webdesktop OpenText SP põhised lahendused Väljatöötamise ja juurutamise metoodika EVS ­ ISO 15489-1:2004 näitel

Antakse hinnang asutuse dokumendihalduse nõrkadele ja tugevatele külgedele. Hinnatakse probleemide lahendamise teostatavust ja riske.

Aitab mõista seoseid organisatsiooni tegevuse ja selle käigus tekkinud dokumentide vahel. Etapi tulemiks liigitusskeem, protsessiskeemid koos dokumentide tekke punktidega, tesaurus, dokumentide säilitustähtajad ning eraldamise protsessid, metaandmed. Mõista konteksti kuidas dokumendid on tekkinud. Funktsioonid. Tegevused funktsioonide täitmiseks

Tehakse kindlaks asutuse tegevusega seotud dokumentide loomise, saamise ja hoiu nõuded ning dokumenteeritakse need. Tulemiks alusdokumentide loetelu, mis kehtestab nõuded, milliseid dokumente peaks asutus looma ja kuidas neid vormistama.

Antakse ülevaade olemasolevatest süsteemidest, et tuvastada, millises ulatuses need võimaldavad asutuse dokumente hallata. Haldamise strateegia, milline on org. Tegevusvaldkond, tuum, keskkond Etapi tulemid: asutuse süsteemide loetelu, aruanne süsteemide vastavusele dokumentidele esitatavatele nõuetele. Dok.halduspoliitika, kuhu suunda peaks dok.haldus arenema. Ettepanekud juhtkonnale.

Eesmärk määrata kindlaks sobivaim poliitika, protseduurid, standardid jms, millest organisatsioon dokumentide haldamisel juhindub.

Dokumendihaldussüsteemidele esitatavad nõuded

Nõuded jagunevad: funktsionaalsed ja mittefunktsionaalsed. Nõudeid kirjeldavad dokumendid: Nõuded elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide funktsionaalsusele Moreq2 eestikeelne tõlge

Dokumendisüsteemi loomise kava välja töötamine (nõuded paika, mida DHS peab tegema) Etapp võib sisaldada: muudatuste kavandamine toimivates süsteemides, protsessides ja praktikas; tehnoloogiliste lahenduste adapteerimine või integreerimine; otsuse langetamine dokumendihaldusprotsesside täiustamise parima viisi kohta organisatsioonis. EDHS juurutamine. E ­ riigihangete keskkond Koosneb infoportaalist ja riigihangete registrist. Infoportaal pakub infot riigihangete valdkonna kohta. Riigihangete register: Hanketeate koostamine ja avaldamine Hankedokumentide avalikustamine E- riigihangete korraldamine Hanke meeskonna loomine Teabevahetus hankija ja pakkuja vahel Lepingdokumentide lisamine

Vajadusel dokumendihaldussüsteemi juurutamine Analüüs Arendamine Testimine Paigaldamine Koolitused Live

Projektijuhtimine: juhtrühm

Juhtrühma moodustavad poolte juhtkonna esindajad, ülesanne on projekti juhtimine strateegilisel tasemel. Juhtrühma koosseis määratletakse lepingus.

Projektijuhtimine: töörühm

Töörühma ülesanne on projekti juhtimine operatiivtasemel. Töörühma koosseis määratakse juhtrühma poolt.

DHS´i juurutamise eelne analüüs

Funktsionaalsete ja mitte funktsionaalsete nõuete analüüs. Dokumendihalduse olukorra analüüs ja süsteemi seadistamiseks vajalike kokkulepete tegemine.

DHS ´i arendamine ja testimine

Arendusetapid Arenduse paigaldamine testkeskkonda Iga etapi lõpus nii pakkuja kui hankija poolne testimine Arendusetapp antakse üle aktiga

DHS´i paigaldamine ja koolitused

Erinevad keskkonnad ­ test - , koolitus ­ ja live keskkond Vajalike seadistuste tegemine ­ kasutajagrupid, dokumentide loetelu, dokumendiliigid, metaandmed, töövood jms Koolitused: Peakasutaja koolitus Tavakasutajate koolitus Kasutusjuhendid ja koolitusmaterjalid

DHS´i live

Eeldused: Arendused testitud Vead parandatud Seadistused tehtud Kasutajad koolitatud Vajadusel andmed vanadest süsteemidest migreeritud

Eesmärk on mõõta dokumendisüsteemi tõhusust ja hinnata süsteemi arendust ning kõrvaldada puudused.

-5400% sisust ei kuvatud. Kogu dokumendi sisu näed kui laed faili alla
Dokumendi halduse eksamiks #1 Dokumendi halduse eksamiks #2 Dokumendi halduse eksamiks #3 Dokumendi halduse eksamiks #4 Dokumendi halduse eksamiks #5 Dokumendi halduse eksamiks #6 Dokumendi halduse eksamiks #7 Dokumendi halduse eksamiks #8 Dokumendi halduse eksamiks #9 Dokumendi halduse eksamiks #10 Dokumendi halduse eksamiks #11 Dokumendi halduse eksamiks #12 Dokumendi halduse eksamiks #13 Dokumendi halduse eksamiks #14 Dokumendi halduse eksamiks #15 Dokumendi halduse eksamiks #16 Dokumendi halduse eksamiks #17 Dokumendi halduse eksamiks #18 Dokumendi halduse eksamiks #19 Dokumendi halduse eksamiks #20 Dokumendi halduse eksamiks #21 Dokumendi halduse eksamiks #22 Dokumendi halduse eksamiks #23 Dokumendi halduse eksamiks #24 Dokumendi halduse eksamiks #25 Dokumendi halduse eksamiks #26 Dokumendi halduse eksamiks #27 Dokumendi halduse eksamiks #28 Dokumendi halduse eksamiks #29 Dokumendi halduse eksamiks #30 Dokumendi halduse eksamiks #31
50 punkti Autor soovib selle materjali allalaadimise eest saada 50 punkti.
~ 31 lehte Lehekülgede arv dokumendis
2013-03-03 Kuupäev, millal dokument üles laeti
143 laadimist Kokku alla laetud
2 arvamust Teiste kasutajate poolt lisatud kommentaarid
siniaka Õppematerjali autor

Mõisted

Sisukord

  • MKM- i juhised 2012
  • http://www.aiim.org/
  • http://www.irms.org.uk/
  • Arhiiviseadus
  • Arhiivieeskiri
  • Asjaajamiskorra ühtsed alused
  • Avaliku teabe seadus
  • Digitaalallkirja seadus
  • Isikuandmete kaitse seadus
  • Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus
  • Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus
  • Haldusmenetluse seadus
  • Vabariigi Valitsuse seadus
  • Keeleseadus
  • Riigivapi seadus
  • Raamatupidamise seadus
  • Tsiviilseadustiku üldosa seadus. Tõestamisseadus
  • Tehniline komitee
  • Dublin Core
  • Projektijuhtimine: juhtrühm
  • Projektijuhtimine: töörühm

Teemad

  • Info jaguneb
  • Tegevuse ja dokumendi vaheline seos
  • Dokumendi sisu, vorm ja struktuur
  • Digitaalne dokument
  • Digitaaldokumendi erinevus paberdokumendist
  • Digitaaldokumendi eelised
  • Dokumendi elukäik
  • Aktiivne
  • Väheaktiivne
  • Mitteaktiivne
  • Dokumendihalduse ajalugu
  • Dokumendihalduse ajalugu Eestis
  • Koordineerimispüramiid 2012 - …
  • Avalik teenus
  • Majandus - ja kommunikatsiooniministeerium
  • riigi infosüsteemide osakond
  • infoühiskonna teenuste arendamise osakond
  • Dokumendihaldusnõukogu
  • Riigi Infosüsteemi Amet
  • Riigi infosüsteemi haldussüsteem (RIHA)
  • Dokumendihaldurite Ühing (DHÜ)
  • Arhiivinduse koordineerimine
  • Rahvusarhiiv (RA)
  • järelevalve arhiiviseadusele ja arhiivieeskirjale
  • Arhiivi ülesanded
  • arhivaalide kogumine;
  • arhivaalide säilitamine;
  • arhivaalidele juurdepääsu võimaldamine;
  • arhivaalide kasutamise korraldamine
  • arhiiv on Rahvusarhiivi põhistruktuuriüksus, mis on moodustatud RA-le pandud ülesannete
  • täitmiseks
  • Ajaloo arhiiv
  • Digitaalarhiiv
  • Filmiarhiiv
  • Riigiarhiiv
  • Õigusaktide hierarhia
  • Õigusakti kehtivuse tingimused
  • Õigust iseloomustavad tegurid
  • Õiguse toimimise tagamine
  • Regulatiivsed õigusnormid
  • Kaitsvad õigusnormid
  • Seadusloome
  • Dokumendihaldust reguleerivad õigusaktid
  • avalik arhiiv
  • reguleerib ja täpsustab dokumentide hindamist ja arhivaalide säilitamist avalikke ülesandeid
  • täitvate asutuste või isikute juures kuni üleandmiseni avalikule arhiivile;
  • arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise korda, nende säilitamist ja kaitset avalikus arhiivis ning
  • neile juurdepääsu korraldamist, sealhulgas arhiiviteatise väljastamist avaliku arhiivi poolt
  • Liigitusskeem
  • Sari moodustatakse järgmiste tunnuste alusel
  • Arhiivikorrastamise põhimõtted
  • asjaajamisele ja dokumendihaldusele esitatavaid nõudeid;
  • dokumentide vormistamise nõudeid;
  • dokumentide registreerimise korraldamist;
  • asutuse dokumendihaldussüsteemile ja dokumendiregistrile esitatavaid nõudeid;
  • dokumentide läbivaatamise, kooskõlastamise ja allkirjastamise protseduuri;
  • või töötaja teenistusest või töölt
  • vabastamise, teenistussuhte või töösuhte peatumise või asutuse töökorralduse muutmise korral
  • dokumendivahetuskeskus
  • autentimine
  • Eesmärk on tagada üldiseks kasutamiseks mõeldud teabele avalikkuse ja igaühe juurdepääsu
  • võimalus, lähtudes demokraatliku ja sotsiaalse õigusriigi ning avatud ühiskonna põhimõtetest
  • ning luua võimalused avalikkuse kontrolliks avalike ülesannete täitmise üle
  • Andmekogud
  • Sätestab digitaalallkirja ja digitaalse templi kasutamiseks vajalikud tingimused ning
  • sertifitseerimisteenuse ja ajatempliteenuse osutamise üle järelevalve teostamise korra
  • Digitaalallkirjal on samad õiguslikud tagajärjed nagu omakäelisel allkirjal
  • Äriseadustik
  • Infoühiskonna teenuse seadus
  • Euroopa Liidu dokumentide menetlemise kord
  • Infosüsteemide turvameetmete süsteem
  • Riigisaladuse ja salastatud välisteabe kaitse kord
  • Infosüsteemide andmevahetuskiht
  • X-tee
  • Rahvusarhiivi juhised
  • Dokumendi – ja arhiivihaldus
  • Arhiivikirjelduse elementide loetelu
  • Veekahjustusega arhivaalide käsitsemine
  • Arhivaalide hoid, säilitamine ja füüsiline korrastamine
  • Arhivaalide üleandmine
  • Digitaaldokumentide arhiveerimise nõuded
  • Säilitustähtaja määramine ja arhivaalide hävitamine
  • Isikuarhiivide korrastamine
  • Mittetulundusühingute arhiivide korrastamine
  • Arhivaalide eksponeerimine
  • Soovitused tugifunktsioonide dokumentide hindamiseks
  • Asjaajamise ja arhiivitöö kontrollimine siseauditi raames
  • Digitaalse info hävitamine
  • Riigikantselei ja MKM- i juhised
  • Nõuded elektrooniliste
  • MoReq2 ja Eesti nullpeatükk
  • DLM Forum
  • Elektrooniliste dokumentide haldamise näidisnõuded. Spetsifikatsioon Moreq2
  • Moreq2
  • Elektrooniliste dokumentide haldamise näidisnõuete MoReq2 rakendamine Eestis
  • Juhis dokumendiliigi XML andmekirjelduse koostamiseks
  • Dokumendihalduse metaandmed
  • Andmekaitse inspektsioon: Avaliku teabe seaduse üldjuhend
  • Standardimine
  • Dokumendihalduse standardid
  • EVS-ISO 15489-1:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 1
  • Üldnõuded
  • Kuidas ja miks peaks asutus dokumente haldama. Dok.halduse poliitika ja vastutajad
  • EVS-ISO/TR 15489-2:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 2
  • Juhised
  • Kuidas üldnõudeid rakendada, dok.süsteemi juurutamise protsessid
  • EVS-ISO 5127:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. Sõnastik
  • i metaandmeelemendid
  • EVS-ISO 23081-1:2006 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid
  • Dokumentide metaandmed. Osa 1: Põhimõtted
  • Käsitlusala
  • Standard ei määratle metaandmete hulka, vaid nende tüübid
  • EVS-ISO 23081-2:2011 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid
  • Dokumentide metaandmed. Osa 2: Kontseptuaalsed ja rakenduslikud küsimused
  • EVS-ISO/TR 26122:2008 Informatsioon ja dokumentatsioon. Osa 1: Tööprotsesside analüüs
  • dokumentide haldamiseks
  • EVS 882-1:2006 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa
  • : Kiri
  • Organisatsiooni tegevuse liigitamine
  • Liigitussüsteemid
  • Dokumentide hõlmamine
  • Registreerimine
  • Säilitustähtaja määramine
  • Hoid ja säilitamine
  • Juurdepääs
  • Jälgimine
  • Eraldamistoimingud
  • Dokumendihalduse eesmärgid
  • Dokumendihalduse poliitika
  • Dokumendihaldusprogramm
  • Dokumendisüsteem
  • Dokumendisüsteemi omadused
  • Dokumendid
  • Dokumendisüsteemi kasutajad
  • Süsteemid
  • Väljatöötamise ja juurutamise metoodika EVS – ISO 15489-1:2004 näitel
  • Mõista konteksti kuidas dokumendid on tekkinud. Funktsioonid. Tegevused funktsioonide
  • täitmiseks
  • Tulemiks alusdokumentide loetelu, mis kehtestab nõuded, milliseid dokumente peaks asutus
  • looma ja kuidas neid vormistama
  • Haldamise strateegia, milline on org. Tegevusvaldkond, tuum
  • keskkond
  • Dok.halduspoliitika, kuhu suunda peaks dok.haldus arenema. Ettepanekud
  • juhtkonnale

Kommentaarid (2)


A U: Korralikult koostatud materjal
13:57 23-04-2014

katiliine: Oli abiks
18:59 05-11-2013


Sarnased materjalid

7
docx
1072
pdf
12
docx
18
docx
161
pdf
10
doc
269
docx
159
doc





30 päevane VIP +50% ROHKEM

Telli VIP ja ole 30+14 päeva mureta

5.85€

3.9€

Oled juba kasutaja? Logi sisse

Faili allalaadimiseks, pead sisse logima
Kasutajanimi / Email
Parool

Unustasid parooli?

Pole kasutajat?

Tee tasuta konto