Asjaajamise eksami õppimiseks vastused

Lepp, Relika

Asjaajamise eksami õppimiseks vastused (2)

Kutsekool - Infoteadus - Asjaajamine

3 HALB

Lõik failist

Asjaajamine

Dokumendi tunnusjooned – a)autentsus- see on dokument, mis säilitab oma esialgse usaldusväärsuse ja tõestusväärtuse. Dokumendi algsete omaduste (struktuur, kontents, kuju, sisu) säilimise läbi aja. Päritolu võib usaldada. b) terviklikkus - tähendab, et dokument on täielik ja muutmata. c)Usaldusväärsus- dokument ei ole võltsitud, on tõene. d) kasutatavus - dokument, mida saab välja otsida, esitada ja interpreteerida. Dokumentide vahelised seosed sisaldavad infot, mida vajatakse toimingute mõistmiseks, mille käigus dokumente loodi ja kasutati. e)täpsus, vastavus, täielikkus- dokument peab veatult kajastama seda, mida edastati, otsustati või tehti. Dokument peab toetuma tegevust, millega ta on seotud või mida ta tõendab.

Asutuse asjaajamise eesmärgid- Iga asutus jälgib, et : *tema tegevuse käigus jäädvustataks tõene info (peaks olema selge, et ei saaks mitut moodi arusaada) *info oleks piisav asutuse tänaste kui ka tuleviku vajaduste jaoks *info säiliks piisavas mahus ja nii kaua kui seda vajatakse *info peab olema kergesti leitav ning vajalikul kandjal ja sobivas vormingus kättesaadav.

Asjaajamisega seotud standardid ja õigusaktid- 1)EV ST 3-92 Haldusdokumentide vormistamise põhinõuded- kehtestab: *kirja ja üldplangi põhikonstruktsiooni *kohustuslikud plangi liigid (kirja- ja üldplank) *Üldnõuded dokumendiplankide rekvisiitide (elemendid) vormistamiseks . 2)EVS 644:1993 Kirjutuspaber. Formaadid - määrab halduskasutamiseks mõeldud paberite formaadid. Standard vastab sisult rahvusvahelisele standardile ISO 216 3)EVS 645:1933 Kirjaümbrikud ja kirjataskud- määrab kodu ja välismaises postisides kasutavate kirjaümbrike ja -taskute suurused, aadressi külje jaotuse ja paberi kvaliteedi. 4)EVS-ISO 15489-2004 „Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus .“- esitab tervikliku vaate ettevõtte asjaajamisele, annab suunad dokumentide ja dokumendi halduse protsetuuride süsteemide ja protsesside kohta. 5) EVS-ISO 15836-2004 „Informatsioon ja dokumentatsioon- metaandmeelemendid - esitatakse dokumentide kirjeldavate andmete kohta nõuded.

Haldusdokumendi mõiste, liigitus ja omadused- Haldusdokumendid on dokumendid , mis koostatakse asutuse juhtimis-, täidesaatva ja korraldava tegevuse dokumenteerimiseks. Nt korraldus, käskkiri, protokoll , akt, analüüs, avaldus, esildis, kiri, märgukiri, teatelis, tõend jne. Need jagunevad : *teatmelis- informatsioonilised dokumendid (kiri, akt) *korraldavad dokumendid (määrus, otsus, korraldus, käskkiri) *organisatsioonilised dokumendid (põhikiri, määrus) *kollegiaalse otsustuskogu tegevuse dokumendid (koosolekute, nõupidamiste, konverentside dokumendid s.h protokoll). Dokumendi elementide koosseis sõltub dokumendi liigist.

Kirjaplank ja üldplank, nende kasutamine ja kujundamise üldnõuded- Üldjuhul on 2 dokumendiplanki: üldplank ja kirjaplank. Üldplangi alusel koostatakse dokumendiliigi plangid. Dokumendi plangil esitatakse dokumendi elementide(rekvisiitide) paigutus , mis määrab ära dokumendi kujundus. Plankide kujundamisel kirja suuruse valik sõltub trükimärkide arvust rekvisiidis, kasutavate kirjaliikide mõõtmed ei tohi üksteisest tunduvalt erineda. Suurema kirjaga võib esile tuua: dokumendi autori nimetuse ja dokumendiliigi nimetuse (12-24p). Paberkandjal plangile kantakse soovitavalt turvaelement. Turvaelemendiks võivad olla: *vesimärk *reljeef- või värvitrükis vapi või muu sümboli kujutis *plangi number *reljeefipitsatiga, polügraafilisel või muul viisil valmistatud element. Kirjaplangi rekvisiidid : *riigi- või haldusüksuse vapi kujutus või asutuse logo *dokumendi autor *asutuse registrikood * kontaktandmed . Võib tähistada rekvisiitide asukohad: *kuupäeva *dokumendi registriindeks * viide sissetulnud dokumendi kuupäevale. Üldplangi rekvisiidid: *riigi- või haldusüksuse vapi kujutis või asutuse embleem *dokumendi autor *asutuse registrikood. Võib tähistada rekvisiitide asukohad: *kuupäeva *dokumendi registriindeks *väljaandmise koht.

Kiri. Kirja kasutusala, rekvisiidid, nõuded teksti koostamisel, liigitus- Kiri on kõige sagedamini koostatav dokument, firma peegelpilt . Kiri koostatakse vähemalt kahes eksemplaris, originaalplangile ja ärakiri valgele lehele(koopia). Kirja rekvisiidid on : *adressaat *kuupäev ja number *viide sissetulnud kirjale(kp ja nr) *pealkiri *pöördumine *tekst * tervitus -vormel * allkiri *märkus lisade kohta *märkus lisa adressaatide kohta * koostaja või kontakt isiku kontaktandmed. NB! pluss plangi elemendid. Tekst koostatakse lühike, lihtne, täpne, selge. Peab olema nii keeleliselt kui juriidiliselt õige sõnastusega, loogiline ja andmed usaldusväärsed. Teks peab maksimaalselt olema ülesehitatud kolmele loogilisele elemendile: a)sissejuhatus- antakse kirja koostamise põhjus, eesmärk. Viidatakse ka samas küsimuses varem peetud kirjavahetusele b)probleemi esitlus, tõestus- esitatakse faktid kaalutlused, selgitused c)lõppkokkuvõtte, järeldus, palve või ettepanek- kirja mõju oleneb köitvast sissejuhatusest, veenvast tõestusest või probleemi esitamisest ja loogilisest järeldusest. Kokkuvõtte peab tekstis kindlasti olema, muidu kaob kirja mõte. Ametikirjad liigitatakse sisu järgi kolme rühma: * Algatus e. initsiatiiv kirjad *Vastuskirjad * Kaaskiri

Kirja eriliigid, nende iseloomustus- Eriliigid : *ärikiri(järelepärimine, vastus järelepärimisele, tellimiskiri jne)- äritehingu algavad sageli järelepärimisest. Kliendid saavad infot kas reklaami, telefoni, faksi või e-posti teel. Järelepärimine peab olema esitatud viisakalt, selgelt ja sisutihedalt. *volikiri(andakse volitus mingiks tegevuseks)- seal volitatakse kedagi midagi tegema. *garantiikiri( lubadust sisaldava kiri)- garanteeritakse mingit asja * memo (asutuse sisene kiri)

Kaaskiri- Kaaskiri on kirjalik teadeanne adressaadile mitmesuguste eriliigiliste dokumentide saatmisest (neil dokumentidel puudub adresseeriv osa). Kaaskirjas on alati näidatud saadetavate dokumentide loetelu . Nt projektid , nimekirjad, tabelid jne. Kirjale kirjutab alla asutuse juht, tema asetäitja, peaspetsialist või muu ametiisik oma kompetentsi piires. Kui kiri läheb teistele ametkondadele, siis tuleb allkirjastada kõik eksemplarid. Kui kiri läheb üheaegselt paljudele allasutustele, siis kirjutatakse alla ainult originaalile, see jääb asutusse, välja saadetakse koopiad .

Akt. Kasutusala, rekvisiidid, nõuded teksti koostamisel- Akt on teatmelis-informatsiooniline dokument, mis koostatakse komisjonide või volitatud ametiisikute poolt tuvastatud faktide, toimingute, seisukorra või sündmuste tõendamiseks. Sagedamini koostab akti asutusejuhi poolt määratud komisjon. Akt vormistatakse asutuse üldplangile. Trafarette (muutumatu tekst) on tekstis otstarbekas kasutada korduva info puhul. Rekvisiidid: *dokumendi liigi nimetus *kuupäev ja number * kinnitus märge *koostamise koht *pealkiri *tekst *märkus lisade kohta *allkirjad. Tekst peaks sisaldama ainult neid fakte, mis on komisjoni liikmete poolt isiklikult välja selgitatud . Komisjoni liikemete eriarvamused lisatakse aktile eraldi lehele. Tekst koosneb 2-st osast: 1.Sissejuhatav- osa algab sõnaga “alus” seal antakse teada, mille kohta on dokument koostatud. Aluses informatsioon antakse järgmises järjekorras: juhi korraldava dokumendi nimetus, kuupäev, number ja pealkiri. 2. Konstateeriv: osas esitatakse tehtud töö eesmärk, ülesanded, faktid, järeldused ja ettepanekud. Akti lõpus näidatakse ära eksemplaride arv ja asukoht. Kui aktis on lisasi tuleb nendele viidata teksti lõpus. Allakirjutavad kõik komisjoni liikmed. Pärast allkirjastamist vormistatakse akti kinnitamine juhi poolt.

Korraldavad dokumendid. Kasutusala, liigitus- Asutuse juhtimise tegevuse üheks põhifunktsiooniks on korraldav funktsioon, mille täitmiseks antakse välja korraldavat dokumentatsiooni. Korraldavatseks dokumentideks on: *Valitsuse määrused, korraldused (antakse välja seaduste alusel seaduste täitmiseks) *Kohalike omavalitsus asutuste otsused ja korraldused *Valitsus asutuste juhtide käskkirjad, juhendid ja juhised (Nt ministeerium, amet, maavalitsus, linnavalitsus jne.) *Asutuse juhtide käskkirjad.

Käskkiri. Kasutusala, liigitus, rekvisiidid, nõuded tekstile - Käskkiri on õiguslik akt, mille annab välja asutuse juht, kes tegutseb ainu juhtimise põhimõttel. Käskkirju antakse välja kõrgemal seisvate asutuste korralduste täitmiseks aga ka initsiatiiv korras. Käskkirjad võivad olla ühekordsed ja pikaajalised (kehtivad kuni ära muutmiseni). Sisu ja tähtsuse järgi jagunevad kolme liiki: a)käskkirjad põhitegevuse kohta (Nt uue ametikoha loomine, osakonna loomine või likvideerimine jne) b)käskkirjad isikkooseisu kohta (Nt kõik, mis seotud töölepingu seadusega ning töö ja puhkeaja seadusega.) c)käskkirja lähetuste ja ajakavaväliste puhkuste kohta. Igal liigil on oma numeratsioon . Käskkirja rekvisiidid: *dokumendi liigi nimetus *koostamise koht *kuupäev ja number *pealkiri *tekst *allkiri. Käskkiri vormistatakse üldplangile. Tekst koosneb kahest osast: a)konstanteeriv- osa keskne sõna on “alus”, kui dokumendi koostamine tuleneb kõrgemal seisva asutuse dokumendist. Muudel juhtudel algab see “selleks, et” või “seoses”. b)korraldav või käskiv- osa võib vormistada punktide või alapunktidena juhul kui ettekirjutatavad toimingud on sisult erinevad. Täitja kirjutatakse alalütlevas käändes ja eelistatud on asutus või struktuuri üksus. Täitmise tähtaeg vormistatakse araabia numbritega eraldi real (Nt Tähtaeg 05.05.2008) Käskkirjale kirjutab alla asutuse juht.

Määrus. Korraldus. Otsus. Kasutusala (dok. lühiiseloomustus)- Määrus on valitsuse korraldav akt, mis võetakse vastu kollegiaalse juhtimise korras kõige tähtsamate valitsemis- ja juhtimisküsimuste reglementeerimiseks, määrusega kehtestatud normid on täitmiseks kohustuslikud kõigile asutustele ja isikutele. Määruse tekst koosneb kahest osast: 1.konstanteerivast- tuuakse ära dokumendi vastuvõtmise põhjused, ettekirjutatava tegevuse eesmärgid ja ül. 2.korraldavast- määrab. Tekst jagatakse punktideks, kui on näidatud mitu erinevat toimingut. Tuuakse ära ül, näidatakse tähtajad ja täitjad. Korraldus on õiguslik akt, mida annab välja asutuse juht ainujuhtimise põhimõttel riigivalitsemise kollegiaalsetes organites ja selle organi nimel. Korraldus antakse välja vähem tähtastes, kuid operatiivset juhtumist nõudvates küsimustes. Need ei nõu kollektiivset arutamist ega otsustamist. Tekst koosneb üldjuhul ühest osast. Korraldusel on nii täidesaatev kui ka korraldav iseloom ning sellel on ainult üks allkiri. Dokumendil on piiratud kehtivusaeg. Otsus on õiguslik akt, mille võtab vastu kollegiaalses korras kohalik omavalitsusasutus oma kompetentsi kuuluvate kõige tähtsamate küsimuste lahendamiseks. Otsus vormistatakse analoogselt määrusega. Tekst koosneb kahest osast ja allakirjutab kaks ametiisikut.

Kollegiaalse otsustuskogu tegevuse dokumenteerimine - Koosolekute, konverentside, istungite tegevuse dokumenteerimine tähendab päevakorra, osavõtjate nimekirja ja koosoleku kutse koostamist, osavõtjate registreerimist, protokolli koostatamist ja vormistamist. Koosoleku päevakord sisaldab koosolekul arutavate küsimuste loetelu ja esimeste punktidena antakse tähtsamad küsimused. Määratakse kindlaks koosoleku reglement (aeg ühe või teise küsimuse arutamiseks), nähakse ette aeg küsimuste esitamiseks ja neile vastamiseks. Reglemendi järgimine tagab täpse ja asjaliku töö ning määrab ka koosoleku orienteeruva pikkuse. Koosoleku päevakorra küsimused ja muud materjalid (nt otsuse projekt/ kava) võib osalejatele eelnevalt saata, et nad saaksid põhjalikumalt tutvuda ja seisukohtadele jõuda.

Dokumendiringluse üldised põhimõtted asutuse asjaajamises- Dokumentide ringluse all mõeldakse dokumentide liikumist asutuses nende saabumisest või koostamist kuni täitmiseni või väljasaatmiseni. Dokumendi edastamine täitjale toimub allkirja vastu. Kantseleil peab olema ülevaade kõikide dokumentide asukohast. Kui juht on dokumendile andnud täitmise kohta resolutsiooni, tagastatakse dokument sekretärile resolutsioon ja täitjale edastamise kuupäev märkimiseks registrisse . Resolutsiooniga võib märkida mitu täitjat, vastutavaks täitjaks on isik, kes on nimetatud esimesena resolutsioonis. Originaal dokumendi saab esimene täitja, teistele antakse koopiad. Täidetud dokumendid jäävad struktuuri üksusesse, kus peetakase vastavaid toimikuid.

Töö saabuvate dokumentidega- Töö saabuvate dokumentidega korraldatakse järgmiselt: 1.dokumentide vastuvõtmine 2.esialgne töötlemine 3.esialgne läbivaatamine 4.registreerimine 5.läbivaatamine juhtkonna poolt 6.dokumentide edastamine täitjatele. Asjaajamisteenistus (sekretär) võtab posti vastu, selekteerib, esialgse töötlemise käigus kontrollib dokumentide kohaletoimetamise õigsust. Ümbrikud hävitatakse v.a juhul kui ainult ümbriku järgi saab kindlaks määrata saatja aadressi või dokumendi väljasaatmise ja kättesaamise kuupäeva. Dokumentide esialgne registreerimine lõpeb nende sorteerimisega, registreerimisele kuuluvateks ja mittekuuluvateks.

Dokumentide registreerimise üldnõuded- Asutuse registreeritavad dokumendiliigid määäratakse asutuse asjaajamiskorras (juhendis). Dokumendiregistri pidamise eest vastutavad struktuuriüksused määratakse kindlaks asutuse põhimääruses ja asjaajamisekorras. Dokumendi loomise, saamise või saatmise viis ega teabekandja ei saa olla dokumendi registreerimata jätmise põhjuseks. Dokumentide registreerimise põhimõte on ühekordsus. Dokumendi registrit peetakse digitaalselt. Märget “konfidentsiaalne e. usalduslik” kandvad dokumendid ning asutusesiseseks kasutamiseks olevad dokumendid registreeritakse kas ühtses dokumendiregistris või eraldi. Dokumendid registreeritakse samal päeval või sellele järgneval tööpäeval. Kui dokumendil on märge ”KIIRE”, siis dokument registreeritakse ja edastatakse läbivaatamiseks viivitamata.

Dokumendiregister - Dokumendiregistrisse kantavad andmed seotakse omavahel, et neid ei oleks hiljem võimalik jälgi jätmata muuta. Dokumendiregister koosneb dokumendiliikide järgi peetavatest allregistritest. Register peab olema varustatud otsingusüsteemiga, mille abil leitakse dokument registrisse kantud põhiandmete alusel. Dokumendi andmeid säilitatakse dokumendi registris senikaua kuni säilitatakse dokumenti. Dokumendiregister on avalik seaduses sätestatud ulatuses ja juurdepääs digitaalselt peetavale dokumendile registrile peab olema võimalik veebilehe kaudu. Dokumendiregister peab olema tehnoloogiliselt, organisatsiooniliselt ja füüsiliselt piisavalt kaitstud andmete omavolilise muutmise või hävitamise eest.

Dokumentide registreerimise kord- Kui dokument ei vasta olulisematele vorminõuetele, tuleb saatjaga ühendust võtta ja siis märgitakse puuduvad andmed. Saabunud kirja esimese lehe vabale pinnale tehakse registreerimisel saabumismärge, mis koosneb järgnevast: 1.asutuse nimetus (võib ka struktuuri üksus olla 2.saabumis kuupäev 3.registri indeks
N: Põhja elektrivõrgud [1]
Haldusosakond [str. üksus]
Saabunud 22.03.2008 [2]
Nr 1-3/77 [3]
Esmased andmed dokumendi kohta kantakse registrisse saabumise päeval. Dokumendi registreerimisel märgitud registri indeks koosneb: jrk nr registris; sarja tähisest dokumendi loetelu järgi. Nt 2-7/73 (2-7 on sarja tähis... ning 73 on registri jrk nr) Dokumendiregistrisse kantakse uus järjekorra number vaid saabunud ja välja saadetava esmase dokumendi registreerimisel. Dokumentide registreerimise skeem ja tähistussüsteem määratakse kindlaks asutuse asjaajamiskorras ja dokumentide loetelus .

Dokumentide läbivaatamine ja täitmiseks edastamine- Saabumise päeval edastatakse dokument juhile (struktuuri üksus). Juht suunab dokumendi struktuuri üksuse juhile ja ta omakorda suunab dokumendi ametnikule täitmiseks/ lahendamiseks. Resolutsioon (e ülesande suunis) määratakse asja lahendamise kord ja tähtaeg. Läbivaatamisel märgitud info kantakse dokumendiregistrisse. Resolutsiooni kirjutatakse esikülje vabale pinnale (soovitavalt paremale poole). Resolutsioon võib olla ka eraldi lehel. Dokument edastatakse täitjale, ühelt täitjalt teisele, samuti alla kirjutamiseks antud dokument ainult asjaajamisteenistuse kaudu. Asjaajamiseteenistus teeb dokumendi liikumise kohta märked registrisse. Dokumendi sisulise ja tähtajalise lahendamise eest vastutab resolutsioonis märgitud ametnik .

Dokumendi täitmise tähtajad- Dokument vaadatakse läbi, asi lahendatakse ja saatjat informeeritakse lahenduse käigust hiljemalt 1 kuu jooksul (kui seadus ei näe muud ette). Kõrgemalseisev asutus või ametnik võib anda asja lahendamiseks lühema tähtaja. Kui soovitakse tähtaega pikendada, esitatakse taotlus . Taotluse rahuldamise otsutab kõrgemal seisev asutus või ametnik. Tähtaega võib pikendada (kui seadus seda lubab). Asja lahendamise tähtaeg võib õigusaktides ettenähtud korras pikeneda 2 kuuni või kuni asja lahendamiseks vajalike täiendavate asjaolude selginemiseni. Kui asja lahendamine ei kuulu selle asutuse pädevusse, siis edastatakse see vastavalt kuuluvusele 5 tööpäeva jooksul, informeerides saatjat. Tähtaja saabumisel tehakse meeldetuletus täitjale.

Asutusesisese ja asutuste vahelise kooskõlastamise võimalused- Dokumendid esitatakse kooskõlastamiseks astmelt madalamale ametnikule (asutusele) ning seejärel astmelt kõrgemalseisvale ametnikule või asutusele. Dokumendi asutusesisese kooskõlastamise viisid reguleeritakse asjaajamiskorras. Üldjuhul koostaja kooskõlastab esimesena str.üksuse juhiga, siis teiste str.üksuste ja ametnikega. Asutuste vahel kooskõlastatakse dokumendid kirjalikult (kiri) või viseerimise teel. Kui dokumendi jõustumine on seotud tema kohustusliku kooskõlastamisega asutuse või ametiisikuga, vormistatakse see kooskõlastusmärke abil. Asutustevaheliseks kooskõlastamiseks esitatud dokumentide kooskõlastamise tähtaega arvestatakse dokumendi saabumisele järgnevast kuupäevast ning dokumendid kooskõlastatakse õigusaktides ettenähtud tähtaegu arvestades.

Dokumentide allkirjastamine - Ametnike õigused ja pädevus dokumentide allkirjastamisel on ära näidatud asutuse ja tema str.üksuste põhimäärustes põhikirjades ja muudes sisemist töökorda reguleerivates dokumentides . See võib olla kehtestatud ka seaduse või seaduse alusel antud õigusaktiga. Paberdokumendi allkirjastamine : Dokumendid esitatakse allakirjutamiseks või otsustamiseks koos kõikide lisade jm materjalidega. Kui dokument vajab 2 või enamat allkirja, alustatakse madalama astme ametnikuga. Õigusaktid ja protokollid kirjutatakse alla ühes eksemplaris. Lepingute ja aktide puhul allkirjastatakse vajalik hulk eksemplare. Väljasaadetava kirja asutusse jääv ärakiri kirjutatakse alla või tõestatakse ametliku kinnitusega. Digitaaldokumendi allkirjastamine: Asutuste vahelises asjaajamises kasutatakse digitaalallkirjaga dokumenti juhul, kui saaja asutuse veebilehel on vastav teave digitaalallkirjaga dokumentide vastuvõtmise kohta ja see on sätestatud saaja asutuse asjaajamiskorras või muus õigusaktis. Digitaaldokumentide allkirjastamise täpsem kord reguleeritakse asutuse asjaajamiskorras.

Dokumentide hoidmine ja kasutamine asutuses- Asutus peab tagama dokumendiplankide hoidmise turvalisuse ja kontrolli nende kasutamise üle. Dokumente, millega seotud asjaajamine on lõppenud, hoitakse asutuses, hävitatakse või antakse avalikku arhiivi kooskõlas “Arhiivieeskirjaga”. Lahendatud paberdokumente hoitakse toimikutes (kiirköitjad, registraatorid jne), mille kaanele märgitakse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number. Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse esmane e. algatuskiri koos vastuskirjade ja muude dokumetidega, mis asja lahendamise käigus tekkisid. Dokumendid järjestatakse kronoloogiliselt nii, et nad käsitleksid asja terviklikult. Lahendatud digitaaldokumendid salvestatakse säilivuskindlale kandjale ja formaadis , mis tagab nende säilimise autentsena ja terviklikuna kehtestatud säilitustähtaja jooksul. Lahendatud digitaaldokument vormistatakse paberkandjale juhul, kui ta kuulub alalisele säilitamisele ja kui ei ole võimalik tagada dokumendi säilimist digitaalkandjal autentsena ja terviklikuna ettenähtud säilivustähtaja jooksul. Kui dokument on asutusse saabunud või välja saadetud elektronpostiga ja temast säilitatakse väljatrükk, säilitakse paberkandjal ka vastav elektronposti teade.

Lae alla, et näha rohkem ▪ ▪ ▪

Asjaajamise eksami õppimiseks vastused #1

Asjaajamise eksami õppimiseks vastused #2

Asjaajamise eksami õppimiseks vastused #3

Asjaajamise eksami õppimiseks vastused #4

Asjaajamise eksami õppimiseks vastused #5

Asjaajamise eksami õppimiseks vastused #6

50 punkti Autor soovib selle materjali allalaadimise eest saada 50 punkti.

~ 6 lehte Lehekülgede arv dokumendis

2009-11-16 Kuupäev, millal dokument üles laeti

253 laadimist Kokku alla laetud

2 arvamust Teiste kasutajate poolt lisatud kommentaarid

Relika Lepp Õppematerjali autor

1. Dokumendi tunnusjooned
2. Asutuse asjaajamise eesmärgid
3. Asjaajamisega seotud standardid ja õigusaktid
4. Haldusdokumendi mõiste, liigitus ja omadused
5. Kirjaplank ja üldplank, nende kasutamine ja kujundamise üldnõuded
6. Kiri. Kirja kasutusala, rekvisiidid, nõuded teksti koostamisel, liigitus
7. Kirja eriliigid, nende iseloomustus
8. Kaaskiri
9. Akt. Kasutusala, rekvisiidid, nõuded teksti koostamisel
10. Korraldavad dokumendid. Kasutusala, liigitus
11. Käskkiri. Kasutusala, liigitus, rekvisiidid, nõuded tekstile
12. Määrus. Korraldus. Otsus. Kasutusala (dok. lühiiseloomustus)
13. Kollegiaalse otsustuskogu tegevuse dokumenteerimine
14. Dokumendiringluse üldised põhimõtted asutuse asjaajamises
15. Töö saabuvate dokumentidega
16. Dokumentide registreerimise üldnõuded
17. Dokumendiregister
18. Dokumentide registreerimise kord
19. Dokumentide läbivaatamine ja täitmiseks edastamine
20. Dokumendi täitmise tähtajad
21. Asutusesisese ja asutuste vahelise kooskõlastamise võimalused
22. Dokumentide allkirjastamine
23. Dokumentide hoidmine ja kasutamine asutuses

asjaajamine dokumendi haldusdokument kiri akt kirjaplank käskkiri määrus korraldavad dokumnedid

Sarnased õppematerjalid

doc

Asjaajamise korraldamine

nende elukäigu jooksul. · Arhivaal - Dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. · Arhiiv - Asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum. 2. Millised institutsioonid koordineerivad riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ja avalik- õiguslike juriidiliste isikute asjaajamise ja arhiivinduse alast tegevust EV-s? Vastus: Riigikantselei, Rahvusarhiiv, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium 3. Kirjeldage diferentseeritud asjaajamist. Diferentseeritud osa asjaajamist toimub tsentraliseeritud ja osa struktuuriüksustes. Diferentseeritud asjaajamine- võetakse dok vastu, saadetakse välja, tulevad tagasi algsesse struktuuriüksusesse edasitoimetamiseks Diferentseeritud asjaajamine

Asjaajamine

docx

DOKUMENDIHALDUS

DOKUMENDIHALDUS Dokumendihalduse korraldamine Iga organisatsioon vajab tegutsemiseks informatsiooni ja jäädvustab eda oma tegevuse käigus loodud ja saadud dokumentides. Dokumendi on organisatsiooni mälu. Informatsioon peab säilima ettenähtud aja jooksul ja olem kättesaadav ning kasutatav. Dokumentide haldamise all mõistetakse administratiivset tegevust, mille kaudu orgsnisatsioon loob, säilitab, kssutab, kaitseb ja eraldab temale kuuluvaid dokumente. Dokumendihaldus on asutuste kui ka äriettevõtete halduse ala, juhtimise ning strateegilise planeerimise oluline osa. Infoajastul on informatsiooni hulk kiiresti kasvanud, arvutite kasutajad vajavad pääsu dokumentide juurde. Informatsioon on iga organisatsiooni väärtuslik resurss, mida tuleb oskuslikult hallata. Dokument- on mistahes teabekandjal jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Arhivaal

Dokumendihaldus

doc

Dokumendihaldus

Dokumentide loetelu muudetakse: 1. kui asutuse ülesannete või struktuuri muutmise tulemustena tekivad uued dokumentide sarjad 2. kui muutub dokumendiliigile kehtestatud säilitustähtaeg 3. avaliku arhiivi motiveeritud ettepaneku alusel. Uus loetelu kehtestatakse siis, kui asutuse struktuuris või ülesannetes toimuvad ulatuslikud muudatused, mille tagajärjel muutuvad asjaajamiskord ja dokumentide koosseis Asjaajamisjuhend e asjaajamise kord Asutuse juht kehtestab asjaajamiskorra, milles sätestatakse: · asutuse asjaajamisperiood või perioodid, milleks võib olla kalendriaasta, majandusaasta või muu periood lähtuvalt asutusele seadusega pandud ülesannetest. Komisjonide ja muude ajutiste üksuste asjaajamisperioodiks võib olla kogu nende tegevusperiood; · asutuse dokumendiringluse kord või skeemid; · dokumendi plangid ja nende kasutamise kord;

Dokumendihaldus

pdf

Konspekt

Dokumendid (elemendid, plangid, liigid, loomine) 2008/2009 Dokumendiringlus, dokumentide menetlemine Dokumentide hoidmine, säilitamine, hävitamine Asjaajamise üleandmine-vastuvõtmine Nõupidamiste korraldamine, protokollimine Maire Kaldma Elektrooniline dokumendihaldus [email protected] ARVESTUS valikvastustega test

Dokumendihaldus

docx

Põhimõisted asjaajamises

7) dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaegade jooksul. (2) Kui õigusaktid dokumentide koostamist ei nõua, võib asja lahendada telefoni, elektronposti või läbirääkimiste teel. (3) Asutuse asjaajamine peab aitama kaasa asutuse töö efektiivsuse tagamisele ning isikute ladusale teenindamisele. (4) Asutuse asjaajamises lähtutakse headest tavadest ning üldtunnustatud viisakus- ja eetikareeglitest. § 3. Asjaajamise korraldamine asutuses (1)Asutuse asjaajamise korraldamise tagab asutuse juht või muu seaduses, põhimääruses või põhikirjas sätestatud isik. § 4. Asutuse asjaajamiskord (1) Asutuse juht kehtestab asutuse asjaajamiskorra, milles sätestatakse: 1) asutuse asjaajamisperiood või -perioodid; 2) asutuse dokumendiringluse kord või skeemid; 3) dokumendiplankide hoidmise ja kasutamise kord; 4) registreeritavate dokumentide liigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste

Sekretäritöö

docx

DOKUMENDIHALDUS - eksami küsimused

DOKUMENDIHALDUS 1) Asjaajamine dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi Asjaajamise eesmärk- on toetada asutuse eesmärkide saavutamist. Asjaajamisse korraldus peab olema mõistlik, põhjendatud, kõigile arusaadav ja efektiivne. Ülesanded juhtimisaparaadis 2) Põhimõisted -Dokument: jäädvustatud teave. Dokumendist jäädvustatud teavet on võimalik taasesitada ja edastada läbi aja ja ruumi. Elukäik: toimingud dokumentidega alates selle loomisest või saamisest kuni hävitamiseni

Ühiskond

docx

Dokumendihalduse põhiteemade kordamisküsimuste vastused

8. Protokollile kirjutavad alla koosoleku juhataja ja protokollija, nende allkirjad vormistatakse kõrvuti. Protokoll vormistatakse (trükitakse ja allkirjastatakse) üldjuhul 3 päeva jooksul ühes eksemplaris. AKT 1. Akt on dokument, millega saab tuvastada mingit seisu või fakti. 2. Akt vormistatakse üldplangile ning eksemplaride arv sõltub asjast huvitatud osapoolte arvust. 3. Akte vormistatakse asjaajamise üleandmisel töösuhte lõppemisel, arhivaalide hävitamisel, dokumentide üleandmisel-vastuvõtmisel, laoseisu tuvastamisel, arhivaalide olemi tuvastamisel. 4. Akt koostatakse komisjoni või selleks volitatud isiku poolt. Komisjoni moodustab ettevõtte juht käskkirjaga. 5. Komisjoni koosseisu kuuluvad töötajad, kes oma kvalifikatsiooni poolest on võimelised orienteeruma küsimuses, mida uuritakse. Komisjoni liikmeid on paaritu arv ning töö eest vastutab komisjoni esimees. 6

Sekretäriõpe

docx

Dokumendihalduse eksam

* asutusesisene dokumentide kooskõlastamise kord; * asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord; * dokumentide avalikustamise, neile juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise kord; * vastust või lahendamist vajavate, dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontrolli kord; * dokumentide hoidmise ja hävitamise kord; * ametniku teenistusest või töötaja töölt vabastamise või teenistus- või töösuhte peatumise korral asjaajamise üleandmise kord; 9. E- kirja puhul viitame lisadele allkirjastajast allpool 10. E- kirjadega seotud riskid *vajalikku informatsiooni ei ole võimalik leida *süstemaatilisuse puudumisel võidakse postkastis olevat informatsiooni kustutada lähtuvalt ruumi vajadusest, mitte olenevalt sisu väärtusest 11. Prokuura on volitus, mis annab ettevõtte esindajale õiguse esindada ettevõtjat kõigis majandustegevustega seotud õigustoimingutes. 12. Dokumendi omadused: *autentsus *kasutatavus

Majandus

Rohkem sarnaseid