Konspekt (1)

Aineprogramm Dokument, elukäik ja omadused DOKUMENDIHALDUS Organisatsiooni kultuur ­ asjaajamiskultuur Dokumendihalduse õiguslik keskkond Asjaajamiskord ja dokumentide loetelu Dokumendid (elemendid, plangid , liigid, loomine) 2008/2009 Dokumendiringlus, dokumentide menetlemine Dokumentide hoidmine, säilitamine, hävitamine Asjaajamise üleandmine-vastuvõtmine Nõupidamiste korraldamine, protokollimine Maire Kaldma Elektrooniline dokumendihaldus [email protected] ARVESTUS ­ valikvastustega test
Kirjandus, internetiallikad Dokument Kõrven, T.-R. "Dokumendihaldus" 2006 Kolmann, K. "Ametisuhtlus" 2006 mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on Rootamm-Valter, J. "Kaasaegne ametikiri " 2004 loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus Kuhlbach, H., Saar, M., Einre, M., Kuusk , K., Kolmann, ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane K., Laudare Erakooli õppejõud "Bürooleksikon" 2003 faktide või tegevuse tõestamiseks ( Arhiiviseadus § 4) http://www.riigikantselei.ee/dokumendihaldus http://www.ra.ee/juhised Sisu http://www.juhiabiyhing.ee Vorm http://www.sekretar.ee Struktuur http://www.riigiteataja.ee http://www.evs.ee http://www.infokaitse.ee Nimetatud allikaid on kasutatud esitlusmaterjali koostamisel.
Toimingud Dokumendi elukäik Peab olema jälgitav ! dokumendiga alates loomisest ja saamisest kuni Dokumendi omadused eraldamiseni (hävitamiseni või üleandmiseni Esmane väärtus Autentsus arhiivi) Dokument Usaldatavus arhiivisasutuses Aktiivne Dokument ESMANE Terviklikkus töölaual VÄÄRTUS Passiivne kabinetis Esmane Kasutatavus Dokument asutuse hindamine, hoidlas, arhiivis säilitustähtaeg
TEISENE Peavad säilima kogu dokumendi elutsükli jooksul ! VÄÄRTUS Teine Poolaktiivne hindamine, arhiiviväärtus Dokument Dokumendi metaandmed ­ näitab dokumendi ajalugu kabinetis riiulis või hävitamisotsus
1 Asjaajamiskultuur Dokumendihalduse korraldus Dokumendihaldus on halduse ala, mis tegeleb Organisatsiooni kultuur - väärtused, traditsioonid, dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, normid, hoiakud ja põhimõtted organisatsiooni kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süsteemse igapäevases tegevuses ohjega, mis tagab Organisatsiooni igapäevatöö tulemusena tekib palju dokumente, mis sisaldavad informatsiooni organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava Tuleb valida tõestusmaterjali ja informatsiooni Millist infot säilitada, kuidas ja kus säilitada ? dokumendisüsteemi hõlmamise ja dokumentidena alalhoidmise. Asutuse asjaajamise korraldamise tagab asutuse juht või Praktiline vajadus mõni muu seaduses, põhimääruses või põhikirjas Dokumentide hoidmise korraldamine ­ süsteem sätestatud isik Informatsiooni kiire leidmine, selles orienteerumine Tegevuse info salvestamine (jätkusuutlikus)
Dokumendihalduse head tavad DH õiguslik regulatsioon Seadused Dokumentide vormistamise korrektsus Arhiiviseadus (1998) Vorminõuete täitmine, vormingud Avaliku teabe seadus (2000) Isikuandmete kaitse seadus Õigusaktidest tulenev kohustus Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus (2004) organisatsiooni funktsioonidest tulenevad ülesanded Digitaalallkirja seadus (2000) tuleb dokumenteerida Keeleseadus dokumentide säilitamine ettenähtud aja jooksul Määrused dokumentide üleandmine Arhiivieeskiri Asjaajamiskorra ühtsed alused Hea tava eeldab, et Standardid organisatsioonis on dokumendihaldus reglementeeritud EVS-ISO 15489-1:2004. Informatsioon ja dokumentatsioon . Dokumendihaldus. reglementeeritud nõuetest kinnipidamise eest on EVS 882-1:2006. Dokumendielemendid ja vorminõuded, Osa 1: Kiri määratletud vastutus
Arhiiviseadus ja arhiivieeskiri Avaliku teabe seadus ArhS - sätestab arhiivijärelevalve asjaajamise üle Seaduse eesmärk on tagada üldiseks kasutamiseks mõeldud teabele avalikkuse ja igaühe juurdepääsu võimalus ning luua Arhiivijärelvalve on meetmete süsteem, mis - tagab võimalused avalikkuse kontrolliks avalike ülesannete täitmise kontrolli tegevuste üle, mis on seotud avalike üle. arhivaalidega ja asjaajamise vastavuse seadustele , Täidab Põhiseaduse § 44 nõude ­ igaühel on õigus saada arhiivieeskirjadele jt asjaajamist reguleerivatele üldiseks kasutamiseks levitavat informatsiooni. õigusaktidele. Seadus sätestab juhtide vastutuse arhivaalide säilimise ja § 5. Teabevaldajaks on: nõuetekohaselt korraldatud hävitamise eest. 1) riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutus; 2) avalik-õiguslik juriidiline isik; Arhiivieeskiri - ArhS rakendusakt 3) eraõiguslik juriidiline isik ja füüsiline isik määrus, mis tõlgendab, kuidas ArhS kasutada haldusakti või lepingu alusel avalikke ülesandeid, sealhulgas osutab haridus -, tervishoiu-, sotsiaal- või muid avalikke teenuseid, - teabe osas, mis puudutab nende ülesannete täitmist.
2 Isikuandmete kaitse seadus Digitaalallkirja seadus Seaduse eesmärk on isikuandmete töötlemisel füüsilise isiku Seaduse eesmärgiks on tagada: põhiõiguste ja põhivabaduste kaitsmine kooskõlas avalike huvidega. digitaalallkirjale samad õiguslikud tagajärjed nagu isikuandmete töötlemise tingimused ja korra; omakäelisel allkirjal riikliku järelevalve teostamise korra isikuandmete töötlemisel; digitaalselt allkirjastatud dokumentidele paberdokumentidega vastutuse isikuandmete töötlemise nõuete rikkumise eest. võrdne tõestusväärtus
! Isikukoodide töötlemine Seadus toob üldised nõuded digitaalallkirja andmise ja Isikukoodi töötlemine on lubatud ilma isiku nõusolekuta, kui selle kasutamise infrastruktuurile. töötlemine on ette nähtud seaduses või määruses. Muudel juhtudel peab isik andma nõusoleku, mis peab olema selge ja Avalik-õiguslikes suhetes kasutatakse digitaalallkirja vastavalt teadlik tahteavaldus , millega ta lubab oma isikuandmeid töödelda. "Digitaalallkirja seadusele" ja selle alusel antud õigusaktidele Eraõiguslikes suhetes kasutatakse digitaalallkirja vastavalt kokkuleppele Haldusdokumentide koostamisel tuleb lähtuda minimaalsuse nõudest isikuandmete kasutamisel . Tuleb piirduda nime ja sünniaja märkimisega, kui seadus ei sätesta teisiti
Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus Asjaajamiskorra ühtsed alused Põhiseaduse § 44 määrab, et igaühel on õigus pöörduda Eesmärk on luua põhimõtted organisatsioonide järk-järguliseks märgukirjade ja avaldustega riigiasutuste, KOV-ide ametiiskute üleminekuks elektroonilisele dok. haldusele . poole. Alused määravad kindlaks asjaajamise korraldamise Seaduses on toodud märgukirja ja selgitustaotluse mõisted põhimõtted riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutustele ning seaduse tähenduses avalik-õiguslike juriidiliste isikutele.
Märgukiri on isiku pöördumine 1) asjaajamisele esitatavaid nõudeid teeb adressaadile ettepanekuid asutuse või organi töö korraldamiseks 2) dokumentide vormistamise nõudeid või valdkonna arengu kujundamiseks; 3) dokumentide registreerimise korraldamist annab adressaadile teavet. 4) asutuse dokumendiregistrile esitatavaid nõudeid Selgitustaotlus on isiku pöördumine 5) dokumentide läbivaatamise, kooskõlastamise ja allkirjastamise taotleb adressaadilt teavet, mille andmiseks on vajalik adressaadi protseduuri käsutuses oleva teabe analüüs, süntees või lisateabe kogumine; 6) asjaajamise üleandmist ametiisiku, ametniku, teenistuja (edaspidi taotleb õigusalase selgituse andmist (osas, mis puudutab asutust, kelle ametnik) või töötaja teenistusest või töölt vabastamise või poole pöördutakse). teenistussuhte või töösuhte peatumise korral
Standardid Standardid (2) Dokumendihalduse normatiivdokumentide hulka kuuluvad EVS-ISO 15489-1:2004. Informatsioon ja dokumentatsioon. standardid Dokumendihaldus. Dokumendihalduse poliitika ja protseduuride standardimine Osa 1: Üldnõuded EVS-ISO/TR 15489-2:2004. tagab dokumentidele kaitse. Osa 2: Juhised. Standard annab juhised EVS-ISO 15489- Standardid on kasutamiseks mis tahes vormingus või 1:2004 põhimõtete rakendamiseks. andmekandjal dokumentide kohta nii avalikele kui ka eraõiguslikele organisatsioonidele. EVS-ISO 15836:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. Standard kehtib mistahes teabekandjal dokumendi Dublin Core `i metaandmeelemendid. kohta Standard üldistab head praktilised kogemused EVS-ISO 15836:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dublin Core`i metaandmeelemendid.
EVS JUHEND 9:2006. Dublin Core`i metaandmete kasutamine.
3 Standardid (3) Juhendmaterjalid , juhised Riigikantselei juhendmaterjalid - ww.riigikantselei.ee Rahvuslik standard EVS882-1:2006 Informatsioon ja Digitaalse dokumendihalduse korraldamine (DHP-KOOL) dokumentatsioon. Nõuded elektrooniliste dokumendihaldussüsteemidele Dokumentide näidisloetelud Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1:Kiri. Rahvusarhiivi juhised ­ www.ra.ee Mittetulundusühingute arhiivide korrastamine Organisatsioonid peavad olema teadlikud vajadusest Asjaajamise ja arhiivitöö kontrollimine siseauditi käigus luua dokumendid seaduste kohaselt Dokumendihalduse ABC säilitada dokumente seaduste kohaselt Arhivaalide üleandmine avalikku arhiivi vältida riske dokumentide säilitamisel ja kasutamisel. Dokumendi- ja arhiivihaldus Arhiivipüsimaterjalide loetelu Digitaalse info hoidmine CD-Ril Eesti Standardikeskus Ohuplaani koostamine Dokumentide näidisloetelu koostamine http://www.evs.ee/POOD/ Digitaalse info hävitamine Kirjelduselementide soovitusloetelu
Dokumendisüsteemi alusdokumendid Asjaajamiskord (AAK) Asjaajamiskorras AAK on üheselt mõistetav, kasutajasõbralik, toimiv Allüksuse põhimääruses Ametijuhendites AAK koostamisel lähtutakse: Riiklikest õigusaktidest Organisastiooni asjaajamine peab tagama asutuse ülesannete Oma organisatsiooni tegevuse iseärasustest täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise vähemalt õigusaktidega ettenähtud ulatuses Organisatsioon kehtestab õigusaktiga asjaajamiskorra dokumenditöö reglementeerimiseks. PEAB TAGAMA DOKUMENTIDE vastavuse õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuetele Organisatsiooni asjaajamise sisemised optimaalse koosseisu, kiire ringluse; lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile - operatiivne infootsing normdokumendid on: kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise Asjaajamiskord (AAK) tähtaegse täitmise ning asjade lahendamise kontrolli tõestusväärtuse säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaegade Dokumentide loetelu (DL) jooksul
Asjaajamiskord (AAK) (2) Dokumentide loetelu (DL) Asjaajamiskorras on vaja sätestada ehk LIIGITUSSKEEM AA perioodi pikkus Dokumente hallatakse dokumendisüsteemis rühmiti, leidmine D liigid, hoidmise ja kasutamise kord / sarnaste tunnuste põhjal lihtsam. D vormistamise kord DL on dokumentide rühmitamiseks sarjadesse, dokumentide D ringluse kord või skeemid (dokumendiliikide kaupa) /ametikirjade indekseerimiseks, ülesleidmiseks ja D registreerimise kord, indeksite süsteem säilitustähtaegade määramiseks. D menetlemise kord Juurdepääsu korraldamine Dokumentide rühmitamine organisatsioonide Arhivaalide eraldamine (hävitamine ja üleandmine hoidlasse) funktsioonide järgi - otstarbekam. Asjaajamise üleandmise kord töösuhte lõppemisel või DL peab hõlmama kõiki organisatsiooni funktsioone ja nende peatumisel jne täitmise käigus tekkivad dokumendisarjad, sõltumata andmekandjast.
4 Sarja moodustamine. Toimik Dokumentide loetelu (DL) (2) Sari on organisatsiooni ülesannete täitmise käigus Näiteks: Organisatsiooni funktsioonid: tekkinud üheliigiliste või üheotstarbeliste KÜ töö korraldamine, juhtimine arhivaalide kogum, mida on võimalik hallata Personalitöö (kui on töösuhteid) tervikuna (hoida koos). Raamatupidamine Sarja moodustavad dokumendid, mida ühendab Põhitegevus Dokumendiliik Dokumentide loetelu ­ tähtajatult Sisu kinnitada juhatuse esimehe poolt või Ülesanne, mille täitmise käigus dokumendid tekkisid kehtestada vastavalt korteriühistu sisemisele korrale Ühesugune säilitustähtaeg MUUTMINE ­ kui organisatsiooni ülesanded või struktuur Toimik on asjaajamisperioodi jooksul konkreetses muutuvad, kui dokumendi liigile kehtestatud sarjas tekkinud dokumentide kogum nende säilitamistähtaeg muutub füüsiliseks haldamiseks . Ühe toimiku maht on kuni 250-300 lehte.
HARIDUSMINISTEERIUMI VALITSEMISALA Sarja tähis DOKUMENTIDE NÄIDISLOETELU 1. FUNKTSIOON: ASUTUSE TÖÖ KORRALDAMINE 1.1. ALLFUNKTSIOON: JUHTIMINE Tähis koosneb: Sarja tähis Dokumendiliigi /sarja nimetus Asutus Säilitustähtaeg Märkused 1.1-1/ Ametiasutuse struktuur ja koosseis Ministeerium Alatine funktsiooni tähistavast numbrist 1.1-2/ Ministri määrused Ministeerium Alatine ................. sarja järjekorranumbrist selles funktsioonis 1.1-5/ Lähetuste käskkirjad Ministeerium/asutused 7a eraldatakse teineteisest sidekriipsuga 1.1-6/ Asutuse registridokumendid Ministeerium Alatine ja põhimäärus(põhikiri) mis eraldatakse teineteisest sidekriipsuga .................. 2. FUNKTSIOON: INFO HALDAMINE 2.1. ALLFUNKTSIOON: ASJAAJAMINE JA ARHIIVITÖÖ KORRALDAMINE Näiteks: Sarja tähis 4­1 Sarja tähis Dokumendiliigi/sarja nimetus Asutus Säilitustähtaeg Märkused (kus 4 ­ tähistab funktsiooni, nt personalitööd ja 2.1-1/ Ministri määruste register Ministeerium Alatine 2.1-2/ Asutuse juhi käskkirjade register Ministeerium Alatine 1 ­ tähistab esimest sarja selle funktsiooni all) 2.1-3/ Asutuse juhi korralduste register Ministeerium Alatine ............................. 2.1-6/ Töölepingute register Ministeerium 50a lepingu lõpetamisest 2.1-7/ Tööettevõtulepingute register Ministeerium 10a ............................
Haldusdokumentide vormistamine Plangid Dokument peab olema vormistatud korrektselt ja On trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu vastavuses konkreetse dokumendiliigi vorminguga. on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks. Dokumente koostatakse juhtimis-, täidesaatva ja (EVS-ISO 5127. Informatsioon ja dokumentatsioon. Sõnastik) korraldava tegevuse dokumenteerimiseks. Dokumendiplankidele vormistatakse: ametikirjad, õigusaktid (nt käskkirjad, korraldused ), protokollid , aktid jt Juhtimistegevuse dokumentideks on näiteks: käskkiri, protokoll , ametikiri, akt, esildis jt Igal organisatsioonil on üldplank ja dokumendiliigi plank üldplangi alusel moodustatud konkreetse dokumendiliigi plank, nt kirjaplank paberkandjal plankidele on soovitav kanda turvaelement planke eristab trükitavate elementide koosseis
5 Plangi vormindamine Üldplank Kirjaplank AS Tups AS Tups Paberiformaat A4 (210x297 mm)
D plangi pind jaguneb veeristeks Vasak veeris 3,0 cm Parem veeris 1,5 cm Ülemine veeris 1,2 cm Alumine veeris 1,2 cm kontaktandmed
Plangi vormindamine (2) Dokumendi rekvisiidid Kasutatakse püstkirja ( Helvetica , Times , Times New Dokumendiliigile omased informatiivelemendid Roman , Arial , Courier) Kohustuslikud rekvisiidid Tähe suurus 12-14 D väljaandja Ühe ja sama dokumendi rekvisiidid vormistatakse ühte D kuupäev stiili ja kirjasuurust Tekst Reavahe 1 või 1,5 või automaatne reavahe Allkiri või allkirjad Lisarekvisiidid ­ asutuse sümbol või embleem , asutuse registrikood, Plokkstiil ­ teksti iseseisvad mõttelised osad tuleks väljaandmise koht, adressaat, dokumendiregistri indeks, dokumendiliigi nimetus, kinnitusmärge, pöördumine, lisade märge, lisaadressaadid, eraldada täiendava reavahega kooskõlastusmärge
Ametikiri Ametikirja eriliigid Ametikiri vormistatakse kahes eksemplaris Järelpärimine Originaal kirjaplangile Tellimiskiri Ärakiri samas formaadis puhtale paberilehele Meeldetuletuskiri (võlanõue) Mõlemad eksemplarid vormistatakse originaalallkirjaga Kaebus (pretensioon) Organisatsiooni jääv kiri säilitatakse dokumendisüsteemis Vabanduskiri Asjaajamise seisukohalt jagunevad kirjad Volikiri Algatuskirjad ­ alustavad asjaajamist mingis asjas Garantiikiri Vastuskirjad ­ koostatakse vastuseks mingile saadud Tanukiri dokumendile Õnnitluskiri Kaaskirjad ­ saadetakse teisi dokumente, millel tavaliselt Kaastundekiri puudub adresseeriv osa. Memo Kaaskirjale iseloomulik elemendiks on lisamärge. jne
6 Ametikirja koostamise protseduur Kirjade , dokumentide Koostaja koostab ja vormistab ametikirja kavandi sisu koostamine Viseerimine / kooskõlastamine vastavalt vajadusele (AAK) Juht allkirjastab dokumendi (originaal + ärakiri) Dokumendi (kirja) eesmärk ­ mõjutada adressaati Koostaja registreerib dokumendi dokumendiregistris vajalikul viisil tegutsema Registreerimisel saab Mida adressaat tahab kuulda ALGATUSKIRI dokumendiregistrist järgmise vaba numbri. Mida teadis adressaat enne sellest küsimusest VASTUSKIRJA ja muude küsimuse lahendamise käigus Millist adressaadi reageeringut ootan ise koostatud kirjade registreerimine tähendab täitmismärke tegemist algatuskirja registreerimisnumbri all täitmismärke Teksti elemendid lahtris sissejuhatus (koostamise põhjus, eesmärk, eellugu), köitev. Koostaja paigutab/salvestab lahendatud kirjad ettenähtud sarja probleemi esitus, tõestus (faktid, motiivid, selgitused , toimikusse põhjendused), veenev. ALGATUSKIRI + VASTUSKIRI lõppkokkuvõte (järeldus, palve , ettepanek, taotlus ), konkreetne
Kirja rekvisiidid Kirja rekvisiidid (2) Kirja näidisvorming EVS 882-1:2006 järgi Kirja näidisvorming EVS 882-1:2006 järgi Lisaadressaat Lisamärge Adressaat Logo Aadress Pealkiri Allkiri Seosviit Allkirjastaja Tekst Autor Viit Kasutusmärge Kontaktandmed Koostaja Logo, autor, kontaktandmed (ülemises veerus ) ­ Kuupäev paigutatakse paremale, tsentreeritult või vasakule Kontaktandmed alumises veerus on soovitav paigutada plokkidena
Kirja rekvisiidid (3) Autor ­ asukoht ­kirjapeaväljal, kirja sisu eest vastutav Kontaktandmete koostamine Kasutusmärge ­ adressaadi kohal SUURTÄHTEDEGA (nt KIIRE) kohustuslikud elemendid: Pealkiri ­ nimetavas käändes, vormistatakse ALATI (va õnnitlus- ja postiaadress tänukirjad, tõendid, avaldused , õiendid) telefon, faks Allkiri - kirja sisu eest vastutajaga siduv omakäeline allkiri või digitaalallkiri (tagab dokumendi autentsuse, usaldusväärsuse) e-posti aadress Allkirjastaja ­ tuvastada allkirja andnud isik (trükitakse -eesnimi, + seadustest tulenevad elemendid (reg.kood jm)