2012/13 KEVAD PÕHIMÕISTED Arhiivindus, arhiivihaldus Arhiiv Kollektsioon Arhiivimoodustaja Dokument Arhivaal Säilik Sari TEEMAD Arhiivinduse arengulugu Dokumendi elukaar: dokumendihaldus, arhiivihaldus, asjaajamise korraldamine Liigitamine: dokumentide liigitusskeem, arhiiviskeem Korrastamine: provenientsprintsiip, pertinentsprintsiip Kirjeldamine: kirjelduselement, kirjeldustasand Teatmestu: arhiivi ülevaade, nimistu, arhivaalide loetelu Hindamine: teabeväärtus, tõestusväärtus Hävitamine Avalikku arhiivi üleandmine Arhiivinduslikud printsiibid Dokumendid luuakse alati kindlatel põhjustel, nad on eelkõige jälg neid loonud asutuse tegevusest. Arhiivi korrastamisel ja kirjeldamisel peab lähtuma arhivaalide ladestumisest ja kinnistama nende tekkekonteksti. Mida vähem on toimunud muudatusi dokumentide asjaajamises ladestumise ja arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise vahel, seda selgema
reguleerivad olulisemad õigusaktid on seadustest: •Arhiiviseadus •Avaliku teabe seadus •Isikuandmete kaitse seadus •Digitaalallkirja seadus •Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus •Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus ja määrustest: •Asjaajamiskorra ühtsed alused •Arhiivieeskiri 3. Paberkandjal dokumentide ettevalmistamine arhiivi üleandmiseks (füüsiline korrastamine) Arhivaalide üleandmise toimingud Arhivaalide üleandmise eeldus on, et dokumendid on hinnatud arhiiviväärtuslikuks. Üleandmisel pakub rahvusarhiiv nii vahetuid nõuandeid ja juhendamist kui ka juhiseid - vaata näiteks juhist Arhivaalide üleandmine. http://www.ra.ee/public/Juhised/yleandmine.pdf 4. Arhiivihoidla, arhiiviruum. 5. Ohuplaan, selle koostisosad. Ohuplaan lähtub koostaja vajadustest. Ohuplaanis nähakse ette vähemalt: 1) tõenäolised ohuallikad;
Rahvusarhiiv Riigikantselei halduses olev valitsusasutus ehk arhiivinduse keskus Eestis. Põhiülesandeks on tagada ühiskonna kirjaliku mälu dokumentaalse kuluuripärandi säilimine ja kasutamine tänastele ja tulevastele põlvkonda. 4 Valgas, Rakveres, Kuressaares, Haapsalus. Eesmärk on luua õiguslikud tingimused üleminekul paberivabale asjaajamisele digitaalsele dokumendi- ja arhiivihaldusele. Arhiiviseadus Seadusega sätestatud õigusakt, mis sätestab arhivaalide kogumise, hindamise, Aarhiveerimise, säilitamise ja nende juurdepääsu korraldamise ning tegevuse alused. Arhiivieeskiri Reguleerib ja täpsustab dokumentide hindamist ja arhivaalide säilitamist avalikke ülesandeid täitvate asutuste või isikute juures kuni üleandmiseni. Kehtib: Rahvusarhiivile, Kohaliku omavalitsuse arhiivile, asutusele või isikule, kes täidab avalikke ülesandeid. Arhiivi moodustamise põhimõtted - Arhiivi moodustamisel lähtub asutus:
ARHIVAALIDE SÄILITAMINE PASSIIVSE ELUTSÜKLI AJAL Passiivse elutsükli ajal hoitakse arhivaale organisatsiooni arhiivihoidlas. Selle perioodi tegevused: -alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalid koondatakse hoidlasse -tagatakse hoiutingimused (karbistamine) -tagatakse juurdepääs ja arhivaalide kasutamine -arhiiviväärtusega arhivaalid eraldatakse üleandmiseks avalikku arhiivi. Ettevõtted võivad arhivaalid anda edasiseks säilitamiseks eraarhiivi. -pikaajalise säilitustähtajaga arhivaale säilitatakse kuni säilitustähtaja lõpuni ja eraldatakse siis hävitamiseks hävitamisakti alusel. ARHIVAALIDE KOONDAMINE ARHIIVIHOIDLASSE Hiljemalt kolme aasta möödumisel arhivaali loomisest või lahendamisest koondatakse alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga (üle 10aasta) arhiivid arhiivihoidlasse. Lühiajalise säilitustähtajaga arhivaalid võivad jääda täitjate kätte tööruumides.
Arhiivieeskiri 1. peatükkÜldsätted § 1. Määruse reguleerimisala (1) Arhiivieeskiri (edaspidi eeskiri) reguleerib ja täpsustab dokumentide hindamist ja arhivaalide säilitamist avalikke ülesandeid täitvate asutuste või isikute juures kuni üleandmiseni avalikule arhiivile, arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise korda, nende säilitamist ja kaitset avalikus arhiivis ning neile juurdepääsu korraldamist, sealhulgas arhiiviteatise väljastamist avaliku arhiivi poolt. (2) Eeskiri kehtib: 1) Rahvusarhiivile; 2) kohaliku omavalitsuse arhiivile; 3) asutusele ja isikule, kes täidab avalikke ülesandeid avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud dokumentide osas (edaspidi asutus).
7.2.11 Dokumentide loetelu vormistamine 57 7.3 Dokumentide loetelu juurutamine 57 7.3.1 Üldist 57 7.3.2 Kehtestamine 58 7.3.3 Ajakohastamine 58 8 Arhivaalide loetelu 60 8.1 Üldist 60 8.2 Arhivaalide loetelu väljatöötamine 61 8.2.1 Haldusdokumentide esitamine arhivaalide loetelus 61 8.2.2 Audiovisuaalsete arhivaalide esitamine arhivaalide loetelus 67 8
Rahvusarhiivi põhiülesandeks on tagada ühiskonna kirjaliku mälu dokumentaalse kultuuripärandi säilimine ja kasutatavus tänastele ja tulevastele põlvkondadele. Teisalt kindlustab arhiiv autentsete dokumentide hoidmise kaudu kodanike põhiõiguste ja -kohustuste kaitse ning demokraatliku riigi läbipaistvuse. Rahvusarhiivi põhiülesanded on asutuse või isiku poolt avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud dokumentide hindamine, arhivaalide kogumine ja säilitamine ning neile juurdepääsu ja nende kasutamise korraldamine arhiiviseaduses ja selle alusel kehtestatud õigusaktides sätestatud ulatuses. Rahvusarhiiv kogub ja säilitab Eesti ajalugu, kultuuri, riiklust ja ühiskondlikke olusid dokumenteerivaid arhivaale sõltumata nende loomise ajast, kohast või teabekandja iseloomust. Rahvusarhiiv ise ei säilita, vaid koordineerib allasutuste tööd Rahvusarhiivi ülesanne on: järelevalve arhiiviseadusele ja arhiivieeskirjale
lubab mingil juhul käituda üksnes teatud viisil ja mitte teisiti. Avalik õigus ja Eraõigus. Sotsiaalne kord, mis reguleerib inimeste omavahelisi suhteid, ühe riigi sunninormide kogumik. ÕIGUSAKT juriidiline dokument, millel on õiguslik tähendus ja mis toob kaasa teatud õigusi ja kohustusi. Õigusakti liigid: üldakt ja üksikakt ARHIIV-asutuse või isiku dokumentide terviklik kogum. Arhivaalide kogumise, säilitamise, korrastamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasut. AVALIK ARHIIV on arhiiviasutus Rahvusarhiivi ja kohaliku omavalitsuse arhiivi tähenduses; ARHIIVIMOODUSTAJA on asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale. SÄILIK on korrastusüksus arhivaalide haldamiseks. Säiliku võib moodustada: ühte sarja kuuluvatest kokku rühmitatud (toimik, mapp, karp jms) arhivaalidest; üksikarhivaalist (kiri, foto jne)
Dokumentide hoidmine asjaajamises Dokumendid luuakse, neid hallatakse, säilitatakse ja kasutatakse ning lõpuks enamik neist hävitatakse. Dokumentide säilitamine peab tagama nende kasutamise võimaluse ettenähtud säilitustähtaja jooksul. Paberkandjal säilitamine hõlmab järgmisi toiminguid: · Dokumentide liigitamine sarjadesse dokumentide loetelu alusel, toimikute moodustamine · Arhivaalide üle arvestuse pidamine arhivaalide loetelu alusel · Juurdepääsu tagamine dokumentidele · Arhivaalide ettevalmistamine pikaajaliseks säilitamiseks · Toimikute üleandmine organisatsiooni arhiivihoidlasse · Säilitustähtaja ületanud arhivaalide hävitamine · Säilikute üleandmine avalikku või eraarhiivi Dokumentide säilitamise kohustus laieneb igale organisatsiooni tegevuse käigus loodud või saadud dokumendile, olenemata - funktsioonist, mille täitmise käigu ta on tekkinud
Dokumendi- ja arhiivihaldus Dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu ja vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Arhivaal on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Arhiiv on arhivaalide kogumise, säilitamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasutus. Asutuse või isiku arhiiv on asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide kogum. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi. Sari on on organisatsiooni ülesannete täitmise käigus tekkinud üheliigiliste või üheotstarbeliste arhivaalide kogum, mida on võimalik tervikuna hallata.
Andmekogu - riigi, kohaliku omavalitsuse või muu avalikõigusliku juriidilise isiku või avalikke ülesandeid täitva eraõigusliku isiku infosüsteemis töödeldavate korrastatud andmete kogum, mis asutatakse ja mida kasutatakse seaduses, selle alusel antud õigusaktis või rahvusvahelises lepingus sätestatud ülesannete täitmiseks. Andmesubjekt - isik, kelle isikuandmeid töödeldakse. Arhiiv - asutuse või isiku dok terviklik kogum Arhiivi ülesanded: arhivaalide kogumine; arhivaalide säilitamine; arhivaalidele juurdepääsu võimaldamine; arhivaalide kasutamise korraldamine Arhiivimoodustaja - asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale. Arhivaal dok, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse. See on osa rahvuslikust kultuuri- pärandist ning seda säilitatakse püsivalt. Avaliku ülesande täitmise käigus loodud või saadud arhivaal antakse üle RA. Arhivaar- isik, kes töötab arhiivis ja korraldab arhivaale
kogumid, millel puudub iseseisev tähendus väljaspool konteksti. (faktid, sündmused - müügitulemused, kliendiandmed) 10. Informatsioon Ehk teave on tähenduslikku vormi ehk konteksti asetatud andmed, millel on reaalne või oletatav väärtus vastuvõtja jaoks. (mingil kandjal tekstid, pildid) 11. Metaandmed Dokumenti kirjeldavad andmed (sisu, kvaliteet, seisund, päritolu ja muud omadused), mis luuakse ja mida hallatakse dokumendisüsteemis 12. Arhivaal Dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse. Arhivaal on osa rahvuslikust kultuuripärandist ning seda säilitatakse püsivalt. 13. Digitaalne dokument Masinloetavale andmekandjale digitaalkujul salvestatud dokument 14. Mis on dokumendi tõestusväärtus? St dokument tõestab funktsioonide, tegevuste või toimingute täitmist või tehingute läbiviimist 15. Mis on dokumendi teabeväärtus?
· Konserveerimine · Restaureerimine · ennistamine · Rekonstrueerimine · Taastamine (rehabilitation, revival) · Kaitsmine · Uuendamine (renewal) · Päästmine · Remontimine Arhiivikorralduse kujunemislugu: pertinentsiprintsiip, Rammingeni süsteem, Baldassare Bonifacio, territoriaalsene pertinentsiprintsiip, Georg Aebbtlin, Karl Bernhard Friedrich Zinkernagel. Arhiivi korralduse osas sai valitsevaks ja üldtunnustatuks pertinentsiprintsiip iga arhivaal on unikaalne teavik, mille korrastamise ja kirjeldamise aluseks on selles leiduva teabe iseloom. Ühe kuulsama arhiivindusliku mõtte arendaja Jakob von Rammingeni (16.saj), kes vaatles arhiivi riigiaparaadi iseseisva osana, järgi koosnes riigiaparaat 3 osast: 1) Riigi kantselei ja kohtud 2) Finants- ja sh fiskaalsüsteem (majandus) 3) arhiiv ehk Registratuur süsteem kõige selle juhtimiseks. Rammingen kasutas praktilis-induktiivset1 arhiivisüsteemi: 1. Maahärra asjad (Causae domini) 2
kõik osavõtjad. 32.Asjaajamise vastuvõtmise üleandmise korral vormistatakse üle andmis ja vastuvõtmis akt 33.Kui dokument lahendatakse operatiivselt, st vastusdokumenti koostamata (nt telefonikõne) vormistatakse täitmismärge ... dokumendiregistrisse 34.Dokumendi projekti mittenõustamisel vormistatakse ... eriarvamus mis peab sisaldama isiku eriarvamust ja põhjendust, miks ta arvab teisiti. * * * 35.Mis dokument vormistatakse arhivaalide (dokumentide) hävitamisel? hävitamisakt 36.Kui on pitsat, siis pitsatijäljend pannakse allkirja viimastele tähtedele 37. Vormista ametliku kinnitamise märge (tõestusmärge, ametlikult on kinnitatud ärakirja)? 38. Arhivaal- dokument millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse. Arhiiv- ettevõtte tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide terviklik kogum, mille paberkandjal dokumente hoitakse selleks nõuetekohaselt kohaldatud hoidlas.
Arhiiviseadus § 1. Reguleerimisala (1) Käesolev seadus sätestab dokumentide hindamise, arhivaalide kogumise ja säilitamise, neile juurdepääsu võimaldamise, nende kasutamise korraldamise ja vastutuse nende kasutamiskõlbmatuks muutmise ja hävitamise eest, avalikke ülesandeid täitvate asutuste ja isikute dokumendihalduse aluste kehtestamise ning Rahvusarhiivi ja kohaliku omavalitsuse arhiivi (edaspidi koos avalik arhiiv) tegevuse alused. § 2. Dokument ja arhivaal (1) Dokument käesoleva seaduse tähenduses on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave,
õhuniiskus 3050 %. Kõige tähtsam on siiski, et nii temperatuur kui ka õhuniiskus püsiksid stabiilsed ja kõiguksid võimalikult vähe. Arhiiviruum peab olema kaitstud ka sissetungide, tule-, vee- jt õnnetuste vastu. Arhivaalide hindamise ehk nende korrastamisega tegeleb ainult avalik arhiiv. Kriteeriumid on : · Kasutatavus avaliku võimu teostamisel või isikute õiguste ja kohustuste tagamisel · Teabe- ja tõestusväärtus · Arhivaalide ajalooline ja kultuuriline väärtus · Arhivaalide välistunnused, seisukord, korrastamine · Teiste arhivaalidega olemasolevad seosed · Dokumendi säilitustähtaeg Olenevalt arhivaalide säilitustähtajast võib asutus hoida arhivaale erinevates hoiutingimustes. Arhiiviväärtusega arhivaale ja neid, mille säilitustähtaeg ületab 10 aastat, tuleb säilitada selleks ehitatud või kohandatud spetsiaalses arhiiviruumis ehk hoidlas. Alla 10 aastase
Riigi asutused ja kohalikud omavalitused, avalik-õiguslik juriidilised isikud, eraõiguslikud organsatsioonid ja üksikisikud 3. Rahvusarhiivi tegevused hindamise läbiviimisel (kes on arhiivimoodustaja, kuidas selgitatakse välja arhivaalid) Arhiivimoodustaja on asutus, kelle tegevuse käigus võib tekkida arhivaale. Arhiivimoodustaja esitab dokumentide liigitusskeemi rahvusarhiivile kooskõlastamiseks, ja tema dokumentidest selgitatakse välja arhivaalid., need dokumendid mis saavad arhiiviväärtuse antakse üle rahvus arhiivile. 4. Arhiivihalduse mõiste ja tegevused, mida arhiivihaldus hõlmab (millal tekib arhiiv, kuidas pidada arvet lõpetatud toimikute üle, kuidas dokumente asutuses hoida) Arhiivihaldus hõlmab dokumentide haldamise toiminguid, mille hulka kuulub dokumentide väärtuse (säilitustähtaja) kindlakstegemine, säilitamine, hävitamiseks eraldamine, arhiivi üleandmiseks korrastamine ja kirjeldamine. 5
Dokumendihaldus – on halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa süstemaatilise ohjega. Dokumendisüsteem infosüsteem, millega hõlmatakse ja hallatakse dokumente võimaldatakse neile pidev juurdepääs Dok. süsteemi moodustavad: 1. inimesed 2. elektrooniline dok. haldus. Süsteem (EDHS) 3. dok. halduse toimingud (asjaajamiskord, dok. loetelu, arhivaalide loetelu, ohuplaan) 4. tehniline vahend 5. tegevuse käigus loodud, saadud dokumendid Dokumendihalduse riiklikud normdokumendid ja juhendmaterjalid: Seadused Arhiiviseadus – seadus sätestab arhivaalide kogumise, hindamise, arhiveerimise, säilitamise ja nende juurdepääsu korraldamise ning arhivaalide tegevuse alused. Avaliku teabe seadus – sätestab: avalikule teabele juurdepääsu tingimused, korra ja viisid ning
säilitamisega. Mõnikord nimetatakse arhiiviks ka asutuse struktuuriüksust, mis tegeleb asutuse enese dokumentide säilitamisega. Lisaks on sõnal "arhiiv" mitu arhiivindusevälist tähendust, nagu failide hoiustamiseks ja juurdepääsuks mõeldud serverarvuti; spetsiaaltarkvara abil kokku pakitud fail või failide kogum; raamatukogu osa, milles säilitatakse trükiste puutumatut tagavara jpm. 3 1. MÕISTE Arhiiv on arhivaalide kogumise, säilitamise, korrastamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasutus. Arhiiv on ka Rahvusarhiivi struktuuriüksus. Asutuse või isiku arhiiv on asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum. Arhiivis säilitatakse arhivaale. Arhivaal on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Arhivaalid jagunevad avalikeks ja eraarhivaalideks. 2
tõestamiseks. Dokumendihaldus on juhtimisvaldkond, mis tegeleb asutuses dokumentide loomise, saamise, korraldamise, kasutamise ja arhiveerimise/ hävitamisega ning selle tõhusa ja süstemaatlise kontrollimisega, kaasa astvatud ametitegevuste ja toimingute kohta käiva tõendusmaterjali ja teabe registreerims ja korraldusprotsessidega. Dokumendisüsteem infosüsteem, mille otsatarbeks on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul. Arhivaal Dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. Arhiiv Asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum. Asjaajamise korraldamine Asutuse sisemist töökorraldust reguleerivates dokumentides määratakse asjaajamistoiminguid korraldavad (vastutavad) struktuuriüksused ja ametnikud: Asjaajamise korraldamine (sh
MÕISTED Asjaajamiskord on organisatsiooniline normdokument, mis reglementeerib asutuse dokumenditöö korraldamist. Asjaajamiskorra peamine ülesanne on esitada asutuse dokumendihalduse poliitikad ja vastused Dokumendihaldus on üksikdokumendiga selle elukäigu haldamiseks teostatavad toimingud. Dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. Dokumentide loetelu on arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks koostatud loetelu. Sari on liigitusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente. Plank on kilndla formaadiga trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on trükitud koostatavate dokumentide püsielemendid ja jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks Dokume
asutuste dokumendi ja arhiivihalduse eest vastutavad töötajad ja infotehnoloogid. Traditsiooniline ja digitaalne arhiveerimine Digitaaldokumentide ning nende kirjelduste arhiveerimine ja nende kirjelduste arhiveerimine ja üleandmine ei erine põhimõtteliselt tavapärasest arhiveerimisprotseduurist. Sarnaselt senise praktikaga on vajalik samasuguse nimistu, arhiivikirjelduse ja muu dokumentatsiooni moodustamine, arhivaalide korrastamine, nende viimine kooskõlla pikaajalise säilitamise vajadustega ning edastamine asutuse või avalikku arhiivi. Erinevaid on vaid selleks, kasutatavad vahendid. Metaandmed asutuse dokuendihaldussüsteemisüsteemis Dokumentide ja liigitusüksuste identifiseerimiseks. Dokumendi elukäigu kontrollimiseks. Nende rakendamine asutuses EDHSis võimaldab oluliselt tõhustada asutuse asjaajamist. Dokumendihalduse metaandmete
riikliku järelevalve ja haldusjärelevalve teostamise korra. Isikuandmete kaitse seadus- eesmärk on kaitsta isikuandmete töötlemisel füüsilise isiku põhiõigusi ja -vabadusi, eelkõige õigust eraelu puutumatusele. Seadus sätestab: 1) isikuandmete töötlemise tingimused ja korra; 2) isikuandmete töötlemise riikliku järelevalve ja haldusjärelevalve korra; 3) vastutuse isikuandmete töötlemise nõuete rikkumise eest. Arhiiviseadus- seadus sätestab dokumentide hindamise, arhivaalide kogumise ja säilitamise, neile juurdepääsu võimaldamise, nende kasutamise korraldamise ja vastutuse nende kasutamiskõlbmatuks muutmise ja hävitamise eest, avalikke ülesandeid täitvate asutuste ja isikute dokumendihalduse aluste kehtestamise ning Rahvusarhiivi ja kohaliku omavalitsuse arhiivi tegevuse alused. Haldusmenetluse seadus- on suunatud isiku õiguste kaitse tagamisele ühtlase, isiku osalust ja kohtulikku kontrolli võimaldava haldusmenetluse korral loomise teel.
kasutamise ja arhiveerimise/ hävitamisega ning selle tõhusa ja süstemaatlise kontrollimisega, kaasa astvatud ametitegevuste ja toimingute kohta käiva tõendusmaterjali ja teabe registreerims- ja korraldus-protsessidega. · Dokumendisüsteem infosüsteem, mille otsatarbeks on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul. · Arhivaal - Dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule. · Arhiiv - Asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum. 2. Millised institutsioonid koordineerivad riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste ja avalik- õiguslike juriidiliste isikute asjaajamise ja arhiivinduse alast tegevust EV-s?
ASJAAJAMISE KORRALDAMINE KORDAMISKÜSIMUSED 2013 1. Mis on asjaajamine (definitsioon arhiiviseaduse järgi või vaba sõnastus)? Vaata üle ka mõisted: dokument, arhivaal, dokumendihaldus jt. Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, süstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende üleandmiseni arhiivi (Arhiiviseadus). Asjaajamine tegevused isiku või organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja dokumenteerimiseks (Dokumendihaldurite Ühing). Asjaajamine on laiem tähendus kui dokumendihaldus, ka telefonikõnede tegemine, kirja posti viimine käivad asjaajamise alla.
ASJAAJAMISKORRA ANALÜÜS Tallinna Ülikool Juhendaja: Tallinn Asutuse nimi: Tallinna Ülikool Asukoha aadress: Narva mnt 25, 10120 Tallinn Telefon: (+372) 6409 101 Meiliaadress: [email protected] Veebiaadress: http://www.tlu.ee/ Kas asjaajamiskord sisaldab nõudeid ja protseduure järgmistele dokumendi- ja arhiivihalduse toimingutele: dokumentide loomine ja saamine- jah registreerimine, liigitamine ja säilitustähtaegade määramine- jah säilitamine asutuses- jah arhivaalide kaitse- jah juurdepääsutingimused- jah kasutamise jälgimine- ei hävitamine ja üleandmine- jah Kas lisaks asjaajamiskorrale on kehtestatud teisi dokumentide haldamistoiminguid reguleerivaid akte, milliseid? Ei ole. Kes vastutab järgmiste asjaajamistoimingute eest: asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamine ja asjaajamise korraldamine- Ülikooli asjaajamise eest vastutab rektor. Ülikooli asjaajamist korraldab rektoraadi büroo
Asutuse nimi: Tallinna Ülikool Asukoha aadress: Narva mnt 25, 10120 Tallinn Telefon: (+372) 6409 101 Meiliaadress: [email protected] Veebiaadress: http://www.tlu.ee/ Kas asjaajamiskord sisaldab nõudeid ja protseduure järgmistele dokumendi- ja arhiivihalduse toimingutele: dokumentide loomine ja saamine- jah registreerimine, liigitamine ja säilitustähtaegade määramine- jah säilitamine asutuses- jah arhivaalide kaitse- jah juurdepääsutingimused- jah kasutamise jälgimine- ei hävitamine ja üleandmine- jah Kas lisaks asjaajamiskorrale on kehtestatud teisi dokumentide haldamistoiminguid reguleerivaid akte, milliseid? Ei ole. Kes vastutab järgmiste asjaajamistoimingute eest: asjaajamiskorra ja dokumentide loetelu koostamine ja asjaajamise korraldamine- Ülikooli asjaajamise eest vastutab rektor. Ülikooli asjaajamist korraldab rektoraadi
kontrolli tegevuste üle, mis on seotud avalike üle. arhivaalidega ja asjaajamise vastavuse seadustele, Täidab Põhiseaduse § 44 nõude igaühel on õigus saada arhiivieeskirjadele jt asjaajamist reguleerivatele üldiseks kasutamiseks levitavat informatsiooni. õigusaktidele. Seadus sätestab juhtide vastutuse arhivaalide säilimise ja § 5. Teabevaldajaks on: nõuetekohaselt korraldatud hävitamise eest. 1) riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutus; 2) avalik-õiguslik juriidiline isik; Arhiivieeskiri - ArhS rakendusakt 3) eraõiguslik juriidiline isik ja füüsiline isik
Arhiivindus 20.02.2013 Tiina Randalu Üks vanemaid arhiive on : · Ajaloo arhiiv ( Liivi tn Tartu) · Eesti riigiarhiiv · Eesti filmiarhiiv · Partei arhiiv · Linna ja maakonna arhiivid · Vallaarhiivid · Asutusearhiivid Arhiiv- asutus, kus säilitatakse arhivaale. Arhivaal- ameti või isikupäritoluga infokandja, mida säilitatakse tema tähtsuse tõttu ühiskonnale ( salvestised, dokumendid jne,) Arhivaar- on teadusliku ettevalmistust omav arhiivitöötaja. Arhiivindus- riikliku tegevuse haru, mis hõlmab teaduslikke ja õiguslikke arhiivasutuse töö organiseerimise küsimusi. Asutuse arhiiv- arhiiv, kus säilitatakse dokumente nende üleandmiseni riiklikule säilitamisele. Asutuse arhiivi seisukorra eest vastutab asutuse juht. Asutuse arhiiv Asutuse arhiivitöö korraldatakse põhimäärusele vastavalt. Selles määra
mõistmiset. 5) Asjaajamist reglementeerivad riiklikud normdokumendid(eesmärk, kasutusala) (seadused, määrused) Dokumentide tähtsuse tõttu reguleeritakse nende haldamist riiklike normdokumentidega(seadused, Vabariigi Valitsuse määrused ja standaridid); Riigikantselei juhendmaterjalidega; Rahvusarhiivi juhistega. Seadused: Arhiiviseadus(1998) loob Eesti arhiivisüsteemi, reglueerib arhivaalide kogumist, hindamist, arhiveerimist, säilitamist ning nendele juurdepääsu korraldamist, märgukirjade ja selgitustaotlusele vastamise seadus(2004) selgitab isiku vastuvõtmise ja vastamisest keeldumise ning loobumise korda, avaliku teabe seadus(2000) riigiasutused, kohalikud omavalitsused ja nende ametiisikud on kohustatud anmda kodanikule tema nõudel informatsiooni oma tegevuse kohta, välja arvatud andmed, mille väljaandmine on
Juurdepääsupiirangute juurde oli märgitud, et dokumentide loetelus kehtestatakse sarjad, milles sisalduvatele dokumentidele võib piirangud kehtestada. Juhtnöörid olid antud ka dokumentide liigitamise aluste, dokumentide loetelu koostamise ja kehtestamise kohta. Põhjalik ülevaade oli tehtud erinevate toimikute moodustamine korra kohta. Dokumentide säilitamise korra kohta sai samuti detailse kirjelduse, kus oli äratoodud arhivaalide loetelu koostamise etapid, säilitamise eesmärgid, toimikute arhiivi üleandmise kava, arhivaalide arhiivi üleandmise kava ning arhivaalide hävitamise kord. Asjaajamise üleandmise korra kohta sai samuti täpse juhendi, kuidas toimida. Järelduseks saab öelda, et Pärnu Linnavalitsuse asjaajamiskord on väga põhjalik ning ma arvan, et ka reaalselt kasutuskõlblik. Kuna ta on aga väga pikk ja detailne, võib tekkida probleem kõikide asjade meeldejätmisega
tõttu see on käesolevas Muinsuskaitsealaks seaduses sätestatud määratakse põhimääruse korras tunnistatud alusel. mälestiseks. Arhiiviseadus Dokument - mis tahes Avalikku ülesannet täitev Arhivaale tuleb hoida teabekandjale asutus või isik annab nõuetekohastes jäädvustatud teave, mis arhivaalid üle tingimustes, hoides ära on loodud või saadud Rahvusarhiivile, kui neid nende lubamatu asutuse või isiku ei vajata enam oma kasutamise, kahjustumise tegevuse käigus ning ülesannete täitmiseks, ja hävimise. mille sisu, vorm ja kuid hiljemalt kümme Arhivaalis sisalduvat
DOKUMENDISÜSTEEM Dokumendisüsteemi organisatsioonis moodustavad dokumendid dokumentide haldamise toimingud dokumentidega dokumentide haldamisel osalevad inimesed e süsteemi kasutajad dokumentide haldamisel kasutatav tehnoloogia Dokumendisüsteemis kehtestatakse dokumentide haldamiseks selged reeglid, mis pannakse kirja organisatsiooni dokumendihalduse alusdokumendis (asjaajamiskord) ja sellest juhinduvad kõik dokumendisüsteemi kasutajad. NB Sõnad “dokumendisüsteem” ja “dokumendihaldussüsteem” ei ole samatähenduslikud. Dokumendihaldussüsteem tähendab mõnda spetsiaalset dokumendihalduse tarkvarasüsteemi: Webdesktop, Amphora, GoPro, Postipoiss, Delta, Directo, Axapta. Peamised organisatsiooni dokumentide haldamise toimingud on dokumentide loomine ja saamine dokumentide liigitamine dokumentide registreerimine dokumentidele säilitustähtaja määramine dokumentide säilitamine dokumentidele juurdepä
annaabi.ee 
Sisene Facebook'ga
Sisene Google'ga
Sisene LinkedIn'ga
