Arhiivindus (0)

1 Hindamata
Punktid

Esitatud küsimused

  • Miks teatud dokumendid on loodud ?
  • Mida peab doku-menteerima ?
  • Millised ülesanded on olulised ?
  • Millised dokumendid on olulised ?
 
Säutsu twitteris
Juhiste koostamisel on eelkõige silmas peetud seda, et asutustes ja erakätes tekkiv oluline, 
huvitav ja arhiiviväärtuslikuks hinnatud dokumendid jõuaks rahvusarhiivi kvaliteetselt – nii, 
et seda saaks kasutada veel sadade aastate pärast. Juhised hõlmavad järgmisi dokumendi- ja 
arhiivihalduse valdkondi:
Dokumendi- ja  arhiivihaldus : dokumendisüsteemi väljatöötamine, liigitamine, dokumentide 
kasutatavuse tagaine.
Säilitustähtaja määramine ja  arhivaalide  hävitamine: säilitustähtaja määramine, hävitamine.
Arhivaalide hoid, säilitamine ja füüsiline korrastamine: hoid, ohuplaani koostamine, 
üleandmine.
Asjaajamise  ja arhiivitöö kontrollimine siseauditi käigus:  seire , eraldamine,  auditeerimine .
Erinevad korrastussüsteemid. Eri  aegadel  on arhiivide korrastamiseks ja kirjeldamiseks 
kasutatud erinevaid süsteeme. Nõukogude perioodil lähtuti arhiivikorrastamisel 
kronoloogiapõhimõttest. Kõik 
asutuses tekkinud dokumendid kirjeldati nimistutes kas vastavalt nende säilitustähtajale, 
suurte asutuste puhul ka struktuuriüksuste järgi ning järjestati nimistus kronoloogiliselt või 
temaatiliselt. 
Tänapäevane arhiivide korrastamine ja kirjeldamine lähtub sarjasüsteemist. Sarjade kaupa 
liigitatakse dokumendid nende loomise hetkest alates, sarjade kaupa hoitakse  toimikuid 
asutuse  arhiivis  ning sarjade kaupa korrastatakse ja kirjeldatakse ka üleandmiseks avalikku 
arhiivi. Sarjad on jälgitavad ka kronoloogilise järjestussüsteemi  puhul.
Näide: Aastapõhine korrastus. 1990: käskkirjad, protokollid , plaanid, aruanded.
Sarjapõhine korrastus. Käskkirjad: 1990-1991, 1992, 1993, 1994.
Arhiivinduslike õigusaktide kohaselt  luuakse  arhiiv vastavalt dokumentide loetelule ja arhiivi 
halda -miseks asutuses koostatakse arhivaalide  loetelu . Edaspidine korrastamine ja 
kirjeldamine põhineb sel juhul nimetatud  dokumentides  toodud seostel. Nimistu koostamiseks  
vajalik arhiivskeem luuakse neis esitatud liigitusskeemi järgides. Ei ole võimalik anda ühtset 
reeglit ega ainuõiget daatumit, mis hetkest alates tuleb  kronoloogiliselt süsteemilt üle minna 
sarjapõhisele süsteemile. Määravaks  teguriks   saab siin arhiivi ja tema  kirjeldamise  
terviklikkus . Võimalik on nii pärast nõukogude perioodi saadud arhivaale korrastada 
kronoloogiliselt kui ka enne dokumentide  loetelu kehtestamist loodud arhivaale korrastada 
sarjasüsteemis. Igale konkreetsele  juhtumile tuleb läheneda individuaalselt. Nõukogude 
perioodil korrastatud ja kirjeldatud arhiive üldjuhul ümber  ei korrastata ja sama arhiivi osad 
liidetakse samadel põhimõtetel.  Omaaegsete riiklike arhiivide poolt kinnitatud nimistutega 
arhiivid  loetakse hinnatuks. 
Korrastamata arhiivi puhul tuleb  esmalt  lasta see avalikul arhiivil hinnata 
arhiiviväärtuse väljaselgitamiseks. Üldjuhul tuleb arhiiv üleandmiseks  korrastada ja 
kirjeldada sarjadest lähtuvalt.
Järjepidevalt tegutseva asutuse arhiivi korrastamisel tuleb üleminek kronoloogiliselt 
korrastus-süsteemilt sarjasüsteemile läbi arutada ja otsustada koos avaliku arhiiviga. 
Sarjadena liigitatud arhiivi osa kirjeldatakse uues nimistus.
1990ndatel loodud asutuste arhiivi korrastamine võiks toimuda sarjapõhisest liigitusskeemist 
lähtuvalt. Otsus tuleb kooskõlastada avaliku arhiiviga.
Dokumendifailide korrastamine. Dokumentide kasutatavuse põhilised ohud tulenevad 
tehnoloogilistest riskidest, mistõttu tuleb pikaajaliste digitaaldokumentide hoiule  andmiseks  
ettevalmistamisel tähelepanu pöörata dokumendi koostisosaks olevate failide 
ettevalmistamisele pikaajaliseks säilitamiseks. Seetõttu on kehtestatud kindlad reeglid 
säilitamiseks sobivatele failivormingutele. Dokumendid antakse Rahvusarhiivile hoiule 
tarkvaraplatvormist ja kindlast rakendustarkvarast sõltumatus või avatud vormingus 
(arhiivivormingus) vastavalt Arhiivieeskirja lisale 1. Kui asutus kasutab dokumentide 
loomisel ja EDHSi hõlmamisel muid vorminguid, tuleb need viia arhiivivormingutesse 
(konvertida) korrastamise käigus. Siinjuures eeldatakse, et asutuses toimub konvertimine 
kvaliteetselt ja kontrollitult, mistõttu faili algne  versioon (nt DOC, RTF jms) hoiule andmisele 
ei kuulu. Alates 1. jaanuarist  2013. a ( Asjaajamiskorra  ühtsed alused) tuleb asutustel luua üle 
10-aastase säilitustähtajaga digitaaldokumendid arhiivivormingus. 
Arhiivikirjelduse koostamine. Hoiule antavate pikaajaliste digitaaldokumentide 
tervikkirjeldus koostatakse kahes osas – arhiivimoodustaja  kirjeldusena ja arhiiviainese 
(funktsiooni, sarja , toimiku, dokumendi) hierarhilise kirjeldusena. Kirjelduste koostamisel 
taaskasutatakse UAMis võimalikult palju EDHSis juba olemasolevaid metaandmeid. Kui 
asjaajamise käigus EDHSi sisestatud metaandmete hulk ja koosseis ei ole piisav dokumentide 
hilisemaks kasutamiseks digitaalarhiivis, saab kirjeldusi käsitsi UAMis täiendada. 
Arhiivikirjelduse koostamisel tuleb kasutada vähemalt Arhiivikirjelduse elementide  loetelus  
toodud kohustuslikke elemente. Tuleb samuti tähele panna, et pikaajaliste 
digitaaldokumentide osas võib arhiivimoodustaja kirjeldus jääda tagasihoidlikumaks kui see 
on arhivaalide puhul. Asutus, kes on nii pikaajaliste digitaaldokumentide looja kui ka peamine 
kasutaja, ei vaja dokumentide ülesleidmiseks ja mõistmiseks nii palju asutuse tegevust 
kajastavat kontekstteavet. 
Kirjeldusstandardid. Tavaliselt on asutuse arhiiv mahukas nii arhivaalide hulga kui ka 
sisalduva teabe  poolest. Arhiivist tervikliku ülevaate saamiseks ja selles sisalduva teabe 
tõhusamaks  leidmiseks on vaja, et arhiivi kirjeldus oleks struktureeritud, standardselt 
esitatud,  võimaldaks üldistusi ja seoste  esitamist  arhiivi osade vahel. Kirjelduste standardne 
esitamine on möödapääsmatu elektrooniliste juurdepääsuvahendite loomisel ja  kasutamisel
Sellistele tingimustele vastavate kirjelduste koostamise lihtsustamiseks ja  praktika 
ühtlustamiseks rakendatakse kirjeldusstandardeid.
Arhiivieeskirjaga kehtestatud kirjeldus tugineb kahele rahvusvahelisele standardile:  1) 
arhiivi-kirjeldusstandard ISAD(G) (General International Standard Archival  Description
kehtestab kirjeldus-tasandid ja määrab kirjelduselementide koosseisu  vastavalt tasandile; 2) 
normkirjestandard ISAAR(CPF) (International Standard Archival Authority  Record   for 
Corporate  Bodies, Persons and Families ) on arhiivimoodustaja kirjeldamise  aluseks ning 
hõlbustab nimevormide normeeritud esitamise kaudu infootsingut ja  teabevahetust. 
Arhiivi  hierarhiline  struktuur võimaldab selle kirjeldamisel rakendada mitmetasandilise 
kirjeldamise tehnikat. See omakorda võimaldab: *sõltuvalt tasandist kirjeldamise detailsust 
varieerida. Näiteks on arhiivi kirjeldus  ulatuslikum  ja ülevaatlikum kui sarjal ning säiliku 
kirjeldus omakorda kitsam ja detailsem kui sarja kirjeldus. * hoiduda liigsest kordamisest. 
Madalamal tasandil ei korrata teavet,
80% sisust ei kuvatud. Kogu dokumendi sisu näed kui laed faili alla
Vasakule Paremale
Arhiivindus #1 Arhiivindus #2 Arhiivindus #3 Arhiivindus #4 Arhiivindus #5 Arhiivindus #6 Arhiivindus #7 Arhiivindus #8 Arhiivindus #9 Arhiivindus #10
Punktid 50 punkti Autor soovib selle materjali allalaadimise eest saada 50 punkti.
Leheküljed ~ 10 lehte Lehekülgede arv dokumendis
Aeg2013-05-26 Kuupäev, millal dokument üles laeti
Allalaadimisi 25 laadimist Kokku alla laetud
Kommentaarid 0 arvamust Teiste kasutajate poolt lisatud kommentaarid
Autor vostro Õppematerjali autor

Lisainfo

Arhiivinduse kursus Tartu Ülikoolis. Õppejõud Aadu Must. Loetud sügissemestril 2012.
Arhiivindus , arhiivi , dokumenti , dokumentid , arhivaalid

Mõisted


Kommentaarid (0)

Kommentaarid sellele materjalile puuduvad. Ole esimene ja kommenteeri


Sarnased materjalid

15
docx
Arhiivinduse alused
152
pdf
Rahvusarhiivi juhised
1072
pdf
Logistika õpik
117
docx
Haldusõiguseõpik
161
pdf
Juhtimise alused
159
doc
Kultuurialaste veebisaitide kvaliteedikäsiraamat
31
docx
Dokumendi halduse eksamiks
937
pdf
Erakorralise meditsiini tehniku käsiraamat





Faili allalaadimiseks, pead sisse logima
Kasutajanimi / Email
Parool

Unustasid parooli?

Pole kasutajat?

Tee tasuta konto

UUTELE LIITUJATELE KONTO MOBIILIGA AKTIVEERIMISEL +50 PUNKTI !